🌨️ 🙆🏻 🎯 Trello - نظام إدارة المعرفة الفعال لفريق تكنولوجيا المعلومات الصغيرة 🔩 🕉️ 🤷

عندما نتحدث عن قاعدة المعرفة ، فإننا عادة ما نمثل نظامًا معقدًا في شركة أو شركة كبيرة لتكنولوجيا المعلومات. يستخدمون قاعدة البيانات لتخزين التعليمات والوثائق والدورات وبطاقات المهارات. ولكن حتى الفرق الصغيرة تحتاج إلى قواعد معرفية. على سبيل المثال ، يقوم المصممون بتخزين الروابط إلى مواقع للإلهام ، وأمثلة للعملاء ، والخدمات عبر الإنترنت للعمل والمقالات.

استخدام منتجات ضخمة مثل Confluence غير مريح لهذا ؛ الفرق الصغيرة أفضل حالاً مع Trello. تتيح لك هذه الأداة البسيطة والعملية تنظيم مستودع مناسب للمعرفة في مساء واحد ، والذي يسهل صيانته وتحديثه. هذا بالضبط ما فعله فريق تصميم الويب Atman Digital وكان مسرورًا. كيف يستخدمون قاعدة المعرفة في Trello ، ما هي مزايا هذا النهج ومن المناسب ، حسب قول رومان خورين - الرئيس التنفيذي لشركة Atman Digital.

لماذا تختار Trello

عندما يقوم المصمم بتنفيذ مشروع تجاري ، لديه سؤالان: "أين رأيت هذا؟" و "كيف يمكن القيام بذلك؟" أخصائي متمرس لديه ذاكرة بصرية وبصرية للمشاريع والخدمات التي طورها. العثور على مرجع (مثال) وفهم كيفية تنفيذ مشروع مهمة بسيطة بالنسبة له. لكن المبتدئين لا يملكون مثل هذه الذاكرة - فهم بحاجة إلى دراسة تصميم المواقع والخدمات الجديدة باستمرار.

لدى Atman Digital فريق تصميم شاب. بعد الانتهاء من عدة أوامر ، نشأ السؤال: "كيف تنظم تبادل الخبرات في الفريق؟" من أجل النمو والتطور. وهذا يتطلب إيجاد طريقة لتبادل الخدمات المفيدة والمجموعات المرجعية - قاعدة معرفية.

لم يكن لدينا الوقت لبناء قاعدة صلبة عميقة. منذ أن كانت المشاريع الأولى في Trello ، كان الفريق بالفعل على دراية بهذه الأداة. تم اختياره لتنظيم قاعدة المعرفة.

هيكل Trello بسيط وبديهي: القوائم والبطاقات وقوائم المراجعة. لقد قمنا بتنظيم القاعدة بسهولة وسرعة وتكيفنا معها بفضل الواجهة المألوفة. في Trello ، من السهل تنظيم الروابط الخارجية التي تشكل قاعدة المصممين. كما أن إضافة شيء جديد إلى قاعدة البيانات أمر سهل ومفهوم للفريق بأكمله.

كيف تعمل قاعدة معارف عتمان

القاعدة هرمية: وهي مقسمة إلى فئات مختلفة ، ولكل منها بطاقات ذات مستوى فرعي إضافي في شكل قوائم مراجعة.

مجلس البطاقات في قاعدة المعرفة.

المستوى الأول من التسلسل الهرمي هو فصل سير العمل . تبدأ جميع المشاريع بالتحليلات وتستمر بالنماذج الأولية. المراجع واللوح الطيني هي نمط مرئي يمكن تقديمه للعميل من أجل تحقيق المشروع بأكمله في هذا النمط. تقديم المزيد من التصميم والعديد من الخطوات التي ليست في الصورة.

عندما يواجه المصمم مشكلة ، فهو يريد أن يتذكر ما رآه ، أو يستخدم الخبرة السابقة. لا تظهر المشكلات على هذا النحو فقط ، ولكن فيما يتعلق بسير العمل ، على سبيل المثال ، اعرض أمثلة العملاء على المواقع أو أضف عنصرًا جديدًا إلى التخطيط. لذلك ، المستوى الأول هو فصل المهام.

المستوى الثاني هو أنواع المواد . هذه بطاقات ضمن قسم يمكن هيكلتها.

في المستوى أدناه - في البطاقة - قائمة بالمواد التي نستخدمها في العمل. في هذه الحالة ، هذه مواقع نستلهم منها. هذه "المعرفة الأولية" التي لم يعد من الممكن تقسيمها إلى مكونات.

ميزات قاعدة معارف Atman

وهي مبنية على روابط لمواقع أخرى وخدمات عبر الإنترنت. بادئ ذي بدء ، الخبرة المرئية عبر الإنترنت مهمة للمصمم. باستخدام الروابط ، قمنا برقمنة جميع المعلومات التي نحتاجها كمعرفة: أمثلة على العمل والخدمات والمقالات ومقاطع الفيديو والمستندات الداخلية في مستندات Google. تم ترقيمها وتنظيمها وتجميعها في مكان واحد.

القاعدة مزدحمة إذا لم تتبعها. لذلك ، لدينا دور منفصل كمشرف يقوم بتنظيف قاعدة البيانات بانتظام ويضيف شيئًا جديدًا إليها.

كيف تدخل المعرفة إلى قاعدة البيانات؟ يمكن للجميع إضافة المعرفة ، ولكن أولاً يذهبون من خلال "الموزع". هذا هو المرشح الذي يرشح الغباء من المفيد.

عندما رأى أحد أعضاء الفريق شيئًا مثيرًا للاهتمام ، وضعه في "الموزع" على إحدى البطاقات: "إنه بالتأكيد مفيد!" أو "قد يكون مفيدًا". يناقش الفريق المواد من البطاقة الثانية لفائدتها.

يدخل الوسيط بانتظام في قاعدة البيانات ويتحقق من جميع الروابط التي تراكمت في "الموزع". ثم يقرر ما يجب القيام به معهم - حذف أو نقل إلى فئة أخرى وإضافة وصف إذا لزم الأمر.

نظام التذكيرات والإخطارات . في الأسابيع القليلة الأولى من الحياة ، كانت القاعدة مليئة بالمشاعر. في وقت لاحق ، بدأت الشعبية في الانخفاض وكان هناك مشرف واحد فقط - أنا. لحل المشكلة ، قدمت نظامًا للتذكير والإشعارات.

قناة الاتصال الرئيسية هي سلاك. لديها تكامل مع Trello. قمنا بإعداد كل شيء حتى عندما تضيف مادة جديدة إلى دردشة فريق Slack ، يأتي إشعار. في البداية ، تم إرسال الإشعارات إلى المصممين الذين يعملون في الدردشة. عندما بدأوا يشكون من أن الإشعارات كانت مشتتة للانتباه ، أنشأنا قناة منفصلة في Slack للإشعارات وأضفنا أولئك الذين أرادوا ذلك.

كل أسبوع في الهاتف ، نتشارك الخبرات والانطباعات وتقييم العمل. في بداية كل اجتماع ، أذكرك بالقاعدة - أسأل عن من أضاف ما ، ما الذي تعلمته الجديد ، وما يمكنني تقديمه. وأثناء سير العمل ، أقدم أيضًا مراجع لقاعدة البيانات.

ما حدث بشكل جيد

هيكل . لقد أظهر التسلسل الهرمي من عملية الإنتاج إلى "المعرفة الأولية" نفسه جيدًا. المواد منظمة بشكل واضح ويسهل العثور على الرابط الذي تحتاجه.

التحرير . من السهل تعديل القاعدة في Trello: تغيير النص وإضافة أقسام جديدة وقوائم وروابط. حتى لو أخطأ شخص ما ، يمكن إصلاح كل شيء.

تعليمات . كتبنا تعليمات منفصلة تساعد المبتدئين على فهم كيفية عمل قاعدة البيانات وليس كسرها. يشجع

نظام التذكير الفريق على استخدام قاعدة البيانات ، و " الموزع " يساعد على تصفية المواد عديمة الفائدة وليس رمي قاعدة البيانات.

عمل عام. من الملائم أن يتمكن كل عضو من أعضاء الفريق من المشاركة في العملية. لا يوجد شخص واحد يشارك في إدارة المعرفة - يساعد الجميع.

ما حدث بشكل سيئ

أوصاف قصيرة . لا توجد مشكلة في المعرفة البسيطة التي يمكن وصفها في جملة واحدة. لكن هذا لا يحدث دائمًا.

على سبيل المثال ، في قائمة التحقق ، تسمى الروابط الثلاثة الأولى "أفضل المواقع في العالم حسب الفئة". لماذا الأسماء هي نفسها؟ ما الفئات؟ ما علاقة التسلسل الهرمي رقم 1 ورقم 2 ورقم 3؟ إذا قمت بشرح ما يعنيه مؤلف البطاقة ، فستشغل مساحة كبيرة جدًا ، ويكون تنسيق قائمة التحقق غير ملائم لوصف ضخم.

