Unsere Remote-Arbeitserfahrung bei der Erstellung von Online-Shops



Heutzutage ist die Realität, dass viele Unternehmen aufgrund von Quarantäne und Coronavirus darüber nachdenken müssen, wie sie ihren Mitarbeitern Remote-Arbeit bieten können. Fast täglich erscheinen Artikel, die sowohl die technischen als auch die psychologischen Aspekte des Übergangs zur Fernarbeit aufzeigen. Gleichzeitig haben wir bereits umfangreiche Erfahrungen mit solchen Arbeiten gesammelt, beispielsweise von Freiberuflern oder IT-Unternehmen, die seit langem mit Mitarbeitern und Kunden auf der ganzen Welt zusammenarbeiten.

Die Übertragung eines großen IT-Unternehmens auf Remote-Arbeit ist möglicherweise nicht einfach. In vielen Fällen können Sie jedoch mit bekannten Werkzeugen und Techniken arbeiten. In diesem Artikel werden wir unsere Remote-Erfahrung von der technischen Seite überprüfen. Wir hoffen, dass diese Informationen Unternehmen dabei helfen, sich an neue Bedingungen anzupassen. Für Kommentare, Vorschläge und Ergänzungen wäre ich dankbar.

Fernzugriff auf Unternehmensressourcen


Wenn ein IT-Unternehmen in einem Büro arbeitet, gibt es in der Regel Systemeinheiten, Laptops, Server, Drucker und Scanner sowie Telefone. All dies ist über einen Router mit dem Internet verbunden. Unser Unternehmen hat in den Anfangsjahren seines Bestehens genau solche Geräte im Büro untergebracht.

Stellen Sie sich nun vor, Sie müssen in 1-2 Tagen alle Mitarbeiter schnell nach Hause schicken, damit die Arbeit an Projekten nicht aufhört. Was ist in diesem Fall zu tun?

Mit Laptops ist alles klar - Mitarbeiter können sie einfach mitnehmen. Systemeinheiten und Monitore sind schwieriger zu transportieren, können aber dennoch durchgeführt werden.

Aber was tun mit Servern, Druckern und Telefonen?

Lösung des Problems des Zugriffs auf Server im Büro


Wenn Mitarbeiter nach Hause ziehen und die Server im Büro bleiben und jemand betreut werden muss, muss nur das Problem der Organisation eines sicheren Remotezugriffs für Mitarbeiter auf die Server Ihres Unternehmens gelöst werden. Dies ist eine Aufgabe für den Systemadministrator.

Wenn Microsoft Windows Server auf Office-Servern installiert ist (wie in unseren frühen Jahren), können Mitarbeiter von zu Hause aus mit dem Server arbeiten, sobald der Administrator den Terminalzugriff mithilfe des RDP-Protokolls eingerichtet hat. Möglicherweise müssen Sie eine zusätzliche Lizenz für den Terminalzugriff erwerben. In jedem Fall benötigen Mitarbeiter zu Hause einen Computer mit Microsoft Windows.

Auf Server mit Linux-Betriebssystem kann von zu Hause aus und ohne den Kauf von Lizenzen zugegriffen werden. Es reicht aus, wenn Ihr Unternehmensadministrator den Zugriff über Protokolle wie SSH, POP3, IMAP und SMTP konfiguriert.

Wenn dies noch nicht geschehen ist, ist es zum Schutz der Server vor unbefugtem Zugriff auf den Administrator sinnvoll, mindestens eine Firewall (Firewall) auf Office-Servern zu installieren und den Remotezugriff für Ihre Mitarbeiter über ein VPN zu konfigurieren. Wir verwenden die OpenVPN-Software, die für nahezu jede Plattform und jedes Betriebssystem verfügbar ist.

Was aber, wenn das Büro bei ausgeschalteten Servern vollständig geschlossen wird? Es gibt noch vier Optionen:

  • Wechseln Sie nach Möglichkeit vollständig zu Cloud-Technologien. Verwenden Sie ein Cloud-CRM-System, speichern Sie allgemeine Dokumente in Google Text & Tabellen usw.;
  • Transportserver nach Hause zum Systemadministrator (er wird glücklich sein ...);
  • Verschieben Sie die Server in ein Rechenzentrum, das sich bereit erklärt, sie zu akzeptieren.
  • Mieten Sie Serverkapazitäten im Rechenzentrum oder in der Cloud

Die erste Option ist gut, da Sie keine Server übertragen und installieren müssen. Die Ergebnisse des Übergangs zu Cloud-Technologien werden für Sie weiter nützlich sein. Sie sparen Geld und Aufwand bei Wartung und Instandhaltung.

Die zweite Option verursacht zu Hause Probleme mit dem Systemadministrator, da der Server rund um die Uhr verfügbar ist und ziemlich viel Lärm verursacht. Und wenn das Unternehmen nicht einen Server im Büro hat, sondern ein ganzes Rack?



Der Transport von Servern zu einem Rechenzentrum ist ebenfalls nicht einfach. In einem Rechenzentrum können in der Regel nur Server platziert werden, die für die Installation in einem Rack geeignet sind. Gleichzeitig verwendet das Büro häufig Server in einem Big Tower-Gehäuse oder sogar gewöhnliche Desktop-Computer. Es wird schwierig für Sie sein, ein Rechenzentrum zu finden, das sich bereit erklärt, ähnliche Geräte zu Hause zu hosten (obwohl es solche Rechenzentren gibt, haben wir sie beispielsweise im PlanetaHost-Rechenzentrum platziert). Sie können natürlich die richtige Anzahl an Racks mieten und Ihre Ausrüstung dort montieren.

Ein weiteres Problem beim Verschieben von Servern in das Rechenzentrum besteht darin, dass Sie höchstwahrscheinlich die IP-Adressen der Server ändern müssen. Dies erfordert möglicherweise eine Neukonfiguration der Serversoftware oder Änderungen an einigen Softwarelizenzen, wenn diese an IP-Adressen gebunden sind.

Die Möglichkeit, Serverkapazitäten in einem Rechenzentrum zu mieten, ist einfacher, da keine Server irgendwo transportiert werden müssen. Ihr Systemadministrator muss jedoch die gesamte Software neu installieren und die erforderlichen Daten von den im Büro installierten Servern kopieren.

Wenn Ihre Office-Technologien auf der Verwendung von Microsoft Windows basieren, können Sie einen Microsoft Windows-Server im Rechenzentrum mit der erforderlichen Anzahl von Terminallizenzen mieten. Nehmen Sie eine solche Lizenz für jeden Ihrer Mitarbeiter, die remote mit dem Server arbeiten.

Das Mieten von physischen Servern kann 2-3 mal billiger sein als das Mieten von virtuellen Servern in der Cloud. Wenn Sie jedoch sehr kleine Kapazitäten und nicht einen ganzen Server benötigen, ist die Option mit der Cloud möglicherweise günstiger.

Der erhöhte Preis für Cloud-Ressourcen ist eine Folge der Reservierung von Hardwareressourcen in der Cloud. Infolgedessen ist die Cloud wahrscheinlich zuverlässiger als ein gemieteter physischer Server. Aber hier ist es bereits notwendig, die Risiken einzuschätzen und das Geld zu zählen.

Für unser Unternehmen, das sich mit der Erstellung von Online-Shops befasst, befinden sich alle erforderlichen Ressourcen bei uns seit langem in Rechenzentren und sind remote verfügbar. Hierbei handelt es sich um proprietäre und geleaste physische Server, die zum Hosten von Geschäften verwendet werden, sowie um virtuelle Maschinen für Softwareentwickler, Layoutdesigner und Tester.

Übertragen Sie Jobs vom Büro nach Hause


Wie bereits erwähnt, können Mitarbeiter ihre Arbeitscomputer einfach mitnehmen - Laptops oder Systemeinheiten mit Monitoren. Bei Bedarf können Sie neue Laptops für Mitarbeiter kaufen, indem Sie deren Lieferung nach Hause bestellen. Natürlich müssen neue Computer die erforderliche Software installieren, was zu zusätzlichen Zeitkosten führt.

