مشاركة المجلد في إصدار Zimbra المفتوح المصدر

مجلدات البريد المشتركة هي واحدة من أكثر ميزات البريد الإلكتروني التجارية المرغوبة. تسمح هذه الوظيفة للعديد من الأشخاص بقراءة الرسائل التي تقع في نفس صندوق البريد في وقت واحد ، وبالتالي فهي تستخدم على نطاق واسع في تنظيم العمل في أقسام المبيعات والدعم الفني. بناءً على طلب القارئ ، نتحدث عن كيفية عمل وظيفة مجلدات البريد المشتركة في Zimbra OSE وفي أي الحالات يجب استخدامها.


1. السيناريو الأبسط والأكثر شيوعًا لاستخدام مجلدات البريد المشتركة في Zimbra OSE هو صندوق بريد مشترك لقسم كامل. خذ ، على سبيل المثال ، مؤسسة لديها قسم مبيعات مكون من خمسة أشخاص وصندوق بريد واحد sales@zimbra.cloud.loc ، والذي يتلقى الطلبات والأسئلة من العملاء. المهمة هي التأكد من أن جميع موظفي القسم لديهم حق الوصول إلى الرسائل الواردة في صندوق البريد هذا. من المفترض أن يدخل الموظفون بعد ذلك في مراسلات مع العملاء من صناديق البريد الشخصية الخاصة بهم.



من أجل تحقيق ذلك ، يكفي ببساطة تزويد كل موظف بوصول عام إلى مجلد البريد الوارد على علبة البريد sales@zimbra.cloud.loc. هذا يفعل كما يلي. في عميل الويب ، يجب عليك تسجيل الدخول باستخدام حساب sales@zimbra.cloud.loc ومنح الوصول إلى مجلد Inbox بالتناوب لكل موظف في قسم المبيعات. عند منح حق الوصول ، يمكنك تحديد الحقوق التي سيحصل عليها المستخدم في هذا المجلد. سيكون من المعقول أن يمنح الموظف العادي حق الوصول فقط لقراءة البيانات من مجلد ، وإلى رئيس القسم لإدارته الكاملة.



عندما يتم إصدار حقوق الوصول للموظفين ، سيتلقى كل منهم رسالة في البريد مع اقتراح لإضافة مجلد مشترك إلى قائمة المجلدات في صندوق البريد الخاص بهم. بعد قبول العرض ، سيكون لدى الموظف مجلد مشترك على الجانب الأيسر من عميل الويب. بعد اجتيازه ، سيتمكن الموظف من عرض البريد الوارد في علبة البريد sales@zimbra.cloud.loc والعمل مع هذه الرسائل كما لو كانت قد وصلت إلى صندوق البريد الخاص به.



قد يلاحظ القارئ اليقظ أن هذا النهج لا يختلف كثيرًا عن القائمة البريدية المعتادة ، ولكن في الواقع لا تزال هناك اختلافات. يتمثل العامل الرئيسي في أنه ، على عكس القائمة البريدية ، يرى المستخدمون ما إذا كان قد تم الرد على كل من رسائل البريد الإلكتروني المستلمة. هذا يقلل من احتمالية أن يتلقى المستخدم ردان أو أكثر من مديرين مختلفين على رسالة واحدة مرسلة.

2.حالة استخدام شائعة أخرى لاستخدام صناديق البريد المشتركة هي الدعم الفني الداخلي. على سبيل المثال ، يحتوي الدعم الفني للمؤسسة مع العديد من الأقسام على عنوان بريد إلكتروني واحد TechSupport@zimbra.cloud.loc ، حيث يرسل الموظفون طلباتهم. بالطبع ، لا يعد جمع جميع الطلبات الواردة في مربع واحد ومنح الوصول إلى جميع موظفي الدعم الفني خيارًا ، حيث أن هناك خطرًا متزايدًا من أن يخطئ المتخصص المناسب في الطلبات الموجهة إليه في التدفق العام.



يمكن أن تساعدك مرشحات بريد Zimbra OSE في تجنب ذلك ، فهي تتحقق من البريد الوارد للتأكد من توافقه مع أي شروط ، واعتمادًا على نتائج الفحص ، ينفذ أو لا يقوم ببعض الإجراءات. نظرًا لحقيقة أن التطبيقات للمتخصصين تأتي من دائرة محدودة من الأشخاص ، يمكنك تكوين عامل تصفية البريد بحيث يرسل تلقائيًا تطبيقًا واردًا إلى مجلد الاختصاصي المقابل بناءً على اسم المرسل. وبالتالي ، بعد ذلك ، سيتم توزيع جميع التطبيقات المستلمة من الموظفين تلقائيًا في مجلدات مختلفة وسيتعين على المسؤول فقط تزويد المتخصصين بإمكانية الوصول العام إلى المجلدات المقابلة.



