مع هذا المنشور ، أعود إلى موضوع تصور العملية في الخدمات المهنية. كما كتبت سابقًا ، يمكننا تفسير مثل هذه العمليات على أنها تراكم مشترك وإثراء للمعرفة ، وقدمنا بعض الأمثلة. الجزء الرئيسي منها هو التركيز على تراكم المعرفة والحصول على المعلومات من خلال سلسلة من الأنشطة المشتركة ، بدلاً من مراكز الإنتاج وخطوات العملية والتفويض.

لننتقل الآن إلى المشكلة المرتبطة بهذا: كيف نبدأ بالعمليات الواقعية ونخلق انعكاسًا صحيحًا في نظام الإدارة المرئية. بالنسبة للفرق والمؤسسات التي تستخدم نظام كانبان ، يمثل هذا التصور جزءًا مهمًا من نظامهم. بالنسبة لأولئك الذين يطورون خدماتهم باستخدام طريقة كانبان ، يعد هذا جزءًا أساسيًا من ممارسة التصور ، وهي واحدة من ممارسة الطريقة.

وباختصار ، فإن الرسم البياني لتراكم المعرفة / المعلومات المقدم مثل هذا ،

يمكننا أن نتخيل لوحة كانبان:

تتكون طريقة رسم الخرائط العملية من ثلاثة جوانب مهمة:

ما يجب القيام به ، في الواقع ، وكيف - وصفة محددة.
ملاحظات من خلال العمل الفعلي مع مجموعات من الناس: الإيجابيات والسلبيات والمفاجآت والمزالق - سنكتشف فقط في الممارسة.
الأساس المنطقي لفعل شيء ما أو عدم القيام به بطريقة معينة هو ما نحتاج إلى فهمه لكي نكون أكثر طهاة ، وليس طهاة.

قبل المتابعة ، من الجدير بالذكر هنا أننا ابتعدنا بالفعل عن فكرة أن العملية هي تسلسل محدد من الخطوات. مخططات تدفق مفقودة مضمنة في Visio ومخزنة في SharePoint. العملية هي ما يحدث في الحياة الواقعية ، وتحدث بشكل رئيسي من خلال عدد لا يحصى من القرارات التي يتخذها (غير عقلاني في الغالب) من قبل أشخاص ناقصين في الطبيعة. ما يحدث هو القاعدة التي نريد تحسينها.

أشياء بسيطة: ماذا تفعل وكيف

لبدء عكس عمليتنا ، نحتاج إلى معلومات:

: , , ;
, ( ), ;
.

من المهم جدًا استخدام أمثلة حقيقية لعناصر العمل . بدونهم ، سوف يناقش الناس رؤيتهم للعملية المثالية فقط ، أو الرجوع إلى الوثائق الموجودة حول العملية ، أو يجادلون حول كيفية حدوث هذه العملية. باستخدام الأمثلة ، يمكننا تتبع ما يحدث بالفعل: الأنشطة والقرارات المختلفة التي تم اتخاذها في عملية هذه الأنشطة. عادة ما تكون ثلاثة إلى ستة أمثلة كافية لكل نوع من عناصر العمل. يجب أن يكون هناك أشخاص عملوا بشكل مباشر على عناصر العمل هذه. لا تعتمد على رؤية المدير أو قائد الفريق أو مدرب العمليات.

يجب اصطف عناصر العمل على الجانب الأيمن من لوحة كبيرة فارغة. في هذه الحالة ، لدينا عشرة عناصر محددة مؤخرًا من أربعة أنواع.

ثم يأخذ كل شخص في الغرفة مجموعة من الملصقات ، ويسجل الأنشطة التي شارك فيها أو القرارات التي يتخذها والتي تؤدي إلى تسليم كل عنصر من عناصر العمل هذه ، ويضع ملصقه على لوحة بيضاء. ينبغي إيلاء الاهتمام الرئيسي للمعرفة أو المعلومات التي تم الحصول عليها نتيجة لكل نشاط ، وليس لحقيقة الإجراءات والاجتماعات. يطلب الميسر من المشاركين لصق ملصق واحد في كل مرة وترتيبها بترتيب زمني. نريد تتبع ما حدث بالفعل أثناء عملية التسليم.

