👌🏼 👨‍🎤 ☝️ لا تتسرع في التحول إلى EDI و EDS اليوم: المزالق التي قد لا تعرفها 🎅 👩🏼‍🍳 😥

لم يكن الوضع بالنسبة للأعمال في روسيا قبل الحجر الصحي مثاليًا. ولكن في ربيع عام 2020 ، تجاوزت الظروف الخارجية الخطط الموضوعة سابقًا وأجبرت الشركات على التكيف بشكل حاد مع الحقائق الجديدة. أثار انتقال الموظفين إلى وضع التشغيل عن بعد مشكلات لم يتم حلها من قبل. على سبيل المثال ، كيفية تنظيم طباعة ونقل المستندات؟

فكر الكثير في الانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية (المشار إليها فيما بعد EDI) واستخدام التوقيعات الرقمية الإلكترونية (المشار إليها فيما يلي باسم EDS). قامت الشركات التي تقدم هذه الخدمات بإعداد الأسهم على الفور وتنفيذ موضع EDI و EDS كبديل مربح للطباعة والمسح الضوئي للمستندات عن بعد. ولكن هل هذا هو الحال في الممارسة العملية؟

دعنا نفكر بشكل منفصل في مكونين - حجم الطباعة وتكاليف الطباعة - على أمثلة حقيقية للشركات التي جربت EDI و EDS قبل عام 2020. أضف معلومات قانونية وحلل الجانب الفني للمشكلة.

انخفاض حجم الطباعة: نتائج مختلطة

تمكنت الشركات التي أدخلت EDI و EDS قبل عدة سنوات من جمع إحصاءات حول تأثير التقنيات الجديدة على أحجام الطباعة. كانت النتائج مختلطة.

بالنسبة للبعض ، انخفض إجمالي حجم الطباعة ، ولكن ليس بما يكفي لعائد الاستثمار ، لشخص انخفض في قسم واحد ، لكنه نما في قسم آخر. دعونا نرى لماذا حدث هذا.

تقليل حجم الطباعة غير الملائم

يغطي EDO جزءًا صغيرًا فقط من الطباعة التي يتم إنتاجها في المكتب. تظهر نتائج البحث أن متوسط وثيقة المكتب "يعيش" من بضع ساعات إلى يوم عمل واحد. عند تنفيذ EDI و EDS ، يحصل أحد الموظفين على الحق في التوقيع على المستند في شكل إلكتروني وتحميله إلى الأرشيف عبر الإنترنت. ولكن من أين تأتي البيانات لتجميع هذه الوثيقة؟

على سبيل المثال ، يوقع المدير اتفاقية مع توقيع رقمي إلكتروني ويحمله إلى EDI. لكنه تلقى البيانات لإعداد العقد في شكل ورقي: من المقاولين أو من الموظفين الذين ليس لديهم EDS. نفس القصة مع تقارير المحاسبة. حتى إذا تم تحميل المستند النهائي إلى EDI وتم توقيع التوقيع الرقمي ، يقوم المحاسب بوضعه على أساس المستندات المطبوعة والموقعة من الموظفين الذين ليس لديهم توقيع إلكتروني. إذا كان جميع الموظفين ملزمين بإرسال المستندات إلى الشخص الذي قام بإعداد العقد أو التقرير إلكترونيًا ، فسيتم أيضًا طباعة المستند وتوقيعه يدويًا ، ثم مسحه ضوئيًا. وبالتالي ، لن يؤثر إدخال EDS و EDI على معظم حجم الطباعة في الشركة.

انخفض حجم الطباعة في قسم واحد لكنه نما في قسم آخر

أدخلت الشركة EDS و EDI حتى لا تطبع المستندات الخاصة بالمعاملات مع الأطراف المقابلة. انخفض حجم الطباعة في قسم المبيعات أو الشراء. لكنه نشأ في المحاسبة. لماذا ا؟
أولاً ، لأن المحاسبة (بحق) لا تثق في أمان المستندات في التبادل الإلكتروني للبيانات. في حين أنه من المستحيل استبعاد تعطل النظام أو فقد البيانات أو تلفها ، يجب أن تحتوي كل وثيقة إلكترونية على نسخة مطبوعة.

ثانيًا ، لأن المحاسبة تعرف أنه أثناء مراجعة الضريبة لتأكيد المعاملات ، تطلب خدمة الضرائب الفيدرالية المستندات في شكل ورقي: المستندات الأصلية والوثائق الأساسية. لذلك ، سوف يطبع المحاسبون ويذهبون إلى مجلد إغلاق المستندات المناسب لكل معاملة. يتم نقل حجم الطباعة لقسم واحد ببساطة إلى قسم آخر.

وحتى الحفظ على النسخ للطرف المقابل ليس دائمًا غامضًا. لأن كل طرف مقابل EDS و EDI ينقلان بالمثل التزامات الصحافة إلى أولئك الذين يتعاملون معهم.

يحدث أن إدخال EDI يزيد (!) حجم الطباعة. أدخلت إحدى الشركات النقل الإلكتروني للنسخ الوسيطة من المستندات استعدادًا للنهائي. في السابق ، قام 6 موظفين بقراءة ورقة الموافقة المطبوعة والتوقيع عليها: قام كل منهم بإجراء تصحيحات ، ثم نقلها إلى الأخرى. تم مسح النسخة النهائية من الوثيقة. الآن ، حصل الموقعون على نسخة إلكترونية من الوثيقة. ومع ذلك ، ظلت عادة العمل مع الورق: طبع كل من 6 موظفين مستندًا ، وأدخلوا تصحيحات باستخدام قلم ، ونسخهم إلكترونياً وأرسلوهم إلى التالي في السلسلة. الخلاصة: بدلاً من وثيقة واحدة بدأوا في طباعتها 6. زاد حجم الطباعة 6 مرات!

انخفاض حجم الطباعة: الاستنتاجات

قبل تقديم EDI و EDS ، ادرس بعناية العمليات التجارية داخل الشركة. تكون هذه التقنيات فعالة فقط عندما يؤدي تنفيذها إلى تقليل أحجام الطباعة وتكاليفها بشكل ملحوظ. وتذكر أنك ما زلت لن تفلت من طباعة التقارير للسلطات التنظيمية والتأمين في حالة فشل الأرشيف وفقدان البيانات أو تشويهها.

تخفيض التكلفة: نتائج عكسية

يمكن أن يوفر إدخال EDI و EDS بعض الوفورات في الأوراق المطبوعة. لكن ماذا عن المال؟

لنفترض أن الشركة تطبع الكثير وتريد التخلص من تكلفة الطابعات واللوازم والخدمات. تبلغ تكلفة EDS الواحدة من 1000 إلى 6000 روبل سنويًا ، اعتمادًا على نطاق الشركة. يكلف تنفيذ EDI حوالي 3000 روبل شهريًا (نظام 1C ، يتم إرسال 100 مجموعة في السعر ، كل 10 روبل إضافية).

إذا قمت بوضع EDS لموظف واحد ، فلن يتمكن من حل أي مهام أخرى باستخدام العدد المناسب من المستندات. فقط قم بفحص وتوقيع الفواتير والعقود والفواتير والأفعال وما إلى ذلك. لذلك ، سيتم إضافة الراتب السنوي للموقع إلى تكلفة EDS و EDI. ومن غير المحتمل أن يُوكل توقيع أي وثائق ، بما في ذلك البيانات المالية ، إلى شخص في وضع منخفض براتب صغير. إنه ببساطة غير آمن. هناك مشكلة أخرى: ماذا سيحدث إذا مرض الموظف الوحيد في EDS ، أو ذهب في إجازة أو استقال؟

يمكنك إصدار EDS لـ 10 موظفين ، ولكنه يكلف من 10 إلى 60 ألف روبل سنويًا. وما لا يقل عن 36 ألف روبل لمشغل EDI.

إذا قمت بتطبيق البرنامج ، فإن تكلفة API السنوية لاستخدام EDI (كمبيوتر Diadoc) ستكلف 18 ألف روبل. تقدم نفس الشركة خدمات وسيطة: من 4200 روبل شهريًا لتحويل 600 مستند إلى 68.4 ألف روبل شهريًا لتحويل 12 ألف مستند.

ومن الضروري إضافة تكلفة طباعة المستندات إلى أي نفقات لـ EDS و EDI ، لأن الشركة لا يمكنها استبعادها بالكامل.

تخفيض التكلفة: الانتقال المؤقت إلى EDS و EDI

تدرك بعض الشركات المزالق المذكورة أعلاه ، لذلك لا تعتبر الانتقال المستمر إلى EDI و EDS. ولكن في الحجر الصحي ، فإنهم في عجلة من أمرهم لتقديم هذه التقنيات مؤقتًا من أجل التوفير في منظمة الطباعة عن بعد.

الحد الأدنى لحزمة الموظف الواحد يكلف من 3 آلاف إلى 5 آلاف روبل شهريًا. في الوقت نفسه ، يطبع الموظف نفسه حوالي 300-500 ورقة في الشهر. تكلفة طباعة 300-500 ورقة ، بما في ذلك المعدات والخدمات واللوازم ، تكلف الشركة من 500 إلى 2000 روبل (يعتمد الرقم النهائي على التنسيق وإعدادات الطباعة ، وكذلك المعدات). لذلك ، قبل تقديم EDI و EDS مؤقتًا ، قارن تكاليف صيانة البنية التحتية للمكتب في مكان بعيد بتكلفة التحول إلى التقنيات الأخرى. وتذكر التكاليف الخفية.

تخفيض التكلفة: الاستنتاجات

التنفيذ المؤقت أو الدائم لـ EDS و EDI هو الأمثل فقط عندما لا تتجاوز تكلفة النقل وتكاليف الطباعة المتبقية تكاليف الطباعة الحالية. لذلك ، في المرحلة الأولية ، حدد بوضوح حجم الطباعة الذي لا يمكنك رفضه.

تُظهر تجربة الشركات التي جربت EDS و EDI أنه في معظم الحالات لا تتطابق النتائج مع التوقعات. على سبيل المثال ، تسارعت وتيرة عملية إرسال المستندات واستلامها في المحاسبة بشكل ملحوظ ، ولكن إجمالي التكاليف زادت.

