👨🏾‍🌾 🎎 👩🏾‍⚖️ Schreiben eines Geschäftsprozesses in Bitrix24 mit einer Einzahlung für die Zukunft 👎🏿 🧠 👩🏿‍💻

Bei der Arbeit beschäftige ich mich mit der Benutzerunterstützung und Wartung der Box-Version von Bitrix24 CRM, einschließlich des Schreibens von Geschäftsprozessen. Es sollte beachtet werden, dass ich eigentlich kein „reiner“ Bitrix-Spezialist bin, aber dies ist eine meiner Aufgaben. Tatsächlich habe ich viele Aufgaben, daher muss ich es fast immer nicht so tun, wie ich möchte, sondern schnell und arbeiten, weil es sehr wenig Zeit gibt (ich bin sicher, dass ich nicht der einzige bin, der unter solchen Bedingungen arbeitet). Derzeit habe ich zwei Jahre Erfahrung in der Arbeit mit diesem CRM (ich kenne Bitrix seit mehr als 10 Jahren) und möchte Ihnen einige der Fehler mitteilen, die ich beim Schreiben, Testen und Warten von Geschäftsprozessen gemacht habe, die mich dazu gebracht haben Sie müssen den Benutzern ständig helfen, Änderungen vornehmen und sogar Geschäftsprozesse von Grund auf neu schreiben.

Zunächst müssen wir glauben, dass jede Stabilität relativ ist und dass es nur vorübergehend ist, sich in einer Komfortzone zu befinden. Die Mitarbeiter werden kommen und gehen (auch diejenigen, die an einem sehr guten Ort sitzen), die Abteilungen werden neu organisiert, die Mitarbeiter werden vergrößert und verkleinert, die Abteilungen werden geöffnet und geschlossen usw. Als ich am Institut studierte, sagte uns der Lehrer für kompromittierende Informationen, dass beim Studium des Kopromat in Russland der statische Zustand als Basis genommen wird und wir dann die Dynamik lernen, aber in einigen anderen Ländern wird die Dynamik als Basis genommen und die Statik als Sonderfall Sprecher. Persönlich mag ich diesen Ansatz mehr, er bietet nicht die Gelegenheit, mich mit der Tatsache zu amüsieren, dass "jetzt alles sich beruhigt hat und sich nichts ändern wird". Glauben Sie es einfach, es wird Ihnen später leichter fallen.

Lyrischer Exkurs: Bevor Sie darüber sprechen, wie Sie Geschäftsprozesse „mit den Voraussetzungen der Zukunft“ schreiben, sollten Sie die Hierarchie Ihres Unternehmens selbst einschätzen, um zu verstehen, wer von Ihnen verlangen oder verlangen kann, einen Geschäftsprozess zu schreiben oder zu ändern. Einmal kam der Leiter einer Einheit auf mich zu und sagte: Wir brauchen einen Geschäftsprozess für die Interaktion mit anderen Einheiten, sonst ist alles schlecht mit uns. Und sie hatten damals wirklich alles schlecht, sogar ziemlich schrecklich. Drei oder vier Arbeitstage lang habe ich diesen BP geschrieben, ihn fast perfekt gemacht, und andere Einheiten haben ihn genommen und gesagt, dass der Geschäftsprozess Unsinn ist, nicht bequem ist und sie überhaupt nicht damit arbeiten. Ich sitze, nicht besorgt (das ist nicht mein Problem, sie hätten es auf der Ebene des Generaldirektors regeln sollen), und dann kommt dieser Leiter zu mir und sagt: Danke für die Arbeit,Sie können den Vorgang löschen, die allgemeine Position dieser Einheiten wurde akzeptiert. Und so war es viele Male bei einer Vielzahl von Themen und Änderungen. Seitdem schreibe ich Geschäftsprozesse nur, wenn der Direktor damit einverstanden ist.

