👩🏻‍🚒 🛀🏽 ⭕️ Chat-Regeln ➿ 🤴 🙃

Wir vereinbaren eine effektive und bequeme Kommunikation mit Remote-Arbeit (und nicht nur)

Kürzlich habe ich mit einem Freund gesprochen, der das Unternehmen in die Fernarbeit versetzt, und über unsere Erfahrungen bei der Aufrechterhaltung einer effektiven Kommunikation in einem Team gesprochen. Dann las ich noch einmal und stellte fest, dass ich eine Liste von Empfehlungen hatte, die nicht nur für meinen Freund nützlich sein konnten. Und wenn ja, lohnt es sich, es zu teilen.

Wir bei Setronica als Ganzes sind vor zwei Wochen komplett von zu Hause aus zur Arbeit gewechselt. Trotzdem verfügt das Unternehmen über langjährige Online-Erfahrung. Wir haben immer mit Remote-Kunden und -Partnern zusammengearbeitet, und regelmäßige Arbeiten von zu Hause oder von einem Remote-Standort aus wurden empfohlen. Der Übergang war für uns also fast schmerzlos.

Der Artikel beschreibt meine eigenen Erfahrungen und die Regeln, die ich in meinem Team einzuhalten versuche.

Wir verwenden Slack für die meisten Textkommunikations- und Ad-hoc-Anrufe. Sie können andere Instant Messenger verwenden, die für Sie vertrauter und bequemer sind. Ich finde spezielle Lösungen für die Arbeit bequemer, kenne aber Teams, die beispielsweise Telegramm verwenden. Persönlich bevorzuge ich es, nicht dieselben Boten zu verwenden, die für die persönliche Kommunikation mit Familie und Freunden verwendet werden, daher wäre es für mich nicht bequem. Einige Tipps sind spezifisch für Slack, in anderen Systemen kann es auf andere Weise implementiert werden, aber die meisten scheinen mir ziemlich universell zu sein.

Regel 1: Chatten Sie während der Geschäftszeiten

Die Anwesenheit im Chat während der Geschäftszeiten sollte obligatorisch sein. Wenn es vorher keine solche Regel gab, ist es außerdem wichtig zu erklären, warum sie erscheint. Andernfalls kann die Einführung der Regel als Versuch einer Mikrokontrolle angesehen werden, die sich nicht am besten auf die Moral des Teams auswirkt.

Dies ist wichtig, da es in den allgemeinen Kontext eintaucht und die tatsächliche Präsenz im Büro ersetzt:

Das Analogon „kam zur Arbeit / verließ die Arbeit“. Es sind keine Kollegen im Chat, wir glauben, dass sie nicht bei der Arbeit sind, wir versuchen nicht ohne besondere Notwendigkeit zu ziehen.
Sie müssen nicht herumlaufen und nach einer Möglichkeit suchen, einen Kollegen zu kontaktieren, wenn Sie chatten müssen.
Eine Gelegenheit, „in die Luft“ zu fragen, als ob sie im selben Raum sitzen und eine Antwort von dem bekommen, der verfügbar ist.
Gelegenheit für Kollegen, sich über Diskussionen auf dem Laufenden zu halten, Ratschläge zu geben oder gegebenenfalls zu helfen.

Regel 2: Sagen Sie, wann Sie gehen und kommen

Es ist zweckmäßig, zuzustimmen, dass Sie eine Weile abwesend sind oder die Arbeit beendet haben. Manchmal ist es sinnvoll, dafür einen speziellen Chat zu starten, damit solche Nachrichten nicht im allgemeinen Strom der Arbeitsdiskussionen verloren gehen.

Ohne diese Regel ist nicht klar, was zu tun ist, wenn sie Ihnen geschrieben haben, Sie aber nicht antworten. Wenn Sie vorher geschrieben haben, dass Sie eine halbe Stunde abgereist sind, sind alle ruhig, alle verstehen, dass Sie zurückkehren werden - Sie werden antworten. Bei dieser Regel gibt es ein Problem: Kollegen warnen, dass sie abwesend waren, vergessen jedoch, Ihnen mitzuteilen, dass sie zurückgekehrt sind und sofort in die Arbeit gestürzt sind. Zumindest merke ich das für mich. In Slack können Sie den Textstatus festlegen und sofort festlegen, wie lange er automatisch zurückgesetzt wird. Ich habe vor kurzem damit begonnen, obwohl es praktisch erscheint.

Regel 3: Überprüfen Sie, ob die richtigen Kanäle vorhanden sind

Es lohnt sich, einen Chat "allerlei Dinge" (bedingter Name) zu starten, um die Kommunikation zu vereinfachen. Immerhin "keine einzige Arbeit". Lassen Sie die Witze dorthin senden, Memes, Ihre Fotos, interessante Links usw. Wenn das Team dies nicht selbst tut, werde ich versuchen, ein Beispiel zu geben. Wir haben immer noch eine ganze Reihe thematischer Chats, zum Beispiel über Konferenzen und Meetings.

