♎️ 🍿 👋 Wie man von zu Hause aus arbeitet. Checkliste von Deletedman 🤾🏾 🥩 🍻

Im Internet gibt es viele Hinweise zum Thema Fernarbeit mit einem kurzen Überblick über die Minuspunkte, Pluspunkte und bekannten Tipps, wie Sie sich aus der Routine befreien können, beginnend mit „Zuerst einmal den Schlafanzug ausziehen“. Im Surf-Blog haben wir dieses Thema bereits in einem Artikel meiner Kollegin angesprochen, die ihre Erfahrungen mitteilte. Mit der Zunahme der Anzahl der Remote-Mitarbeiter (und meinem Übergang zu udalenka ’nach 20 Jahren Büroerfahrung) habe ich mich entschlossen, die Angelegenheit eingehender zu untersuchen: Ich lese fremd Blogs über Remote-Arbeit und verschiedene Ideen ausprobiert. Hier werde ich meine Erfahrungen, Methoden zur Aufrechterhaltung und Steigerung der Motivation teilen. Und am Ende des Artikels habe ich ein kleines Memo für einen Home-Office-Mitarbeiter vorbereitet.

UPD: Ich fing an, einen Artikel vor dem Virus in Wuhan zu schreiben, und als ich fertig war, stieg die Anzahl der Freunde, die auf Remote-Arbeit umsteigen mussten, stark an. Ich hoffe, dass die Maßnahme nur vorübergehend ist und alle gesund sind.

Bevor ich mit der Arbeit an dem Artikel begann, führte ich eine Umfrage unter Kollegen von Surf zu Problemen in der Fernarbeit durch und fragte nach Rezepten für Motivation und Selbstorganisation. Sie teilte die Ergebnisse unten.

Eine Surf-Umfrage ergab, dass nur ein Mitarbeiter schrieb: „Alles ist in Ordnung und ich habe überhaupt keine Probleme.“ Fast 40% antworteten: „Es muss nichts geändert werden, auch Teambuilding ist nicht erforderlich.“ 57% gingen für ein paar Tage ins Büro, 18 % - sie möchten eine ganze Woche ins Büro gehen, 30% gaben an, dass ihnen die Motivation fehlt, mit der Arbeit und den Aufgaben zu beginnen. Die Ergebnisse sind widersprüchlich - es gibt Probleme, die nicht jeder lösen kann.

Das Ergebnis der Umfragen hängt davon ab, wie viele Mitarbeiter sich bewusst für diese Arbeitsweise entschieden haben. 24% der Befragten gaben an, dass es in ihrer Region keine weiteren Vorschläge gibt. Dies bedeutet, dass es keine andere Wahl gibt und Sie sich möglicherweise auf eine nicht sehr komfortable Option einstellen müssen.

Wie beginne ich meinen Tag? Mal sehen, wie Surf-Mitarbeiter ihren Morgen verbringen:

2017 ist ein Boom im Wachstum von Remote-Büros, der Impulse für die Entwicklung einer Vielzahl neuer Tools zur Verwaltung von Zeit und Aufgaben für verteilte Teams gab. Sie lösen jedoch nicht die Probleme der Motivation, der Arbeitszeiten, der depressiven Zustände und des Mangels an verbaler Kommunikation. Die Verteilung der Antworten von Kollegen von Surf fiel praktisch mit Umfragen bei Google und anderen großen Unternehmen zusammen, die 2018-2019 durchgeführt wurden:

Korreliert man die Antworten, ist das offensichtlichste Problem „ Erste Schritte “, das nächste ist „Mangel an verbaler Kommunikation“. Nichts Originelles, aber damit haben die meisten Home-Office-Mitarbeiter auf der ganzen Welt zu kämpfen.

Als Grundlage für die folgenden Informationen habe ich die Praxis von IT-Unternehmen mit umfassender Erfahrung in der Organisation verteilter Teams, Zitaten, Tipps aus den „Handbüchern“ und der Analyse der beliebtesten Blogs über Remote-Arbeit herangezogen. Ich habe alle Empfehlungen in 5 Hauptteile unterteilt:

Zeit

Stufen

Teilen Sie Ihren Arbeitstag in 2 große Arbeitsschritte ein. Idealerweise 4 Stunden und Standortwechsel, wenn möglich.

