♍️ 🚧 ⛽️ كيف نفهم أن المشروع هو مشروع وتشغيله بشكل صحيح 😪 💝 🛵

قبل يومين من العرض التوضيحي. رأى الفريق وظائف محددة - تكامل منتجاتنا مع خرائط Google. يتم نشر التكامل "على الركبة" - الشيء الرئيسي هو أن يكون لديك الوقت لإظهار العميل المحتمل قدرات النظام.

يمر العرض التوضيحي ويتوقف العميل مؤقتًا للتفكير.

بعد ستة أشهر ، يبيع البائعون حلاً آخر مع تكامل خرائط Google لعميل آخر. حسنًا ، لقد رأوا أنه قبل نصف عام عمل كل شيء في العرض التوضيحي.

ماهي المشكلة هنا؟

عملت في شركات مختلفة. في مكان ما كان من الواضح أننا سنقوم بهذا المشروع. لماذا كان هذا واضحا؟ جاء العميل وقال ، أحتاج إلى إنشاء مثل هذا النظام ووصفه. يخطط المدير كم سيستغرق المشروع في الوقت والمال ، ويتفاوض مع العميل والعمل في المستقبل. إنها - الميثاق وخطة المشروع والمخاطر ومراقبة الجودة وغيرها من الأعمال الفنية للمشروع. واضح ومفهوم.

في منظمات أخرى ، تم إطلاق المشروع من فوق - نحن نفعل هذا وهذا ، نأخذ الناس ونذهب. أقل توسعات ، ولكن أيضًا بشكل واضح وواضح.

ثالثا ، أصعب المشاريع ليس بالأمر السهل. في رأيي ، هناك عدد من المشاكل التي يصعب علي الحكم عليها من مستواي. حدث كل شيء كما هو موضح في البداية - المشروع على الأرجح ميت أكثر من كونه على قيد الحياة.

ما هي المشاكل التي تظهر؟

عند بيع البرامج ، لم يظهر للعميل سوى غيض من فيض - أغلفة الحلوى والحلويات. لم ينظر أحد تحت غطاء المحرك ، وهناك ما زالوا يعملون ويعملون.
لم تتضمن عملية المبيعات خبراء تقنيين كمستشارين.
وعد البائعون العملاء ببعض المواعيد النهائية ، دون استشارة الفريق الفني.

بدأ فريق المشروع في وضع خطة التنفيذ وظهرت الفروق الدقيقة "فجأة".

ومع ذلك ، فإن النوع الكلاسيكي من هذا النوع - فهمنا نحن والعميل بشكل مختلف "التكامل" ، على سبيل المثال ، أو مصطلح "التدقيق". بالنسبة لهم ، كانت كلمة رهيبة مرتبطة بمحققي الشر ، وبالنسبة لنا ، مصطلح يعني الوظيفة.

ونتيجة لذلك ، تترجم عملية التنفيذ إلى مشروع مراجعة. رسمياً ، لم يتغير مشروع الميثاق ؛ وظلت جميع الأهداف رفيعة المستوى كما هي.

كيف تاكسي؟ تتمثل المهمة الرئيسية في معرفة بالضبط ما يجب القيام به ، وتحديد الأولويات ، والجداول الزمنية ، والموارد ، والمخاطر ، وإبلاغ جميع الأطراف المعنية ، وإعداد العديد من سيناريوهات التطوير. ونتيجة لذلك - الاتفاق مع العميل على المبلغ المطلوب الذي يتناسب مع الميزانية المعقولة.

الفروق الدقيقة الرئيسية - تم بيع المشروع بالفعل ، ولديه بالفعل ميزانية ومقدار العمل. قيود صارمة جدا. لكن هذا لا يعني أنك بحاجة إلى ابتلاع كل شيء واتخاذ الحقيقة من البداية. في 99٪ من الحالات ، يمكنك التفاوض ، سواء أكان عميلًا أو راعيًا.

نبدأ المشروع

حدث ذلك أنني أكثر من مؤيد لخطط واضحة. الشلال ونهج PMI متشابهان في الروح ، على الرغم من أن بعض جوانب Agile ليست غريبة.

لذلك ، يبدأ المشروع والدليل على إطلاق المشروع هو ميثاق المشروع. بالنسبة لأولئك الذين ليسوا مألوفين أو غير مألوفين ، سأشرح نوع الوحش.

وفقًا لإيديولوجية PMI ، هذه وثيقة تصف أهداف المستوى الأعلى ، والمواعيد النهائية ، والميزانية ، والمخاطر ، وتعطي أيضًا سلطة رسمية لمدير المشروع ، والأهم من ذلك ، تحدد اسم المشروع. أدناه سوف أشرح لماذا.

