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So steigern Sie die Teamproduktivität (und reduzieren Fehler) mithilfe von Rallyes



"Man kann nicht zweimal denselben Fehler machen: Das zweite Mal ist es kein Fehler, sondern eine Wahl
", sagte Stephen Denn

Wenn Sie der einzige sind, der für den Fehler verantwortlich ist, können Sie mit dieser Aussage nicht argumentieren. Aber was ist, wenn eine Gruppe von Menschen einen Fehler macht?

Ist es für Sie beispielsweise einfach, die Fehler zu finden und zu beheben, die Ihr Team bei seiner Arbeit macht? Abhängig vom Grad der psychologischen Sicherheit scheint manchmal sogar eine offene Diskussion dieser Probleme mit Kollegen unmöglich.

Und was ist, wenn in einem Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern ein Fehler gemacht wird? Ist die Wiederholung dieses Fehlers wirklich die Wahl, wie aus dem Zitat hervorgeht? Oder liegen diese Probleme außerhalb Ihrer Kontrolle?

Ja, die Fehler einer Gruppe von Menschen zu korrigieren ist viel schwieriger als ihre eigenen Fehler zu korrigieren (was ziemlich offensichtlich ist).

Aber es gibt gute Nachrichten: Es ist durchaus möglich, typische Teamfehler zu beheben, und dies kann bei Rallyes erfolgen. Lassen Sie uns herausfinden, wie dies geschieht.

Übersetzt nach Alconost

Um Gruppenfehler zu beheben, müssen Sie sie zuerst finden


Heben Sie Ihre Hand, wenn sich Ihr Team regelmäßig Zeit nimmt, um solche Fragen zu besprechen: „Was funktioniert? Was funktioniert nicht? Wohin gehen wir besser? “

Wenn Sie nach drei Fragen nicht aufgegeben haben, arbeitet Ihr Team höchstwahrscheinlich an einer flexiblen Technik mit regelmäßigen Rückblicken . Retrospektiven sind Hauptversammlungen, bei denen Sie überlegen und diskutieren können, was verbessert werden kann, und festlegen können, welche Prozesse weiterentwickelt werden sollen.

Das Hauptziel ist es, eine kontinuierliche Verbesserung zu fördern, basierend auf ehrlichem Feedback des Teams. (Übrigens führen 80% aller Teams, die nach einer flexiblen Methodik arbeiten, Retrospektiven durch . Wenn Sie dies immer noch nicht tun, schließen Sie sich uns an!)

Selbst wenn Sie nicht nach einer flexiblen Methode arbeiten, kann die Gewohnheit, eine Pause einzulegen, um den Fortschritt der Arbeit zu überprüfen und darüber nachzudenken, was in Zukunft verbessert werden kann, zu einem Faktor werden, der es dem Team ermöglicht, ständig dieselben Fehler zu machen, um sich zum Besseren zu verändern Seite.

Aber es gibt einen Haken: Selbst wenn Sie regelmäßig solche Meetings abhalten - wie oft ändert Ihr Team am Ende wirklich etwas? In den meisten Fällen sagen wir nur , dass wir das Problem lösen werden, aber alles bleibt wie es war.

Viele Teams sprechen nur über Veränderungen und tun nichts - weil sie Angst haben, kein Interesse haben und etwas ändern wollen. Ja, neue Prozesse und Regeln können schwierig zu implementieren sein, aber dies bedeutet nicht, dass Sie unterwegs aufgeben müssen. Wie ein berühmter Charakter einmal sagte : „Versuchen Sie es nicht. Machen. Oder nicht. Versuchen Sie nicht. "



Die Frage ist daher: Wenn Rallyes, die der Verbesserung gewidmet sind, der beste Weg sind, um Teamfehler zu identifizieren und zu korrigieren, wie kann man sie effektiv einsetzen, damit tatsächlich Änderungen eintreten?

Dreieck des Erfolgs


Rallyes, die auf kontinuierliche Verbesserung abzielen und zu echten Veränderungen führen, sind das Ergebnis von drei Faktoren: Menschen, Prozess und Ausführung.



Menschen: Laden Sie die richtigen Leute zu Kundgebungen ein.

Prozess: Anderen helfen - Teambeteiligung fördern und sich auf die wichtigsten Themen konzentrieren. Es ist besonders wichtig, die Leute zu ermutigen, sich zu äußern, wenn das Team geografisch verteilt ist .

Ausführung: Überwachung der Umsetzung der getroffenen Entscheidungen. Nach der Rallye fängt die Arbeit gerade erst an! Damit sich etwas ändert, muss man etwas tun.

Die Organisation von Kundgebungen zur Erörterung kontinuierlicher Verbesserungen ist eine schwierige Aufgabe, da alle drei Faktoren für den Erfolg erforderlich sind.

Ich werde ein Beispiel geben. Stellen Sie sich vor, Sie haben die richtigen Leute eingeladen und folgen dem Prozess, damit sich alle zu Wort melden können, aber nach der Kundgebung kontrolliert niemand die Umsetzung der getroffenen Entscheidungen. Wird ein solcher Ansatz zum Erfolg führen? Kaum.

Oder stellen Sie sich vor, Sie hätten die richtigen Leute eingeladen und die Arbeit an Fehlern kontrolliert, aber keine Gelegenheit geboten, mit Kollegen mit einem milderen Kommunikationsstil zu sprechen . Wird das gesamte Team die Änderung unterstützen? Es ist auch unwahrscheinlich.



Fünf Rallye-Tipps zur kontinuierlichen Verbesserung


Ich werde fünf praktische Tipps geben, die dazu beitragen, die richtigen Leute einzuladen, eine effektive Kommunikation sicherzustellen und die Umsetzung der getroffenen Entscheidungen zu fördern.

1. Laden Sie die Mindestanzahl der Verantwortlichen ein


Einige glauben, dass Sie nicht mehr als sieben Personen zu einer Kundgebung einladen können . In der Praxis kann die Implementierung einer solchen Regel schwierig sein. Versuchen Sie jedoch, die Liste der eingeladenen Personen auf diejenigen zu beschränken, die direkt Entscheidungen treffen oder von den getroffenen Entscheidungen betroffen sind.

Gehen Sie die Liste der eingeladenen Personen durch und fragen Sie sich an jedem Punkt: „Wenn diese Person nicht anwesend sein kann, können wir dann die Probleme des Teams effektiv identifizieren und analysieren?“ Wenn die Antwort "Ja" lautet, kann diese Person höchstwahrscheinlich aus der Liste gelöscht werden. Wenn sie von der Diskussion nicht profitieren kann, ist ihre Einladung sowohl für Sie als auch für sie Zeitverschwendung .

Denken Sie daran: Dies kann bedeuten, dass sogar der Chef von der Liste ausgeschlossen werden muss!Auf lange Sicht arbeiten selbstorganisierende Teams besser . Manchmal besteht die beste Lösung für den Chef darin, dem Team zu ermöglichen, ohne sein Eingreifen zu arbeiten.

2. Denken Sie daran, dass auch remote arbeitende Kollegen Teil des Teams sind.


Haben Sie remote arbeitende Mitarbeiter ? Die Antwort auf diese Frage ist möglicherweise nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick scheint.

Laut Mark Kilby, einem Berater für agile Entwicklungstechniken, gibt es drei Arten von verteilten Teams : Satelliten, Cluster und Nebel.

  • Satelliten sind Teams mit einer zentralen Gruppe an einem Ort und einer oder mehreren Personen, die remote arbeiten.
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Laut Kilby gilt das Team in all diesen Fällen als verteilt. In unserem Fall spielt es keine Rolle, welcher Art von verteilten Teams Sie sich zuordnen - es ist wichtig sicherzustellen, dass alle die gleichen Chancen haben, an der Rallye teilzunehmen.

Wenn Sie der einzige sind, der an einer Telefonkonferenz teilnimmt, wissen Sie, wie schwierig es ist!

Eine der Lösungen besteht darin, jeden Remote-Teilnehmer so zu ernennen, dass ein Mitarbeiter im Büro als „Kamerad“ arbeitet, der dafür verantwortlich ist, dass seine Gemeinde gehört wird.

