🍁 🏢 👨‍🚒 الاجتماعات سهلة. ثلاث نصائح للممارسة اليومية 📒 👏🏾 👼🏼

وفقًا لمؤشر PMI ، يقضي مدير المشروع 90٪ من وقته في التواصل مع أصحاب المصلحة. الغرض من هذا التواصل هو مناقشة واتخاذ قرار بشأن عدد من القضايا. الاجتماع المخصص لمناقشة أي قضايا هو تعريف الاجتماع.

استمرارًا للسلسلة المنطقية ، أفترض أن إجراء الاجتماعات بشكل فعال هو مهارة رئيسية لأي قائد ، على الأقل من حيث تواتر الاستخدام.

في ديسمبر من العام الماضي (2019) ، تم إصدار نادي الكوميديا بإنتاج "اجتماع مهم جدًا في شركة كبيرة جدًا" . كان شريط Facebook الخاص بي مليئًا بإعادة نشر هذا الفيديو مع الكلمات "تبدو تمامًا مثلنا" ، "الشيء الرئيسي هو أنه لا يعمل مثل هذا مرة أخرى" أو "لا يشبه أي شيء؟". ظهر مقال على الهبر مع تحليل للإنتاج .

قبل وقت طويل من نادي الكوميديا ، أصبحت الاجتماعات واحدة من الموضوعات الرئيسية لشريط Dilbert الهزلي الشهير لسكوت آدامز . هذا هو الحال عندما يكون مضحكًا وحزينًا في نفس الوقت.

أعتقد أنه ليس فقط في ذلك الوقت كان لدي السؤال الخطابي "إذا كان الجميع على دراية بهذه المشكلة ويصفون العديد من الطرق لحلها ، فلماذا لا تزال ذات صلة بذلك؟"

كتابي المفضل حول هذا الموضوع هو "الموت من الاجتماعات" بقلم باتريك لنسي . عندما قرأته قبل بضع سنوات ، قررت أنني سأحاول بالتأكيد أن أضعه كلمة كلمة.

قبل ستة أشهر ، أتيحت لي هذه الفرصة ، لكنني لم أستطع الاستغناء عن الانحرافات عن الأصل.

في الوقت الحالي ، يمكنني القول أنني راضٍ عن النتيجة ، لذلك قررت مشاركة بعض النصائح من تجربتي. وآمل أن تجد من المفيد لهم.

لذا ، التكيف في 3 نقاط لكل يوم:

تصنيف

قم بعرض التقويم الخاص بك وحاول تعيين كل اجتماع من اجتماعاتك إلى إحدى المجموعات:

الحالة
تكتيكي
استراتيجي

تظهر المشاكل عندما نحاول الجمع بين نوعين من الاجتماعات في واحد.

على سبيل المثال: تتم مزامنة المديرين حسب الحالة مرة واحدة في الأسبوع ، ثم تابعوا مناقشة المشكلات التي تراكمت. في حالتي ، أدى هذا إلى حقيقة أن جدول الأعمال يتجول من أسبوع إلى آخر ولم يكن هناك تقدم ملحوظ في القضايا المهمة.

التصور

ابحث عن أداة لإنشاء جداول الأعمال بشكل ديناميكي للاجتماعات التكتيكية. يمكن أن تكون أي أداة يمكن من خلالها إنشاء لوحة kanban (على سبيل المثال ، Mirro ، Trello ، Asana ، JIRA) سيكون من الأسهل بالنسبة لك إذا تم تصنيف الأسئلة حسب الأهمية ، وسيتم إصلاح الاتفاقيات والخطوات التالية في مكان واحد. ولا تنس أيضًا أن تضيف إلى جدول الأعمال القضايا اللازمة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية.
على سبيل المثال:لقد جعلت من نفسي لوحًا بسيطًا من kanban في Trello وطلبت من جميع المشاركين كتابة جميع الأسئلة في عمود "Backlog". هذا أدى إلى حقيقة أنه حتى قبل الاجتماع ، كان بإمكان الرجال رؤية الموضوعات المحتملة والاستعداد للمناقشة. في البداية ، طلبت من الرجال أن يشيروا بلون على البطاقة إلى رضاهم عن التقدم المحرز في هذه القضية ، من أجل فهم أيهم أكثر إيلامًا. مع مرور الوقت ، انتقلنا إلى التصنيف من خلال الاستعجال والأهمية (منخفض / متوسط / مرتفع) باستخدام نفس ألوان الملصق.

مراقبة

قسم الاجتماعات التكتيكية إلى نوعين: اجتماع أسبوعي لمناقشة القضايا والاجتماعات الخاصة المخصصة لقضية معينة. إذا كان السؤال يبدو بسيطًا للجميع ، فإن الاتفاق على الخوارزمية لحله والخطوات التالية لا تستغرق أكثر من خمس دقائق. إذا أصبح من الواضح أن حل المشكلة يتطلب مزيدًا من التفاصيل وجمع المعلومات ، يتم تعيين الشخص المسؤول عن السؤال ويتم تحديد الوقت المقدر للخطوة التالية. مع هذا النهج ، يصبح من الممكن مناقشة جميع القضايا من جدول الأعمال ، وكذلك تحديد جميع نقاط المشكلة. الشيء الرئيسي هو أن كل سؤال سيكون له مالك يكون مسؤولاً عن تنفيذ الخطوات المخططة وسيبقي أصحاب المصلحة على علم بالتغييرات خلال الاجتماعات من نوع "الحالة".

على سبيل المثال:لطرح أسئلة حول "من الواضح ما يجب فعله" ، بدأت العمود "الحالة" على نفس اللوحة. أستخدمه للتحضير لاجتماع قصير حول المزامنة ، حتى لا تفوتك أخبار الخطوات التي كان من المقرر اتخاذها في الفترة الفاصلة من الاجتماع الأخير.

بعض النصائح للتوقيت:

الحالة - على الأقل كل يومين من 5 إلى 15 دقيقة.
أسبوعي تكتيكي من 45 إلى 90 دقيقة.
عروض تكتيكية خاصة من 30 إلى 90 دقيقة.

تتطلب الاجتماعات الاستراتيجية التحضير والوقت. من الأفضل إخراجهم من المكتب حتى لا تتاح للموظفين فرصة تشتيت انتباههم عن طريق المهام اليومية. أنفقها مرة كل ربع سنة وأطلب منك إطلاق سراحهم طوال اليوم لهذا الحدث.

حاولت أن أجعل المقالة موجزة ومفيدة قدر الإمكان. أحمل عددًا من المنشورات من هبر بالإضافة إلى ذلك والتي ، في رأيي ، تساعد على فتح موضوع:

سأكون سعيدا لأسئلتك وتعليقاتك.

لقاءات مثمرة ولها يوم جميل :)

الاجتماعات سهلة. ثلاث نصائح للممارسة اليومية

تصنيف

التصور

مراقبة

بعض النصائح للتوقيت:

More articles: