🔈 🍗 🖋️ كيف ندعم تقنيًا تشغيل مكاتب ABBYY أثناء الحجر الصحي 🤙🏾 👲🏾 💕

هبر ، مرحباً! اسمي أوليغ ، وأنا مسؤول عن خدمة تكنولوجيا المعلومات في مجموعة شركات ABBYY. منذ أكثر من شهر ، بدأ موظفو ABBYY حول العالم في العمل ~~والعيش~~ في المنزل فقط. لا مزيد من الفضاء المفتوح ورحلات العمل. هل تغيرت وظيفتي؟ لا. على الرغم من نعم فعلا ، لكنها تغيرت قبل 2-3 سنوات. والآن نحن نقدم عمل المكاتب من الناحية الفنية في 13 دولة بالطريقة نفسها كما كان من قبل. إنه الآن فقط نقوم بذلك أثناء الجلوس في المنزل - في المطبخ أو على الأريكة أو على الشرفة ، وفي المكتب لا يوجد سوى شخص واحد في الخدمة. بالمناسبة ، ها هو:

سأتحدث اليوم عن المهام التي يتعين على خدمة ABBYY حلها الآن ، وكيف ينقذنا الحاضرون في المكتب ، ولماذا أصبحت MS Teams و Zoom كل شيء لدينا ، وأكثر من ذلك بكثير. مرحبا بكم في القطط.

ذات مرة ، قبل الحجر الصحي ...

5-7 سنوات مضت ، كانت ABBYY شركة ركزت على تطوير البنية التحتية الداخلية. استخدمنا منتجات السحابة قليلاً - حاولنا نشر التطبيقات داخل أنفسنا ، وبالتالي كان الوصول إليها من الخارج أمرًا صعبًا. لكن الزمن تغير ...

منتجات السحابة تطورت بشكل أسرع ، وقدمت مرونة وتنوعًا في الوظائف. والآن غالبًا ما يكون من المستحيل ببساطة العثور على نظائر ذات إمكانات داخلية.

يحتاج الموظفون إلى التنقل. المبيعات والتسويق دائمًا في رحلات عمل ، والسفر حول العالم ، والذهاب إلى الاجتماعات - فهم يحتاجون فقط إلى الوصول إلى أنظمة الشركات في أي وقت وفي أي مكان.

لقد تغير جيل الناس أيضا. يفضل الموظفون الشباب الجدد العمل في العمل الجماعي والمقاهي من المنزل. التنقل مهم بالنسبة لهم. لذلك ، أنشأنا تقنيًا بيئة عمل مماثلة لتلك الموجودة في الحياة اليومية. يشعر الزملاء براحة أكبر عندما لا يحتاجون إلى التبديل بين المكتب ومكان آخر حيث يمكنهم العمل.

الآن مكاتب ABBYY الدولية مفتوحة في 13 دولة من الولايات المتحدة الأمريكية إلى أستراليا. ومن الأنسب أن يكون لديك بنية أساسية مشتركة للسحابة من "ربطها" بموقع محدد من خلال الخدمات الداخلية.

قبل بضع سنوات ، راجعنا استراتيجيتنا وبدأنا في استخدام التطبيقات السحابية للعمل بنشاط. على سبيل المثال ، نحن نحب Office 365 - MS Teams و OneDrive و SharePoint وغيرها.

هذا لا يعني أن جميع الموظفين يعتمدون على الحلول السحابية. لدى ABBYY بنية تحتية داخلية غنية ، على سبيل المثال ، يستخدم المطورون المرافق المحلية لتدريب الشبكات العصبية. أود أن أقول إننا نستخدم المنتجات السحابية والبنية التحتية الداخلية الخاصة بنا التي تتراوح من 50 إلى 50.

حول شعبية RDP

سمحنا دائمًا بالعمل مع الشبكة الداخلية عن بُعد ، واختار الجميع الطريقة المناسبة له. أولئك الذين هم على الأرجح في المكتب يفضلون RDP (سطح المكتب البعيد). كقاعدة عامة ، كل شخص لديه معداته الخاصة في المنزل: فهي ليست قوية دائمًا ، ويمكن لجميع أفراد الأسرة استخدامها. وفي العمل - كمبيوتر حديث تم تكوينه وتوصيله بكل شيء. لذلك ، من المنزل أكثر ملاءمة للاتصال بـ RDP والعمل ، مع عدم الاهتمام بما لديك على جهاز كمبيوتر شخصي.