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Nun zurück zu unseren Geschäftsprozessen. Manchmal sind sie sehr klein, nur 1-2 Klicks, nur um die Tatsache zu beheben, dass jemand um Erlaubnis gebeten hat, etwas zu tun, und jemand darf nicht mit Papieren herumlaufen (und sie nicht verlieren). Es scheint offensichtlich zu sein: Der Untergebene fragt den Anführer, ob dies möglich ist oder nicht, und der Anführer drückt die entsprechenden Tasten. Einfach? Nichts dergleichen! Und wenn es keinen Führer gibt? Und wenn Sie jetzt einen anderen wählen müssten? Und wenn er war und ging, ohne es zu bestätigen? Und wenn Sie es falsch ausgefüllt haben? Und wenn noch etwas? Und wenn ... Und das sind alles Themen, mit denen wir ständig zu kämpfen haben und die den Prozess verbessern, aber nur bis ein neuer Mitarbeiter eintrifft. Dann beginnt alles von neuem: dieselben Fragen, dieselben Fehler usw. Mein Chef schimpft ständig mit mir, weil ich nicht genug Kommentare und Anweisungen gemacht habe.aber ich trete wirklich gerne auf den Rechen, und manchmal kann man darauf springen. Nur ein Scherz :-) Jetzt werde ich anders handeln: erstens kein Blockdiagramm (wie im Benutzerhandbuch vorgeschlagen), sondern die üblichen Anweisungen. Wenn alle sie verstanden haben und alle mit ihr einverstanden sind, zeichnen wir ein Flussdiagramm und wenn wir mit ihr einverstanden sind, schreiben wir einen Geschäftsprozess. Es kann jetzt klein sein und im Laufe der Zeit so weit wachsen, dass Sie wirklich über den Kauf eines 4K-Fernsehgeräts mit einer „größeren“ Diagonale sprechen, um nur den gesamten Prozess zu sehen und festzustellen, ob selbst in der Logik Fehler vorliegen. Übrigens, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, wäre es schön, die Unterschriften aller Manager zu sichern, deren Einheiten diesen Prozess verwenden, damit später keine Beschwerden über unbequeme Arbeit, falsche Logik usw. auftreten.und manchmal kann man auf sie springen. Nur ein Scherz :-) Jetzt werde ich anders handeln: erstens kein Blockdiagramm (wie im Benutzerhandbuch vorgeschlagen), sondern die üblichen Anweisungen. Wenn alle sie verstanden haben und alle mit ihr einverstanden sind, zeichnen wir ein Flussdiagramm und wenn wir mit ihr einverstanden sind, schreiben wir einen Geschäftsprozess. Es kann jetzt klein sein und im Laufe der Zeit so weit wachsen, dass Sie wirklich über den Kauf eines 4K-Fernsehgeräts mit einer „größeren“ Diagonale sprechen, um nur den gesamten Prozess zu sehen und festzustellen, ob selbst in der Logik Fehler vorliegen. Übrigens, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, wäre es schön, die Unterschriften aller Manager zu sichern, deren Einheiten diesen Prozess verwenden, damit später keine Beschwerden über unbequeme Arbeit, falsche Logik usw. auftreten.und manchmal kann man auf sie springen. Nur ein Scherz :-) Jetzt werde ich anders handeln: erstens kein Blockdiagramm (wie im Benutzerhandbuch vorgeschlagen), sondern die üblichen Anweisungen. Wenn alle sie verstanden haben und alle mit ihr einverstanden sind, zeichnen wir ein Flussdiagramm und wenn wir mit ihr einverstanden sind, schreiben wir einen Geschäftsprozess. Es kann jetzt klein sein und im Laufe der Zeit so weit wachsen, dass Sie wirklich über den Kauf eines 4K-Fernsehgeräts mit einer „größeren“ Diagonale sprechen, um nur den gesamten Prozess zu sehen und festzustellen, ob selbst in der Logik Fehler vorliegen. Übrigens, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, wäre es schön, die Unterschriften aller Manager zu sichern, deren Einheiten diesen Prozess verwenden, damit später keine Beschwerden über unbequeme Arbeit, falsche Logik usw. auftreten.Zunächst kein Blockdiagramm (wie im Benutzerhandbuch vorgeschlagen), sondern die üblichen Anweisungen. Wenn alle sie verstanden haben und alle mit ihr einverstanden sind, zeichnen wir ein Flussdiagramm und wenn wir mit ihr einverstanden sind, schreiben wir einen Geschäftsprozess. Es kann jetzt klein sein und im Laufe der Zeit so weit wachsen, dass Sie wirklich über den Kauf eines 4K-Fernsehgeräts mit einer „größeren“ Diagonale sprechen, um nur den gesamten Prozess zu sehen und festzustellen, ob selbst in der Logik Fehler vorliegen. Übrigens, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, wäre es schön, die Unterschriften aller Manager zu sichern, deren Einheiten diesen Prozess verwenden, damit später keine Beschwerden über unbequeme Arbeit, falsche Logik usw. auftreten.Zunächst kein Blockdiagramm (wie im Benutzerhandbuch vorgeschlagen), sondern die üblichen Anweisungen. Wenn alle sie verstanden haben und alle mit ihr einverstanden sind, zeichnen wir ein Flussdiagramm und wenn wir mit ihr einverstanden sind, schreiben wir einen Geschäftsprozess. Es kann jetzt klein sein und im Laufe der Zeit so weit wachsen, dass Sie wirklich über den Kauf eines 4K-Fernsehgeräts mit einer „größeren“ Diagonale sprechen, um nur den gesamten Prozess zu sehen und festzustellen, ob selbst in der Logik Fehler vorliegen. Übrigens, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, wäre es schön, die Unterschriften aller Manager zu sichern, deren Einheiten diesen Prozess verwenden, damit später keine Beschwerden über unbequeme Arbeit, falsche Logik usw. auftreten.Es kann jetzt klein sein und im Laufe der Zeit so weit wachsen, dass Sie wirklich über den Kauf eines 4K-Fernsehgeräts mit einer „größeren“ Diagonale sprechen, um nur den gesamten Prozess zu sehen und festzustellen, ob selbst in der Logik Fehler vorliegen. Übrigens, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, wäre es schön, die Unterschriften aller Manager zu sichern, deren Einheiten diesen Prozess verwenden, damit später keine Beschwerden über unbequeme Arbeit, falsche Logik usw. auftreten.Es kann jetzt klein sein und im Laufe der Zeit so weit wachsen, dass Sie wirklich über den Kauf eines 4K-Fernsehgeräts mit einer „größeren“ Diagonale sprechen, um nur den gesamten Prozess zu sehen und festzustellen, ob selbst in der Logik Fehler vorliegen. Übrigens, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, wäre es schön, die Unterschriften aller Manager zu sichern, deren Einheiten diesen Prozess verwenden, damit später keine Beschwerden über unbequeme Arbeit, falsche Logik usw. auftreten.so dass es später keine Beschwerden über unbequeme Arbeit, falsche Logik usw. geben würde.so dass es später keine Beschwerden über unbequeme Arbeit, falsche Logik usw. geben würde.

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Diesen Satz werde ich jetzt beim Schreiben von Geschäftsprozessen in den Vordergrund stellen. In der Tat zeigt die Praxis, dass es eine Position gibt, die Menschen ändern sich einfach. Wie es die Position des Finanzdirektors war, ist es. Wie der Hauptbuchhalter blieb er. Und der Leiter des Management Accounting ist nirgendwo hingegangen. Und ich schweige im Allgemeinen über die Leiter der Verkaufsabteilungen. Eine andere Sache ist, dass die Beiträge nirgendwo hingegangen sind. Normalerweise ist es so: sitzen, arbeiten und dann bekommt man die Nachricht: "Mascha geht, Tanja kommt". Es muss sofort verzweifelt daran erinnert werden, an welchen Geschäftsprozessen eine Person beteiligt ist, wo eine durch eine andere ersetzt werden muss usw. Oder sie können etwas anderes sagen, nur aus der Serie "Mascha geht". Sie haben eine Person von überall entfernt, zu Hause im Krankheitsurlaub / im Urlaub gesessen oder sind irgendwohin gegangen, und dann der Anruf "Tanya ist hier rausgekommen, aber aus irgendeinem Grund gibt es nirgendwo einen Zugang."Richtig, sie haben es noch nicht zu Bitrix hinzugefügt, ganz zu schweigen von den Rollen in Geschäftsprozessen.

Es ist also wirklich einfacher, wenn Sie nicht an bestimmte Personen denken, sondern an die Stellen, die sie derzeit besetzen. Ja, im Geschäftsprozess gibt es 1-2 zusätzliche Blöcke. Wenn sich eine Person ändert, müssen Sie sich nicht merken, wo und wofür sie verantwortlich war. Sie müssen nur den variablen Wert von einer Person zur anderen ersetzen, und das war's.

Die richtigen Berechtigungen nach Abteilungen sind sehr wichtig

Hypothetisch ist die Struktur des Unternehmens völlig vertikal: Eigentümer - Direktor - Hauptbuchhalter - Abteilungsleiter - Mitarbeiter (oder so ähnlich). Und es kann horizontal sein: Eigentümer - Direktor - viele Abteilungen. Und vielleicht noch mehr.

Ich habe Rechte für jeden einzelnen Mitarbeiter festgelegt. Zum Beispiel: Es gibt eine Buchhalterin Lena, die alle Zahlungen und Sendungen sehen sollte. Wir gehen in die relevanten Geschäftsprozesse und verschreiben dort unsere Lena. Was ist, wenn sie versetzt wird oder kündigt? Am einfachsten ist es dann, allen Mitgliedern der Gruppe "Führungskräfte" den erforderlichen Zugriff zu gewähren. Dies ist jedoch falsch, da die Prozesse und Dateien der Mitarbeiter nicht nur ihren Managern und der Buchhaltung, sondern auch den Leitern anderer Abteilungen zur Verfügung stehen.

Hier gibt es viele Möglichkeiten, ich persönlich habe kürzlich aufgehört, mit Gruppen zu arbeiten. Wir erstellen eine Gruppe, fügen Mitarbeiter (oder einen Mitarbeiter) hinzu und fertig. Sie müssen sich keine Sorgen mehr machen, dass der alte Mitarbeiter viel sieht und der neue nicht: Fügen Sie einfach der Gruppe hinzu oder schließen Sie sie aus. Schnell und einfach.