اتضح أن هذا النشاط معقد واجتماعي. لا يتذكر الناس الكثير مما فعلوه ، لكنهم يميلون إلى تحفيز ذكريات بعضهم البعض. على سبيل المثال ، قد يكتب مطور برامج ملصقًا يوضح أنه كتب رمزًا للوظيفة المقدمة. قد يتذكر المختبر أنهم اختبروا بالفعل وظيفة غير مكتملة ، ووجدوا أخطاء فيها ، وقدموا تقريرًا للمطور. ثم يمكن للمطور أن يتذكر أن هذه الوظيفة كانت غير مكتملة بالفعل ، ثم تشاوروا مع زميلهم وخططوا لإضافة العديد من الاختبارات التلقائية لمنع حدوث مثل هذه الأخطاء ، وبالتالي ، كان من الضروري تنفيذ الخطة. وبفضل هذه اللعبة المشتركة المعقدة ، يتم تصور النشاط المهيمن للعملية الحالية ، ونقاط التحول ، وأنماط التفاعل ، وتظهر قواعد صريحة.

بمرور الوقت ، ستبدأ المجموعة في ملاحظة أوجه التشابه بينهما (بالطبع ، ضمن نفس نوع عنصر العمل). يجب أن يوضح المضيف مع المشاركين ترتيب بناء الملصقات مع أنشطة مماثلة. في بعض الأحيان يصبح الترتيب واضحًا بسرعة كافية ، لذلك لا حاجة لكتابة كل خطوة منفصلة لكل عنصر عمل على الملصق. يمكن تحديد الأنشطة الرئيسية المهيمنة من خلال ترتيبها على جدول زمني وتجميع الملصقات وفقًا لذلك. للتذكير ( تم وصف هذا بالتفصيل في منشور سابق ) ، يهيمن أحد أنواع الأنشطة الرئيسية على تراكم المعرفة لفترة من الوقت ، ولكنه يتلاشى في نهاية المطاف ويتم استبداله بنوع مهيمن جديد من النشاط.

في هذا المثال ، أعادت المجموعة إنشاء الجدول الزمني لستة عمليات تسليم لنوع معين من عناصر العمل وحدد خمسة أنشطة سائدة.

سياسة صريحة

يمكن نقل نتائج ورشة العمل هذه بسهولة إلى لوحة Kanban الجديدة. سيتم تمثيل كل نشاط مهيمن محدد بعمود. يجب أن تقرر المجموعة كيفية تسمية كل نشاط - تصبح هذه الأسماء رؤوس الأعمدة على اللوحة المادية. نظرًا لأن هناك عدة أنواع من عناصر العمل ويمكن أن يكون لكل منها مجموعات مختلفة من الأنشطة المهيمنة ، فإن لوحة Kanban سيكون لها عمومًا العديد من المسارات ، كل منها يحتوي على مجموعة مختلفة قليلاً من الأعمدة لعرض الاختلافات في العملية.

تساعد ورشة العمل هذه أيضًا على تحديد القواعد الضمنية ولكن الضمنية. تذكر أن أحد الممارسات الرئيسية لطريقة كانبان هو جعل القواعد صريحة. قد يشمل:

معايير الاستعداد (تعريف جاهز) ؛
معايير الإنجاز (تعريف العمل) ؛
قواعد طلب العناصر أو اختيارها للتنفيذ (يسميها البعض هذه الأولوية) ؛
تجديد وتيرة الإيقاع ؛
إلخ

يمكن الكشف عن كل هذا وإصلاحه على لوحة جديدة.

تستغرق ورشة العمل عادة ساعتين ونصف الساعة . من تجربتي ، من الأفضل ألا تتسرع وتشرح جيدًا لمواصلة المناقشة بأسئلة جيدة وإعطاء الناس الوقت الكافي لفهم أفكار بعضهم البعض وفهم عملية عملهم. فقط في الحالات البسيطة ، أنهيناها في أقل من ساعتين ، ولم يكن هناك أي حالة عندما استغرق الأمر أكثر من ثلاث ساعات. أعتقد أن تعقيد العملية يقابله مقدار محدود من الاهتمام والدرجة التي يحتاج الناس إلى الغوص في التفاصيل.

طريقة كانبان: فهم عمليتك كعملية بناء معرفة جماعية - الجزء الأول (وصفات)

أشياء بسيطة: ماذا تفعل وكيف

سياسة صريحة

More articles: