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Delegieren in der Fernarbeit - ein Leitfaden für Teamleiter und mehr

Pandemie. Die Welt wechselt massiv in den Remote-Modus. Und wenn udalenka vor ein paar Monaten hauptsächlich für Freiberufler oder die fortschrittlichsten Unternehmen charakteristisch war, ist dieses Format heute für viele Unternehmen die einzige Möglichkeit, das Geschäft fortzusetzen. Und die meisten neuen Manager und Mitarbeiter, die in diese Reihen kamen, waren für eine solche Entwicklung der Ereignisse nicht bereit. Also, wo liegt das Problem?

Mal sehen, welche Bedingungen erfüllt sein müssen, damit der Link „Remote-Mitarbeiter - Vorgesetzter“ funktioniert:

  • technische Ausrüstung (Internet, Laptop, verbundener Zugang)
  • Kommunikationssystem (Online- und mobile Dienste für die Kommunikation mit dem Team, für Projektmanagement, Berichterstellung, Zeiterfassung, Versionskontrolle usw.)
  • ein klares Delegationssystem (Erreichen der Ziele der Einheit unter bestmöglicher Nutzung der Teamressourcen).

Und wenn mit den ersten beiden Punkten mehr oder weniger klar oder verständlich ist, in welche Richtung man sich bewegen soll, dann ist der dritte Punkt - über die Delegation - nicht so offensichtlich. Hier treten menschliche Beziehungen in Kraft, die traditionell einer der schwierigsten Bereiche in der Arbeit eines Führers sind - und ein Schlüsselbereich.

In diesem Artikel fasste ich meine eigenen Führungserfahrungen sowie die Kenntnisse und Fähigkeiten zusammen, die ich bei der Entwicklung von Soft Skills für Führungskräfte und deren Teams erworben hatte. Im Moment entwickle ich mich als iOS-Entwickler und habe die Möglichkeit, das Problem im Namen eines Mitglieds der IT-Community zu untersuchen.
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Ehrlich gesagt unterscheidet sich die Udalenka nicht so sehr von der Büroarbeit.
Für den Leiter ist dies jedoch eine Herausforderung. Wie ist es, die Arbeit des Mitarbeiters nur anhand des Ergebnisses und nicht anhand der Anzahl der Stunden zu bewerten, die hinter dem Bildschirm verbracht werden (wie es in den meisten Unternehmen immer noch üblich ist)? Und dies ist eine große Verantwortung - wie Sie sicherstellen können, dass Ihr Mitarbeiter in den neuen Realitäten klar versteht, was zu tun ist (Sie können Ihre Schultern zu keinem Zeitpunkt berühren, um Klarheit zu schaffen) und genau das Ergebnis herausgibt, das Sie bis zum bestimmten Datum benötigen.

An dieser Stelle möchte ich näher darauf eingehen. Bei der Notfallübertragung auf ein Remote-Arbeitsformat besteht die Aufgabe nicht darin, die Kompetenzen des Teams zu trainieren und zu erweitern, da diese Aufgaben für einen längeren Planungshorizont ausgelegt sind. Es gibt jedoch einige Punkte, die bei der Festlegung von Aufgaben für Ihre Mitarbeiter berücksichtigt werden sollten. Im Moment können diese sowohl für Sie als auch für Ihr Team viel Zeit und Nerven sparen.

Es gibt formale Regeln, die bei der Delegierung von Aufgaben zu beachten sind, und informelle Regeln erhöhen die Motivation in einem Team und schaffen eine Atmosphäre des Vertrauens und des Zusammenhalts (was besonders wichtig ist, wenn ein Team verteilt wird).

Formelle Delegationsregeln:


Die Essenz der Aufgabe. Eine schriftliche Beschreibung des Problems mit allen wesentlichen Nuancen. Wenn Sie vorhersagen, wo ein Problem auftreten kann, geben Sie dies im Voraus an, um nicht die potenzielle Zeit zu verlieren, die der Mitarbeiter zur Lösung des Problems benötigt. Wenn es spezielle Anforderungen an die Ergebnisse gibt, sollten diese sowie die Art und Weise, wie die Aufgabe ausgeführt wird (falls es darauf ankommt), angegeben werden.

WER ANTWORTET. Klare Verteilung der Verantwortlichkeiten. Wenn es mehrere Verantwortliche gibt, sollten sie verstehen, für welchen Bereich jeder von ihnen verantwortlich ist und wie sie im Rahmen dieser Aufgabe interagieren sollen.

BEDINGUNGEN Wie lange sind wünschenswert und kritisch? Warum?

WICHTIGKEIT UND BEZIEHUNG. Welche Aufgaben sind damit verbunden? Was beeinflusst das Ergebnis? Wer ist noch an der Arbeit an diesem Projekt beteiligt?

BILD IM KOPF PRÜFEN. Es ist nicht so bequem, dies aus der Ferne zu tun, aber wenn es Sprachkommunikation gibt, ist es für den Mitarbeiter nützlich, selbst zu sprechen, da er verstanden hat, was zu tun ist. Manchmal verstehen wir die offensichtlichen Dinge sogar anders.

RESSOURCEN. Überlegen Sie, welche Informationen, Kontakte und Daten Ihr Mitarbeiter benötigt, um die Aufgabe zu erledigen. Und stellen Sie sie im Voraus zur Verfügung.