يمكن القيام بنفس الشيء من سطر الأوامر. كما هو الحال في عميل الويب ، نحتاج أولاً إلى منح المستخدم حقوق الوصول إلى المجلد ، ثم تحميله في صندوق البريد الذي نريد الوصول إليه. لتوفير الوصول إلى المجلد ، استخدم الأمر zmmailbox -z -m TechSupport@zimbra.cloud.loc mfg "/ TechSupport1" حساب TechSupport1@zimbra.cloud.loc r . السمة الأخيرة في الأمر تعني الحقوق التي نمنحها للمستخدم. بالإضافة إلى إذن القراءة ، يمكنك منح حق الوصول للكتابة (ث) وإنشاء مجلدات فرعية (1) وقبول الدعوات (س) وحذف العناصر (د) والإدارة (أ). يمكنك تحميل المجلد باستخدام الأمرzmmailbox -z -m TechSupport@zimbra.cloud.loc cm "/ TechSupport1" TechSupport1@zimbra.cloud.loc "/ TechSupport1" .





من المزايا الكبيرة لهذا الخيار لتنظيم التطبيقات للدعم الفني أنه يتطور بشكل جيد جدًا ومتوافق مع جميع عملاء البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، يمكن تكوين عرض المجلدات العامة في Thunderbird. لكي يظهر المجلد المشترك في عميل البريد هذا ، يجب عليك تسجيل الدخول إلى حسابك فيه وتكوينه لاستلام البريد عبر IMAP. بعد ذلك ، تحتاج إلى الاشتراك في المجلد المشترك في إعدادات الحساب ، وبعد ذلك سيتم عرض المجلد المشترك في القائمة العامة لمجلدات البريد. وبالمثل ، يتم تكوين عرض المجلدات العامة في MS Outlook.





3.بالإضافة إلى ذلك ، يمكن استخدام المجلدات العامة لتفويض البريد الإلكتروني أثناء غياب الموظف. لذا ، على سبيل المثال ، إذا ذهب الموظف في إجازة ، يمكنه منح زميله حق الوصول إلى مجلدات البريد الخاصة به ، والذي يمكنه عرض البريد الوارد. عادةً ما يكون هذا التفويض لصندوق البريد مصحوبًا بمنح الحق في إرسال رسائل البريد الإلكتروني نيابة عن المستخدم الذي منح حق الوصول إلى مجلدات البريد الخاصة به.

يتم ذلك في إعدادات حساب الموظف الذي يغادر لقضاء إجازة ويمكن القيام به بطريقتين. في الحالة الأولى ، هذا هو بالضبط "الإرسال نيابة عن" ، حيث سيرى مستلم الرسالة أن شخصًا آخر يتواصل معه من بريد الشخص الذي كتب إليه في الأصل. في الحالة الثانية ، هي "Send as" ، حيث سيتلقى مستلم الرسالة خطابًا من الشخص الذي يتحدث معه دون أي ذكر لما أجاب عليه شخص آخر بالفعل.



يمكن القيام بنفس الشيء في سطر الأوامر. لذا ، باستخدام الأمر zmprov grr حساب TechSupport1@zimbra.cloud.loc usr TechSupport2@zimbra.cloud.loc send كما أننا نعطي المستخدم TechSupport1 الحق في الرد على الرسائل كمستخدم لـ TechSupport2. وبالمثل ، الأمرحساب zmprov grr TechSupport1@zimbra.cloud.loc usr TechSupport2@zimbra.cloud.loc sendOnBehalfOf فقط بدلاً من الحق في إرسال بريد إلكتروني كمستخدم ، نعطي المستخدم TechSupport1 الحق في الرد على الرسائل نيابة عن مستخدم TechSupport2.

وبالتالي ، حتى إذا استقال موظف أو ذهب في إجازة ، فسوف يستمر صندوق بريده في العمل ، مما يعني أن جزءًا من العمليات التجارية المرتبطة بالموظف وبريده الإلكتروني لن تتم مقاطعته.

لجميع الأسئلة المتعلقة بـ Zextras Suite ، يمكنك الاتصال بممثل شركة "Zextras" Ekaterina Triandafilidi عن طريق البريد الإلكتروني katerina@zextras.com