Get best of the week

5 مطبات لتحقيق الفعالية الشخصية

إذا كنت قد تعلمت السيطرة على جميع مجالات الحياة ، فاقرأ مقالًا آخر. ولكن إذا كان العمل من المنزل يجعلك تفكر في تحسين الفعالية الشخصية ، فهذا التحليل لك. استنادًا إلى الخبرة الشخصية والتواصل مع الزملاء ، قام كيريل بيلوبورودكو ، وهو مدير مشروع ومدير في مكتب EPAM Kharkiv ، بجمع أخطاء نموذجية يمكن أن تدفع مبتدئًا إلى التسويف ، بدلاً من المساعدة في القيام بالمزيد.

سيريل هو متابع لأدوات طويلة لزيادة الفعالية الشخصية. يقدمهم بنشاط ليس فقط في عمله ، ولكن أيضًا في جميع مجالات الحياة تقريبًا. في الربيع الحالي ، عندما تطلب الحجر الصحي من معظم محترفي تكنولوجيا المعلومات العمل عن بُعد ، ساعدوه في الحفاظ على الإنتاجية في المنزل والحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة. بناء على طلبنا ، يشارك سيريل خبرته وتوصياته معك.



جزء من النظرية


على مدى سنوات التجربة والاختبار ، قرأت العديد من الكتب واختبرت عددًا من الأدوات. إذا كنت قد بدأت للتو في الغوص في موضوع الفعالية الشخصية ، فإنني أوصي بما يلي:

  • ديفيد ألين ، "كيفية ترتيب الأشياء. فن الإنتاجية بدون ضغوط " . هذا كلاسيكي. الكتب التالية تتبع وتطور ممارسات ألين.
  • جليب أرخانجيلسك ، "Time Drive. كيفية إدارة العيش والعمل " . يمكن التعامل مع الكتاب بشكل نقدي إلى حد ما ، لكنه واحد من أكثر المصادر الشاملة لإدارة الوقت.
  • مكسيم دوروفيف ، تقنيات جدي . مجموعة جديدة نسبيًا من تقنيات الأداء المثبتة من مؤلفين مختلفين.
  • , «7 ». . .
  • , , « ! 1 ». , . , , .

بعد قراءة أي من هذه الكتب ، ستفهم أن المهارة الأساسية الأولى اللازمة لتحقيق الفعالية الشخصية هي إصلاح الحالات الواردة ووصفها ، وبعد ذلك - إدخالها في أي نظام. كتب ديفيد ألين عن أشياء تناظرية مثل صواني المراسلات. الآن ، بالطبع ، من الأفضل استخدام الأدوات الرقمية. في الوقت نفسه ، لم يتغير المبدأ الأساسي: يجب إصلاح المهام وتجميعها في فئات وتصنيفها حسب وقت التنفيذ. النهج الكلاسيكي لمصفوفة أيزنهاور مناسب لهذا.

حسنًا ، المفتاح بعد التعرف على النظرية هو ربط الممارسة.

أدوات الكفاءة


نصيحة عامة: بغض النظر عن الطريقة التي تفضل بها اليوميات الورقية ، فكر في اختيار أداة رقمية. بالطبع ، الخيار كبير جدًا ومن المهم أن تجد تطبيقًا يلبي متطلباتك. ولكن لا يتعين عليك نقل الملاحظات باستمرار من جهاز كمبيوتر محمول إلى كمبيوتر محمول أو هاتف ذكي. هذا ، في رأيي ، يؤدي إلى نتائج عكسية.

إليك الأدوات التي جربتها:

  • الملاحظات القياسية وقوائم المراجعة في الهاتف الذكي . الطريقة الأكثر شيوعًا ، ولكن بالنسبة للمبتدئين فهي مريحة تمامًا ؛
  • لوحة شخصية في Trello . خيار جيد ، متعدد الوظائف وسهل لإدارة المشاريع الصغيرة. لأن الكثير من الناس يستخدمونه كلوحة كانبان شخصية. لكن بالنسبة لي شخصيا ، كان الأمر مرهقا إلى حد ما ، مع تفاصيل مفرطة. يتطلب الحفاظ على أهميتها كل يوم جهدا.
  • - Pomodoro. . , . – . . , . 2020 30 . , .
  • Toggl. . . .
  • Todoist . هذا هو التطبيق الذي انتهى به الأمر. أقوم بأعمال ومهام منزلية فيه ، وشكل قوائم بالأدب والشؤون. ينقسم My Todoist إلى 7 فئات كبيرة وفقًا لمبادئ ستيفن كوفي. تحتوي بعض الفئات على أقسام فرعية داخلية ، وأضع المهام فيها ، مع تحديد الأولوية برموز الألوان. أشارك بعضهم مع زوجتي وأصدقائي ، حتى تتمكن من تحسين العمل الكلي في مهمة معينة.

لذلك ، لقد اخترت أداة مناسبة لك وبدأت في ضخ الفاعلية الشخصية ، كما تدرس الكتب وكما يقترح التطبيق. هذا هو المكان الذي يمكنك الوصول إليه ...

