👌🏿 🍽️ 🏂🏽 Priority Task Ranking - IL TEMPO App ◀️ 🦄 👩‍👧

Techniken des Zeitmanagements und verschiedene Systeme der Buchhaltung für tägliche Aufgaben interessierten mich von den ersten Arbeitstagen im Büro an. Eisenhowers Matrix wurde zu einer Rettung aus dem Sumpf der Routineangelegenheiten und rettete sie zunächst vor der ineffizienten Nutzung der Arbeitszeit. Nach einigen Monaten nahm die Anzahl der Aufgaben jedoch so stark zu, dass die Quadrantentechnik ihre Schwächen zeigte. Um sie besser betrachten zu können, erinnern wir uns an das Konstruktionsprinzip der Eisenhower-Matrix. Zwei Achsen: Dringlichkeit und Wichtigkeit bzw. 4 Quadranten:

dringend und wichtig
dringend und nicht wichtig
nicht dringend und wichtig
nicht dringend und nicht wichtig

Es wird davon ausgegangen, dass die Person selbst ihre Aufgaben nach den Kriterien der Dringlichkeit und Wichtigkeit bewertet und die Ergebnisse dann in die entsprechenden Quadranten einordnet.

Und dann gibt es eine einfache Anweisung: Dringende und wichtige Aufgaben werden unabhängig und sofort ausgeführt, dringende und nicht wichtige Aufgaben werden an jemanden delegiert. Nicht dringende, aber wichtige Aufgaben können verschoben werden, aber Sie können es sicherlich selbst erledigen, aber nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben werden im Allgemeinen mit einer bedeutungslosen Belastung gleichgesetzt - es wird empfohlen, sie entweder auf unbestimmte Zeit zu verschieben oder im Allgemeinen gnadenlos zu delegieren - und geben ihnen keinen signifikanten Wert für den Arbeitsprozess .

Wenn die Dringlichkeit von Aufgaben nicht sehr schwer zu beurteilen ist - bei Vorhandensein oder Nichtvorhandensein von Fristen - wie kann dann die Bedeutung beurteilt werden? Darüber hinaus ist es so kategorisch: Es ist wichtig und nicht wichtig. Zum Beispiel habe ich fast nie unwichtige Aufgaben - ich setze sie einfach zunächst nicht für mich. Alle Aufgaben sind bis zu dem einen oder anderen Grad wichtig, und die Bewertung dieses Abschlusses ist die Hauptschwierigkeit bei der Planung. Und wann sind diese Aufgaben 10 Stück in jedem Quadranten? Wo soll man anfangen? Und diese 10 wichtigen, aber nicht dringenden, verwandeln sich leise in 10 nicht weniger wichtige, aber schon ziemlich dringende bis 10 bereits verfügbare! Und diese 10 dringend, aber nicht wichtig? Was ist mit ihnen delegiert? Als ob jede Person einen Stab von Assistenten und Assistenten hat, die bereit sind, einen Haufen seiner Aufgaben und Aufgaben zu übernehmen. In der Regel kommt es nicht auf die Delegation an - wenn die Kontrolle über die Implementierung auf die autorisierte Person übertragen wird, sondern auf die Festlegung der Aufgabe - undManchmal sind mehr Ressourcen für die Überwachung der Implementierung erforderlich als für eine unabhängige Entscheidung.

Wie die Erfahrung vieler Autoren zeigt, auch auf dem GTD Hub - einer der Hauptgründe für den Aufschub ist das Vorhandensein gleichwertiger Aufgaben. Der interne Konflikt aufgrund des Fehlens einer klaren Rangfolge nach Priorität verhindert die effiziente Nutzung der Arbeitszeit.

Eigene Bewertungsmethode

Ich war verwirrt über die Suche nach einem System, das Prioritäten für sich selbst setzen konnte, und ich sollte nur Aufgaben auf der Liste ausführen - von oben nach unten. Weder die ABC-Analyse noch Pareto oder andere Methoden ermöglichten es, diese Last gemäß der Klassifizierung der Aufgaben zu entfernen - überall dort, wo eine Person die Priorität einer Aufgabe unabhängig wählen musste.

Und ich fing an, sie selbst zu klassifizieren. Nach Wichtigkeit habe ich die Aufgaben in 4 Typen unterteilt - transparent und zugänglich. Jede Aufgabe kann einfach einer von vier Kategorien zugeordnet werden. Bei der Auswahl einer Kategorie habe ich mich an dem Prinzip des Gegenteils orientiert: Nicht "Was führt zur Lösung der Aufgabe", sondern "Was passiert, wenn die Aufgabe fehlschlägt und nicht rechtzeitig erledigt wird?" Also, die Grade der Wichtigkeit:

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Dieses System der Aufgabenklassifizierung nach Wichtigkeit erleichterte den Aufgabenverteilungsprozess erheblich, trug jedoch nicht zur Erreichung des Hauptziels bei - der sequentiellen Ausführung Priorität zuzuweisen. Ich habe verstanden, dass es notwendig ist, den Prozess der Prioritätsberechnung zu verkomplizieren und neue Kriterien für die Bewertung von Aufgaben hinzuzufügen.

Vor vielen Jahren erschien mein erstes Task-Ranking-System in Form eines Excel-Tablets. Die Bewertungskriterien waren klassische Parameter:

Bedeutung
Dringlichkeit

Die Bedeutung haben wir bereits berücksichtigt, 4 Kategorien (von 1 bis 4). In der Dringlichkeit habe ich auch 4 Kategorien mit der Zuordnung jedes Dringlichkeitsindex in aufsteigender Reihenfolge identifiziert:

Zeit für mehr als 48 Stunden
Die Frist für die Umsetzung von 8-48 Stunden
Dauer 2-8 Stunden
Zeit bis weniger als 2 Stunden

Und jetzt werde ich beschreiben, wie ich versucht habe, diesen magischen Index zu berechnen, nach dem die Aufgaben selbst mit der optimalen Priorität für die Ausführung erstellt werden sollten.

Um den Prioritätsindex zu erhalten, habe ich mich zunächst entschlossen, die Wichtigkeits- und Dringlichkeitswerte einfach zusammenzufassen, aber schnell festgestellt, dass ihre Signifikanz nicht gleich ist. Eine weniger wichtige, aber dringendere Aufgabe hatte den gleichen Index wie eine wichtigere, aber weniger dringende Aufgabe (1 + 4 = 4 + 1). Obwohl dies selbst in Bezug auf Quadranten nicht korrekt ist. Offensichtlich hat Wichtigkeit mehr Gewicht als Dringlichkeit, daher musste die Wichtigkeit von Wichtigkeit bei der Berechnung der Priorität mit einem zunehmenden Faktor multipliziert werden.

Ich habe dieses System mehrere Wochen lang im Geschäft ausprobiert und dabei das folgende Ergebnis erzielt: Bei einer großen Anzahl von Aufgaben kam der Förderer zum Stillstand - kleine, mäßig wichtige und nicht sehr dringende Aufgaben sammelten sich, wurden dringend und systematisch abgelaufen, da sie im Vergleich zu mehr permanent eine niedrigere Priorität hatten wichtige Aufgaben, die ständig ankommen. Verstöße gegen die Bestimmungen für solche Aufgaben wirkten sich sehr spürbar negativ auf den gesamten Arbeitsprozess aus. Beispiel: 3 Stunden für ein großes Projekt ermöglichten keine fünf 2-minütigen Anrufe für weniger wichtige Projekte. Und diese 5 verpassten Anrufe wurden am Ende zu einem ernsteren Problem als die Verletzung der Frist für eine Hauptaufgabe für 10 Minuten.

Das System erforderte eine neue Einführung. Und ich habe den Komplexitätsparameter eingegeben. Dies ist die Anzahl der Stunden, die zum Ausführen der Aufgabe erforderlich sind. Komplexität ist ein unverzichtbarer Parameter für die Berechnung der Priorität.

Das ist nur, im Gegensatz zu Wichtigkeit und Dringlichkeit, je geringer die Komplexität - desto höher die Priorität! Daher habe ich nicht den Wert des Komplexitätsparameters zur Summe der ersten beiden Variablen addiert, sondern den inversen Bruch für diese Zahl.

Durch die Einführung des Komplexitätsparameters konnten wir einfache Aufgaben nicht aus den Augen verlieren, deren Ausführung nicht viel Zeit erfordert. Wenn das Schreiben eines Briefes oder eines Telefonanrufs einige Minuten dauert, ist es einfacher, dies sofort und ohne Verzögerung zu tun und erst dann mit ressourcenintensiven und schwierigen Aufgaben fortzufahren.

Seit einigen Jahren hat sich die Formel zur Berechnung der Priorität viele Male geändert und modernisiert und ist mit zusätzlichen Koeffizienten zur Optimierung des Ergebnisses überwachsen. Zum Beispiel begann der Wert der Dringlichkeit nach der Formel zu berechnen und nicht nach Anwendung von Werten von 1 bis 4 gemäß den gegebenen Bedingungen.

Automatisierung

Jedes Unternehmen verfügt über Mittel zur Planung und Steuerung alltäglicher Aufgaben. Dies kann ein CRM, ein Scheduler oder ein Organizer sein. Meine Frau zum Beispiel beginnt den Arbeitstag viele Jahre hintereinander, indem sie Aufgaben auf ein Blatt Papier schreibt. Jemand verwendet Aufkleber auf dem Monitor, einige verwenden kommerzielle oder proprietäre Projektmanagementsysteme und einige verwenden Erinnerungen in Outlook. All dies ist bis zu dem einen oder anderen Grad nützlich und sogar notwendig. Da mein Priorisierungssystem in Excel auf dem Knie ausgeführt wurde, musste ich mehrere Systeme gleichzeitig verwenden, um mit Aufgaben zu arbeiten: eines zum Erstellen einer Liste mit Rangfolge nach Priorität, das zweite zum Verfolgen des Status und der Frist. Trello, Megaplan und andere Produkte sind zwar sehr funktional, haben sich aber auf meinem Smartphone nicht etabliert - die Benutzeroberfläche ist zu verwirrt.Für die Planung, Erinnerungen und Nachverfolgung habe ich Standard-iOS-Anwendungen verwendet: Erinnerungen, Alarm / Timer und Kalender. Der Kalender hat mich übrigens sehr überrascht, als ich ihn mir genauer angesehen habe. Viele iPhone-Nutzer wissen nicht, dass es sich auch um einen Tagesplaner für die Veranstaltungsplanung handelt. Von besonderem Interesse für mich war die Funktionalität von "Travel Time". Wenn Sie ein Meeting außerhalb planen, berechnet das System den Pfad zu Fuß oder mit dem Auto anhand der anfänglichen und endgültigen geografischen Standorte und bucht diese Zeit unmittelbar vor dem Meeting. Es wird Sie auch daran erinnern, wann es Zeit ist, mit dem Sammeln zu beginnen, oder es Zeit ist, zu diesem Treffen vorzurücken.dass es auch ein Tagebuch für die Planung von Veranstaltungen ist. Von besonderem Interesse für mich war die Funktionalität von "Travel Time". Wenn Sie ein Meeting außerhalb planen, berechnet das System den Pfad zu Fuß oder mit dem Auto anhand der anfänglichen und endgültigen geografischen Standorte und bucht diese Zeit unmittelbar vor dem Meeting. Es wird Sie auch daran erinnern, wann es Zeit ist, mit dem Sammeln zu beginnen, oder es Zeit ist, zu diesem Treffen vorzurücken.dass es auch ein Tagebuch für die Planung von Veranstaltungen ist. Von besonderem Interesse für mich war die Funktionalität von "Travel Time". Wenn Sie ein Meeting außerhalb planen, berechnet das System den Pfad zu Fuß oder mit dem Auto anhand der anfänglichen und endgültigen geografischen Standorte und bucht diese Zeit unmittelbar vor dem Meeting. Es wird Sie auch daran erinnern, wann es Zeit ist, mit dem Sammeln zu beginnen, oder es Zeit ist, zu diesem Treffen vorzurücken.

Ich dachte, es wäre großartig, eine Anwendung zu haben, die die Fähigkeit kombiniert, alle Aufgaben zu formulieren und zu ordnen sowie Besprechungen und Ereignisse unter Bezugnahme auf einen bestimmten Zeitraum im Tagebuch zu planen, wobei die Reisezeit für verschiedene Fahrzeugtypen unter Berücksichtigung von Staus berechnet wird . Die technische Aufgabe begann sich in meinem Kopf zu bilden.

