⛪️ 🆓 🌔 Wie wir ein verteiltes Team von mehreren hundert Mitarbeitern zu SAAS transferierten 🥕 🛄 🦎

Zusammenarbeit ist ein wunder Punkt für traditionelle Bürowerkzeuge. Wenn zehn Personen gleichzeitig an einer Datei arbeiten, wird nicht mehr mehr Zeit und Mühe für die Bearbeitung aufgewendet, sondern für die Suche nach Änderungen und deren Autoren. Dies wird durch viele Anwendungen erschwert, die nicht immer kompatibel sind. Eine Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, besteht darin, ein Upgrade auf Cloud-basierte Office-Suiten durchzuführen. Es gibt nicht so viele von ihnen, und wir werden Ihnen erzählen, wie wir den Konservatismus der Forex Club-Mitarbeiter überwunden haben und in nur wenigen Monaten ein verteiltes Unternehmen mit Hunderten von Büros auf G Suite übertragen konnten.

Warum hast du dich entschieden zu gehen?

Forex Club wird normalerweise im Zusammenhang mit dem Online-Handel zu Wechselkursen in Erinnerung gerufen. Dieses Unternehmen arbeitet jedoch mit verschiedenen Arten von Währungsinstrumenten in verschiedenen Ländern der Welt. Aus diesem Grund verfügt sie über eine sehr komplexe IT-Infrastruktur mit einer eigenen Plattform für Kunden.

Zum Zeitpunkt unserer Bekanntschaft verwendete das Backoffice des Unternehmens verschiedene Plattformen und Anwendungen. Das Hauptwerkzeug für die meisten Mitarbeiter war die Microsoft Office Suite und Mail auf Zimbra. Vor allem ein Add-On aus zusätzlichen Speichern, Backups, Antivirenprogrammen, zahlreichen Konnektoren und Integrationen sowie der Lizenzverwaltung von Microsoft und Zimbra mit regelmäßigen Audits.

Die IT-Abteilung des Forex Club war unrentabel, um dieses System zu unterstützen. Eine ausgefeilte Infrastruktur erforderte die Anmietung einer großen Anzahl von Servern, DRP-Pläne für den Fall einer Trennung dieser Server oder einen Ausfall der Internetverbindung sowie Sicherungen. Um einen störungsfreien Betrieb zu gewährleisten, wurde im Laufe der Zeit eine spezielle Abteilung für Administratoren gebildet, die weiterhin die Aufgabe hatte, Lizenzprüfungen durchzuführen.

Aufgrund der Fülle verschiedener Programme hatten auch normale Forex Club-Mitarbeiter Probleme. Ohne die Möglichkeit, Versionen von Dokumenten zu verfolgen, war es schwierig, den Autor einiger Korrekturen und die endgültige Version des Textes oder der Tabelle zu finden.

Um die Wartungskosten zu senken, suchte Forex Club nach einer Möglichkeit, die gleichen Probleme einfacher zu lösen. Hier begann unsere Interaktion.

Suche nach einer Alternative

Um eine vollwertige Zusammenarbeit zu implementieren, musste der Ansatz selbst geändert werden - um vom lokalen Speicher in die Cloud zu wechseln. Forex Club suchte nach einer gemeinsamen Cloud-Lösung für alle Office-Anwendungen. Es gab zwei Kandidaten: Office 365 und G Suite.

Office 365 hatte Priorität, da viele Forex Club-Lizenzen von Microsoft erworben wurden. Office 365 migriert jedoch nur einige der Funktionen der Office-Suite in die Cloud. Benutzer müssen die Anwendung weiterhin von ihrem persönlichen Konto herunterladen und damit mit Dokumenten nach dem alten Schema arbeiten: Kopien mit Versionsindizes senden und erneut speichern.

Die Google Cloud G Suite bietet mehr Funktionen für die Zusammenarbeit und ist billiger. Bei Microsoft-Produkten müsste ich die Unternehmensvereinbarung verwenden, und dies ist eine völlig andere Höhe der Ausgaben (selbst unter Berücksichtigung der gekauften Software). Die Implementierung von G Suite mit unserer Hilfe erfolgte über das Google-Programm, mit dem Großkunden für die Kosten für die Umstellung auf die Dienste des Unternehmens entschädigt wurden.

Es war geplant, die meisten Dienste, die Mitarbeiter nutzen, auf G Suite zu übertragen:

Kalender und E-Mail (Google Mail und Google Kalender);
Notizen (Google Keep);
Chat und Online-Konferenzen (Chat, Hangouts);
Office Suite und Umfragegenerator (Google Text & Tabellen, Google Forms);
Shared Storage (GDrive).