بالنسبة للمكتب ، الذي يقع في موسكو (يوجد مركز R&D ، ومكاتب ABBYY Russia و ABBYY Emerging Markets هنا) ، كان لدينا دائمًا بوابتي RD للتوصيل عن بُعد ، تم التعامل معها. ولكن الآن أصبحت طريقة الاتصال هذه شائعة جدًا. لموازنة الحمل ، نشرت خدمة تكنولوجيا المعلومات بوابتين إضافيتين إضافيتين. ربما هذا هو التغيير الوحيد في البنية التحتية الذي قمنا به منذ مارس.

فيما يلي ، سأقدم إحصائيات عن مكتب ABBYY في موسكو ، حيث يعمل أكثر من 800 شخص هنا والبيانات أكثر إرشادية.

VPN

هناك زملاء اعتادوا العمل مع الشبكات الافتراضية الخاصة. الآن أخذ كثيرون معدات الشركات إلى المنزل. في الغالب أخذوا أجهزة الكمبيوتر المحمولة والمراقبين معهم. عندما تعمل عن بُعد باستمرار ، تكون الشاشة الكبيرة الأخرى أكثر ملاءمة. لم نقم بشراء معدات إضافية للموظفين.

الحضور

حتى الحجر الصحي من المستحيل أن يتم بدون أشخاص في المكتب. قمنا بتعيين مديرين لنظام العمل - Yura و Stas. كل واحد منهم يعمل لمدة أسبوع في المكتب ، لمدة أسبوع - من المنزل. الرجال لديهم جدول زمني منتظم - من 10 إلى 19.

إنهم يساعدون في القضاء على المشاكل التقنية التي يواجهها الموظفون. لدينا الكثير من المعدات ، وأحيانا ينكسر. في أغلب الأحيان ، شخص ما لديه تجميد للكمبيوتر. يتعطل محرك الأقراص الثابتة عدة مرات في الأسبوع ، أو يحدث شيء ما ، وتحتاج إلى تغييره وإصلاحه.

كانت هناك العديد من حالات انقطاع التيار الكهربائي ، مما يعني أن شخصًا ما يحتاج إلى إعادة تشغيل أجهزة الكمبيوتر لأن الموظفين لا يمكنهم القيام بذلك عن بُعد. بشكل عام ، يقضي 90 ٪ من وقتهم في صيانة المعدات المكتبية.

هناك العديد من المهام غير العادية التي بدأ الضباط المناوبون في أدائها أثناء الحجر الصحي.

أدخل الورق في الطابعات وأخرج المستندات المطبوعة. يعد ذلك ضروريًا للموظفين الذين يعالجون المستندات الواردة ويطبعونها من أجهزة الكمبيوتر المنزلية إلى طابعة عاملة. عند عودتهم إلى المكتب ، سيأخذون جميع المستندات على الفور ، ولن يطبعوا 100500 صفحة. بالطبع ، كان من الممكن القيام بذلك لاحقًا ، لكننا نساعد الزملاء على عدم تغيير العملية المعتادة - الآن هناك الكثير من الأشياء غير العادية.
قمنا بتعبئة الماسحات الضوئية والطابعات ونقلها إلى الزملاء الذين يحتاجون إليها في العمل. تمت مساعدة أحد الموظفين الذين تقاعدوا في الكوخ لتوصيل الكابل حتى يكون لديه إنترنت مستقر.

بالمناسبة ، يساعد تطبيق ABBYY FineScanner AI للهواتف المحمولة أيضًا على فحص المستندات ، بالإضافة إلى التعرف على النص فيها ، ووضع التوقيعات ، وتحويل الملفات إلى 12 صيغة شائعة وأكثر من ذلك بكثير. حتى 31 يوليو ، بشكل شامل ، نمنح وصولاً مميزًا إلى ABBYY FineScanner AI.

وفي عطلة نهاية الأسبوع؟

لا يوجد موظفون في المكتب في عطلة نهاية الأسبوع. اتفقنا مع مسؤول النظام لدينا الذي يعيش في Otradnoye (حيث يوجد مكتبنا) ، وفي هذه الحالة سيأتي ويساعد. وكانت مساعدته مفيدة: كانت هناك عدة حالات انقطاع التيار الكهربائي في عطلة نهاية الأسبوع ، كان من الضروري استعادة تشغيل المعدات.

يمر، يمرر، اجتاز بنجاح

إلى جميع الموظفين الذين يحتاجون إلى الحضور إلى المكتب للحجر الصحي ، أصدرنا في مارس تصاريح لـ mos.ru. الآن ، إذا كنت بحاجة إلى العمل ، يقوم الموظف أيضًا برسم تصريح برمز QR. لكن فرصة القدوم إلى المكتب لا تعني أن الزملاء يذهبون إلى هناك كل يوم. عادة في المبنى لا يوجد سوى خادم واحد. والباقي يسمح لهم بالحضور فقط في حالة الطوارئ.

في مكاتب في دول أخرى

الحالة في مكاتب ABBYY الأخرى هي نفسها بشكل عام - فهي مغلقة ، ويعمل الموظفون من المنزل ويستخدمون نفس الأدوات. على سبيل المثال ، في المكتب الأمريكي لا يوجد حتى ضابط واجب. شارك مسؤول النظام المحلي ، حتى قبل الحجر الصحي ، جزءًا من المعدات من المستودع ، وعندما يخرج موظف جديد ، يرسل ببساطة الكمبيوتر المحمول الذي تم تكوينه عن طريق البريد.

كيفية البقاء على اتصال

الآن انخفض الحمل على قنوات الاتصال مقارنة بالوقت الذي عمل فيه الأشخاص في المكتب. حركة المرور الرئيسية - تنزيل الملفات ومشاهدة مقاطع الفيديو - الآن على مقدمي المنازل. لم تكن هناك حاجة لتوسيع القناة ، على الرغم من أننا خططنا لها هذا العام.

في الحجر الصحي ، كان أول شيء راجعناه بعناية هو قواعد استعادة الاتصالات - لقد أضفنا العديد من اختبارات المراقبة ، ووضعنا مخططًا للتبديل إلى قنوات النسخ الاحتياطي ، ونظرنا في قواعد موازنة التحميل.

كيفية ضمان الأمن على موقع بعيد؟

كان الأمن بلا شك أهم شيء. لكننا استعدنا لذلك أيضًا. قبل عام ، تم إدخال المصادقة ذات العاملين. أعتقد أن هذا هو أحد الأشياء الضرورية عندما يعمل الناس كثيرًا خارج بيئة الشركة. وهذا شيء لا يمكنك وضعه بسرعة. الآن الوصول إلى أي موارد الشركة يتطلب عاملين. إذا كان شخص ما يخطط للتبديل إلى وضع العمل عن بعد ، فهذا أمر لا بد منه من حيث أمن المعلومات.

نرى كيف يحاول المحتالون الحصول على بيانات الاعتماد. هذه هي هجمات التصيد بشكل رئيسي. على الرغم من أن البريد محمي ، إلا أنه لا يمكن منع التصيد بشكل كامل من الناحية الفنية. من المهم أن يفهم الموظفون أنفسهم أنهم لا يحتاجون إلى النقر على الروابط المريبة وفتح الملفات من الرسائل التي لم يتوقعوها. للقيام بذلك ، عقدنا ندوة عبر الإنترنت للموظفين وذكّرنا بما يجب القيام به في مثل هذه المواقف. الآن هو الوقت المناسب جدًا لمثل هذه الندوات عبر الإنترنت ، لأن الأشخاص ، في وضع غير عادي ، يتم جمعهم وتركيزهم وأكثر انفتاحًا على المعلومات وإدراكها بشكل أفضل.

لقد انتبهنا أيضًا إلى القواعد البسيطة للعمل من المنزل ، على سبيل المثال ، الحاجة إلى إيقاف جلسة العمل ، وقفل الكمبيوتر عند المغادرة ، وحسابات منفصلة: أنت تعمل تحت واحدة ، يلعب الطفل تحت آخر. هذا مهم جدًا ، لأن الطفل يرى كيف يطرق الأب أو الأم على لوحة المفاتيح ، ويريد أيضًا القيام بذلك. سيأتي ، ويقرع ، لكننا لا نعرف ما الذي سيقرع عليه وفي أي برنامج سيقوم بحذف البيانات أو استبدالها.

لقد طلبنا من الزملاء أيضًا التحقق من كيفية تكوين الإنترنت المنزلي الخاص بهم ، وما هي كلمة المرور ، وما إذا كانت موجودة على الإطلاق. بالطبع ، قاموا بالحجز: إذا لم يفهم الشخص ما يجب فعله ، فمن الأفضل عدم القيام بذلك. البقاء على اتصال أهم بكثير. كما طلبوا من الموظفين التحقق من أجهزة توجيه Wi-Fi المنزلية. حتى أن البعض أوصوا بشراء شيء آخر ، لأن لديهم مثل هذه المعدات القديمة التي لا تسمح بالعمل بالسرعة الحالية لمقدمي الخدمة.