Benötigen Sie noch einen Chat "Ankündigungen", wo im Gegenteil dringend empfohlen wird, nicht ohne wichtigen Grund zu schreiben. Dieser Chat enthält nur wichtige Ankündigungen, die für alle gelten. Jeder hat es unbedingt abonniert und sollte mindestens ein paar Mal am Tag gelesen werden.

Jetzt haben wir einen separaten Kanal für nahezu virale und häusliche Fälle eröffnet. Weil es "weh tut" und sonst, verbreiten sich Gespräche darüber in allen Chats und lenken von der Arbeit ab. Dies ist unpraktisch, jemand kann nervös sein. Und hier sind lustige Bilder und gute Tipps zum Organisieren eines Home Office und dergleichen. Diejenigen, die dies nicht mögen, gehen nicht in diesen Chat und fühlen sich ruhiger.

Dies ist übrigens eine allgemeine Regel. Es gibt Kanäle, deren Anwesenheit obligatorisch ist - Ankündigungen, Team (oder mehrere, wie wir sie für verschiedene Themen haben), Projekte, wenn mehrere Teams daran arbeiten, aber es gibt rein freiwillige. Wenn Sie möchten, melden Sie sich vollständig ab. Wenn Sie möchten, stöbern Sie einmal pro Woche.

Regel 4: Vereinbaren Sie eine angenehme Reaktionszeit

Es ist sinnvoll, sich sofort auf die Kommunikationsregeln und die erwartete Reaktionszeit zu einigen. Es ist klar, dass dies kein SLA ist, für dessen Verletzung ihnen eine Prämie entzogen wird, sondern ein Maßstab für die Kommunikationsgeschwindigkeit, der für alle bequem ist. Beispielsweise können allgemeine Nachrichten im Komfortmodus angezeigt werden, jedoch mindestens ein- oder zweimal täglich. Gleichzeitig erfordern persönliche Appelle ( @usernamein Slack) und spezielle Appelle ( @hereund @channelin Slack) eine schnellere Antwort. Hier müssen Sie ein für Sie geeignetes Gleichgewicht zwischen der Ablenkung von Menschen von ihrer Arbeit und der Kommunikationseffizienz finden.

Regel 5: Benachrichtigungsstimmung

Es ist wichtig, dass alle Benutzer beim Einrichten von Benachrichtigungen unterstützt werden, damit Nachrichten in allgemeinen Chats nicht mit ständigen Benachrichtigungen auf dem Bildschirm und den Kopfhörern eingehen, die alle paar Minuten von der Arbeit ablenken. Die speziellen Benachrichtigungen ziehen jedoch die Aufmerksamkeit auf sich. In Slack ist dies bequem erledigt. Dort können Sie auch Benachrichtigungen für Schlüsselwörter konfigurieren. Ich habe es auf "fehlgeschlagen" gesetzt :) Falls erforderlich, können Sie "Ruhezeiten" vereinbaren, in denen ein Mitarbeiter alle Benachrichtigungen deaktivieren kann. Es ist praktisch, wenn dieser Status im Status angezeigt wird. Es hilft, nicht nervös zu werden, während Sie auf eine Antwort warten, oder sofort zum Anruf zu gehen, wenn die Frage dringend ist. Slack hat eine Schlummerfunktion, durch die der Absender auf Wunsch durchbrechen kann, wenn wirklich ein solcher Bedarf besteht.

Regel 6: Rufen Sie an, wenn das so ist

Wenn die Antwort nicht länger als die vereinbarte Zeit ist, können Sie jederzeit anrufen. Ich würde sagen, Sie müssen anrufen, wenn das Problem wirklich dringend und wichtig ist.

Der Einfachheit halber haben wir alle gebeten, eine Telefonnummer im Slack-Profil und, falls gewünscht, alternative Messenger einzugeben. Jetzt müssen Sie nicht mehr woanders nach einem Kontakt suchen.

Regel 7: Lassen Sie mich wissen, dass Sie später antworten werden

Es ist nicht immer bequem, sofort zu antworten, selbst wenn Sie die Nachricht lesen. Vielleicht, weil Sie zur Beantwortung Informationen sammeln müssen, ist es möglicherweise wichtiger, zuerst die aktuelle Aufgabe zu erledigen, oder vielleicht gerade nicht bequem. Aber ich bitte alle, höflich zu sein und zu bemerken: "Ich verstehe, ich werde später antworten." In Slack ist es praktisch, dafür Emoji-Reaktionen zu verwenden.

Regel 8: Nicht erinnern - aufschreiben

Es besteht die Gefahr, dass Sie später immer noch vergessen, zu antworten. In solchen Fällen erinnere ich meine Nachricht sofort daran. Dies ist hilfreich, wenn "Oh, dann ist keine Zeit, auf die Nachricht zu antworten" und dann "weiter". Es kann zwar vorkommen, dass die Erinnerung Sie dann quält :) Aber es ist besser, als die Frage völlig unbeantwortet zu lassen oder das Versprechen zu vergessen. Ich finde es nützlich für alle, zu lernen, wie man Erinnerungen in Slack verwendet. Dies ist ein großartiges Werkzeug.