Überwinde das Negative

Die Implementierung eines Tools, auch des bequemsten, ist für Endbenutzer immer negativ. Der Hauptgrund ist der Konservatismus, da die Menschen nichts ändern und sich an neue Arbeitsansätze gewöhnen wollen. Die Situation wurde durch die spezifische Wahrnehmung der Präsenz im Web als nur das Aufrufen von Websites (die jedoch nicht auf diesen Websites funktionieren) erschwert, wie es bei Nicht-IT-Mitarbeitern üblich ist. Sie haben einfach nicht verstanden, wie man damit arbeitet.

Auf der Seite des Forex CLubs war Dmitry Ostroverkhov für das Projekt verantwortlich. Er kontrollierte die Implementierungsphasen, sammelte Benutzerbewertungen und priorisierte Aufgaben. Gemeinsame Schulungen, Mitarbeiterbefragungen und Erläuterungen zu den Unternehmensregeln erleichterten uns den Einstieg.

Das Hauptziel von Softline in diesem Projekt war die Schulung von Benutzern und Systemadministratoren sowie des technischen Supports in der ersten Phase. Wir haben in einer Reihe von Schulungen erklärt, wie das Produkt funktionieren soll. Insgesamt haben wir 15 Schulungen zu je 4 Stunden durchgeführt. Die erste - vor dem Pilotprojekt - für Systemadministratoren, die die Voraussetzungen für die Transformation schaffen. Und die folgenden sind bereits für normale Mitarbeiter.

Im Rahmen des Hauptschulungsprogramms haben wir die Vorteile hervorgehoben, die die Endbenutzer für die Schwierigkeit entschädigten, sich an das neue Tool zu gewöhnen. Und am Ende jeder Schulung konnten die Mitarbeiter ihre Fragen stellen, wodurch die Fallstricke zu Beginn der Arbeit beseitigt wurden.

Obwohl der Forex Club Schulungsseminare für seine eigenen Kunden abhält, konnte das Unternehmen aufgrund des Mangels an Lehrern mit den erforderlichen Kompetenzen nicht alleine mit der Schulung in G Suite beginnen. Um die Auswirkungen unserer Schulungen zu bewerten, führte der Forex Club vor und einige Zeit danach Umfragen bei Studenten durch. Die erste Umfrage ergab überwiegend negative Wahrnehmungen zukünftiger Veränderungen. Das zweite - im Gegenteil, der Anstieg des Positiven. Die Leute begannen zu begreifen, dass dies auf ihre Arbeit zutraf.

Pilotbüro

Das Projekt begann Ende 2017, als zehn Systemadministratoren auf G Suite umstellten. Diese Menschen mussten Pioniere werden, die die Vor- und Nachteile der Lösung identifizierten und den Weg für eine Transformation ebneten. Wir haben deren Feedback und Empfehlungen berücksichtigt und im Januar 2018 eine mittelgroße Niederlassung mit einem lokalen Systemadministrator für den ersten Testübergang von Nicht-IT-Mitarbeitern ausgewählt.

Der Übergang erfolgte gleichzeitig. Ja, es ist schwierig für Benutzer, auf neue Tools umzusteigen. Wenn Sie also zwischen einer Cloud-Lösung und einer Desktop-Anwendung wählen können, tendieren Benutzer zu einem vertrauteren Desktop und verlangsamen globale Update-Pläne. Nach Abschluss der Schulung für das Pilotbüro haben wir alle schnell in die G Suite versetzt. In den ersten Wochen gab es immer noch Widerstand, ein lokaler Systemadministrator befasste sich damit, der alle schwierigen Momente erklärte und zeigte.

Nach dem Pilotbüro haben wir die gesamte IT-Abteilung des Forex Club vollständig auf die G Suite übertragen.

Wir ändern ein Filialnetz

Nachdem wir die Erfahrungen des Pilotprojekts analysiert hatten, entwickelten wir zusammen mit der IT-Abteilung des Forex Club einen Übergangsplan für den Rest des Unternehmens. Ursprünglich war geplant, den Prozess in zwei Schritten durchzuführen. In der ersten Phase wollten wir nur die Mitarbeiter des Forex Clubs schulen, die dem Produkt am treuesten sind und das Projekt in ihren Büros bewerben. In der zweiten Phase helfen sie den Kollegen, auf eine neue Plattform umzusteigen. Um die „Evangelisten“ im Unternehmen auszuwählen, haben wir eine Umfrage durchgeführt, deren Ergebnisse alle Erwartungen übertrafen: Etwa die Hälfte des gesamten Forex Clubs antwortete. Dann haben wir beschlossen, den Prozess nicht zu verlängern, und die Phase der „Implementierung durch Mitarbeiter“ verpasst.