Wenn Mitarbeiter bereits Heimcomputer mit Microsoft Windows haben, können sie diese als Microsoft Windows Server-Terminals oder für den Zugriff auf Linux-Server verwenden. Es reicht aus, den VPN-Zugang zu konfigurieren.

Unsere Mitarbeiter arbeiten sowohl unter Windows als auch unter Linux. Wir haben nur sehr wenige Microsoft Windows-Server, daher müssen für dieses Betriebssystem keine Terminallizenzen erworben werden. Der Zugriff auf Ressourcen in Rechenzentren erfolgt über ein VPN und wird zusätzlich durch auf jedem Server installierte Firewalls eingeschränkt.

Vergessen Sie nicht, den zu Hause arbeitenden Mitarbeitern Headsets (Kopfhörer mit Mikrofonen) und eine Videokamera zur Verfügung zu stellen. Auf diese Weise können Sie mit hoher Effizienz aus der Ferne kommunizieren, fast wie in einem Büro.

Viele Menschen versuchen zu kontrollieren, was Mitarbeiter während der Arbeitszeit zu Hause tun, indem sie verschiedene spezialisierte Monitore auf ihren Computern installieren. Wir haben das nie gemacht, wir haben nur die Ergebnisse der Arbeit kontrolliert. Dies ist in der Regel völlig ausreichend.

Was tun mit Drucker und Scanner?


Entwickler von Website-Software benötigen selten Drucker und Scanner. Wenn solche Geräte jedoch für Mitarbeiter erforderlich sind, tritt beim Umstieg auf Remote-Arbeit ein Problem auf.


In der Regel ist ein Office-MFP installiert, schnell, groß und schwer. Ja, Sie können ihn zu einem solchen Mitarbeiter nach Hause schicken, der am häufigsten drucken und scannen muss. Es sei denn natürlich, dieser Mitarbeiter hat die Möglichkeit, ihn aufzunehmen.

Wenn jedoch viele Ihrer Mitarbeiter häufig Dokumente scannen und drucken, müssen Sie MFPs kaufen und zu Hause installieren oder die Geschäftsprozesse des Unternehmens ändern.

Als Alternative zum Transport und zur Akquisition neuer MFPs - ein beschleunigter Übergang zum elektronischen Dokumentenmanagement, wo immer dies möglich ist.

Arbeiten Sie mit Papier und elektronischen Dokumenten


Es ist am besten, wenn Sie es schaffen, den gesamten Dokumentenfluss in elektronische Form zu übersetzen, bevor Sie zur Remote-Arbeit wechseln. Zum Beispiel verwenden wir DIADOK für den Austausch von Buchhaltungsunterlagen und bezahlen Rechnungen über eine Kundenbank.

Mit der Einführung eines solchen Systems müssen alle am elektronischen Dokumentenmanagement beteiligten Mitarbeiter (z. B. Buchhalter) Schlüsselanhänger mit einer verbesserten qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Es kann einige Zeit dauern, bis solche Schmuckstücke erhältlich sind. Es ist daher besser, sich vorab über diese Frage zu wundern.

In DIADOK (wie in ähnlichen Diensten) können Sie das Roaming mit anderen Betreibern der elektronischen Dokumentenverwaltung konfigurieren. Dies ist erforderlich, wenn die Auftragnehmer andere Workflow-Systeme als Ihre verwenden.

Wenn Sie oder einige Ihrer Auftragnehmer auf die alte Art und Weise mit Dokumenten arbeiten, müssen Sie normale Papierbriefe mit einem Besuch bei der Post senden und empfangen oder Kuriere anrufen. Im Falle einer Quarantäne müssen solche Vorgänge minimiert werden.

Was tun mit Telefonie?


In den ersten Arbeitsjahren nutzte unser Unternehmen Festnetz- und Mobiltelefone. Wir haben jedoch sehr schnell erkannt, dass wir bei einer großen Anzahl von Mitarbeitern und Kunden eine adäquatere Lösung benötigen.

