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Entwerfen eines automatisierten Großsystems für ein großes Unternehmen in sieben Schritten

Entwurf eines automatisierten Systems für ein großes Unternehmen zur Zusammenarbeit mit seinen Gegenparteien. Erstellung von zwei Arten von persönlichen Konten gleichzeitig: für einen Mitarbeiter eines Unternehmens und für einen Händler. Aufgaben, denen nicht jeder vertraut. Und wir haben ein solches System für einen der führenden Hersteller von Bau- und Veredelungsmaterialien in Russland entwickelt.

Das Unternehmen ist riesig: mehrere Ebenen von Managern, Managern, Vermarktern, Analysten und Buchhaltern. Und mehrere Interaktionen mit etwa 150 Händlern, die in verschiedenen Regionen des Landes arbeiten. Dieses ganze System musste rationalisiert und automatisiert werden.

Es gab etwas zu arbeiten. Erstens verfügte das Management nicht über vollständige Informationen über die Endverbraucher der vom Händler verkauften Produkte, das tatsächliche Verkaufsvolumen und die Lagerbestände. Das Angebot an Produkten war daher nicht ausgewogen. Es kam zu solchen Fällen, in denen Geschenke an Händler, die auf den Ergebnissen von Marketingkampagnen beruhten, diese nicht erreichten. Im Unternehmen selbst nahmen die Manager Aufträge in Form von Excel-Dateien an und weigerten sich, Informationen über den aktuellen Stand der Dinge weiterzugeben. Die Unternehmensleitung hat verstanden, dass dies nicht weitergehen kann. Gleichzeitig trauten sie sich aufgrund der hohen Arbeitskosten nicht, mit einem großen IT-Integrator zusammenzuarbeiten.

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Schritt 1: Domain-Recherche


Studierte im Detail alle Informationen über die Aktivitäten des Unternehmens und der Produkte. Ich musste zum Beispiel lernen, verschiedene Arten von Platten und Pflastern voneinander zu unterscheiden. Wir haben die Informationen auf der Website des Kunden und auf den Websites seiner Wettbewerber kennengelernt. Erhielt Zugriff auf die internen Dokumente, Regeln, Anweisungen, Verträge mit Händlern des Unternehmens und auf das interne 1C-System.

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Schritt 2: Identifizieren Sie die wichtigsten Geschäftsziele des CEO


Der Dialog mit der Hauptperson des Unternehmens erwies sich als nützlich. Identifiziert und vereinbart die Hauptziele der Führung. Nämlich:

  • Organisieren Sie Daten zu Unternehmenslieferungen umgehend. Bewerten Sie anhand dieser Daten das Gesamtbild des Umsatzes, verfolgen Sie Trends, erstellen Sie Pläne, lösen Sie identifizierte und potenzielle Probleme.
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3:


Zu diesem Zeitpunkt wurden Dutzende von Interviews mit Mitarbeitern des Unternehmens durchgeführt: Abteilungsleiter, Manager auf verschiedenen Ebenen und Marketingfachleute. Wir haben die Methoden von Fokusgruppen angewendet und die Aktivitäten von Menschen an ihren Arbeitsplätzen überwacht. Tatsächlich wurden unsere Spezialisten einen Monat lang selbst Mitarbeiter des Kundenunternehmens. Zumindest auf der Ebene der Praktikanten. Wir haben uns so sorgfältig wie möglich mit allem befasst. In dem Maße, wie sie hinter dem Rücken von Managern saßen und von Anfang bis Ende beobachteten, wie sie mit Aufträgen arbeiten. Manager können in einer solchen Situation natürlich nicht beneidet werden, aber sie hatten kein Ziel.

Besonderes Augenmerk wurde auf die Erfassung und Analyse von Informationen über die Rechte und Zugriffsebenen von Mitarbeitern des Unternehmens auf Daten gelegt und darüber, wie der Mitarbeiter diese Informationen verwenden kann. Das Sammeln von Informationen wurde teilweise durch die Unternehmensleitung erleichtert. Es wurden speziell zwei Abteilungsleiter ausgewählt, die bei Bedarf die erforderlichen Informationen erhalten und uns geben konnten.

Daten wurden auch im Rahmen der Kommunikation mit Händlern gesammelt. Wir hatten Glück: Neben den Gegenparteien in unserer Region konnten wir auch mit Vertretern anderer kommunizieren - gerade zu dieser Zeit fand in unserer Stadt das jährliche Treffen der Firmenhändler statt. Ich muss sagen, dass die Aussicht, seine Aktivitäten für das Kundenunternehmen so transparent wie möglich zu gestalten, für die meisten Händler nicht besonders begeistert war. Und im Verlauf der Kommunikation war es schwierig, mit Menschen zu sprechen und Feedback von ihnen zu Problemen und Lösungsvorschlägen zu erhalten.

Das Hauptergebnis dieser längsten Phase des Projekts war eine detaillierte Beschreibung von Geschäftsprozessen, Wünschen, Benutzeraufgaben in UML, BPMN 2.0-Notationen und Textdateien.

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Schwierigkeiten

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4:


Basierend auf den erhaltenen Daten wurde eine große Anzahl von Tabellen und Diagrammen verschiedener Typen erstellt. Sie beschrieben Datenflüsse, alle Entitäten, ihre Beziehungen, Zustände und Interaktionen.

Eine lange Liste von Objekten, ihren Attributen, Typen und Quellen wurde mit einem Hinweis darauf erstellt, was jeder Mitarbeiter mit diesen Objekten in seinem persönlichen Konto tun kann.

Ein Vertriebsleiter arbeitet beispielsweise mit Händlern und deren Bestellungen zusammen, kann jedoch keine neuen Händler hinzufügen und sehen, wie der Versand erfolgt. Er sieht seinen Plan, sieht aber nicht den allgemeinen Plan der Abteilung. Er sieht das Warensortiment, fügt aber keine Waren hinzu. Es kann den Empfang von Werbegeschenken überwachen, erstellt jedoch keine Werbeaktionen. Usw.

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Schritt 5: Entwickeln von benutzerdefinierten Skripten


Erstellt grundlegende und zusätzliche Skripte für alle Arten von Benutzern, Verhaltensmuster.

Hier ist ein ziemlich einfaches Beispiel für ein Benutzerskript. Der Abteilungsleiter hat beschlossen, sicherzustellen, dass alle Bestellungen von Händlern schnell und effizient bearbeitet werden. Zu diesem Zweck hat der Benutzer im Abschnitt "Bestellungen" Bestellungen für die letzte Woche ausgewählt und die Liste mit all ihren Status direkt angezeigt. Anschließend wählte er Aufträge mit dem Status „In Bearbeitung“ aus und prüfte, zu welchen Managern diese Aufträge gehören.

Unsere Experten haben mehrere Dutzend solcher Szenarien für die MVP-Version beschrieben. Und selbst damit konnte zu diesem Zeitpunkt absolut nicht alles berücksichtigt werden. Der Rest war für die nächsten Phasen der Projektentwicklung geplant.

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Schritt 6: Erstellen einer Benutzerkontostruktur


Basierend auf den beschriebenen Szenarien haben wir eine Reihe von Funktionselementen des persönlichen Kontos für alle Benutzertypen und die Struktur von Abschnitten und Daten festgelegt. Für jeden Typ wurde eine eigene Partitionsstruktur mit der erforderlichen Funktionalität entworfen.

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Schritt 7: Erstellen eines Prototyps und technischer Spezifikationen


Mit dem Axure-Tool wurde ein interaktiver Prototyp des zukünftigen Systems erstellt. Nach mehreren Besprechungen haben wir uns mit dem Management des Kundenunternehmens auf diesen Prototyp geeinigt und eine klare und detaillierte technische Spezifikation für die erste Arbeitsphase erstellt, auf deren Grundlage wir uns mit der Softwareentwicklung und der anschließenden Implementierung des Systems befassen können.

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Vom Beginn bis zum Ende der Projektarbeiten vergingen drei Monate.

Dies war unsere erste Erfahrung mit solch einer groß angelegten analytischen Arbeit. Jetzt sind wir überzeugt, dass wir Probleme lösen können, die viele nur mit großen IT-Integratoren verbinden.

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