Wie im Pilotprojekt migrierten zunächst die Hauptniederlassungen, in denen sich ein lokaler Systemadministrator befindet - er half bei der Bewältigung der auftretenden Schwierigkeiten. In jedem Büro ging dem Übergang zu neuen Tools eine Schulung voraus. Die Schulungen mussten nach einem flexiblen Zeitplan geplant werden, der unterschiedliche Zeitzonen und Arbeitspläne berücksichtigte. Für Büros in Kasachstan und China mussten die Schulungen beispielsweise um 5 Uhr morgens in Moskau beginnen (G Suite funktioniert übrigens in China einwandfrei, egal was passiert).

Nach dem Hauptsitz hat ein Filialnetz auf G Suite umgestellt - rund 100 Punkte. Die Besonderheit der letzten Phase des Projekts war, dass es in diesen Niederlassungen hauptsächlich Verkäufer gibt, die viel mit Tabellenkalkulationen arbeiten. Für sie haben wir zwei Wochen lang Schulungen durchgeführt, um die Datenübertragung zu unterstützen.

Gleichzeitig arbeiteten unsere Spezialisten hinter den Kulissen des Supports für den Forex Club selbst, da unmittelbar nach dem Übergang zu G Suite die Anzahl der Anrufe beim technischen Support erwartungsgemäß zunahm. Der Höhepunkt der Anwendungen fiel mit dem Übergang des Filialnetzes, aber allmählich begann die Anzahl der Anfragen abzunehmen. Anwendungen für Office-Produkte und E-Mail, die Verwaltung von Softwarelizenzen, die Arbeit mit Servern und Netzwerkgeräten sowie Backup-Kommunikationskanäle wurden besonders reduziert. Das heißt, die Implementierung hat die Belastung der ersten Support- und Backoffice-Linie verringert.

Insgesamt dauerte der Umzug der Büros rund zwei Monate: Im Februar 2018 wurden die Arbeiten in den Hauptgeschäftsstellen und im März im gesamten Filialnetz abgeschlossen.

Unterwasserfelsen

Ein Hauptproblem war die Geschwindigkeit der E-Mail-Migration. Es dauerte 1 Sekunde, um eine E-Mail mit IMAP Sync von Zimbra an Google Mail zu übertragen. Ungefähr 700 Mitarbeiter arbeiten in Hunderten von Forex Club-Büros, und jeder von ihnen hat Tausende von Briefen (insgesamt betreuen sie mehr als 2 Millionen Kunden). Um die Migration zu beschleunigen, haben wir das G Suite-Migrationstool verwendet. Damit wurde das Kopieren von Briefen beschleunigt.

Daten aus Kalendern und Aufgaben mussten nicht übertragen werden. Obwohl es in der alten Infrastruktur einige Lösungen gab, wurden sie von den Mitarbeitern nicht vollständig genutzt. Beispielsweise wurden Unternehmenskalender in Form eines Portals auf Bitrix implementiert, was unpraktisch ist. Daher hatten die Mitarbeiter ihre eigenen Tools und die Mitarbeiter waren unabhängig an der Datenübertragung beteiligt.

Außerdem wurden Benutzer übertragen, um Betriebsdokumente zu übertragen (es handelt sich nur um Daten zur aktuellen Arbeit - für die Wissensbasis des Unternehmens wird eine andere Lösung verwendet). Hier sind keine Fragen aufgetaucht. Es war nur so, dass irgendwann eine administrative Grenze gezogen wurde - die Verantwortung für die lokal gespeicherten Informationen ging an die Benutzer selbst über, während die IT-Abteilung bereits die Sicherheit von Daten auf Google Drive überwachte.

Leider gelang es nicht allen Workflows, Analoga in G Suite aufzunehmen. Beispielsweise verfügen die allgemeinen Postfächer, die Forex Club-Mitarbeiter in Google Mail gewohnt sind, nicht über Filter, sodass es schwierig ist, einen bestimmten Brief zu finden. Die gleiche Schwierigkeit bestand bei der SSO-Autorisierung in Google Chat, aber dieses Problem wurde durch eine Anfrage zur Unterstützung von Google gelöst.

Die Hauptprobleme für die Nutzer waren darauf zurückzuführen, dass die Google-Dienste noch nicht Teil der Funktionen der Wettbewerber sind, z. B. Skype oder Office 365. In Hangouts können Sie nur Anrufe tätigen, in Google Chat werden keine Anführungszeichen gesetzt, und Google Sheets unterstützt Microsoft Excel-Makros.

