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Wir übersetzen ein Unternehmensportal in Microsoft Teams

Hallo Habr!

Microsofts Teams Corporate messenger Publikum überschritten 20 Millionen Nutzer pro Tag, das Unternehmen , sagte am 19. November 2019.

Teams ist seinem Konkurrenten immer noch voraus - dem Corporate Messenger Slack, der mittlerweile 12 Millionen Nutzer hat.

Meiner bescheidenen Meinung nach ist dies eine ziemlich logische Lücke, die nur noch weiter wachsen wird. Microsoft hat ein hervorragendes Produkt entwickelt, mit dem Sie sehr effektiv in einem Team arbeiten können, insbesondere wenn es geografisch verteilt ist.

Wir haben Teams fast vom ersten Tag ihres Bestehens an auf dem russischen Markt eingesetzt und kürzlich in unserem Unternehmen das traditionell beliebte Portal auf SharePoint Server vollständig verdrängt und die Anzahl der E-Mail-Konversationen um durchschnittlich das 5- bis 7-fache reduziert.

Dieses Thema ist so umfangreich, dass es einfach nicht in 1-2 Artikel passt. Daher beginne ich mit einem allgemeinen Ansatz zur Verwendung von Microsoft Teams als einziger Einstiegspunkt für unsere Mitarbeiter. Auch in naher Zukunft plane ich, eine Reihe von technischen Artikeln zu veröffentlichen, wenn das Thema für Sie von Interesse ist.


Wie war das alte Portal?


Unser altes Portal wurde auf Microsoft SharePoint Server erstellt und war nicht nur ein Portal, sondern ein vollständiges Ökosystem für Unternehmensmitarbeiter, das die folgenden Hauptblöcke umfasst:

  • Ein neuer Mitarbeiter ist alles, was ein Mitarbeiter wissen muss, der anfängt, mit uns zu arbeiten. Tatsächlich handelt es sich hierbei um eine kleine Wissensbasis, die die Mission des Unternehmens, nützliche Links, den Zugang zu internen Communities und andere nützliche Funktionen für die reibungslose Anpassung der Mitarbeiter umfasst.
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Lassen Sie mich Ihnen ein Beispiel zeigen, wie unsere Analystengemeinschaft aussah.



Die Einführung des Unternehmensportals erhöhte die Effizienz des Unternehmens um 15% und erleichterte das Leben für Remote-Büros erheblich.

Die Hauptnachteile waren:

  • Ein Bruch mit dem Hauptkommunikationskanal im Unternehmen (zu dieser Zeit war es Mail + Shadow IT in Form von Communities in Skype).
  • Um an der Diskussion teilzunehmen, die Nachrichten zu sehen oder an einer Umfrage teilzunehmen, müssen Sie zum Portal gehen.
  • Fehlen eines praktischen mobilen Clients.
  • Das bescheidene Design.

Portal-Konzept bei Microsoft-Teams


Wir haben begonnen, das Konzept eines neuen Unternehmensbereichs in Microsoft-Teams gemäß der Microsoft-Methodik (Teams Assessment) zu entwickeln. Dazu gehören Besprechungen mit Schlüsselteams, die Ausarbeitung typischer Interaktionsszenarien und die Anpassung dieser Szenarien an die Office 365-Funktionen.

Die ersten Besprechungen wurden mit Unternehmensmanagern (Managing Managern, HR, Abteilungsleiter und Community, Projektmanager). Infolgedessen wurden die allgemeinen Richtungen der Änderungen klar:

  1. Übertragen Sie alle Routinearbeiten (Anpassung der Mitarbeiter, Aufgabenerinnerungen, Senden von Informationen und vieles mehr) an Chat-Bots.
  2. Implementieren Sie einen Newsfeed auf einer SharePoint Online-Newswebsite, die sich nahtlos mit Teams verbindet und proaktiv Newsfeeds sendet, ohne sich bei SharePoint anmelden zu müssen.
  3. Verteilen Sie die beliebten Dienste des Unternehmens nach Kanälen und Bots, damit sie den Szenarien der Teamarbeit entsprechen. Geben Sie den Projektmanagern beispielsweise Zugriff auf Buchungen von Besprechungsräumen, Acts, Produktionsplänen und Kalendern. CRM, Wissensdatenbank und Verträge - an Verkäufer usw.
  4. Beziehen Sie andere Tools ein, die die Effektivität der Kommunikation weiter steigern können (Planner, Stream, GitHub und andere).

Neuer Mitarbeiter


Zuvor hatten wir auf dem Unternehmensportal eine Seite für Neulinge, auf der die wichtigsten Dienste des Unternehmens aufgelistet waren: gemeinsamer Zugriff, verantwortlich für Geschäftsprozesse.

Mit der Einführung von Microsoft Teams gingen wir weiter. Es wurde beschlossen, einen vollständigen Anpassungsprozess mithilfe von Chat-Bots durchzuführen.

Es sieht aus wie das:

  1. SharePoint Online . , – 1, SAP .


  2. HR , -.


  3. . , . – Microsoft Teams. ( -).