في كثير من الأحيان ، يتم إعداد الميثاق من قبل مدير المشروع ، بالاتفاق مع الراعي والعميل وأصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين.

في إحدى الشركات التي عملت فيها ، لم يكن هناك تعريف واضح لما هو المشروع. كان هناك نشاط معين ، وتدفق معين ، والذي كان يسمى مشروع ، ولكن في الواقع لم يكن كذلك. كان هذا افتراضًا. حسنًا ، دعنا نسميها مشروعًا ونقرر على الأقل اسمًا حتى يفهم الجميع ما نتحدث عنه. كان هناك ارتباك مع الأسماء عندما قال الكفيل ، "ما هو التقدم في مشروع دمج الحلول؟" ، ثم فكر رئيس القسم والمدير في أشياء مختلفة. أطلق رئيس القسم على هذا المشروع اسم "تكامل العملاء" ومدير المشروع "تحسين قاعدة البيانات". فكر الجميع في مستواه.

Agile ليس لديها ميزانية ومواعيد نهائية ، حتى المواعيد العليا ، لأن كل شيء مرن ويمكن أن يتغير في أي وقت. نعم ، يمكن لـ Agile تقدير وقت الانتهاء ، ولكن فقط بعد عدة تكرارات عندما يتم تقييم أداء الفريق. لكن هناك أهداف. نحن نعرف ما نريد القيام به.

سوف أعطي مثالا على ذلك. هناك فريقان للتطوير. كلاهما لهما نفس المشروع - لتطوير حل متنقل لمراقبة جودة الغذاء.

يعمل الفريق أ على الشلال. فريق B يعمل على Agile. مناهج مختلفة في التخطيط والتطوير. لكن الهدف واحد. فلماذا لا إصلاحه في البداية؟ ما احتمال أن يفهم الفريق ب في منتصف السباق أن العميل لا يحتاج إلى تطبيق لمراقبة الجودة ، ولكنه يحتاج إلى تطبيق لتسجيل مباريات كرة القدم؟ صغير جدًا ، مع احتمال أكبر أنهم سيصلون إلى هدفهم الأصلي.

ملاحظة: أنا أفترض وأتحدث عن التطوير المخصص ، وليس عن الشركات الناشئة.

مع الاسم والتوقيت والميزانية ، أكثر أو أقل وضوحًا. ماذا عن المخاطر؟

يشير PMI إلى هذا رسميًا. في رأيي ، فإن عملية إدارة المخاطر هي شيء مستقل. دعني أوضح ما أعنيه.

تتكون عملية إدارة المخاطر من المراحل التالية:

هوية
تحليل
التخطيط
المراقبة

هذه في الأساس عملية تكرارية. ينطبق على كل من العمليات ونهج رشيقة.

عند بدء مشروع ، هناك خطر عالمي واحد - قد يفشل.

يحتوي كتاب إدوارد يوردون ، مسار Kamikaze ، على فكرة مثيرة للاهتمام - يجدر التعامل مع أي مشروع على أنه فشل. مع هذا الموقف ، تحتاج إلى بناء استراتيجية تطوير ، أي التفكير من خلال مجموعة من الإجراءات التي ستفشل المشروع الناجح.

فلماذا لا نتخلص من هذا الفكر ونجعله يحدث؟ نعم ، هناك القليل من البيانات في البداية. ولكن هذا هو السبب في أنها عالية المخاطر ، لتظهر للأطراف المهتمة ما يمكن أن يحدث خطأ.

المجموع - مسودة الميثاق هي وثيقة تسمح لجميع الأطراف الرئيسية بالاتفاق على مصطلح واحد ، وأهداف عالمية ، ومخاطر عالية المستوى. يفهم الجميع إلى أين نتجه ، وما نريد تحقيقه وما يمكن أن يحدث خطأ.

تحديد أهداف المشروع

وقد مر بهذا العديد من مديري المشاريع المبتدئين - تحتاج إلى وضع ميثاق وتحديد الغرض (الأغراض) من المشروع. وتولد مثل هذه الوحوش:

تطوير وتنفيذ برنامج مؤسسي ونظام إدارة مشروع لتحسين التفاعل بين الإدارات ؛
إعادة تدوير نظام المحاسبة الضريبية لتحسين عملية المحاسبة ؛
تطبيق نظام ضبط التكاليف لزيادة ربح الأقسام.
لا يمكن الانتهاء من هذه المشاريع. إذا رأيت هذه الصياغة في الميثاق ، فهذا المشروع ميت بالفعل.

لماذا يجب على "نظام الشركات" تحسين التعاون؟ كيف ستفهم الزبون أنها فعلت ذلك؟

"إعادة تدوير النظام المحاسبي" - سنقوم بإعادة صياغته ، ولكن كيف؟ قم بتغيير عناصر القائمة في الواجهة. هل هذا يبسط عملية المحاسبة؟

"تنفيذ نظام التحكم" - كيف نفهم أن النظام قد تم تنفيذه؟ لنفترض أن الجميع يوافق على أنه يتم تنفيذه ، ولكن هل سيزيد ربح الأقسام؟ ماذا لو لم نطبق أي شيء ، لكن الربح يزداد لأسباب خارجة عن سيطرتنا؟ هل يمكن أن نفترض أن المشروع قد وصل إلى هدفه؟

إذا قمنا بصياغة أهداف المشروع ، فيجب أن تكون هذه مجموعة من الأهداف: ما الذي يجب القيام به على وجه التحديد وكيف نفهم أننا قمنا بذلك؟ ماذا يجب أن نرى ، يشعر؟ ما الذي يجب أن يتغير؟ ما هي التكاليف التي يجب تحقيقها؟ متي؟ إذا كانت هناك عدة أهداف ، فما هي أولوياتهم. قد يتبين أن الأهداف تعتمد على بعضها البعض ، أو قد يتبين أن بعض الأهداف متنافرة.

تحديد أهداف ذكية

محدد - محدد.
ماذا نريد أن نفعل؟ شيء لتحسين؟ وكم؟
قابلة للقياس - قابلة للقياس.
هل يمكننا قياس الهدف بالمال والنسبة المئوية والوقت الذي تم توفيره؟
قابل للتحقيق - قابل للتحقيق ، هل لدينا ما يكفي من الموارد والمعرفة والخبرة والوقت لتحقيق الهدف؟
ذات صلة - ذات صلة أو كبيرة.
هنا تحتاج إلى تحديد سبب تحقيق الهدف؟
الوقت محدود - الوقت محدود.
إلى متى يجب تحقيق الهدف؟

مثال: تنفيذ نظام إدارة مشروع قائم على خادم Project لـ 20 مكان عمل في مكتب المشروع باستخدام سجل المخاطر الإلكتروني ورسائل البريد الإلكتروني مع الإخطار التلقائي بتأجيل المواعيد النهائية.

يجب أن يساعد النظام في تقليل الجداول الزمنية لكل مشروع بنسبة 15٪ خلال شهرين بعد الإطلاق.

يجب تنفيذ النظام في غضون 6 أشهر ، في موعد لا يتجاوز 15 ديسمبر.

بالفعل أقرب ، ولكن لا يزال من الممكن صقلها.

أسئلة إضافية يمكنك طرحها:

ما الذي يجب إنجازه؟
لماذا تحتاج للقيام بذلك؟
ما الفوائد التي يجلبها المشروع؟
هل الجميع على دراية بهذه الخطة؟
هل يفهمه الجميع بنفس الطريقة؟
هل يتفق الجميع معه؟
متى تحتاج لإنهاء المهمة؟
من هو المستخدم النهائي؟
ما هي الجودة التي تتوقع الحصول عليها؟
ما هي الوظائف المتوقعة؟
ما هي التسهيلات المتوفرة؟
من يتحكم في النجاح وما هي المعايير؟
ما الذي يجب ألا يحدث في أي حال؟
ما العمل الذي لا ينتمي للمشروع؟

السؤالان الأخيران هما ما يسمى ب "لا أهداف".

يصفون ما هو غير ذي صلة بالمشروع وما لا يجب أن يحدث ، لأن هذا يتعارض مع تقدم المشروع أو ينتهك القيود الداخلية. النتائج التي لا تتعلق بالمشروع يجب ألا توصف بأنها ضارة ، ولكن يجب أن تدرك أن العميل لا يدفع ثمنها.

ملخص

ترى ، هناك قدر معين من العمل مع بعض الخطوط العريضة وهناك حتى جدول زمني وميزانية لذلك؟ مع درجة عالية من الاحتمال هذا المشروع. نحن نتفاوض مع موظفي المبيعات بحيث يشارك كل من المديرين والمهندسين في عملية المبيعات. على الأقل كمستشارين - وبعد ذلك سيعملون معها.

قبل البدء ، نحدد اسم المشروع والمصطلحات. نكتب الميثاق ونضع أهدافًا واضحة ومفهومة. SMART هو كل شيء لدينا.

كيف نفهم أن المشروع هو مشروع وتشغيله بشكل صحيح

نبدأ المشروع

تحديد أهداف المشروع

تحديد أهداف ذكية

ملخص

More articles: