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Wir schlüpfen in die Rolle des Büroleiters. Grundlegende Versorgungsalgorithmen

Ich beschloss, diesen Artikel zu schreiben, nachdem ich ein Büro besucht hatte - dort gab es keinen schwarzen Tee. Es gab viel Grün, aber kein Schwarz. Und es gab Unterbrechungen beim Kaffee.

Und nach jedem Besuch bei einem autorisierten Händler, wenn das Auto eine Panne hat, bleibt der Wunsch bestehen, diesen Artikel zu schreiben. Einmal habe ich sogar über das Feedback-Formular auf der Website des Händlers geschrieben. Weil ich es satt habe, selbst laufende Teile zu laufen und zu kaufen.

Im Allgemeinen möchte ich in einfachen Worten die gängigsten Methoden zur Organisation der Beschaffung erläutern. Um es wirklich einfach und klar zu machen, werde ich all diese Methoden auf das übertragen, was jeder kennt und sieht: das Büro mit Tee, Kaffee und Zucker versorgen.

Stellen Sie sich also vor, Sie wären plötzlich Büroleiter geworden. Der vorherige hat vor einem Monat gekündigt und ist nach Indonesien gezogen. Wie er tat, was unbekannt ist. Und Sie müssen ein normales Bürobedarf organisieren, das voll von Programmierern, Testern, Teamleitern, Managern usw. ist.

Volumenplanung


Die Raumplanung (OKP) ist für den Lieferanten am angesagtesten, da sie ein Minimum an Aufwand und Verantwortung erfordert.

Die Essenz liegt im Namen selbst. Sie erhalten lediglich eine Liste der zu kaufenden Artikel mit Angabe der Nomenklatur und Menge. Zum Beispiel 10 Packungen schwarzer Tee, 5 grüne, 15 Packungen Kaffeebohnen usw. Die Liste enthält normalerweise eine Anmerkung, z. B. "Dies ist ein Plan für den Monat". Es stellt sich also eine volumetrische Planung heraus - Sie müssen einen bestimmten Betrag für einen bestimmten Zeitraum kaufen. Ein Zeitraum wird normalerweise als Planungshorizont bezeichnet.

Woher dieser Plan kam, stört Sie nicht wirklich. Sie müssen lediglich Lieferanten finden und bestellen. Na ja, oder zu Fuß mit einer Saitentasche nach Auchan, um wegzulaufen. Damit ist Ihre Mission vor dem nächsten Planungszeitraum abgeschlossen.

Besonders faule Lieferanten werden gebeten, ihnen einen Plan für das Jahr zu machen. Dann müssen Sie tatsächlich einmal im Jahr arbeiten.

Planung, d.h. Die Identifizierung von Bedürfnissen kann auf verschiedene Arten erfolgen.
Sie können beispielsweise alle Mitarbeiter fragen: Wie viel Tee, Kaffee und Zucker fügen Sie hinzu? Jeder wird etwas sagen, Sie werden die Beweise zusammenfassen und einen Plan bekommen. Sie können die Sammlung von Anforderungen an Manager delegieren und erhalten dann so etwas wie interne Anwendungen, die in Fabriken so beliebt sind (wenn eine Einheit etwas von einer anderen bestellt).

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, einen Plan auf der Grundlage der tatsächlichen Indikatoren der vergangenen Periode zu erstellen. Zum Beispiel ist bekannt, dass im Dezember 20 Packungen Schwarztee, 10 Grüntee und 40 Packungen Kaffeebohnen getrunken wurden. Sie können diese Daten einfach in den Plan für Januar aufnehmen und kopieren und dies jeden Monat tun.

Und Sie können die Saisonalität berücksichtigen - zum Beispiel einen Plan für den Sommer erstellen, Daten für den Winter erfassen, aber die Zahlen halbieren. Es ist schließlich klar, dass es im Sommer weniger Menschen gibt (Feiertage) und heiße Getränke nicht so gut gehen (heiß).

Rasende Exotik - hier MRP, die Methode zur Bestimmung der materiellen Ressourcen des Unternehmens. Stimmt, dann werden Sie definitiv aus dem Amt geworfen. Lass einfach alle Pläne machen.

Lassen Sie die Manager einen Verkaufsplan erstellen. Lassen Sie dann Programmierer und Teamleiter einen Produktionsplan skizzieren - nun, was werden sie in diesem Jahr tun, welche Art von Arbeit, Projekten usw. Stellen Sie dann eine Person ein, die eine „Jobspezifikation für Programmierer“ für Sie erstellt, und zusätzlich ein Flussdiagramm. In der Ressourcenspezifikation wird zum Beispiel geschrieben: Für die Produktion einer Arbeitsstunde des Programmierers werden 0,75 Beutel schwarzer Tee, 20 g Zucker und 8 g Kaffeebohnen benötigt.