Speichern Sie alle Daten, Kommentare und Notizen

Wenn Sie zu einer Person mit einem Papiermemo gehen, kann sie es nicht mündlich genehmigen, sondern legt eine Unterschrift ab. Es kann jedoch mündlich einen detaillierten Kommentar abgeben, einschließlich der Festlegung einer Bedingung wie "Ich werde unterschreiben, aber wenn es so ausfällt, dann nicht kaufen / nicht kaufen". Und wenn Sie mit zwei unterschreiben müssen, können Sie im Prinzip nacherzählen. Aus diesem Grund müssen Sie alles speichern und vor allem niemals „hart“ vorschreiben, wer den Kommentar abgibt, sondern ihn immer einer Variablen entnehmen. Zuerst habe ich das wirklich gesündigt: Wo sollte der Direktor Kommentare in seinem Namen bestätigen, wo der Hauptbuchhalter in seinem Namen ist? Und dann werden die Leute gefragt, warum sie verboten haben oder für das Remaking geeignet sind, aber sie selbst wissen nicht, dass sie jemandem verboten haben, etwas zu tun :-)

Wir zeichnen absolut alle Dateien auf

Früher haben wir nur die "endgültigen" Dateien aufgenommen, aber dann haben wir nicht oft, aber dennoch mit der Tatsache konfrontiert, dass die Leute anfangen, über "Ich habe es nicht heruntergeladen", "als ich bestätigte, dass die Datei anders war" usw. zu streiten. Im Allgemeinen kehrten sie 2-3 Monate nach der Schließung zum Geschäftsprozess zurück.

Test besteht - so umfangreich wie möglich, aber nicht lange

Ich bin ehrlich und sage, wenn Sie Mitarbeiter bitten, Geschäftsprozesse zu testen, ist es ihnen egal. Jemand ist faul (obwohl das Sitzen nichts tut), jemand hat keine Zeit und jemand ist ehrlich gesagt dumm und versteht nicht, was zu tun ist. Ich fing an, einen zu testen - unpraktisch. Ich begann mit meinem Vorgesetzten zu testen - es ist einfacher und bequemer, aber er hat offensichtlich keine anderen (wie ich zuvor geschrieben habe, gibt es keine Anweisungen, obwohl es offensichtlich erscheint). Infolgedessen haben sie Folgendes entschieden: Ich gehe jeden Zweig des Geschäftsprozesses einmal durch und teste dann mit den Managern, ob ihnen alles klar ist. Wenn alles klar ist und ich erklärt habe, dass sie es ihren Mitarbeitern nacherzählen können, nehmen wir einen Mitarbeiter aus jeder Abteilung und beginnen mit Gewalt (obwohl es normalerweise durchaus möglich ist, einen Freiwilligen aus jeder Abteilung zu finden). Wenn hier alles in Ordnung ist,Dann geht der Geschäftsprozess an die Arbeit und kündigt ihn sofort für alle Mitarbeiter an.

Kopieren und Klonen von Prozessen

Um die Arbeit an einem Geschäftsprozess zu beschleunigen, nehme ich manchmal die alte Vorlage und bearbeite sie. Also schneller, aber am Ende bekomme ich:

Falsche Kommentare
zusätzliche Variablen;
Falsche Aufgabenbeschreibungen
kaputte Links;
Hochladen von Dateien an den falschen Ort;
falsche Zugriffsrechte;

und vieles mehr solche Dinge, die ich am Ende nicht bekommen möchte. Ich habe versucht, von Grund auf neu zu schreiben - lang und unangenehm. Als das kleinere Übel habe ich mich entschieden, den Prozess zu kopieren und reibungslos herumzulaufen und jeden Block zu lesen, um zu sehen, ob ich es richtig mache. Normalerweise werden alle in dieser Phase gemachten technischen Fehler erkannt, wenn ich den Prozess alleine teste. Wir finden logische Fehler bei den Führern.

Nehmen Sie wesentliche Änderungen vor

Über die Tatsache, dass Sie vor dem Erstellen eines neuen Geschäftsprozesses die Zustimmung aller Teilnehmer einholen müssen, habe ich bereits geschrieben. Im Prinzip dasselbe hier, außer dass es am Ende wichtig ist, vor dem Start einer neuen Version des Geschäftsprozesses eine „Pressemitteilung“ zu erstellen, in der es wichtig ist, nicht nur über die Änderungen zu sprechen, sondern auch einen Vergleich der „Was“ -Elemente anzustellen und wurde."

Es ist möglich, dass ich Ihnen nichts Neues erzählt habe, Sie haben das alles schon einmal gewusst, aber ich bin froh, wenn es jemandem hilft, nicht auf meinen Rechen zu treten. Wenn Sie Fragen haben, fragen Sie in den Kommentaren.

Schreiben eines Geschäftsprozesses in Bitrix24 mit einer Einzahlung für die Zukunft