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Verantwortlichkeiten des Salesforce-Administrators: Was sollte wann getan werden?

Hallo Habr! Ich präsentiere Ihnen die Übersetzung von "Verantwortlichkeiten des Salesforce-Administrators: Was muss wann getan werden?" Von David Taber.

Was macht ein Salesforce-Administrator den ganzen Tag, die ganze Woche oder den ganzen Monat? Hier ist eine allgemeine Zusammenfassung.

Salesforce-Administratoren sind für eine Vielzahl von Aufgaben verantwortlich, die von der Unterstützung der Benutzer beim Entwerfen von Berichten und Zurücksetzen von Kennwörtern über die Aufrechterhaltung der Datenqualität, das Hinzufügen von Feldern bis hin zur Durchführung von Sicherungen reichen. Diese speziellen Aufgaben werden nicht von der Jobbeschreibung (oder der MBO-Checkliste) ausgeführt. Wir werden daher prüfen, welche Administratoraufgaben wann ausgeführt werden sollten.

Beginnen wir von vorne: Die Tatsache, dass sich Salesforce in der Cloud befindet, bedeutet nicht, dass es nicht das wichtigste IT-Asset ist. Sie haben keine Hardware oder Software, aber die Daten, die Sie in Salesforce speichern, sind normalerweise viel wertvoller als Ihre Gebühren bei Salesforce.com (SFDC). Darüber hinaus wird die Produktivität durch Vertrieb, Marketing und Support gesteigert, wodurch der Wert Ihrer CRM-Daten verringert wird. Es hat sich also gelohnt, zunächst so viel in SFDC zu investieren. Zufriedene, produktive Benutzer hängen von der Systeminfrastruktur und der Datenqualität ab, sodass Systemadministratoren nicht zufällig sein können.

Betrachten wir das Thema Best Practices aus zwei Perspektiven: Was muss getan werden und wie sollte es getan werden?

In den folgenden Listen ist zusammengefasst, welche Aufgaben in Standardintervallen ausgeführt werden müssen, einschließlich eines vorläufigen Zeitbudgets. Während sich Terminologie und Besonderheiten in erster Linie auf Salesforce.com konzentrieren, gelten für jedes moderne CRM-System allgemeine Verwaltungsgrundsätze.

Salesforce-Administratoraufgaben in Echtzeit


Administratoren müssen manchmal Benutzerprobleme in Echtzeit lösen. Der Bericht funktioniert diese Woche möglicherweise nicht oder der Prozess wird möglicherweise mitten im Stream unterbrochen. Erwarten Sie, dass Sie für jeweils 100 Benutzer zwei Stunden pro Woche für diese Aktivitäten aufwenden:

  • Entsperren von Benutzerkonten oder Zurücksetzen von Passwörtern aufgrund ihrer Vergesslichkeit.
  • Arbeiten Sie mit SSO-, Zwei-Faktor-Authentifizierungs- und Zertifikatproblemen.
  • Hinzufügen neuer weißer IP-Adressen.
  • Unterstützung der Benutzer bei der Entwicklung oder Verfeinerung von Berichten, damit sie aussagekräftige Metriken bereitstellen.
  • Problembehandlung bei E-Mail-Kampagnen, Workflows, Genehmigungszyklen oder Autorespondern, die übermäßig abgelehnte E-Mails generieren.
  • Erweitern oder Verfeinern von Freigaberegeln und Zugriffsrechten, um Datensätze ordnungsgemäß anzuzeigen und zu verwalten (während „spezielle Datensätze“ gesperrt oder ausgeblendet bleiben).
  • Korrektur von Datensätzen, die irgendwie mit Datensatztypen oder Eigentümern erstellt wurden, die sie für Benutzer unzugänglich machen.

Wenn Ihre Führungskräfte sehr auf Details achten, nehmen Sie sich für jeden Vizepräsidenten weitere 30 Minuten pro Woche Zeit, die der Administrator für Nachrichten abdecken sollte, die er nicht erhalten hat, die er nicht versteht oder nicht glaubt.

Wöchentliche Salesforce Admin-Aufgaben


Viele Verantwortlichkeiten scheinen dem wöchentlichen Zyklus zu folgen. Viele der Dinge, die letzte Woche gut funktioniert haben, werden am Montagmorgen schief gehen - und fragen Sie mich nicht warum. Einige Aufgaben müssen an dem von Ihnen ausgewählten Tag auch einmal pro Woche ausgeführt werden. Im Allgemeinen erfordern diese Aufgaben zwei bis sechs Stunden pro Woche. Beachten Sie jedoch, dass diese Bewertung nur ein relativ einfaches System ist. Wenn Ihre Umgebung ein Dutzend verschiedener Benutzergruppen und mehrere Anwendungsfälle berücksichtigen muss, kann die wöchentliche Arbeit leicht einen Tag oder mehr überschreiten.

  • Starten und Speichern eines wöchentlichen Snapshots (Datenexport) von Systemdaten und Anhängen, einschließlich aller Verlaufstabellen. Speichern Sie Schnappschüsse in mindestens 90 Tagen (oder besser in Jahren).
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  • Starten Sie Eclipse und erstellen Sie einen vollständigen System-Snapshot der Metadaten Ihres Produktionssystems. Archivieren Sie jeden Snapshot als neues Projekt, damit Sie diff später ausführen können.
  • Zeigen Sie doppelte Fehlerprotokolle an, um festzustellen, ob bei der doppelten Erkennung eine signifikante Änderung aufgetreten ist. Große Änderungen deuten darauf hin, dass Sie möglicherweise einige doppelte Übereinstimmungsregeln neu formulieren müssen.
  • Zeigen Sie die Protokolle des delegierten Authentifizierungsfehlerverlaufs an, um festzustellen, ob viele neue Fehler aufgetreten sind. Große Änderungen am Fehlermuster weisen auf falsche Einstellungen für den externen Zugriff hin.

Monatliche Aufgaben für Salesforce-Administratoren


Einige Aktionen können nur einmal im Monat ausgeführt werden, sollten jedoch häufiger als einmal im Quartal ausgeführt werden. Im Allgemeinen dauert dieser monatliche Zyklus ein bis zwei Tage.

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  • Starten Sie Data Loader (oder Ihr bevorzugtes Datenextraktionswerkzeug), um Benutzereinstellungsdaten zu extrahieren und mit den entsprechenden Dateien des Vormonats zu vergleichen. Kommentieren Sie geänderte Datensätze, indem Sie die geänderten im Produktionssystem bearbeiten (dies muss manuell erfolgen).
  • Durchsuchen Sie die E-Mail-Protokolle, um festzustellen, ob E-Mails über Salesforce grob verwendet werden.

Vierteljährliche Salesforce-Administratoraufgaben


Die folgende Liste enthält viele Dinge, die Sie ein bis drei Tage im Quartal benötigen. Die ersten beiden sind jedoch kritisch, und die von ihnen empfangenen Dateien müssen für immer gespeichert werden. Sie werden mir dankbar sein, wenn der Anwalt des nervigen Klägers mit der Datenerfassung von Salesforce.com beginnt.

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Jährliche Administratoraktionen von Salesforce


Die Hauptverantwortung besteht darin, Daten zu sammeln, die „über den Horizont hinaus“ gehen oder aus Gründen der Konformität archiviert werden müssen. Diese Aufgaben dauern drei bis sechs Tage im Jahr.

Source: https://habr.com/ru/post/undefined/

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