Eine andere Lösung besteht darin , das Team während der Rallye in einen „Nebel“ zu verwandeln . In der Praxis bedeutet dies, dass alle anderen das Gleiche tun sollten , wenn nur eine Person remote verbunden ist: Stellen Sie eine Verbindung zu einer Telefonkonferenz oder einem Video-Chat her, auch wenn Sie sich physisch im selben Büro befinden. Dies wird dazu beitragen, die Gesprächspartner auszugleichen, und es anderen ermöglichen, sich anstelle eines fernarbeitenden Kollegen zu fühlen.

3. Verwenden Sie die Techniken einer effektiven Organisation


Haben Sie jemals eine Kundgebung abgehalten, bei der Sie jemanden zwingen mussten, sich mit Gewalt zu äußern? * hebt die Hand *

Es ist unwahrscheinlich, dass sich jemand über die klingelnde Stille bei der Kundgebung freut, deren Zweck eine effektive Interaktion ist.

Hier kommen die guten alten Organisationstechniken zum Einsatz. Laut Sam Kainer, Mitautor des Facilitator's Guide , hat der Organisator der Rallye vier Verantwortlichkeiten:

  • Ermutigen Sie zur uneingeschränkten Teilnahme: Helfen Sie dabei, ein respektvolles und sicheres Umfeld zu schaffen, in dem jeder seine Gedanken austauschen kann.
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Was machen erfahrene Veranstalter in der Praxis?

Ich werde ein Beispiel geben. Damit Introvertierte das Wort ergreifen können (siehe Aufgabe 1 oben), können Organisatoren die Cross-Sketching- Technologie verwenden .

Dies ist eine Brainstorming-Technik, mit der die Gruppe schnell Ideen generieren kann. Es unterscheidet sich vom Brainstorming dadurch, dass die Teilnehmer einzeln gebeten werden, ihre Ideen aufzuschreiben und sie erst dann mit der Gruppe zu teilen. Dies ermöglicht nicht nur die Parallelisierung und Beschleunigung des Ideenentwicklungsprozesses, sondern ermutigt auch alle, sich zu gleichen Bedingungen zu beteiligen.

Hier ist ein weiteres Beispiel dafür, wie Sie eine offene Diskussion effektiv ermöglichen können .

Um sicherzustellen, dass ein breites Spektrum von Meinungen berücksichtigt wird (Verpflichtung Nr. 3 oben), kann der Veranstalter folgende Fragen stellen: „Gibt es dazu noch andere Standpunkte?“ oder "Vielleicht sieht es jemand anders?"

Dies ermöglicht es, diejenigen in die Diskussion einzubeziehen, die sich sonst möglicherweise unwohl fühlen.

4. Folgen Sie der "Energie"


Stellen Sie sich vor, Sie könnten ein Problem identifizieren, das Aufmerksamkeit erfordert, aber es gab Meinungsverschiedenheiten über die Lösung. Was würden Sie tun?

In einigen Teams wird die Entscheidung vom ältesten getroffen.

In anderen Teams wird eine Entscheidung erst getroffen, wenn sich alle einig sind.

Wie entscheidet Ihr Team, was als nächstes zu tun ist?

Wenn Sie diese Frage nicht sofort beantworten können, sollten Sie sich vielleicht acht Entscheidungsmodelle ansehen , von autoritär (eine Person entscheidet) bis einvernehmlich (alle sollten zustimmen).

Eine weitere Möglichkeit , eine Entscheidung zu treffen ist durch „Vereinbarung . “ In diesem Fall stimmt die Gruppe zu, eine Entscheidung zu treffen, die „gut genug“ ist. Anstatt zu wartenAm besten warten Sie, bis keine ernsthaften Einwände mehr vorliegen - und wählen diesen Weg.

Eine Möglichkeit, diesen Ansatz umzusetzen, heißt Follow Energy. Die retrospektive Spezialistin Diana Larsen führte mich in diese Technik ein .

Das Prinzip ist wie folgt.

  1. Listen Sie alle Optionen auf, die das Team in Betracht zieht.
  2. Bitten Sie das Team, die relativen Auswirkungen der einzelnen T-Shirts zu bewerten (im Bild unten werden die Größen der T-Shirts zur Bewertung verwendet ).
  3. Bitten Sie das Team, den relativen Aufwand zu bewerten, der erforderlich ist, um jede Aktion abzuschließen.
  4. Bitten Sie schließlich und vor allem alle, dem Punkt ein Ende zu setzen, den er aufgreifen würde - für Arbeiten, an denen er Energie hat.