ÜBERWACHUNG Besprechen Sie im Voraus, wie die Ausführungskontrolle durchgeführt wird. Sind Zwischenabstimmungen notwendig? In welchen Phasen? Wie benachrichtigen? Soll ich so weitermachen oder auf Ihre Annahme warten?

FORWARDING. Indem Sie die Aufgabe an einen zuverlässigen Ausführenden delegieren, können Sie Zeit für sich selbst gewinnen, indem Sie die externe horizontale Kommunikation in diese Richtung direkt an einen Mitarbeiter umleiten. Gleichzeitig bin ich überzeugt, dass es an Ihnen liegt, selbst mit dem Management zu kommunizieren (obwohl es natürlich unterschiedliche Situationen gibt).

QUALITÄT. Wenn Sie eine Aufgabe im MVP-Stil benötigen, melden Sie sie! Verschwenden Sie keine Zeit mit den Mitarbeitern, um den Code zu perfektionieren. Und umgekehrt: Wenn Qualität hier wichtig ist, melden Sie sie, damit Sie die Aufgabe nicht zur späteren Überarbeitung zurücksenden müssen.

Wie oben erwähnt, tritt unter den Bedingungen der Fernarbeit nicht nur die Notwendigkeit einer klaren Arbeit mit delegierten Aufgaben in den Vordergrund, sondern auch die menschlichen Beziehungen. Besonders wenn eine Person keine Erfahrung mit Fernarbeit hatte und ein solches Format für sie ein Ausweg aus der Komfortzone ist (und besonders wenn Kinder in der Nähe sind, die nicht zur Schule gehen dürfen und Katzen sich unter Ihren Füßen verstecken, betäubt von so vielen Menschen im Haus Tag).

Hier würde ich folgende Empfehlungen geben:

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern VERTRAUEN. Erstellen Sie direkt und zwischen den Zeilen eine Nachricht, die ihre Arbeit schätzt, dass Sie auf ihre Kompetenz setzen, dass Sie ihnen trotz mangelnder physischer Kontrolle vollkommen vertrauen und dass es die Ergebnisse der Arbeit sind, die für Sie wichtig sind, und nicht, wie viele Stunden ununterbrochen auf dem Bildschirm angezeigt werden Ihr Mitarbeiter hat gesessen. Übrigens ist es durchaus möglich, dass seine Arbeit zu Hause nur effektiver wird (aufgrund des Mangels an ständigen Ablenkungen im Büro).

ANERKENNUNG TEAM MITGLIEDER ERGEBNISSE. Dies ist ein bekannter Rat, der im Kontext von Udalenka noch relevanter wird. Was in der nonverbalen Kommunikation leicht zu lesen ist, kann durch Fernkommunikation verloren gehen. Jetzt ist es wichtig darüber zu sprechen, wie jedes Mitglied des Teams einen Beitrag zur Entwicklung des Projekts leistet, wie sich dieser oder jener Mitarbeiter auszeichnet. Es ist wichtig, sowohl die Teamerfolge als auch die Erfolge jedes Einzelnen hervorzuheben.

TEAMREGELN. In den neuen Realitäten können sich höchstwahrscheinlich auch die üblichen Kommunikationsmuster in Ihrem Team ändern (Arbeitsruhe-Modus, Kommunikationswege, Feedback usw.). Achten Sie auf diesen Moment und fixieren Sie gegebenenfalls die mehrdeutigen Nuancen der Interaktion in spezifischen Regeln - damit jeder das gleiche und klare Bild in seinem Kopf zu diesem Thema hat.

SPRECHEN SIE ÜBER EMOTIONEN. Wenn der Übergang zu einem entfernten Ort eine notwendige Maßnahme ist, ist dieses Format für viele Menschen von einem stressigen Zustand begleitet. Ignorieren Sie diesen Faktor nicht. Rufen Sie das Team an und sprechen Sie nicht nur über Aufgaben, sondern fragen Sie auch nach der menschlichen Seite der Arbeit - wie arbeiten Mitarbeiter in einem neuen Format? Welche Schwierigkeiten haben sie und was ist im Gegenteil jetzt besser? Meinungen teilen, schwierige Momente diskutieren. Es vereint und gibt Ihrem Team eine zusätzliche Ladung Motivation und Energie für die Arbeit. Sprechen Sie über Ziele, Pläne und lassen Sie sie sich weiterhin als wichtiger Teil eines großen Unternehmens fühlen, wenn auch in physischer Entfernung.

Im Wesentlichen gelten diese Empfehlungen für jedes Arbeitsformat. Trotz ihrer Offensichtlichkeit werden sie nicht immer respektiert. Udalenka bringt wie ein Lackmustest all die schwierigen Momente der Kommunikation an die Oberfläche, die durch ständige Vollzeitinteraktion im Büro geglättet werden können, aber es ist unmöglich, sie auf verschiedenen Seiten des Monitorbildschirms zu ignorieren und zu rendern. Daher wird gerade jetzt die Aufmerksamkeit für Ihr Team und die Art und Weise, wie Sie mit Ihren Mitarbeitern interagieren, um gemeinsam das Unternehmensziel zu erreichen, besonders relevant.

Und gerade jetzt eine großartige Chance für den Teamleiter, die Kommunikation mit seinem Team auf eine neue Art und Weise aufzubauen - oder die bereits entwickelte anzupassen. Nutzen Sie Veränderungen, um Ihr Team auf die nächste Ebene zu bringen - Vertrauen und Effizienz.

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