IOS App Entwicklung für den persönlichen Gebrauch

Ich wollte die Bewerbung zuerst für mich. Die Anzahl der täglichen Aufgaben überstieg 30, die Ressourcen reichten eindeutig nicht aus. Wenn Sie den größten Teil des Tages unterwegs verbringen, ist dies manchmal bereits ein Problem. Vergessen Sie nicht, die Aufgabe zwischen Telefongesprächen auf dem Weg von Besprechung zu Besprechung zu beheben. Es ist auch schwierig, Aufgaben an Dritte zu delegieren oder zu setzen - es gab eine negative Erfahrung. Wenn Sie nicht nur eine, sondern eine Gruppe von Aufgaben gleichzeitig auf einen Job übertragen, wählt der neue Executor normalerweise die einfachsten Aufgaben mit der niedrigsten Priorität für die Ausführung aus. Daher müssen die wichtigsten Aufgaben im „Exploit-Modus“ selbst ausgeführt werden. Die Punkteinstellung des Problems löst das Problem, aber es gibt keine Zeit oder Werkzeuge dafür.

Ich setzte mich und schrieb auf, was ich von dieser universellen Anwendung will:

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Veranstaltungsplanung im Tagebuch . Die Fähigkeit, Reisezeit zu berechnen und zu buchen, ein Erinnerungssystem.

Mit solchen Wünschen wurde die erste Version der Il Tempo- Anwendung geschrieben , die ich zum Testen unter Kampfbedingungen anbiete.

IL TEMPO V1.2

Die erste Version ist sehr einfach, führt die Funktion jedoch jeden Tag aus. Erstens habe ich aufgehört, den Moment des Fixierens der Aufgabe zu verpassen - es dauert einige Sekunden, um eine Aufgabe in Tempo zu starten. Und zweitens ist die Qual, eine Aufgabe auszuführen, verschwunden - ich klicke auf die Oberseite, ohne zu schauen und mache mich an die Arbeit!

Die Programmoberfläche ist in zwei Fenster unterteilt:

Veranstalter . Dies ist der Ort, an dem alle Aufgaben, die keinen eindeutigen Bezug zur Ausführungszeit haben, herunterfallen. Sie haben eine Ausführungspriorität, die vom Programm automatisch berechnet wird.

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Wenn Sie dem Organizer eine Aufgabe hinzufügen, müssen Sie die Ausführungsfrist angeben, den Wichtigkeitsgrad der Aufgabe aus der Liste der Optionen auswählen und die geschätzte Zeit bestimmen, die erforderlich ist, um sie auszuführen.

Übrigens ist der Komplexitätsparameter der einzige, über den Sie nachdenken müssen. Es erfordert eine objektive Bewertung der eigenen Fähigkeiten und verfügbaren Ressourcen, um die Aufgabe zu erfüllen. Aber selbst wenn Sie diesen Parameter systematisch übersehen, spielt es keine Rolle, dass Sie das Aufgabenarchiv zur Kalibrierung verwenden können.

Das Archiv zeigt die Echtzeit an, die für die Ausführung aufgewendet wurde. So können Sie verstehen, warum Sie eher dazu neigen: Ihre Fähigkeiten zu überschätzen oder herabzusetzen.

Aufgaben können zur Arbeit gebracht, erledigt und bearbeitet werden. Alle Parameter können geändert werden, einschließlich der Wichtigkeit.

In der Arbeit können Sie bei Bedarf mehrere Aufgaben gleichzeitig übernehmen. Alle Aufgaben in der Arbeit stehen ganz oben in der Liste und sind mit einem Dreiecksymbol gekennzeichnet.

Das Hinzufügen eines Ereignisses zum Tagebuch erfolgt auf die gleiche Weise wie im regulären Kalender.

Startzeit, Endzeit, Reisezeit, falls erforderlich. Wenn die Reisezeit bekannt ist (bewährte Route) - wählen Sie einen digitalen Wert aus der Liste. Wenn dies nicht bekannt ist, müssen Sie die geografische Position von Anfang und Ende des Pfades angeben, um die Zeit zu berechnen, die Sie zu Fuß oder mit dem Auto auf der Straße verbracht haben.

Funktionsentwicklungsplan in der zweiten Version des Programms

Durch den realen Betrieb können Sie den Bedarf an neuen Funktionen der Il Tempo- Anwendung ermitteln .

Im Moment fügen wir dem Organizer einen neuen Parameter hinzu - "Zeit, um mit der Ausführung zu beginnen". Warum wird es benötigt? Beispiel: Es gibt eine Aufgabe - ein Anruf bei einem Kunden dauert einige Minuten. Angesichts der hohen Bedeutung und der geringen Komplexität der Aufgabe besteht jede Chance, in die Aufgaben mit der höchsten Priorität einzusteigen. Es gibt jedoch eine Bedingung: Der Kunde wurde gebeten, frühestens 3 Tage später anzurufen. Und all diese 3 Tage wird die Aufgabe ganz oben auf der Liste stehen, zunächst mit einer großen Anzahl von Stunden vor Ablauf der Frist. Es ist nicht richtig, es zur Arbeit zu bringen, es ist auch unmöglich, es zur Arbeit zu bringen. Es bleibt zu ignorieren und auf die festgelegte Zeit zu warten, aber dies ist nicht sehr praktisch. Mit dem Parameter „Startzeit für die Ausführung“ können Sie Aufgaben, die diese Frist nicht erreicht haben, grau färben und genau bis zum Start der Aufgabe aus der Prioritätsbewertung in der Liste entfernen.

Wir denken auch über die Implementierung des funktionalen „Arbeitstages“ nach. Dieser Parameter hilft, zwei Ideen gleichzeitig zu lösen:

Berücksichtigen Sie bei der Berechnung des Einsatzes von Aufgaben des Veranstalters die für Veranstaltungen im Tagebuch geplante Zeit.
Berechnen Sie Aufgaben, die offensichtlich innerhalb der Fristen zum Scheitern verurteilt sind.

Wie ist die Anwendung geplant?

Sie geben in den Anwendungseinstellungen den Zeitraum Ihrer Aktivität für Aufgaben des Veranstalters an - beispielsweise 9:00 - 19:00 Uhr. Somit weiß das Programm, dass Sie 10 Stunden am Tag Zeit haben, um Aufgaben des Veranstalters zu erledigen. Von dieser Freizeit sollten Sie die für die geplanten Ereignisse aufgewendete Zeit abziehen - wir erhalten die Informationen aus dem täglichen Protokoll. Wir erhalten eine bestimmte Anzahl an freien Stunden, jedoch unter Bezugnahme auf bestimmte Daten und Zeitintervalle.

Es gibt eine Liste von Aufgaben, die nach Priorität geordnet sind. Jeder kennt die Komplexität und Dringlichkeit. Wenn Sie die Komplexität aller Aufgaben nacheinander hinzufügen, füllt das System die gesamte freie Zeit auf diese Weise, wenn Sie sie wiederum als Förderer ausführen würden. Aufgrund der Berechnungen ist eine Situation zulässig, in der die Frist für eine Aufgabe aufgrund der angesammelten Aufgaben, Ereignisse und Einschränkungen des Arbeitstages früher eintritt, als Sie sie starten können.

Solche berüchtigten „Leichen“ müssen in Echtzeit verfolgt werden und solche Aufgaben mit Farbe hervorheben. Auf diese Weise können Sie die Aufgabe zu einem früheren Zeitpunkt delegieren, ohne auf einen Fehler zu warten.

Das Auftreten solcher Aufgaben ist unvermeidlich, wenn mehr Arbeit vorhanden ist, als Sie tun können. Mit dieser Funktionalität können Sie Ressourcen kompetenter planen und Überlastungen vorhersagen.

Wir planen auch die Speicherung der Datenbank in der Cloud, die Synchronisierung, den Webzugriff und die Autorisierung.

Nun, der logische Schritt ist, die Version für Android zu veröffentlichen .

Abschließend

Wer wird die Anwendung unter Kampfbedingungen für echte Aufgaben herunterladen und testen - bitte geben Sie Feedback.

Ich bitte Sie auch, Ihre Meinung in den Kommentaren mitzuteilen und an den Umfragen teilzunehmen.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!