Am bequemsten für uns war eine virtuelle Telefonanlage von MangoTelecom. Mit seiner Hilfe haben wir die Bindung an die Telefonnummern der Stadt (und damit an den physischen Standort des Büros) beseitigt. Wir hatten auch die Möglichkeit, die TK-Anlage in unser CRM zu integrieren, Kundendienstgespräche aufzuzeichnen, die Anrufweiterleitung einzurichten usw.

Als Nächstes können Sie die virtuelle PBX-Anwendung auf einem Smartphone, Laptop oder Desktop-Computer installieren. Auf diese Weise können Sie russische Nummern anrufen oder Anrufe zu Inlandstarifen auch aus dem Ausland entgegennehmen.

Mit der virtuellen Telefonanlage können Sie den Umzug von Mitarbeitern vom Büro nach Hause im Hinblick auf die Geschäftskontinuität nahezu unsichtbar machen.

Wenn Sie eine Büro-TK-Anlage verwenden und diese ausgeschaltet ist, ist es unvermeidlich, dass sie heruntergefahren wird. Ziehen Sie in Betracht, zu einer virtuellen TK-Anlage zu wechseln. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Telefonanbieter, ob die Anrufweiterleitung von den Städtenummern der Büro-Telefonanlage zu den eingehenden Nummern der virtuellen Telefonanlage aktiviert werden kann. In diesem Fall verlieren Sie beim Umschalten auf eine virtuelle Telefonanlage keine eingehenden Anrufe.

Bei Anrufen zwischen Mitarbeitern werden solche Anrufe bei der Arbeit mit einer virtuellen Telefonzentrale in der Regel nicht berechnet.

Fernauswahl und Schulung der Mitarbeiter


In den Anfangsjahren unseres Unternehmens haben wir immer wieder Kandidaten ins Büro eingeladen, klassische Interviews geführt und Aufträge vergeben. Als nächstes beschäftigten wir uns mit dem Büro der individuellen Ausbildung für Anfänger im Büro.

Im Laufe der Zeit haben wir jedoch vollständig auf die Fernauswahl von Personal umgestellt.

Die Erstauswahl kann anhand der Tests erfolgen, die der Stelle auf der HH-Website oder einem anderen Rekrutierungsdienst beigefügt sind. Ich muss sagen, dass Sie mit diesen Tests bei richtiger Vorbereitung eine erhebliche Anzahl von Kandidaten filtern können, die die Anforderungen nicht erfüllen.

Und dann ist alles einfach - wir verwenden Skype. Mit Skype und immer bei eingeschaltetem Camcorder können Sie ein Interview nicht weniger effektiv führen, als wenn der Kandidat neben dem Tisch saß.



Wenn es bestimmte Nachteile gibt, hat Skype gegenüber ähnlichen Systemen sehr wichtige Vorteile. Zunächst können Sie über Skype eine Demonstration des Desktops Ihres Computers organisieren. Dies ist sehr wichtig, wenn Sie Arbeitsprobleme trainieren und diskutieren. Darüber hinaus ist Skype kostenlos, auf allen wichtigen Plattformen verfügbar und einfach auf einem Computer oder Smartphone zu installieren.

Wenn Sie ein Meeting organisieren oder mehrere Mitarbeiter schulen müssen, erstellen Sie einfach eine Gruppe in Skype. Mithilfe der Demonstration seines Desktops kann der Sprecher oder Lehrer den Besprechungsteilnehmern alle erforderlichen Materialien zur Verfügung stellen. Gleichzeitig können Sie im Chat-Fenster Links, Textnachrichten veröffentlichen, Dateien austauschen oder Dialoge führen.

Zusätzlich zu den Skype-Kursen bereiten wir Schulungsfilme vor (mit dem Camtasia Studio-Programm, aber Sie können das verwenden, was Sie gewohnt sind). Wenn diese Filme nur für den internen Gebrauch bestimmt sind, veröffentlichen wir sie auf unseren Servern und, wenn überhaupt, auf YouTube.

