✋🏼 💩 ☪️ Automatisierung eines Journalisten. Teil 1: Aufgaben und Kalender ⚪️ 👩🏾 🤘🏽

Seit über 15 Jahren arbeite ich als technischer Journalist. Ich helfe dabei, über Produkte, Technologien zu sprechen und was ich hier verstecken kann, in die Jagdstrategie zu integrieren.

Es gibt eine Nachfrage nach mir, daher besteht die Aufgabe für mich seit vielen Jahren darin, meine Arbeitseffizienz zu verbessern. Wie sie sagen, gibt es so viele interessante Aufgaben, und ich bin allein ...

Ich bin nicht an der "extremen Grenze" in Bezug auf Technologie. Aber wenn ein beliebtes Automatisierungstool auf dem Markt erscheint, erzählen sie mir früher oder später, ob ich es will oder nicht. Deshalb habe ich im Laufe der Jahre Dutzende verschiedener „Dinge ausprobiert, die das Leben leichter machen“. Aber am Ende kamen nur wenige wirklich zum Einsatz. Ich möchte über sie sprechen.

(und das ist mein Mann auf ein T-Shirt gemalt;)

Kurz gesagt, es ist unmöglich, über ein ganzes Tätigkeitsfeld zu sprechen, also werden wir schrittweise tauchen. Ich werde sofort eine Bemerkung machen: Dies ist keine Überprüfung der Dienste (fast jede kann durch eine analoge ersetzt werden), sondern nur eine Geschichte über meinen persönlichen Ansatz. Darüber hinaus werde ich „in meinen eigenen Worten“ sprechen, alle für die Arbeit erforderlichen redaktionellen Richtlinien ignorieren und den Prozess der Textproduktion vereinfachen.

Teil 1. Aufgaben und Kalender

Die Arbeit eines technischen Journalisten besteht nicht nur aus endlosen Gesprächen und dem Schreiben von Artikeln, sondern auch aus einer großen Routine. Einmal begann alles mit einmaligen Bestellungen für die Überprüfung von Artikeln auf Open Source. Jetzt ist meine Arbeit ein sich ständig bewegender Koloss, in dem Sie die Fristen für das Anfordern von Kommentaren, das Genehmigen von Zitaten, das Senden von Korrekturlesen, für die Verpflichtung zu regelmäßigen Veröffentlichungen usw. nicht verpassen dürfen.

Die einzige Möglichkeit, das Chaos im wirklichen Leben einzudämmen, ist Organisation und Klassifizierung.

Ich habe drei Arten von Aufgaben

Das erste sind Ereignisse, die eng an die Zeit gebunden sind - Interviews, Besprechungen, Besprechungen. Sie können übertragen werden, jedoch nicht einzeln, sondern nur nach Absprache mit den Teilnehmern.

Solche Aufgaben lassen sich bequemer im Kalender erstellen. Die meisten meiner Geschäftspartner verwenden Google Kalender, ich auch. Zu einer Zeit habe ich alle Arten von Outlook ausprobiert, aber es war ein großes Hindernis, an einen Arbeitsplatz zu binden oder mit einem Tamburin zu tanzen, um mit tragbaren Versionen zu synchronisieren.

Der zweite Typ sind umfangreiche Aufgaben, bei denen Sie noch viel Zeit für die Ausführung benötigen. Die Aufgabe muss zuerst in das Gehirn geladen werden und dann das Ergebnis generieren. Beispiel: Erstellen des Textes eines Artikels basierend auf zuvor gesammelten Informationen. Dies ist mit kleinen Ansätzen schwierig zu erreichen.

Die dritte ist die gesamte Routine, die die ersten beiden Aufgaben umgibt. Acht Anrufe bezüglich der Anordnung der Interviewzeit, fünf Erinnerungen an den Redner über die Genehmigung von Zitaten, die Genehmigung von Fristen und thematischen Plänen, das Schreiben von Fragen und die vorläufige Diskussion mit dem Kunden des Textes, das Anfordern von Fotos von Rednern zu fertigen Artikeln, falls die Redakteure dies verlangen usw. Dies schließt auch die vor nicht allzu langer Zeit entstandene Aufgabenklasse zur Formalisierung der Aktivitäten einzelner Unternehmer ein (Verträge, Handlungen, Konten, Zahlung von Steuern). Daneben gibt es Familienangelegenheiten - Kinderlogistik, Haushaltswaren: Produkte, Verbrauchsmaterialien und vieles mehr.

Für die erste Art von Aufgaben benötigen Sie einen Kalender, für den Rest - er ist kontraindiziert (rein meine Meinung). Aufgaben des zweiten und dritten Typs können nicht in einer Liste gemischt werden, weil Dies führt zu einem Missverständnis über die Gesamtzeit, die für die Arbeit zur Verfügung steht. Es ist jedoch besser, die ersten Aufgaben in der Liste durch die zweiten zu ersetzen. Familienangelegenheiten werden im Allgemeinen besser von der Arbeit getrennt gehalten ... Und wie kann dies umgesetzt werden?

Vor 10 Jahren, ohne eine so klare Klassifizierung im Kopf zu haben, dachte ich über Effizienz nach und begann mit dem Excel-Tablet, Aufgaben in Thunderbird und Versuchen, Monster Outlook anzupassen. Aber 2011 habe ich eine wichtige Entscheidung getroffen, 100% entfernt zu bleiben. Anfangs war ich nicht in der Lage, Aufgaben zu 100% der Arbeitszeit zu übernehmen, und nutzte sie für ein umfassendes Studium und die Einrichtung des Arbeitsprozesses. Es umfasste Zeiterfassung, das Lesen von Büchern über persönliche Effektivität und Fallmanagement sowie das Testen verschiedener empfohlener Tools. Die Freizeit endete schnell - Aufgaben für Geld erschienen -, aber die Gewohnheit von RTM (Remember the Milch), damals noch in Verbindung mit Evernote-Notizbüchern, kam aus all diesen Aktivitäten. Einmal hatte ich sogar ein bezahltes Konto für beide ...

Im Jahr 2015 mussten sie zusammen mit dem Rückgang ihrer eigenen Arbeit aufgrund der Geburt ihres ersten Kindes die Machbarkeit der Nutzung bezahlter Konten ausländischer Dienstleistungen überdenken - es ist verständlich, warum. Von diesem Moment an überholten und übertrafen die Volumina frühere Indikatoren. Aber jetzt ist dasselbe, nur besser, kostenlos erhältlich.

Wie das jetzt aussieht. RTM

Das Zentrum von allem ist RTM mit einer Webversion. Ich benutze es als mein persönliches „Chaos-Kontrollzentrum“. Trotz der Tatsache, dass Mobilität für mich wichtig ist (ein funktionierender Computer - ein Laptop / Tablet - ein Smartphone zum schnellen „Verstopfen“ von Löchern auf der Straße), funktionierte die Anwendung auf dem Smartphone für mich nicht. Zuerst störte ihr Modell die Synchronisation einmal am Tag auf einem kostenlosen Konto, dann auf einem kostenpflichtigen Modell einfach nicht. Ich verwende die Anwendung immer noch nur in Notfällen, wenn ich ein Unternehmen aufzeichnen muss, weit entfernt von einem der Arbeitsplätze.

Ich verwende Listen (nach Kunden), Tags (nach Beruf), Smart Lists:

alle relevanten Arbeitsaufgaben (dh alle außer der Liste „eines Tages“),
. , , - ( ), “” , ;
( / / ). , . , , , . .. , “” ;
- ( — , - , , ). , - , — . , “ ”, , . , “” ( -), — , . ;
. , , — “” (). / . , “” ( — Time_error). , - , , .