Nacht

Wenn Sie gerne spät abends arbeiten, brechen Sie sich nicht. Dies sollte jedoch nur ein Teil Ihrer Arbeit sein (nicht mehr als die Hälfte), und Kollegen sollten Ihren Zeitplan kennen. 5 Stunden am Tag für Aufgaben, die Kommunikation erfordern, und 3 Stunden am Abend - ein guter Zeitplan mit einem Timer.

Anfang und Ende

Stellen Sie die Start- und Endzeit der Arbeitsphase ein. Im Büro fühlt sich die Zeit anders an. Sie können Ihre Aufgaben besser verwalten und die Balance zwischen Beruf und Privatleben kontrollieren. Wenn Sie verstehen, dass noch eine Stunde übrig ist und es zwei Aufgaben gibt - nicht so leicht abzulenken.

Ich bin immer online

Sie müssen nicht so tun, als wären Sie online, wenn Sie den Arbeitsplatz verlassen haben. Die Geschwindigkeit der Beantwortung von Anfragen ist viel wichtiger als das erzeugte Gefühl der Präsenz. Teammitglieder sind schlechter dran, wenn sie nicht online antworten als auf den nicht standardmäßigen Zeitplan Ihrer Arbeit. Laut einer Umfrage unter 5.000 Remote-Mitarbeitern (USA) wird der Status „mit dem Hund spazieren gehen,„ zum Mittagessen gehen “positiv wahrgenommen, Kollegen sind bereit, auf eine Antwort zu warten, und„ aktive Arbeit “ohne Antwort wird als Ignorieren wahrgenommen.

10 Minuten pro Stunde

Verbringen Sie jede Stunde bis zu 10 Minuten mit Ihren Angelegenheiten. Im Büro sind alle abgelenkt, plaudern und trinken Kaffee. Jede Stunde eine kurze Pause, zum Beispiel um Geschäfte zu machen, Essen zu bestellen, zu waschen, Kaffee einzuschenken, Instagramme zu überprüfen, mit einem Hund spazieren zu gehen, mit einem Kind zu plaudern - dies ist notwendig, um das Gehirn zu entladen, sonst wird es langsamer. Zum Einstellen der Uhrzeit sind die Timer-Einstellungen am Smartphone geeignet.

Die Schwere der großen Aufgabe

Wenn es schwierig ist, sich zu zwingen, große Aufgaben zu starten, ist es besser, sie in kleine Aufgaben (jeweils 25 Minuten) zu unterteilen und die Pomodoro-Technik auszuprobieren:

Es gibt viele Sofort-Tracker für diese Mechanik, zum Beispiel MarinaraTimer und Pomodoro , und diese Technik hat sich in großen Unternehmen bewährt. Es gibt auch Anwendungen Focus Time Activity Tracker

Sozialer Zeitplan

Erstellen Sie sich nicht nur einen Arbeits-, sondern auch einen sozialen Zeitplan. Mindestens 1,5 Stunden am Tag dürfen Sie nicht zu Hause sein. Fitness, Kino, eine Ausstellung, ein Einkaufszentrum, ein Café, nur ein Spaziergang im Park oder ein Brettspiel mit Freunden - jede Option für Aktivitäten außerhalb des Hauses. Der Punkt "Nicht zu Hause" sollte für den Tag auf der To-Do-Liste stehen. Es ist besser, ihn im Voraus zu erstellen und sogar einen Wochenplan zu erstellen, und noch besser, den Unterricht pünktlich zu bezahlen.

Oh diese Familie

Alle Familienmitglieder müssen die Spielregeln kennen: Sie können im Falle einer "Feuer- oder Todesgefahr" gestört werden. Oder um 12:50, 13:50 in einer Ihrer „Pausen“, genau zur richtigen Zeit. Die Uhr wird den Kindern gegeben und die Regeln werden erklärt, und noch besser, hängen Sie die Regeln an die Tür Ihres Zimmers. Stellen Sie eine Zeit für alle Kuriere und Dienste ein, die an Ihnen hängen, da Sie "zu Hause sitzen". Wenn ein Schild an der Tür hängt, können Sie nicht eintreten.

Kommunikation

Warum sehen 42% der Surf-Mitarbeiter und mindestens 35% aus Umfragen anderer Unternehmen das Problem, wenn keine verbale Kommunikation vorliegt?

Bekanntschaft

Regel Nr. 1 für Google Remote-Mitarbeiter: Lernen Sie sich kennen, anstatt direkt auf die Tagesordnung zu springen, und nehmen Sie sich am Ende des Meetings Zeit für eine offene Frage wie "Was haben Sie an diesem Wochenende getan?". Dies ist eine einfache Möglichkeit, Remoteverbindungen herzustellen und ein gegenseitiges Verständnis herzustellen. Die Praktiken ausländischer Unternehmen unterscheiden sich stark von denen russischer. Manager unternehmen zusätzliche Anstrengungen, um die Mitglieder eines verteilten Teams kennenzulernen. Dies bringt Vorteile und eine einfache Kommunikation.

Wortschatz. Sehr wichtige Regel

Der Präsentationsstil sollte einen weicheren Ton haben als die gleichen Wörter, die Sie mündlich gesagt haben. Jeder Konflikt tritt in dem Schlüssel auf, zu dem die Gegner lesen, was im Chat geschrieben wurde. Es gibt keine Möglichkeit, Intonation, Mitteltöne, Offenheit oder umgekehrt Kategorizität zu vermitteln. Ihre Stimme im Kopf eines Kollegen aus Ihren Worten, gehört aber nicht Ihnen. Wenn der Gesprächspartner zuvor nicht die Gelegenheit hatte, Sie persönlich zu hören und zu sehen, sollte der gesamte Ton der Korrespondenz freundlicher sein als Ihre Gefühle.

Bitte und danke. Ist immer

"Datei senden" - ohne das Wort "Bitte" kann sehr unhöflich wahrgenommen werden (Absatz oben). Sei niemals faul, diese 2 Wörter zu schreiben. Und auch "Guten Morgen", "Guten Tag" und andere Grüße. Das Wort "Danke" hat viele Synonyme und Übersetzungen in andere Sprachen: "Danke", "Barmherzigkeit" usw., wenn Sie originell sein möchten.

Erfolglose Scrum-Rallyes, "Schweigen der Lämmer"

Es ist nicht immer notwendig, alles in einem Team zu besprechen. Wenn Sie der Meinung sind, dass einige Teilnehmer Probleme bei ihren Aufgaben effektiver mit Ihnen besprechen können, unterstützen Sie dies und nehmen Sie sich Zeit für persönliche Gespräche. Darüber hinaus ist das Team zwar noch nicht sehr vertraut miteinander.

Hörst du mich spielen?

Die Effektivität und Notwendigkeit von Videokonferenzen für Remote-Mitarbeiter wurde nachgewiesen. Mindestens 1 Mal pro Woche, vorzugsweise 1 Mal pro Tag. Dies ist kein Ausweg aus der Komfortzone und keine Notwendigkeit, die Haare zu kämmen. Es ist nur notwendig, um sich schnell auf die besprochenen Themen einzulassen. Die Aufmerksamkeit für das, was durch Videokonferenzen geschieht, ist um 40% höher.

Telefon streuen

Ehrlich gesagt, wie oft schaust du auf das Telefon, während jemand versucht, dir wegen all seiner Kraft seine Gedanken zu vermitteln? In diesem Moment verbringst du nicht nur deine Zeit, sondern auch die Zeit deines Gegners. Ihre Antworten sind in der Regel oberflächlich, und die mangelnde Beteiligung wird vom „Rücken“ empfunden. Stellen Sie vor der Rallye den Flugzeugmodus ein oder entfernen Sie das Telefon so weit wie möglich von den Händen.

Agenda

Ist es vertraut "Ahhh, und warte, werde ich noch sehen, welche Fragen ich hatte?". Verbringen Sie 5 Minuten damit, ein kurzes Abstract in Ihr Notizbuch zu schreiben, auch wenn Sie sich anscheinend an alles erinnern. Sparen Sie 20 Minuten für sich und die andere Person.