العكازات للملفات الكبيرة . القاعدة ليست مناسبة للغاية لنشر مقاطع الفيديو أو الصور أو المواد النصية. يتم حل المشكلة إذا تم تحميل الملفات إلى السحابة وترك رابطًا في Trello. ولكن ، مرة أخرى ، هذا "عكاز".

قاعدة المعرفة مفتوحة . هناك خطر أن يقوم أعضاء الفريق بإزالة المواد من قاعدة البيانات أو إضافة مواد إضافية ، متجاوزين "الموزع".

روابط معطلة . كلما كبرت القاعدة ، زادت الروابط. يصبح بعضهم في نهاية المطاف غير نشط - مكسور. ليس لدينا فحص تلقائي للموارد والمواقع غير النشطة.

مقالات مجمع . يفترض التسلسل الهرمي للقاعدة أننا ننتقل من المعرفة العامة إلى "الابتدائية" - إلى روابط لمورد معين. مقالات التجميع هي مواد مثل "أفضل 12 خدمة لمصمم" أو "999 موقعًا مفيدًا للإلهام".

يميل الفريق إلى إضافة مقالات مجمعة إلى قاعدة البيانات ، ولكن لا فائدة منها ، فهي تكسر التسلسل الهرمي وتفسد المنطق. من المعرفة "الأولية" نجد أنفسنا في هذا المزيج ، حيث يتعين علينا مرة أخرى معرفة أين وماذا ولماذا.

بدون الوصول إلى الإنترنت ، لا تتوفر قاعدة البيانات. Trello نفسه وجميع الروابط لا تعمل بدون الإنترنت. لن تتمكن من تنزيله مسبقًا.

كيفية تحسين النظام

يتمتع فريقنا بإمكانية التعديل ، لأنه حتى الآن لم تكن هناك أي حوادث مع إزالة شيء مهم. ولكن إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك تقييد وصول الفريق لتعديل المواد. للقيام بذلك ، قم بإنشاء لوحين: القاعدة و "الموزع". سيضيف الموظفون مواد إلى لوحة منفصلة ، ينقلها الوسيط منها إلى القاعدة الرئيسية. في قاعدة البيانات الرئيسية ، قم بتقييد حقوق الموظفين في التحرير.

استخدم نظام العلامات في Trello . العلامات هي كتل ملونة بأسماء. على سبيل المثال ، الأحمر يعني الكتب ، والأزرق يعني الروابط ، والأخضر يعني مقاطع الفيديو. يمكنك إلقاء نظرة على البطاقة وفهم ما يكمن فيها على الفور حسب اللون. تساعد العلامات على إضافة مستوى إضافي من الهيكلة إلى قاعدة البيانات.

استخدم المزيد من ميزات الإضافات. تتطور الأداة بسرعة وبالتأكيد هناك أدوات فيها ستساعدك شخصيًا.

الاستنتاجات والتوصيات

ساعد Trello في تنظيم قاعدة معرفية بسرعة . كل ما تبقى هو جمع كل الروابط من الإشارات المرجعية.

قاعدة المعرفة في شكل روابط ملائمة لفريق التصميم - المواد في ثلاث نقرات. كما أنه مناسب للاستخدام كمستودع للأفكار. ليس فقط للمصممين ، ولكن ، على سبيل المثال ، لتطوير الواجهة الأمامية ، كما اكتشفنا.

وكلما كان المتخصصون أكثر خبرة ، قل استخدامهم لقاعدة المعرفة . عندما يكون الشخص ممتلئًا بالفعل واكتسب خبرة ، فإنه يستخدم ملاحظته الخاصة. لكن القاعدة تستخدم بنشاط من قبل المبتدئين وتتعلم بشكل أسرع.

بدون نظام إعلام ، يتم تقليل النشاط . إذا كنت لا تذكر ، لا تقم بإنشاء خلفية معلومات ، فعندئذٍ يتم استخدام قاعدة البيانات أقل وأقل.

أيضًا ، انخفض النشاط لأننا انتقلنا من Trello إلى PlanFix. مساحة العمل غير متصلة - من الصعب العودة إلى Trello: يجب عليك فتح علامة تبويب والبحث. إذا كانت مساحة العمل في قاعدة البيانات غير متصلة بالآخرين ، فإن النشاط في قاعدة البيانات يتلاشى.

KnowledgeConf 2020 Online , : , , ( ). : , , , , lightning talks. .

- , . 2 , — 4. : , . , .

Trello - نظام إدارة المعرفة الفعال لفريق تكنولوجيا المعلومات الصغيرة