In den meisten Fällen können wir mit dieser Kombination aus Schulungsfilmen, Skype-Gruppenklassen mit Dialog- und Desktop-Demonstrationen sowie individueller Kommunikation zwischen Lehrer und Schülern Schulungen aus der Ferne durchführen.

Ja, es gibt Dienste, die den Desktop einer Gruppe von Benutzern demonstrieren, Webinare durchführen und sogar Schulungsplattformen (einschließlich kostenloser) durchführen. Aber für all dies müssen Sie entweder mit Geld oder mit der Zeit bezahlen, die Sie für das Erlernen der Arbeitsmethoden mit der Plattform aufgewendet haben. Gleichzeitig können kostenlose Plattformen bezahlt werden. Gleichzeitig sind die Funktionen von Skype in vielen Fällen ausreichend.

Projektzusammenarbeit


Im Rahmen der gemeinsamen Projektarbeit halten wir tägliche und wöchentliche Meetings ab, verwenden Paarprogrammierung und Codeüberprüfungen. Für Besprechungen und das Anzeigen des Codes wurden Skype-Gruppen erstellt. Bei Bedarf werden Desktop-Demos verwendet. Der Code wird auf unserem GitLab-Server gespeichert, der sich im Rechenzentrum befindet.

Wir organisieren die Zusammenarbeit bei Dokumenten mithilfe von Google Text & Tabellen.

Darüber hinaus verfügen wir über eine interne Klondike-Wissensdatenbank, die in das Anwendungsverarbeitungs- und Ressourcenplanungssystem (unser CRM und ERP) integriert ist. Diese Tools, die sich auf Servern im Rechenzentrum befinden, haben wir im Laufe der Jahre erstellt und verbessert. Sie ermöglichen es uns, zahlreiche Anträge unserer Kunden effizient zu bearbeiten, Darsteller zu ernennen, Bewerbungsgespräche zu führen, Arbeitszeiten zu berücksichtigen und vieles mehr.

Höchstwahrscheinlich verwendet Ihr Unternehmen bereits etwas Ähnliches, und wenn Sie zur Remote-Arbeit von Mitarbeitern wechseln, reicht es aus, den Remotezugriff auf relevante Ressourcen bereitzustellen.

Remote-Benutzerunterstützung


Unsere Benutzer sind Eigentümer und Manager von Online-Shops, die in fast allen Regionen Russlands tätig sind. Natürlich unterstützen wir sie aus der Ferne.

Unser Support-Service arbeitet über ein Ticketsystem, beantwortet Fragen per E-Mail und Telefon und chattet über die Verwaltungswebsite des Online-Shops und die Website unseres Unternehmens.

In der Phase der Erörterung von Aufgaben verwenden wir alle Messenger, die dem Kunden zur Verfügung stehen, z. B. Telegramm, WhatsApp, Skype.

Manchmal ist es notwendig zu sehen, was der Client auf seinem Computer tut. Dies kann über Skype im Desktop-Demo-Modus erfolgen.

Bei Bedarf können Sie mit Tools wie TeamViewer, Ammee Admin, AnyDesk usw. remote am Computer des Benutzers arbeiten. Um diese Tools verwenden zu können, muss der Client die entsprechende Software auf seinem Computer installieren.

VPN-Zugriff einrichten


Wir haben OpenVPN-Server auf virtuellen Maschinen in verschiedenen Rechenzentren installiert (unter Verwendung von Debian 10 OS). Der OpenVPN-Client wird auf den Arbeitscomputern unserer Mitarbeiter in der Umgebung von Debian, Ubuntu, MacOS und Microsoft Windows installiert.

Im Internet finden Sie viele Anweisungen zur Installation des OpenVPN-Servers und -Clients. Sie können auch mein OpenVPN-Installations- und Konfigurationshandbuch verwenden .