Darüber hinaus haben Microsoft- und Google Cloud-Produkte unterschiedliche Ansätze für Tabellenbearbeitungswerkzeuge. Word-Dateien, die Tabellenkalkulationen enthalten, werden manchmal mit falscher Formatierung in Google Text & Tabellen geöffnet.

Als wir uns an die neue Infrastruktur gewöhnt haben, wurden einige der Schwierigkeiten durch alternative Ansätze gelöst. Beispielsweise verwenden Tabellenkalkulationen anstelle von Makros Skripte, die für Forex Club-Mitarbeiter noch praktischer erscheinen. Es konnte kein Analogon nur für die Finanzabteilung des Forex Club gefunden werden, die sich mit 1C-Berichten befasst (mit Skripten, komplexer Formatierung). Daher wechselte er nur im Hinblick auf die Zusammenarbeit zu Google Sheet. Für andere Dokumente wird weiterhin die Office Suite (Excel) verwendet.

Insgesamt hat Forex Club etwa 10% der Microsoft Office-Lizenzen hinterlassen. Bei solchen Projekten ist dies üblich: Weniger Mitarbeiter nutzen die erweiterten Funktionen von Office-Suiten, sodass der Rest problemlos einen Ersatz akzeptieren kann.

Es ist zu beachten, dass im Rest der Infrastruktur keine umfangreichen Transformationen durchgeführt wurden. Der Forex Club hat Jira und Confluence nicht aufgegeben, obwohl er Google Keep für betriebliche Aufgaben eingeführt hat. Um Jira und Confluence in die G Suite zu integrieren, haben wir Plugins bereitgestellt, mit denen Sie Daten schnell übertragen können. Das Überwachungssystem sowie viele zusätzliche Tools wurden beibehalten: Trello, Teamup, CRM, Metriken, AWS usw. Natürlich blieben die Systemadministratoren in den Niederlassungen.

Chromebook-Experiment

Auf der Suche nach einer Möglichkeit, Kosten zu senken, beabsichtigte Forex Club, alle auf Chromebook-basierte mobile Workstations zu übertragen. Das Gerät selbst ist extrem billig und mithilfe von Cloud-Diensten können Sie schnell eine Workstation bereitstellen.

Wir haben mobile Jobs an einer kleinen Gruppe von 25 Benutzern in der Verkaufsabteilung getestet. Die Mitarbeiter dieser Abteilung hatten keine Aufgaben, die die Arbeit nur über das Internet verhindern würden. Daher hätte diese Migration für sie unbemerkt bleiben müssen. Den Testergebnissen zufolge stellte sich jedoch heraus, dass die Hardware eines kostengünstigen Chromebooks nicht für alle Forex Club-Unternehmensanwendungen ordnungsgemäß funktioniert. Und teurere Modelle, die den technischen Parametern entsprechen, erwiesen sich als angemessen im Vergleich zu klassischen Laptops auf Windows-Basis. Infolgedessen beschlossen sie, das Projekt abzubrechen.

Was hat sich mit dem Aufkommen von G Suite geändert?

Trotz aller Vorurteile und Misstrauen gaben 80% der Mitarbeiter bereits 3 Monate nach dem Training in den Umfragen an, dass G Suite ihnen die Arbeit mit Dokumenten wirklich erleichtert habe. Nach dem Übergang nahm die Mobilität von Mitarbeitern zu, die mehr mit tragbaren Geräten zu arbeiten begannen:

Statistiken zur Nutzung mobiler Geräte nach Angaben von Forex Club

Google Forms erfreuten sich großer Beliebtheit. Innerhalb der Abteilungen können Sie schnell Umfragen durchführen, für die Sie zuvor E-Mails verwenden mussten, und die Ergebnisse manuell erfassen. Die meisten Fragen und Beschwerden wurden durch den Übergang zu Google Chat und Hangouts Meet verursacht, da sie im Allgemeinen weniger Funktionen haben, aber durch ihre Verwendung viele Messenger innerhalb des Unternehmens aufgegeben werden konnten.

Die Projektergebnisse wurden von Dmitry Ostroverkhov formuliert, mit dem wir zusammengearbeitet haben: „Das Projekt hat die Kosten des Forex Clubs für die IT-Infrastruktur gesenkt und seine Unterstützung vereinfacht. Eine ganze Schicht von Prozesswartungsaufgaben ist verschwunden, da diese Probleme von Google behoben werden. Jetzt können alle Dienste remote konfiguriert werden, sie werden von einigen Google-Administratoren unterstützt, und die IT-Abteilung hat Zeit und Ressourcen für andere Dinge frei gemacht. “

Wie wir ein verteiltes Team von mehreren hundert Mitarbeitern zu SAAS transferierten