لتقليل تكاليف العزل ، استكشف جميع الطرق المتاحة لتحسين تكاليف الطباعة. ربما ستوفر على تشخيص المعدات عن بعد أو تجد المواد الاستهلاكية بالمعدل القديم. وإذا كنت مقتنعًا تمامًا بضرورة التبديل إلى EDS و EDI ، فضع خطة تنفيذ ومعايير واضحة لاختيار مقدم الخدمة. وحساب حجم الطباعة مسبقًا ، والذي لا يمكن التخلي عنه.

إشعار قانوني

هناك العديد من الجوانب القانونية لاستخدام EDI و EDS. وفقًا للخبراء القانونيين ، فإن المحاكم تشكك في المستندات الإلكترونية وترفض قبول البيانات في هذا النموذج.

السؤال الثاني: مدة صلاحية الوثائق. على عكس الورق ، لا يمكن التخلص من بيانات EDI بعد 3-5 سنوات. وهذا مفيد في بعض الحالات. ومع ذلك ، في العام الماضي ، كادت المحكمة العليا رفع قانون التقادم على الانتهاكات الضريبية. تحدث حالات مختلفة في حياة الشركة ، لذلك يجدر التشاور مع المحامين فيما يتعلق بتأثير EDI و EDS على طبيعة الطلبات من السلطات التنظيمية.

الجانب الفني للقضية

لنبدأ بالأمان. إذا كان مورد EDI شركة تابعة لجهة خارجية ، فإن سلامة المستندات تعتمد على نظام الأمان الخاص بهم. ماذا سيحدث للأرشيفات إذا توقف العميل عن استخدام التبادل الإلكتروني للبيانات أو قرر تغيير عامل التشغيل؟

هناك أيضًا مسألة الاعتماد على المتعاقد الخارجي. لم تتمكن إحدى الشركات من تقديم مستندات بشأن تجديد EDS في الوقت المناسب إلى Sberbank ولم تتمكن من استخدام Sberbank عبر الإنترنت لمدة أسبوعين. لأن الاتصال تم من قبل متخصص في تكنولوجيا المعلومات لشخص آخر ، ومن المستحيل التأثير على سرعة عمله.

تحدث أيضًا أعطال فنية بسيطة: لا يمكن للمحاسب أو المدير التوقيع وإرسال المستندات لأن البرنامج لا يعمل. تم توصيل متخصص في تكنولوجيا المعلومات من الشركة ودخل في مفاوضات مع متخصص في تكنولوجيا المعلومات تابع لجهة خارجية. إنهم يبحثون عن سبب الفشل وطريقة لإصلاحه. وفي هذا الوقت ، يتم تجميد أنشطة المنظمة. لا يتلقى الشركاء عقودًا وفواتير موقعة للدفع أو الفواتير المدفوعة ، ولا يتلقى الموظفون رواتب ، ولا تطلب الوكالات الحكومية المستندات.

إذا كانت الشركة تطبق EDI و EDS بطريقة شاملة ، فمن المسؤول عن الحفاظ على الأرشيف بالداخل؟ إما أن تكون لخدمة تكنولوجيا المعلومات التزامات إضافية ، أو أنها ستوظف موظفًا خاصًا. ربما إعادة تدريب شخص من الدولة. هذه نفقات إضافية ، ولكن الأسئلة الرئيسية هي: ما هي الشركة التي ستتمكن من الوصول إلى الأرشيف ، وماذا يجب أن يكون هيكل بروتوكولات الأمان لمنع تسرب المعلومات أو تلف البيانات المتعمد؟

مشكلة إضافية: ماذا لو لم تستخدم أي من المنظمات التي تتفاعل معها الشركة EDI؟ قال محاسبون من إحدى الشركات إنهم مضطرون لإجراء سير عمل: ورقة للشركاء والإلكترونيات للاستخدام الداخلي. وفقا لهم ، في مناطق المسؤولية القصوى ، يقومون أيضًا بطباعة الوثائق الداخلية. لأنه ليس كل الموظفين على دراية متساوية في التعامل مع التبادل الإلكتروني للبيانات. وإذا لم يكن الخبراء في المكتب لسبب أو لآخر ، فمن الأسهل عليهم أن يطلبوا من زملائهم التقاط أرشيف ورقي بدلاً من شرح طريقة عمل النظام عبر الهاتف. مخاطر فقدان البيانات عالية للغاية.

الموجودات

هناك شركات يعتبر إدخال EDI و EDS فيها أفضل تحسين للعمليات الداخلية والتفاعل مع المقاولين. ولكن بالنسبة للمنظمات الأخرى ، لن يحقق التوقيع الإلكتروني وإدارة المستندات الإلكترونية فوائد ملموسة. لفهم النوع الذي تنتمي إليه شركتك ، قارن تكاليف الطباعة بتكاليف الطباعة المحسنة وتكلفة الانتقال المؤقت / الدائم إلى EDS و EDI.

لا تتسرع في التحول إلى EDI و EDS اليوم: المزالق التي قد لا تعرفها