Das war's. Programmierer schreiben Ihnen ein Programm, das die Produktionspläne „stört“ - um zu berechnen, wie viel Sie benötigen, um Kaffee, Tee usw. zu kaufen. die richtige Menge an Arbeit für Programmierer zu produzieren.

Die Vorteile eines solchen Schemas liegen auf der Hand. Sie als Lieferant leben einfach und unkompliziert. Keine Gerüchte, der Plan wird in einem ruhigen Modus im Voraus erstellt, und zum richtigen Zeitpunkt geben Sie einfach eine Bestellung beim Lieferanten auf. Dies ist auch für Finanziers praktisch - der Betrag, den Sie für den Kauf ausgeben, ist im Voraus bekannt und genau bekannt. So können Sie es sicher in das Cashflow-Budget aufnehmen und zum richtigen Zeitpunkt einfach die Rechnung vom Lieferanten bezahlen.

Aber der Rest der Jungs wird eng werden müssen. Zuallererst an jene Programmierer, die Sie von Jobs ausschließen, um das gesamte gekaufte Volumen an Kaffee, Tee und Zucker aufzunehmen. Vor allem, wenn sie ein Jahr lang auf Lager sind. Schließlich haben wir ein Büro, keine Fabrik, und es gibt kein Lager. Es gibt einen kleinen Hauswirtschaftsraum, aber der sys.admin und die Putzfrau mit ihren Mops befinden sich bereits dort. Und Toilettenpapier muss irgendwo aufbewahrt werden.

Und das Interessanteste - sehr bald werden Sie keinen schwarzen Tee mehr haben. Und es wird zu viel Grün geben. Weil der für das Jahr erstellte Plan in einer Woche überholt sein wird. Telepathen sind immer noch im Urlaub, und die Berechnung des Bedarfs für einen längeren Zeitraum ist einfach unrealistisch. Mitarbeiter werden hinzugefügt oder umgekehrt - sie werden gekündigt, ihre Einstellungen werden geändert oder es stellt sich heraus, dass sie einfach einen Fehler in den Berechnungen gemacht haben.

OKP ist sehr unempfindlich gegenüber Änderungen der Nachfrage. Es ist ihm egal. Wie sie sagen, was bestellt wurde, dann trinken, auch wenn Sie Ihre Meinung ändern.

Und dann kommt der Regisseur gerannt und fragt: Wo ist das Geld? Betriebskapital, Lebensunterhalt, echtes Geld. Aber es gibt keine, alle gingen, um Tee, Kaffee und Zucker zu kaufen. Tee muss die Gehälter bezahlen, den Strom bezahlen und den Tausch gegen neue Laptops arrangieren. Geld wird in Tee und Kaffee eingefroren.

Bestellung für Bestellung


Dieses Schema ist für Sie komplizierter, da Sie sich häufig mit der Beschaffung befassen müssen. Sie kommen und verkünden: Nun, Leute, von diesem Tag an kaufe ich genau das und genau so viel, wie Sie bestellen. Und Sie sind persönlich für das gekaufte Volumen verantwortlich.

Die Hauptsache hier ist nicht, den Kauf zu vergrößern. Lassen Sie jeden Mitarbeiter Tee, Kaffee und Zucker für sich bestellen. Er schreibt Ihnen einen Befehl, und sein Vorgesetzter schreibt ihn, um die Verantwortung mit seinem Untergebenen zu teilen. Und Sie nehmen diese Bestellung einfach entgegen und leiten sie an den Lieferanten weiter.

So werden normalerweise Laptops gekauft, aber Tee mit Kaffee ist auch möglich.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Sie müssen wieder überhaupt nicht baden. Führen Sie einfach die Anwendung aus - senden Sie sie an den Lieferanten, erhalten Sie die Rechnung, leiten Sie sie zur Zahlung an die Finanzabteilung weiter, warten Sie auf die Lieferung und geben Sie dem Glücklichen die glückliche Packung Tee.

Mit Geld ist es etwas komplizierter - das Budget ist nicht im Voraus bekannt. Heute bestellte 10 Packungen Tee, morgen - 50. Die Finanziers werden rebellieren und Einschränkungen und Beschränkungen verlangen. Zum Beispiel in Form von Sachleistungen - nicht mehr als 20 Packungen Schwarztee pro Monat. So etwas wie Grenzzaunkarten.

Und hier beginnt die interessanteste Geschichte, die das Schema „Ordnung für Ordnung“ mit sich bringt. In einfachen Worten ist dies Srach.