الفخاخ المبتدئين


فخ رقم 1 . اقضِ كل الوقت في إصلاح الأشياء. هذا ما شعرت به على نفسي مرة واحدة. إذا قمت بتدوين جميع المهام بأدق التفاصيل ، فلن يكون هناك وقت كاف لتنفيذها مباشرة. ضع حاجزًا معينًا: على سبيل المثال ، إذا استغرق تنفيذه أقل من خمس دقائق ، فأنت لا تلتزم به ، ولكن تفعل ذلك على الفور. بالإضافة إلى ذلك ، يعد التنقل في قائمة المهام أمرًا صعبًا وغير فعال.

فخ رقم 2. الصورة كاملة - ضربات واسعة. هناك تطرف آخر ممكن أيضًا: المهام التي تقوم بإصلاحها عامة جدًا. إذا تحولت إلى أولوية أخرى ، فعندما تعود بعد أسبوع ، فإنك تخاطر بعدم تذكر المرحلة التي توقفت عندها وما عليك القيام به الآن. المخرج هو تطوير تنسيق "حجم البتات" قابل للهضم وتقسيم المهمة الكبيرة إلى أجزاء يمكن الانتهاء منها في غضون نصف ساعة (على سبيل المثال ، "إعداد الهيكل العظمي للعرض التقديمي وإرساله للموافقة"). لا يجب أن تخشى عدم إكمال المهمة في وقت معين ، ونتيجة لذلك ، الرغبة في نقلها.

فخ 3. صياغة مجردة. يجب وصف المهام بطريقة تجعلها مفهومة ، وكان من السهل قياس نجاح تنفيذها (على سبيل المثال ، "تعيين سلسلة من المكالمات الهاتفية" ، "إنشاء خارطة طريق للمشروع الحالي" ، "التحدث مع شيء حول هذا الموضوع ومثل هذا" - ناجح خيارات: "تعلم اللغة الإنجليزية" ، "بناء المعرفة في إدارة الأفراد" - ليس حقًا). المهام بدون تفاصيل تهاجر كل يوم وتتعرض لخطر عدم اكتمالها.

فخ 4. الصعوبات مع الأولويات. هناك نهجان قطبيان ، ولكن اختيار أحدهما يستحق التمسك به. يقول المرء أنه من الأفضل أن تبدأ اليوم بأصعب مهمة بأولوية عالية (يكتب براين تريسي عن هذا في كتابه "أكل ضفدع! 21 طريقة للتعلم إلى الوقت"). آخر - يعرض عليك البدء بمهام "زيادة سرعة التشغيل" ، ولكن تأكد من أن المهام المهمة لا يتم ترحيلها من يوم لآخر.

فخ رقم 5. توقعات عالية. حاول إجراء تقييم مناسب لعدد الحالات التي يمكنك القيام بها في اليوم. على سبيل المثال ، في المتوسط ​​، تؤدي 5 مهام. إذا كنت تخطط 10 ، فسيكون من الصعب التعامل مع الجميع وقد تكون الجودة في النهاية عرجاء. بالإضافة إلى ذلك ، اترك مخزنًا مؤقتًا للوقت لـ "OS". ستكون دائما. من المفيد أيضًا تصنيف المهام إلى تكتيكية واستراتيجية (هذا الأخير ، بالطبع ، سيتطلب المزيد من الوقت. يجب أن يؤخذ هذا في الاعتبار عند التخطيط).

زوجان من النصائح غير الواضحة


يحدث أن نشعر بالملل من التطبيق ونخاطر برمي عادة جيدة جديدة . يعتقد Todoist "الوقاية" الجيدة وفي بعض الأدوات الأخرى: مستخدم التطبيق لديه الكارما. ترتفع عندما لا تكون هناك مهام متأخرة وتستكمل كل ما خططت له. إنه يحفز.

حاول إضافة ليس فقط العمال ، ولكن أيضًا مهام أخرى إلى التطبيق لتحقيق الفعالية الشخصية. اصنع نوعًا من التناظرية الديناميكية لـ "عجلة الحياة" . سيساعدك هذا على ملاحظة مجال الحياة الذي يتطلب اهتمامًا طويلًا في الوقت المناسب.


جعل تقويم عملك حليفك! هذا ينطبق بشكل خاص على أولئك الذين يستخدمونه بنشاط والمشاركة في العديد من الاجتماعات. "قفل" في التقويم في الوقت الذي تحتاج فيه إلى التركيز(أو تناول الغداء. في بعض الأحيان يكون ذلك حيويًا). في نفس الوقت ، اترك فتحات مجانية حتى يتمكن الزملاء من التنقل في جدولك دون توضيحات إضافية.

فى الختام


ربما تتساءل لماذا كل هذا مطلوب؟ في رأيي ، فإن تقنيات الفعالية الشخصية ، المستخدمة بحكمة ، تساعد على إغلاق الدورات. يدعي ديفيد ألين في كتابه أن الدورات المفتوحة (أي الأشياء غير المكتملة) تمنعنا من المضي قدمًا. بالنسبة لي ، كان هذا الفكر هو الاكتشاف الرئيسي لكتابه.

ويمكن لكل من نظام إدارة المهام الفعال الانغماس في التيار الموصوف بواسطة Mihai Chiksentmihayi في كتاب "Stream. سيكولوجية التجربة المثلى "، والاستنتاج منها.



حاول تحقيق حالة التدفق ، بدءًا من الصباح حتى لا تؤدي المهام الصعبة جدًا وتتحرك في التزايد. ربما يكون هذا النهج أقرب إليك من عرض "أكل الضفدع أولاً" من Brian Tracy

More articles:


All Articles