Vor einem Jahr habe ich Aufgaben auf der Straße herausgegriffen (unabhängig vom Kunden und der Art der Aktivität). Sie lebte am Stadtrand, um aus der Gegend herauszukommen, brauchte es Zeit. Ich habe versucht, alle Feldangelegenheiten für eine Woche an einem Tag zu planen. Aufgrund dessen wurde eine nicht saure Zeitoptimierung erhalten. Mit dem Umzug ins Zentrum verlor dieses „Feng Shui“ jedoch seine Bedeutung - ein Teil der Angelegenheiten kann jetzt in der Regel mit einem Elektroroller in 10 Minuten erledigt werden.

Übrigens habe ich die Dinge in Listen zuvor auch nach Ausführungsort sortiert, aber es stellte sich heraus, dass dies irgendwo in 5% der Datensätze Auswirkungen hat, sodass der Gesamteffekt nahe Null liegt. Ich habe auch Fälle im Zusammenhang mit der Zahlung herausgegriffen (wenn Dokumente vereinbart wurden oder Geld erwartet wird). Manchmal brauchte eine junge Familie dringend Geld - ich wollte verstehen, was meine Handlungen etwas beschleunigen können. Diese Praxis kommt und geht, abhängig vom Verhältnis von Einnahmen zu Ausgaben.

Um kleine Aufgaben von großen Aufgaben sowie Anrufe und Auslösungen von allem anderen hervorzuheben, verwende ich zusätzliche Notizen im Aufgabenkopf.

"0 -" Ich notiere kurze Dinge, die Sie in den Pausen tun können (schnell überprüfen, senden, per Post erinnern),
"CALL:" und "EXIT:" werden für Telefonanrufe und Fälle außerhalb des Hauses verwendet.

Das gleiche könnte mit Tags implementiert werden, aber mein Ansatz macht es einfach, die Details der Sortierung nach Frist zu beeinflussen, und erfordert keine monatliche Abonnementgebühr.

Ich verwende die integrierten Prioritäten von RTM kaum - ich vermisse ihre vier Noten. Tatsächlich verwende ich zwei Prioritäten - die höchste und keine - und füge meine Logik hinzu:

Kurze Aufgaben mit der höchsten Priorität werden automatisch an die Spitze der Liste gesetzt (wie ich oben geschrieben habe, haben sie einen Index „0-“).
Ich stelle die langen Aufgaben mit der höchsten Priorität am Morgen des Arbeitstages manuell in die Warteschlange ein und setze zuerst die Namen „1-“, „2-“ usw. ein. Manchmal bleibt diese Bewertung 2-3 Tage unverändert.
Aufgaben ohne Priorität stehen am Ende der Liste.

Ein solches Schema ist zweckmäßig, da ich große Aufgaben des zweiten Typs (2 bis 5 Stunden) habe, d.h. All dies muss nicht mehrmals am Tag wiederholt werden.

In den Notizen für die Aufgabe in RTM speichere ich normalerweise Links zu den erforderlichen Dokumenten: eine Datei mit dem Interview, Entschlüsselungstext, Buchstaben zur Aufgabe in der Mail. Zuvor fiel dies alles in Evernote-Notizen, die an Aufgaben gebunden waren. Die Praxis hat jedoch gezeigt, dass es einfacher ist, keinen zusätzlichen Dienst zum Speichern von Texten und Hyperlinks für aktuelle Projekte zu erfinden. Archiv ist eine andere Sache, aber ich werde es ein anderes Mal erzählen.

Kalenderansicht

RTM hat einen wichtigen Nachteil: Es gibt keine Kalenderansicht. Aufgaben können nach Zeit usw. sortiert werden. Hier ist jedoch der klassische "Monat", wie in Google Kalender, den Sie hier nicht sehen können. Daher wird der bereits erwähnte Google Kalender verwendet, um Informationen zu Interviews und Besprechungen aufzuzeichnen. Ein zusätzlicher Anreiz in Richtung dieses Tools ist die Tatsache, dass einige meiner Kunden es auch verwenden. Teilen Sie geplante Termine bequem per E-Mail.