Aktives Zuhören

Oft hören wir dem Gesprächspartner zu und nach einer kurzen Passage wollen wir bereits antworten, und in diesem Moment hören wir auf zuzuhören. Aktives Zuhören erfordert eine gegenwärtige Präsenz und ein echtes Interesse an dem, was die andere Person sagt. Der Zweck des aktiven Zuhörens besteht darin, zu verstehen, warum Meinungen unterschiedlich sind. Wenn während eines Telefongesprächs keine Visualisierungstools zur Verfügung stehen, führt das Abhören des Gesprächspartners von der Position „Warum er so denkt“ anstelle von „Jetzt werde ich das Gegenteil beweisen“ eher zum wahren Grund für die Meinungen der beiden Parteien und zur Lösung des Problems als zu Streit und Unterbrechung.

Wie ist dein Wetter?

Chatten Sie in Slack, wo nacheinander der Fehler- oder Entwicklungsansatz im trägen Modus besprochen wird - das ist großartig. Das Konzept des „Teams“ ist jedoch die Annäherung von Menschen und Kommunikation über den Umfang der Arbeitsaufgaben hinaus. Seien Sie nicht schüchtern zu sagen, dass Sie laufende Nase sind, fragen Sie "Was soll ich am Abend sehen?" oder erzählen Sie, wie Sie gerade ein Omelett verbrannt haben. Die einfachsten kleinen Dinge bringen Kollegen zusammen und es wird für sie einfacher, sich zu hören und unterschiedliche Standpunkte einzunehmen. Stellen Sie sich eine Regel auf: eine Nachricht und eine Frage pro Tag, die nicht für Arbeitsprobleme gilt.

Virtuelle Küche

Einige Unternehmen haben ZOOM-Räume für „Pausen“ geöffnet. Die Leute kommen jeden Moment dorthin, um sich mit einer Tasse Kaffee am Bildschirm zu unterhalten und sowohl über Arbeitsthemen (Seitenlinien) als auch über die neueste Serie von Lieblingsfernsehshows zu diskutieren.

Gewohnheiten oder wie man das Gehirn austrickst

Mit den Händen schreiben

Kehren Sie zum Schreibblock zurück oder stellen Sie eine physische Kanban-Tafel her. Jede Arbeit mit den Händen betrifft mehr Bereiche Ihres Gehirns. Der Impuls einer Pause, beispielsweise wenn Sie eine schmutzige Tasse in der Küche waschen oder mit der Hand eine Aufgabenliste schreiben, bewirkt den gewünschten Effekt. Geht die Aufgabe nicht? Zeichnen Sie, schreiben Sie das Problem auf Papier. Einige Kollegen von Surf gaben bescheiden an, "wir sind morgens mit einem Notizbuch altmodisch" und waren sehr schüchtern.

Jacke des Glücks

Sie werden effektiv arbeiten, Sie wissen, was jetzt zu tun ist, sind voller Energie. Wählen Sie bequeme und beliebte Kleidung oder nur ein Attribut davon, ziehen Sie an und beginnen Sie mit der Ausführung von Aufgaben. Am Ende des Arbeitstages - umziehen. Das Prinzip von NLP - "Anker" wird erfolgreich auf sich selbst angewendet. Nach mehreren Iterationen wird das Umziehen auf „effektiv“ einen großen Motivationskick geben.

Status

In einem der Unternehmen, in dem sehr viele Remote-Mitarbeiter beschäftigt sind, haben sie versucht, den Status in Slack zu ändern und kurz zu schreiben, welche Aufgabe sie mögen oder nicht, wie hoch die Chancen sind. Beispiel: "Ich mache einen Fehler bei der Eingabe eines Passworts. Es macht mich wütend. Ich beende es bis zum Abendessen." Jede „öffentliche“ Aussage über das Ergebnis programmiert das Gehirn, es auszuführen, und zwingt es, die Aufgabe zur Arbeit zu übernehmen.

Keine Superleistungen, bewege dich in kleinen Schritten

Die geplante „körperliche Aktivität von Montag bis 2 Stunden“ ist für die Mehrheit ein Fehlschlag. Die optimalste Lösung ist etwas Einfaches, Nützliches in Form eines 30-Tage-Marathons. Kniebeugen gelten als die beste Übung für Mitarbeiter, die zu Hause arbeiten. Übung ist in den Top 3 über die Beschleunigung des Stoffwechsels. Drucken Sie den Tisch aus und hängen Sie ihn am Arbeitsplatz auf. Kreuzen Sie täglich an und geben Sie sich am Ende des Weges ein Geschenk, ermutigen Sie sich. Kann für das ganze Team tun. Die Anzahl der Ansätze spielt keine Rolle - die Hauptsache ist, die Menge pro Tag zu vervollständigen. Nächsten Monat finden wir eine Tabelle in der Leiste und fügen sie dem Desktop hinzu. Das Plus ist, dass dies im Büro nicht einfach ist, aber für Sie einfach. Beginnen Sie mit einer sehr kleinen Menge, die 10 Sekunden dauert, um abgelenkt zu werden. Am fünften Tag scheint die Aufregung den Plan zu erfüllen.und bis zum 30. Tag werden mehrere Pausen pro Tag zum Aufwärmen zur Gewohnheit.

Ernährung

Großes herzhaftes Frühstück

Maximieren Sie morgens die Verwendung von Kohlenhydraten und Glukose, um die Gehirnaktivität zu verbessern.

Bescheidenes leichtes Mittagessen

Nach einer herzhaften Mahlzeit wird Ihr Körper den größten Teil seiner Energie in den Verdauungsprozess leiten, was dazu führt, dass Sie sich müde und schläfrig fühlen und nicht in der Lage sind, die harte Arbeit zu verrichten.

Wasser

Kaufen Sie eine 1-Liter-Sportflasche und stellen Sie sie an den Arbeitsplatz. Trinken Sie jede Stunde, damit die Flasche bis zur Tagesmitte leer oder dicht daneben ist. Viele verschiedene Experimente und wissenschaftliche Experimente zeigten die Beziehung der „Kraft“ sowohl des Körpers als auch des Gehirns zur Menge des verbrauchten Wassers. Es gibt eine obligatorische Empfehlung für Trucker, stündlich 1 Glas zu trinken. Wenn der Fahrer innerhalb von 4 Stunden kein Wasser trinkt, erhöht sich der Prozentsatz des Einschlafens während der Fahrt um das 10-fache oder mehr.

Essen

Schneiden Sie sich nach dem Frühstück dünne Scheiben Gurke, Apfel und anderes Gemüse und stellen Sie einen Teller auf den Arbeitsplatz. Wenn Sie etwas schärfen möchten - nehmen Sie ein Stück. Dies hilft Ihnen, schlechte Blockaden mit Kohlenhydraten zu vermeiden, die den Zuckergehalt stark erhöhen, und nach dem Fall fühlen Sie sich schwach.

Sättigung für eine lange Zeit

Wenn Sie sich lange hinsetzen müssen, um zu arbeiten, und sich nicht von Lebensmitteln ablenken lassen möchten, sollte Ihr Snack oder Mittagessen aus Eiweißnahrungsmitteln ohne Kohlenhydrate (gekochte Eier, Fleisch, Hüttenkäse) bestehen.

Werkzeuge

Die Informationen in diesem Block sind für erfahrene Mitarbeiter nicht neu. Ich habe die Analyse selbst durchgeführt. Wenn es jedoch "neue Produkte" für Leser gibt, bin ich froh.

Ablenkende Seiten

Anwendungen und Erweiterungen, mit denen Sie Barrieren einrichten und den Zugriff einschränken können, indem Sie Ihre Arbeitszeit ohne Ablenkungen einrichten. Wenn Sie Aufgaben unterbrechen und erledigen, können Sie zu Recht zur Serie wechseln.

Geh verdammt noch mal arbeiten (einer der Surf-Mitarbeiter hat in der Umfrage geraten - danke, geheimer Freund!)
Focusme
Blockit

Meetings und Chats

Zoom ist das am häufigsten verwendete Tool für Scrum- und andere Besprechungen sowie für die "offenen Räume" von Remote-Mitarbeitern. In vielen Unternehmen sind Videoanrufe erforderlich. Weitere interessante Alternativen für das Meeting-Management: Soapboxhq und Clickmeeting , Google Hangouts , Join.me
Slack - der beliebteste Chat für verteilte Teams auf der ganzen Welt. Und hier ist ein interessantes „Buch“ über Unternehmenskommunikation in Slack einfach und erschwinglich.
Alternative Chats: Basecamp , Fleep , HipChat .
Worldtimebuddy - Ein Service, mit dem Sie schnell und bequem bestimmen können, wie viel Zeit alle Teammitglieder jetzt haben, die Einstellungen speichern und schnell eine Entscheidung über den Zeitpunkt des Anrufs treffen können.

Boards, Aufgaben, Zeitmanagement und andere

Trello , Favro , Asana , Redbooth , Paymo für die Bildung, Verteilung und Kontrolle von Aufgaben;
Scoro wird als sehr interessantes und optimales Dashboard empfohlen. Dies ist praktisch, wenn Sie mit einer großen Anzahl kleiner Projekte arbeiten.
Zapier verknüpft Ihre Tools und verwendeten Programme in einem einzigen System.
Toggl ist eine bequeme und einfache Zeitstrecke für Sie.
Timely und Time Doctor sind einfache und einfache Tools zur Zeiterfassung im Team mit Warnungen und flexiblen Einstellungen.

Multifunktionale Spezialsoftware

Sococo - alle Tools, einschließlich eines virtuellen Büros und virtueller Besprechungsräume. Ein interessantes Beispiel für die Gamifizierung verteilter Teams

Hubstaff - ein System zur Verwaltung entfernter Teams mit Integration in Buchhaltung, Jira usw. Detailliertes System zur Berücksichtigung von Arbeitszeit und Marginalität.

Inhalt, Notizen, Prototypen

Pocket ist eine gute "Brieftasche" für alle Arten von Inhalten, die Sie zu einem bestimmten Thema auswählen müssen (häufig von Geschäftsanalysten verwendet). Sowie Evernote.
Google Drawing ist eine gute Alternative zu draw.io, wenn Sie einfache Diagramme zeichnen und gemeinsam daran arbeiten müssen. Jeder kennt sich mit Dokumenten aus und zeichnet unverdient umgangen.
InVision ist das beliebteste Tool für die Zusammenarbeit bei Inhalten, einem Projekt und seiner Diskussion. In Blogs über Remote-Arbeit gibt es folgende Alternativen: Marvel , Webflow , Framer, Kite Compositor .

Desktop-Memo

Von mir selbst

Meine Büroerfahrung beträgt über 20 Jahre im Bereich Projektmanagement. In regelmäßigen Abständen arbeitete sie von zu Hause aus, aber insgesamt nahm die verbale Kommunikation 70% der Zeit in Anspruch. Vor sechs Monaten wechselte ich zur Fernarbeit. Meine Hauptschwierigkeit in den ersten Monaten war ständig abgelenkt, ohne aktiv auf den Gesprächspartner, die Visualisierung und die persönliche Präsenz zu hören. Ich ertappte mich beim Auflegen und fragte dann noch einmal. Als erstes habe ich den Flugzeugmodus eingestellt und das Telefon weggelegt. Während der Geschichte des Gesprächspartners habe ich gelernt, Notizen zu machen. Letzteres ist sehr wichtig, da wir uns auf das konzentrieren, was wir beanstanden wollen, und nichts mehr hören, was uns weiter gesagt wird. Nachdem Sie sich selbst bemerkt haben, dass Sie danach fragen, beginnen Sie erst zu sprechen, wenn Sie das Ende hören. Und oft verschwindet Ihr Einwand von selbst, wenn Sie nicht „zuhören, sondern„ hören “. Ich verstehe die Schwierigkeiten junger Berufstätiger,die nicht genug Büropartys haben (lehnen Sie sie nicht zu früh ab, wenn Sie extrovertiert sind). Ich hatte viele von ihnen, diese Phase wurde durch ruhigere Treffen mit Freunden ersetzt und jetzt haben sie mehr Kraft.

Jeder hat seine eigenen Methoden, um Motivation und Effektivität zu bewahren. Nicht jeder ist geeignet, einschließlich der oben genannten. Die Hauptsache ist, rechtzeitig darauf achten zu können, dass der „Aufbau“ vor der großen Aufgabe lang geworden ist, die Grenzen zwischen Arbeits- und persönlicher Zeit aufgehoben wurden und nicht vergessen, neue Wege zur Organisation des Arbeitstages auszuprobieren.

Wie man von zu Hause aus arbeitet. Checkliste von Deletedman