Urteile selbst. Jeder hat eine Bestellung für sich selbst gemacht - was bedeutet, dass der Tee, den er gekauft hat, sein war. Es gibt keine allgemeine Versorgung, nur persönliche. Es spielt keine Rolle, ob es sich um den Bestand einer Abteilung, eines Teams oder eines Programmierers handelt. Teilen? Nicht. Immerhin durchlief eine Person ein kompliziertes Verfahren zum Bestellen, Sichten, Koordinieren der Zahlung usw.

Also wird jemand mit Tee sitzen und jemand ohne. Nun, diejenigen, die das "Transferfenster" verpasst haben. Bestellt - trinken, vergessen - von zu Hause ziehen.

Wenn Finanziers ein Beschaffungslimit festlegen, werden die Kosten für die Verwendung dieses Limits anfallen. Jeder wird versuchen, mehr zu bestellen, um nicht ohne eine so wichtige Ressource zu bleiben. Und die Grenze ist nicht Gummi. Alle Programmierer müssen mit Ihnen, dem Büroleiter, befreundet sein, um ein vorrangiges Bestellrecht zu erhalten. Bereiten Sie eine Schachtel in der Tabelle für Pralinen vor.

Und dann brauchen Sie einen neuen Mitarbeiter, der sich um die Neuzuweisung von Ressourcen kümmert. Nennen wir es PDO - Planungs- und Versandabteilung. Sie erhalten den Antrag auf Kauf und er - den Antrag auf Bewegung von Reserven. Nun, es ist wie "Ich bitte Sie, 10 Packungen schwarzen Tee von den Testern zu nehmen und ihn uns, den Entwicklern, zu geben, weil wir das Projekt abschließen und es wirklich brauchen." Eine Person von PDO muss einen ganzen Schrank für Pralinen nehmen.

Und am Ende kommt der Regisseur gerannt und schreit: Warum arbeitet niemand? Und wenn sie arbeiten, teilen sie Zucker mit Löffeln.

Theorie der Systembeschränkungen


Die Theorie der Systembeschränkungen oder einfach CBT ist ein Management- und Planungsansatz von Elijah Goldratt. Im Allgemeinen ist CBT als Ansatz universell und findet in jeder Aktivität einen Platz. Basierend auf diesem Konzept wurden verschiedene praktische Werkzeuge für verschiedene Branchen und Prozesse entwickelt, aber das am weitesten verbreitete CBT findet sich im Angebot.

In verschiedenen Systemen finden Sie verschiedene Varianten der Namen dieser Methode, aber das Inhaltsverzeichnis wird fast nie erwähnt. Zum Beispiel BBV (Trommel-Puffer-Seil), Lagerhaltung, Verbrauchsplanung, Sicherheitsbestand usw.

Die Essenz ist dieselbe - kaufen Sie so viel, wie Sie verbrauchen. Und öfter. Aus Sicht des Programmierers / Ingenieurs sieht ein solches Schema großartig aus, da Sie dort überhaupt nicht denken müssen - es ist vollständig selbstregulierend.

Also kommst du am ersten Tag, nimmst eine Saitentasche und ziehst weiter nach Auchan. Nehmen Sie schwarzen und grünen Tee, Kaffeebohnen, Zucker. Wie viel - im Allgemeinen egal. Aber besser - weniger. Nimm eins nach dem anderen.

Dann entscheiden Sie selbst, dass Sie einmal am Tag nach Auchan fahren. Dies wird als "Nachschubzeitraum" bezeichnet. Sie können es einen "Zeitpuffer" oder nur einen Puffer nennen.

Weiter noch einfacher. Kommen Sie mit einer Saitentasche in die Küche, stellen Sie alles vorsichtig auf ein Regal und machen Sie sich an die Arbeit. Sei einfach geduldig und stressresistent, denn in einer Stunde kommen sie zu dir gerannt und sagen, dass der Kaffee vorbei ist.

Nun, überlegen Sie sich etwas, sagen Sie beschäftigt, lassen Sie sie aushalten. Gehen Sie am Morgen in die Küche und sehen Sie, was gestern von Ihrem Einkauf übrig geblieben ist. Subtrahieren Sie dann die Reste von dem, was Sie gekauft haben, und erhalten Sie Ihre tägliche Aufnahme.

Wenn etwas fehlt, kaufen Sie noch heute mehr. Zum Beispiel zwei Packungen Kaffee statt einer. Wenn grüner Tee übrig bleibt, kaufen Sie ihn noch heute nicht.

Nun eine kleine Terminologie. Die Menge jeder Position, die Sie in der Küche behalten möchten, ist die Zielstufe. Es wird auch als "Puffer" bezeichnet. Das Bild, das Sie morgens in der Küche gefunden haben, ist der Status des Puffers, d. H. Prozentsatz des tatsächlichen Bestands an Puffergröße.

Wenn Sie beispielsweise eine Packung grünen Tee gekauft haben und am Morgen sehen, dass noch die Hälfte übrig ist, beträgt der Pufferstatus 50%. Wenn überhaupt kein Getreidekaffee vorhanden ist, beträgt der Pufferstatus 0%. Und wenn jemand zwei Packungen schwarzen Tee von zu Hause mitgeschleppt hat und bereits gestern Ihren getrunken hat, beträgt der Pufferstatus 200%.

CBT mag es nicht, exakte Zahlen zu wählen oder, wie Goldratt selbst sagte, Rauschen zu messen. Es sei notwendig, aus der Vogelperspektive zu beobachten. Und teilen Sie den Puffer in drei Zonen. Pufferstatus 0-33% - rote Zone, 33-66% - gelbe Zone, 66-100% - grüne Zone. Färben Sie sich für den Pufferstatus über 100% denken Sie an sich selbst, ich mache normalerweise lila. Es gibt auch einen negativen Pufferstatus, der schwarz markiert ist, aber dies ist nicht unser Fall.

Der Rest ist einfach. Bestimmen Sie für jede Position die Farbe des Pufferstatus. Wenn rot, kaufen Sie heute mehr als gestern. Wenn gelb - so viel wie gestern. Wenn grün und höher - überhaupt nicht kaufen.

Es stellt sich die Frage: Wie viele Einheiten erhöhen den Puffer? Goldratt sagte - kümmere dich um die Berechnungen, passe um ein Drittel des Puffers an. In unserem Beispiel wird dies nicht funktionieren. Wir haben nacheinander und im industriellen Maßstab gekauft - das ist ganz normal. Zum ersten Mal können Sie den Puffer verdoppeln.

Die rote Farbe besagt, dass der Verbrauch schneller ist als das Nachfüllen, und Sie müssen den Puffer vergrößern, um nicht unter eine hungrige Ration zu fallen. Gelbe Farbe sagt, dass alles normal ist und es notwendig ist zu leben. Grün zeigt an, dass der Verbrauch zurückbleibt und Sie überbestückt sind.

Eigentlich ist das alles. Sie zählten nach Farben, was und wie viel sie kaufen sollten, flohen nach Auchan und arbeiteten weiter an sich. Gehen Sie am Morgen in die Küche und wiederholen Sie die Berechnungen. Dies ist die Selbstregulierung des Systems. Überhaupt kein Grund zum Nachdenken. Abgesehen vom Denken natürlich den Status des Puffers bestimmen.

Allmählich wird sich die Größe der Puffer beruhigen, und Sie müssen nur den Vorrat auffüllen. Dann können Sie das Büro mit Tee und Kaffee an jemanden geben, der weniger schlau ist als Sie. Geben Sie eine einfache Anweisung: In der Küche sollten jeden Morgen 10 Packungen Schwarztee, 3-grüner Kaffee, Kaffee mit 15 Körnern und 20 Packungen raffinierter Tee vorhanden sein. Kaufen Sie, was fehlt.

Und dann muss man nur manchmal einen Blick darauf werfen, wie es dort ist. Immerhin ändert sich die Situation - Saisonalität, Feiertage, Vorlieben, Anzahl der Mitarbeiter usw. Sie müssen nur die Farbe des Puffers betrachten und sie für einzelne Positionen ein wenig anpassen.

Wird Kaffee in ein paar Tagen rot? Erhöhen Sie den Puffer um ein Drittel. Ist grüner Tee immer grün? Abzüglich eines dritten. Nun, etc.

Und alles in Schokolade, nach mehreren Tagen der Selbstoptimierung. Ja, in der Praxis beginnen sie natürlich nicht mit einer Packung - sie nehmen nur historische Informationen über den Verbrauch und beginnen den ersten Tag mit diesen Zahlen. Dies ist nur der Ausgangspunkt für die Selbstregulierung des Systems.

Der Finanzier weiß jetzt wieder, wie viel Geld für Tee und Kaffee benötigt wird, da Einkaufsvolumina selten und recht genau bekannt sind. Die Mitarbeiter sind glücklich, weil immer alles da ist und mit einer kleinen Reserve. Der Systemadministrator ist glücklich, weil Sie ihn nicht aus dem Hinterzimmer fahren. Sie sind glücklich, weil das Arbeiten einfach und unkompliziert ist.

Und der Regisseur ist glücklich, weil alle glücklich sind.

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