Ein großes Problem war bis vor kurzem die gekrümmte Synchronisation von RTM und Google Kalender. Standardmäßig waren sie bereit, vollständige Aufgabenlisten hin und her zu senden. Und seit kurzem unterstützt Google im Allgemeinen keine Funktionen mehr, mit denen diese Synchronisierung in der kostenlosen Version implementiert wurde. Ich muss Aufzeichnungen über geplante Interviews aus dem Kalender in RTM (und nur in dieser Richtung) führen. Es stellte sich heraus, dass dies über IFTTT möglich ist. Beim Erstellen oder Ändern eines Falls im Kalender sendet mir der Dienst eine E-Mail an das RTM-Konto und fügt so eine Aufgabe mit bestimmten Parametern hinzu. Wenn ich also eine Woche plane, sehe ich in der Kalenderansicht (Monat), was an welchem Tag festgelegt ist. Und jeden Morgen, wenn ich RTM öffne, erhalte ich ganz oben auf der Liste Informationen zu Dingen, die für eine bestimmte Zeit geplant sind.

Integration, bei der Aufgaben verloren gehen

IFTTT wird auch zum Sammeln von Aufgaben von verschiedenen Konten verwendet. Ich habe Kunden, die Trello und Asana verwenden. Wenn mir dort eine Aufgabe zugewiesen wird, fallen Informationen darüber über IFTTT in meine einzelne Aufgabenliste. Ich antworte dem Kunden auf das Projekt in seinem System, kann aber meine eigene Planung in einem Fenster durchführen. Das ist sehr wertvoll.

Ebenso habe ich das Hinzufügen von Aufgaben per Telegramm-Bot erstellt.

Zum Zeitpunkt eines starken Anstiegs der Last nach dem Dekret bemerkte ich, dass ich die Aufgabe leicht verlieren könnte, wenn ich viele verschiedene Anrufe auf verschiedenen Kanälen erhalte. Dieser Verlust tritt jedoch nur zum Zeitpunkt des Wechsels zwischen Anwendungen auf. Jene. Sie haben mir zum Beispiel im Warenkorb geschrieben, dass der Text korrigiert werden soll. Ich werde es eher vergessen, wenn ich in die mobile RTM-Anwendung gehe, um eine Aufgabe hinzuzufügen, und in diesem Moment wird jemand anrufen. Nach dem Anruf wird die RTM-Oberfläche angezeigt, aber ich kann mich nicht erinnern, warum sie benötigt wurde.

Der Ausweg besteht darin, die Tatsache der Aufgabe selbst zu beheben, bevor Sie die Anwendung verlassen. Meine Aufgaben werden also über den Telegramm-Bot (von IFTTT) und über Google Mail (die Option „Zu Aufgaben hinzufügen“ und die Integration von Aufgaben mit RTM über Zapier) hinzugefügt - in meinem Fall sind dies die beiden Hauptkanäle für den Empfang von Aufgaben.

Trello für Familienaufgaben

Als ich die dritte Art von Aufgaben beschrieb, erwähnte ich Familienangelegenheiten. Um sie nicht mit allem anderen zu verwechseln, habe ich mich für einen grundlegend anderen Service entschieden - Trello. Für zwei mit meinem Mann haben wir eine Tafel, auf der alle Dinge im Zusammenhang mit Reparaturen, Kindergärten, Haushaltslogistik usw. abgeladen werden. Es gibt speziell keine Automatisierung. Von der "Home" -Board in RTM oder Kalender erhalten Aufgaben nur in Notfällen. Und nur von Hand.

Das ist alles für heute. Nächstes Mal werde ich über die Arbeit mit Lautsprechern sprechen. In diesem Teil ist nicht alles so einfach, daher wird nicht nur darüber gesprochen, was ich bereits verwende, sondern auch darüber, wie diese Art von Aktivität im Grunde aussieht und warum es nicht möglich ist, vorhandene Tools dafür zu verwenden. Vielleicht sagt mir der kollektive Verstand hier etwas?