حول التطبيقات الأكثر شعبية على جهاز التحكم عن بعد

ربما كنت قد خمنت بالفعل أن هذه هي أدوات للاتصال. نظرًا لأننا نستخدم Office 365 ، فإن الموظفين يتواصلون من خلال برنامج Teams messenger مع بعضهم البعض ومع الأشخاص الخارجيين. لقد أثبت نفسه بشكل مثالي.

لقد زاد عدد الرسائل الجماعية التي أرسلها موظفو جميع المكاتب إلى Teams:

من 21 فبراير إلى 20 مارس ، أرسلنا> 689 ألف رسالة.
من 21 مارس إلى 19 أبريل ، أرسلنا أكثر من مليون رسالة.

زيادة عدد المكالمات (واحد على واحد):

من 21 فبراير إلى 20 مارس كان هناك 11.5 ألف.
من 21 مارس إلى 19 أبريل -> 16 ألفًا.

بالإضافة إلى Teams ، نستخدم أيضًا Zoom ، لأن جودة الصوت والفيديو في هذه الخدمة هي واحدة من الأفضل في السوق. بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك Zoom فرصة "الاتصال" بالمؤتمر والاتصال عبر الهاتف.

حتى 15 مارس ، كان عدد الاجتماعات في Zoom تقريبًا لا يتجاوز 100 يوميًا ، ومن النصف الثاني من الشهر بدأنا في ABBYY في استخدام هذه الخدمة بشكل أكثر نشاطًا:

في أبريل ، كان كل يوم عمل تقريبًا في Zoom من 100 أو أكثر:

الآن هناك الكثير من رسائل عدم الموثوقية على الإنترنت تكبير ليس من المستغرب على الإطلاق أن يتم إيلاء هذا الاهتمام الآن إلى الأداة الأكثر شعبية. نحن على اتصال بممثلينا من Zoom ونرى كيف تأخذ الشركة جميع الاكتشافات بجدية. اتخذنا أيضا عدة تدابير. أبسطها وأكثرها فعالية هو حظر حفظ تسجيلات الاجتماعات في التخزين السحابي.

أمن الإنترنت هو ، أولاً وقبل كل شيء ، انتباه الموظف. نعتقد أن Zoom سوف يتكيف ، وهذا الوضع سيجعل هذه الخدمة أقوى فقط.

يوضح الرسم البياني كيف بدأ عدد المشاركين في اجتماعات Zoom في النصف الثاني من شهر مارس في النمو. مثل عدد الدقائق.

في أبريل ، استمر الاتجاه ، حيث انضم المزيد من الموظفين إلى ندوات واجتماعات Zoom على الويب.

بالنسبة لنا ، تعد Zoom و Teams خدمات مكررة. لكن وجود أداتين للاتصال ضروري على الأرجح الآن ، لأن العبء على الاتصالات ضخم. كانت هناك حالات عندما بدأت إحدى الخدمات بالفشل في أكثر الأوقات غير المناسبة ، ثم استدعى الموظفون بسرعة إلى خدمة أخرى واستمروا في العمل.

بالإضافة إلى ذلك ، هذه أيضًا أدوات للتواصل. من المهم للناس الآن البقاء على اتصال. يتم إجراء معظم المكالمات إلى ABBYY مع تشغيل الكاميرات. عندما عملت في المكتب ، لم أقم بتشغيل الكاميرا. الآن ، وبغض النظر عن الشكل الذي تستخدمه ، يمكنك دائمًا تشغيله. تقريبا دائما.

بدلا من الاستنتاج

إن الإعداد الفني للشركة للعمل على موقع بعيد ليس شيئًا يمكن القيام به في غضون أيام قليلة. هذا أفضل استعدادا مقدما. بدأنا الانتقال إلى الخدمات السحابية منذ فترة طويلة لأننا أردنا مساعدة موظفينا على أن يكونوا أكثر قدرة على الحركة. ولكن ، كما اتضح ، فإن هذا التنقل مفيد أيضًا في المواقف التي يتم فيها الإعلان عن الحجر الصحي.

ربما ، الآن قمنا باسترداد جميع تكاليف العمالة لدينا للانتقال وتغيير البنية التحتية من الداخل إلى الخارج ، لأن الناس أخذوا معداتهم وتركوا مكاتبهم وذهبوا إلى منازلهم وأكواخهم ... ولم يتغير شيء.

شكرا للصور للمنشور إلى مسؤول النظام لدينا يورا Anikeev.

كيف ندعم تقنيًا تشغيل مكاتب ABBYY أثناء الحجر الصحي