🐬 🌚 🦀 مرحى (أوه لا) - udalenka 🕉️ 🙋🏻 🍢

أصبح الانتقال المفاجئ إلى العمل عن بعد بالنسبة للكثيرين تحديًا حقيقيًا. يعمل معظم موظفي التعريب والدعم - أقسام استوديو Plarium Krasnodar - عن بُعد لمدة خمس سنوات تقريبًا ، ولكن خلال الشهر الماضي كان عليهم أيضًا التغلب على بعض الصعوبات. طلبنا من الرجال إعطاء بعض النصائح حول كيفية تنظيم العمل عن بعد بشكل فعال وما هو مهم للنظر فيه.

تدريب

في المرحلة التحضيرية ، يتم اتخاذ العديد من القرارات المهمة ، ويتم أخذ الجزء القانوني في الاعتبار ، ويتم توقيع إضافات على عقود العمل ... لكني أريد التركيز على ما سيؤثر على عملية العمل بأكملها.

من المهم التفكير في الحالة النفسية للموظفين الذين يعد العمل عن بعد بالنسبة لهم جديدًا. دعهم يعرفون: الإدارة تعرف ما يفعلونه ، كل شيء مخطط له ، هم في أيد أمينة. وهنا تلعب ثقة القائد نفسه دوراً هاماً. من الجدير بالذكر أيضًا أنه لا يوجد شيء يهدئ أي شيء أفضل من إجراءات العمل الراسخة: يجب على كل موظف أن يفهم كيفية التصرف في الظروف الجديدة ، ويجب ألا يشعر بالصعوبات.

بالحديث عن العمليات ، إذا لم يكن لديك أداة لتحديد المهام من قبل ، فأنت بالتأكيد بحاجة إليها: لن تذهب بعيدًا في الاتفاقات الشفوية والبريد الإلكتروني. ما سيكون تعقب المهام - يعتمد على احتياجات الشركة. لدينا خبرة في العديد من الأدوات ، ومن بينها:

Jira - يمكن استخدامه كمدير المهام الرئيسي لجميع الأقسام المشاركة في العمل على المنتج ؛
Hansoft هو نظام مرن يسمح لك بمراقبة إجراءات العمل والوقت الذي تقضيه عن كثب ؛
Asana - أداة بسيطة بواجهة بديهية ومناسبة للفرق الصغيرة ؛
Trello - خيار أبسط ، "لوحة" قديمة جيدة للقيام بالمهام ؛
جداول بيانات Google هي الرائدة في قائمتنا من حيث البساطة وإمكانية الوصول ، مما يسمح لك بتخصيص عملية تتبع المهام لنفسك ، واستخدام الصيغ والرسوم البيانية المختلفة ، وتنسيق المستندات للحصول على تصور أكثر ملاءمة للمعلومات.

أبق على اتصال

حقل معلومات الفريق والدعم المتبادل

بعد أن جلست في أجهزة الكمبيوتر المنزلية ، سيبدأ موظفوك ببطء في نسيان أنهم فريق. الآن لا يمكنك الاقتراب من زميلك ، وعدم مقابلة أي شخص خلال فترة الراحة ، لذلك سيشعر شخص ما بنقص في المعلومات. على موقع بعيد ، من المهم بشكل خاص إعطاء مهام الفريق التي تشجعهم على التواصل مع بعضهم البعض. يجب أن نحاول تنظيم حقل معلومات مشترك بحيث يمكن للجميع المشاركة في مناقشة قضايا العمل. يعتبر عقد مؤتمرات الفيديو مناسبًا جدًا لهذا الأمر ، مما يساهم في زيادة التفاعل والاتصال المثمر والسهل.

إن عدم رؤية شخص ، من الصعب معرفة حالته. إذا لم يكن الموظف معتادًا على الإبلاغ عن الصعوبات الخاصة به ، فقد يبقى المدير في الظلام ويفشل في منع تفاقم الوضع. قم بتعيين مرؤوسيك إلى أقصى قدر من الانفتاح ، وأبلغ عن استعدادك للمساعدة إذا لزم الأمر. شارك في حياة الفريق ، وقم بتعيين مكالمات شخصية وعامة. كلما كان تواجدك أكثر تميزًا ، كلما شعر الموظف بالدعم (ولكن لا تذهب بعيدًا!).

يجب ألا تسمح بالعزلة العاطفية والانفصال عن الموظف ، لأنك تخاطر بأن تحصل بدلاً من فريق على مجموعة من الأشخاص المغتربين الذين لا يهتمون بجودة العمل المنجز. قم بتنظيم مساحة للتواصل غير الرسمي في فريق - غرف الدردشة للفيضانات في الرسل ، والمجموعات على الشبكات الاجتماعية مع أخبار الشركة أو القسم - وأخبرهم ، على سبيل المثال ، عما تم القيام به الأسبوع الماضي أو سيتم القيام به في اليوم التالي ، تبادل الميمات. إذا كنت تحب الحلول المخصصة ، يمكنك الذهاب إلى أبعد من ذلك - حتى التقنيات الحديثة تسمح لك بتنظيم راديو الإنترنت للشركات.

قواعد الاتصال عبر الإنترنت

في العمل عن بعد ، تزداد أهمية الاتصال بالإنترنت في بعض الأحيان. من المهم أن تناقش مع الفريق ، لتنظيم أكثر أشكال التفاعل تنوعًا ، والتي من شأنها أن تسمح للجميع بالبقاء في نفس مجال المعلومات ، والمشاركة - وعدم التدخل في عمل بعضهم البعض. إليك بعض القواعد التي قد تجدها مفيدة.

احتفظ بالترتيب في المحادثات ، واعثر على برنامج المراسلة المناسب لك واستخدمه ، وقم بإعداد قوائم بالمحادثات وجهات الاتصال حتى لا تضيع في العدد المتزايد من القنوات.
فكر في الاتصالات البديلة ومتى تستخدمها. يجب أن يكون الموظفون قادرين على الاتصال بزميل على هاتف محمول أو منزل إذا لم يردوا على الرسائل أو إذا كان من السهل مناقشة الأمر شفهيًا.
تأكد من أن كل موظف لديه كل ما يلزم لمكالمات الفيديو (سماعات الرأس والكاميرا). لا تقلل من شأن تنسيق الاتصال هذا: فهو رائع لتعويض نقص الإشارات غير اللفظية - الإيماءات وتعبيرات الوجه - ويقلل من احتمال وجود تفسير متعدد القيم ، والذي يحدث غالبًا أثناء المراسلات.
من خلال الضغط المستمر على زميل في محادثة أو محاولة التواصل معه بشكل عاجل ، قد لا نرى كيف أن العديد من الأشخاص يقرعونه في نفس اللحظة ، ويطلبون الاهتمام ، والزميل نفسه مشغول بشكل كارثي. استخدم الحالات في المراسلات الفورية ، على سبيل المثال ، أو تقويم Google - أي أداة تسمح لك بمراعاة توظيف بعضهم البعض.

نستخدم أدوات اتصال عديدة:

Google Hangouts - لمكالمات الفيديو مع الموظفين عبر أقسام متعددة. مريحة للغاية ، لأن هناك مزامنة مع تقويم Google ، مما يسمح للجميع برؤية موعد الاجتماع ؛
سلاك - للمكالمات السريعة غير المخطط لها ؛
الفتنة - للتفاعل المستمر مع الفريق. عند الجلوس في "الغرفة" ، يمكنك الاتصال بزميل شفهيًا في أي وقت. هذا الشكل يخلق تأثير الوجود ويثير روح الفريق.

رقابة جودة

شكل udalenka يثير حتما تساؤلات حول مراقبة إنتاجية الموظفين وجودة عملهم. يجد المدير نفسه في موقف حيث لا يستطيع مجرد إلقاء نظرة حول المكتب والتحقق من انشغال مرؤوسيه - الذين يعملون والذين اختفوا في مكان ما. لديه رغبة مفهومة تمامًا في إحكام السيطرة ، ولكن هذه الرغبة يجب أن تكون مقيدة ، لأنها يمكن أن تمنع المرؤوسين من العمل.

هناك برامج تجمع التحليلات من سطح المكتب على جهاز كمبيوتر الموظف خلال النهار ، على سبيل المثال مراقب لقطات الشاشة. يمكن أن تكون مفيدة إذا كانت الأجر بالساعة ومن المهم للمدير أن يعرف ما إذا كان الشخص يقضي ساعاته أو يعمل. بالإضافة إلى ذلك ، باستخدام هذه الأدوات ، يمكنك الرد في الوقت المناسب عندما يرتكب الموظف خطأ فادحًا أو ينخفض أداءه - بشكل عام ، عند الحاجة إلى المساعدة.

ومع ذلك ، في تجربتنا ، فإن فعالية هذه الأدوات غامضة: فهي تحبط في بعض الأحيان ، وخاصة ممثلي المهن الإبداعية. لا نوصي بإدخال أنواع إضافية من التقارير أو مطالبة الأشخاص بتأكيد وجودهم باستمرار في مكان العمل. من الأفضل أن نبدأ من الفكر التالي: إذا لم تثير جودة النتيجة أسئلة ، فيمكننا أن نفترض أن الالتزامات تجاه صاحب العمل قد تم الوفاء بها.

ملخص

كيف لا تفوت أي شيء مهم؟ نحن نقدم قائمة مراجعة صغيرة.

الفريق في نفس مجال المعلومات - بفضل المكالمات الهاتفية العادية والبريد العام والدردشة في الرسائل.
يظهر الجميع في مكان العمل بدون تأخير - يمكن تتبع ذلك عن طريق النشاط في الدردشة العامة أو أثناء مكالمات الصباح اليومية.
, . -, , . .
-. , , , .
. , , . .

لكن العلامة الأكثر أهمية التي ستساعدك على فهم نجاح الانتقال إلى موقع بعيد هي: استمرار العمليات الرئيسية ولا تقل فعالية الفريق. من المثير للاهتمام أن نلاحظ أن العديد من الموظفين ، الذين يعملون في المنزل ، يظهرون إنتاجية أكبر مما هو عليه في المكتب. من الواضح أن udalenka له إيجابيات وسلبيات ، ولكن لا يوجد شيء يمكن التعامل معه. حظا طيبا وفقك الله