Ich muss sagen, dass das manuelle Verfahren zum Erstellen von Schlüsseln für Mitarbeiter sehr anstrengend ist. Um einen neuen Benutzer in nicht mehr als zehn Sekunden zu verbinden, verwenden wir ein Skript ähnlich dem unten unter dem Spoiler.

Skript zum Erstellen von Schlüsseln
#!/bin/bash

if [ -z "$1" ]
then
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair"
echo "============================================================="
echo "Usage:  bash gen.sh username"
exit
fi

echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair for user: $1"
echo "============================================================="

ADMIN_EMAIL="admin@mycompany.ru"
USER=$1

RSA="/home/ca/easy-rsa-master/easyrsa3/"
PKI="$RSA"pki/
PKI_KEY="$PKI"private/
PKI_CRT="$PKI"issued/
USR_CRT="/home/ca/cert_generation/user_crt/"
USR_DISTR="/home/ca/cert_generation/user_distr/"

# If user key does not exists, create it

if [ ! -f "$PKI_KEY$USER.key" ]
then
  echo "File $PKI_KEY$USER.key does not exists, creating..."
  cd "$RSA"
  ./easyrsa build-client-full $USER nopass
fi

# Removing user folder, if exists

if [ -e "$USR_CRT$USER/" ]
then
echo "Already exists, removing user folder $USR_CRT$USER..."
rm -r -f "$USR_CRT$USER/"
fi

# Create user folder for key and other files

mkdir $USR_CRT/$USER/

# Copy OpenVPN key, cert and config files to user folder

cp "$PKI_KEY$USER.key" "$USR_CRT$USER/$USER.key"
cp "$PKI_CRT$USER.crt" "$USR_CRT$USER/$USER.crt"
cp "$PKI"ca.crt "$USR_CRT$1"

cp "$USR_DISTR"ta.key "$USR_CRT$USER"
cp "$USR_DISTR"openssl.cnf "$USR_CRT$USER"

# Copy Manual files

cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"

# Replace string "change_me" in configuration files whis user name $USER

cp "$USR_DISTR"server.conf "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
cp "$USR_DISTR"mycompany_vpn.ovpn "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1

sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/server.conf.1 > "$USR_CRT$1"/server.conf
rm "$USR_CRT$USER"/server.conf.1

sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1 > "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn
rm "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1

sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt.1 > "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt
rm "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1

# Create tar.gz and send it to administrator e-mail

tar -cvzf "$USR_CRT$USER/$USER.tar.gz" "$USR_CRT$USER/"
echo "VPN: crt, key and configuration files for user $USER" | mutt $ADMIN_EMAIL -a $USR_CRT/$USER/$USER.tar.gz -s "VPN: crt, key and configuration files for user $USER"

echo "--------->  DONE!"
echo "Keys fo user $USER sent to $ADMIN_EMAIL"


Diesem Skript wird beim Start die Benutzerkennung (mit lateinischen Buchstaben) als Parameter übergeben.

Das Skript fragt nach dem Kennwort Certificate Authority, das bei der Installation des OpenVPN-Servers erstellt wird. Darüber hinaus bildet dieses Skript ein Verzeichnis mit allen erforderlichen Zertifikaten und Konfigurationsdateien für OpenVPN-Clients sowie eine Dokumentationsdatei für die Installation des OpenVPN-Clients.

Beim Erstellen von Konfigurations- und Dokumentationsdateien wird change_me durch die Benutzer-ID ersetzt.

Als nächstes wird das Verzeichnis mit allen erforderlichen Dateien gepackt und an den Administrator gesendet (die Adresse wird direkt im Skript angegeben). Es bleibt nur, das resultierende Archiv an den Benutzer unter seiner E-Mail-Adresse weiterzuleiten.

Wir hoffen, dass Sie Ihre Haftzeit zu Hause gewinnbringend verbringen können. Nachdem Sie die Arbeitsmethoden ohne Büro ausgearbeitet haben, werden Sie möglicherweise die Arbeit von Remote-Mitarbeitern weiterhin aktiv nutzen.

Viel Glück beim Umzug und fruchtbare Arbeit zu Hause!

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