  4. HR , ( , , ).
  5. Nach der Arbeit sendet der Bot gemäß dem angegebenen Geschäftsprozess dem Mitarbeiter nach und nach alle erforderlichen Informationen: Wer ist Ihr Chef, Links zu Ressourcen, Unternehmensregeln usw.
  6. Im Laufe der Zeit sammelt der Bot Feedback darüber, ob der Mitarbeiter mit allem im Unternehmen zufrieden ist.



Unternehmensnachrichten und Veranstaltungen


Um die wichtigsten Kommunikationskanäle der Mitarbeiter zu implementieren, haben wir ein separates Team zusammengestellt.

Im Moment hat das Team mehrere Kanäle:

  • Verbreitet.
  • Arbeitsplätze
  • Unser Leben.
  • Neuer Mitarbeiter.
  • Dienstleistungen.

Wir werden dieses Konzept weiter verfeinern. Derzeit können nicht alle im Team enthaltenen Mitarbeiter auf den gemeinsam genutzten Kanal schreiben. Für Redner gibt es einen Kanal Unser Leben . Sie treffen sich zu einem Skiausflug, kaufen alte Grammophone und bringen ihre Kinder zusammen zu Tassen.



Für einzigartige Redner wie den Frauenrat oder den Austausch von Hacks für das touristische Leben wurden separate Teams mit ihren Teilnehmern und Zweigen gebildet.

Der allgemeine Kanal verfügt über mehrere Registerkarten.

Die Zusammensetzung der Registerkarten hängt von der Richtung des Kanals ab. In unserem Fall verdient die Registerkarte " Nachrichten" maximale Aufmerksamkeit . Wenn Sie dazu gehen, wird die Nachrichtenseite von SharePoint Online sofort geöffnet.



Unternehmensdienstleistungen


Das Thema Dienstleistungen für Mitarbeiter des Unternehmens verdient eine gesonderte Stelle. Nicht alle von ihnen können und sollten aus verschiedenen Gründen in O365 automatisiert werden. Oft auch, weil das Unternehmen bereits in andere Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen investiert hat (in meinem Gedächtnis gab es Unternehmen, in denen ein Mitarbeiter in 10 oder mehr verschiedenen Systemen arbeiten muss).

Wir haben noch nicht alle unsere Dienste auf SharePoint Online migriert. Wir wollten jedoch, dass unsere Mitarbeiter ein einziges Fenster haben, in dem sie umgehend die erforderlichen Dokumente, Zertifikate und Dienstleistungen erhalten.

Dieses Fenster war der Chat-Bot bei Microsoft Teams.

Wir wenden uns mit einem beliebigen Dialog an den Bot oder wählen einfach den gewünschten Dienst aus der Liste aus und lösen unsere Probleme, ohne die Anwendung zu verlassen.



Die Arbeit findet sowohl in einem einfachen Dialogmodus als auch in den eingebauten Karten für komplexere Prozesse statt.

Zum Beispiel der Prozess der Bestellung von Briefpapier.



Der Bot kann Mitarbeiter auf Geschäftsreisen schicken, Aufgaben erstellen, die erforderlichen Informationen anfordern, Feedbackformulare, Koordinierungsaufgaben usw. zurücksenden. Darüber hinaus kann es auf der Rückseite absolut jedes System haben, das eine API hat.

Damit ist Microsoft Teams zum wichtigsten Einstiegspunkt für den schnellen Start von Geschäftsprozessen geworden. In dieser Hinsicht ist der Hauptwert natürlich die Anwesenheit eines mobilen Clients.

Gemeinschaften


Wir haben Communities nach dem gleichen Prinzip von Teams implementiert. Ich werde Ihnen am Beispiel eines Marketingteams zeigen, wie ein solcher Raum organisiert werden kann.

Der Common Channel ist die Hauptarbeit des Teams. Alle Diskussionen werden in ihrem Thread geführt, was sehr praktisch ist.

Noch bequemer ist es, Dokumente (insbesondere Präsentationen) direkt auf der Registerkarte " Dokumente" gemeinsam bearbeiten zu können .



Die gesamte Community-Wissensdatenbank kann sowohl als Dokumentbibliothek als auch in anderen Tools auf einer separaten Registerkarte angeordnet werden.

In den Community-Kanälen führen wir Planner aktiv aus. Auf anderen Registerkarten befindet sich der gesamte Arbeitsspeicher für Konferenzen, Inhalte und die Zusammenarbeit mit Lieferanten.



Anstelle einer Schlussfolgerung


Wir sind immer noch dabei, alles, was sich im Unternehmen angesammelt hat, in das O365-Ökosystem zu übertragen, aber bereits jetzt sehen wir positive Ergebnisse sowohl bei uns als auch bei unseren Partnern und Kunden.

Irgendwo las ich den Satz "Innovation ist ein Mannschaftssport". In Microsoft Teams spiegelt sich dieser Satz vollständig wider.

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