Der Punkt mit der höchsten Anzahl von „Energiestimmen“ wird höchstwahrscheinlich umgesetzt. Selbst wenn jemand ein anderes Szenario bevorzugt, folgt er der Vereinbarung , an dem zu arbeiten, was mehr „Energie“ hat.

5. Konzentrieren Sie sich auf eine Sache.


Seien wir ehrlich: Veränderungen sind schwierig, auch wenn wir über einige kleine Dinge sprechen. Wie oft haben Sie sich gesagt: "Ich werde mich hinsetzen, um einen monatlichen Bericht zu schreiben!" - und dann stellte sich heraus, dass es bereits das Ende des Monats war und Sie sich bemühen müssen, rechtzeitig zu sein?

Der Grund ist, dass Sie, wie wir alle, natürlich Veränderungen widerstehen . Es ist notwendig, die schlechte Angewohnheit zu überwinden, Dinge aufzuschieben, aber dies ist leichter gesagt als getan.

In Bezug auf die Kundgebungen zur kontinuierlichen Verbesserung verschärfen viele die Situation und versuchen, zu viele Dinge gleichzeitig zu beheben. Wir diskutieren die 5-10 wichtigsten Probleme, finden mögliche Lösungen für jedes Problem und glauben, dass die Arbeit erledigt ist.

Kein Wunder, dass sich am Ende nichts ändert!

Statt einer oberflächlichen Erörterung mehrerer Probleme sollten Sie sich daher auf eines konzentrieren: Analysieren Sie die Hauptursachen gründlich - beispielsweise mithilfe der Fünf-Warum-Methode .

Im Rahmen dieses Ansatzes stellen Sie die Frage „Warum?“. fünfmal und damit die Hauptursachen des Problems herausfinden.

Ein Beispiel für diese Technik in Aktion:

Frage 1: „Warum wurde der Bericht verspätet eingereicht?“
Antwort: "Weil es niemanden gab, der es mit ihm aufnehmen konnte."
Frage 2: "Warum gab es niemanden zu nehmen?"
Antwort: „Weil das Unternehmen einen hohen Umsatz hat: Mitarbeiter kündigen schneller als neue eintreffen.“
Frage 3: „Warum ist der Umsatz hoch?“
Antworten:"Weil dem Unternehmen eine starke Kultur fehlt."
Frage 4: „Warum hat das Unternehmen keine starke Kultur?“
Antwort: "Weil es kein Team oder keine Person gibt, die für die Entwicklung verantwortlich ist."
Frage 5: „Warum ist niemand mit der Entwicklung einer Kultur betraut?“
Antwort: "Das Hauptteam hat dies nicht als Priorität angesehen."

Mit der Fünf-Warum-Methode ist es möglich, die Nichteinhaltung von Projektfristen mit Problemen in der Unternehmenskultur in Verbindung zu bringen.

Natürlich denkt niemand, dass 5 eine magische Zahl ist: Stellen Sie die Frage „Warum?“, Bis Sie zum Hauptgrund gelangen.

Und erst danach suchen Sie nach möglichen Lösungen, an denen das Team sofort arbeiten kann.

Das Diskussionsthema einschränken,Sie reduzieren den Arbeitsaufwand (WIP) und erhöhen so die Wahrscheinlichkeit, dass Sie wirklich etwas ändern können.

Mach weiter - verbessere dich!


Es gibt keine perfekten Teams. Und ehrlich gesagt sollte Perfektion nicht das Ziel sein. Das Fehlen regelmäßiger Rallyes zur kontinuierlichen Verbesserung ist jedoch der erste Schritt, um sicherzustellen, dass das Team dieselben Fehler immer häufiger wiederholt.

Haben Sie also keine Angst vor solchen Diskussionen - im Gegenteil: Ermutigen Sie sie, sie abzuhalten, und Sie werden sehen, wie das Team anfängt, gemeinsam Erfolg zu haben.

Über den Übersetzer Die

Übersetzung des Artikels erfolgte in Alconost.

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