Regel 9: Besprechen Sie die Arbeit im Chat, nicht in PM

Ich bitte meine Kollegen, alle Arbeitsthemen in allgemeinen Chats zu besprechen und sich nicht in persönlicher Korrespondenz zu verstecken. Diese Gewohnheit wird langsam eingeschärft, aber ich gebe nicht auf und langsam versteht jeder die Vorteile. Erstens ist es einfach, andere Kollegen zur Verbindung einzuladen. Zweitens gibt es kein Gefühl von "Stille im Raum", es ist klar, dass irgendeine Art von Bewegung herumläuft. Das hilft mir natürlich als Manager, mich nicht auf Mikromanagement einzulassen und nicht ständig zu fragen: „Wie geht es Ihnen?“, Um über Probleme und getroffene Entscheidungen auf dem Laufenden zu bleiben.

UPD:AlexP11223In den Kommentaren wurde ein Link angegeben , in dem ausführlicher beschrieben wird, warum Kommunikation in öffentlichen Kanälen vorzuziehen ist und wie man aufhört, Angst davor zu haben.

Regel 10: Verwenden Sie thematische Zweige

Eine der großartigen Funktionen von Slack und ähnlicher Groupware ist die Unterstützung von Threads .

Ich halte es für nützlich, die Gewohnheit zu entwickeln, eine Antwort auf eine Nachricht nicht in der nächsten Nachricht, sondern im Anhang zu geben. Wir haben zwei Vorteile gleichzeitig:

Parallele Diskussionen stören sich nicht. Wenig ist ärgerlicher als der Versuch, ein paar durcheinandergebrachte Gespräche zu führen.
In Slack sind die Diskussionsthreads sehr clever - Nachrichten in Themen werden im Kanalstatus nicht als "nicht gelesen" angezeigt, es sei denn, Sie haben sie speziell abonniert oder Sie werden dort nicht automatisch abonniert. Letzteres passiert, wenn Sie eine Diskussion begonnen oder daran teilgenommen haben oder dort erwähnt wurden. Sie können sich jederzeit abmelden. So können Sie nur die Themen verfolgen, die für Sie wichtig oder interessant sind.

11:

Kürzlich habe ich Empfehlungen für virtuelle Sprachräume gehört, in denen alle Mikrofone ausgeschaltet sind, der Ton jedoch eingeschaltet ist. Es gibt die Illusion, im selben Raum zu sein und die Fähigkeit, mit Kollegen mit einer Stimme zu sprechen. Und manchmal Empfehlungen, um nicht nur den Ton, sondern auch die Kamera eingeschaltet zu halten. Es scheint mir eine völlig unnötige und unnötige Verletzung der Privatsphäre zu sein. Trotzdem sind wir nicht im Büro, sondern zu Hause. Nicht jeder hat ein gemütliches separates Büro.

Manchmal kann es bei der Lösung eines gemeinsamen Problems praktisch sein, und wir verwenden diese Option. Wenn eine schwierige Aufgabe auftritt, verbringen Entwickler mehrere Stunden auf der Zoom-Konferenz. Sie arbeiten mit der Entwicklungsumgebung auf dem gemeinsamen Bildschirm, diskutieren die Details, wechseln zwischen Einzelarbeit und dem gemeinsamen Bildschirm. Und so für mehrere Stunden, während Sie in Kontakt bleiben.

Wichtig ist, dass das Team selbst dieses Format gewählt hat, es wird nicht vom Manager auferlegt.

Regel 12: Warten Sie nicht auf sofortige Rückgabe

Gut und die wichtigste Regel - ohne Fanatismus. Es wird nicht sofort funktionieren und eine 100% ige Einhaltung der Regeln wird niemals passieren. Aber nach und nach versteht jeder die Bequemlichkeit und das Chatten wird komfortabler. Die Regeln werden schrittweise entwickelt und eingeführt, und es besteht kein Grund zur Sorge, wenn sie versehentlich manchmal verletzt werden. Das Schlüsselwort ist manchmal. Zuerst müssen Sie auffordern und erinnern.

Regel 13: Evolutionär verbessern

Vielleicht sind nicht alle diese Regeln für Sie hilfreich. Irgendwo sind die Besonderheiten historisch ausgewählter Instrumente stark ausgeprägt. Irgendwo entwickelten sich Prozesse auf besondere Weise.
Aber davon bin ich sicher, dass es sicher funktionieren wird: mit Kollegen zu verhandeln. Nehmen Sie Unannehmlichkeiten nicht als selbstverständlich hin. Suchen Sie gemeinsam nach Verbesserungsmöglichkeiten. Und sei bereit, einander zu helfen. Also werden wir jede entfernte oder was auch immer das Universum uns werfen wird effektiv machen.

Und wie lauten Ihre Teamregeln für eine effektive Kommunikation?

Ergänzungen aus Habrovsk

Stellen Sie keine Meta-Fragen.

Danke AlexP11223
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Gibt es jemanden, der N versteht?
Hat hier jemand einen Kurs von Yandex mit einem Cursor belegt? Es gibt eine Frage zur Textanalyse ...
Leute, es gibt eine Frage zu% framework_name%

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