♥️ 🙉 🌍 أدوات التحكم عن بعد: كيف كلفنا سوء استخدام التطبيقات 50،000 دولار أمريكي تقريبًا 👗 💅🏾 🍸

نحن نعمل عن بعد منذ عام 2013 ونعلم في أي مكان يضرب العمال الجدد عن بعد رؤوسهم. المادة 5 من الأخطاء الغبية التي ارتكبناها أثناء البحث عن مجموعة مثالية من التطبيقات للمكتب عبر الإنترنت.

المكافأة في النهاية: رابط إلى دليل تطبيقات العمل عن بُعد.

شركتنا تسمى نسبة ، نحن منخرطون في تطوير الويب المخصص. حتى عام 2018 ، عملنا بتنسيق "مكتب في موسكو + موظفين عن بُعد في المناطق". الآن لا يوجد مكتب على الإطلاق ، ولكن هناك فريق موزع بالكامل يضم أكثر من 20 موظفًا.

هنا سنتحدث عن أخطائنا في تنظيم مكتب بعيد. اطمئن ، في الأشهر المقبلة ، سيتعثر العديد من القادة في نفس الأماكن التي كنا فيها قبل سبع سنوات.

بالمناسبة ، أطلقنا مؤخرًا كتالوجًا عبر الإنترنت لتطبيقات التحكم عن بُعد. يوجد رابط في نهاية المقال: يمكنك تقييم المشروع بنفسك ومشاركة انطباعاتك في التعليقات.

الخطأ 1: المستندات بدلاً من قاعدة المعرفة

يدور Google Drive حول الأجهزة اللوحية القابلة للتصرف والقطع الرسمية من الورق. إذا كنت تخطط لأشكال تخزين والأنظمة هناك، والذي سوف يعود مرة أخرى ومرة أخرى - أنه من الأفضل أن ننظر على الفور نحو قاعدة المعرفة: مفهوم ، كودا ، التقاء ، Yandex.Wiki .

في حياة كل نشاط تجاري ، يأتي وقت يحين فيه الوقت لالتقاط الخبرة والعمليات - وإلا سيصيب الوافدون الجدد بالالتحاق بفريقك. ولكن عندما تصبح اللوائح 30-40 ، يجب أن يتم تنظيمها بطريقة أو بأخرى ، وإلا فلن تتمكن من العثور على اللوائح الصحيحة بسرعة.

بمجرد أن أمضى مديرنا نصف ساعة للعثور على ملف في Google Drive. ثم قررنا نقل جميع وثائق المشروع إلى Notion. هذه المسألة التي تبدو بسيطة كلفت الشركة 20 ساعة عمل. 20 ساعة مدفوعة فقط لتنظيم المستندات بطريقة جديدة.

إدراكًا لهذا الخطأ ، قمنا بجمعه على أساس فكرة البنية التحتية الإدارية بالكامل - المشاريع وإدارة الموارد البشرية ونظام CRM وشبكة اجتماعية للشركات. في مستندات Google ، لن نفعل ذلك بالتأكيد.

الخطأ الثاني: يتم التحكم في المديرين كفنانين

في الأشهر الأولى بعد الانتقال الكامل إلى موقع بعيد ، حاولنا حساب تكاليف المهام الإدارية بدقة. ها!

يعد تطبيق YouTrack المتداخل مع المعارف التقليدية والمواعيد النهائية والتقديرات أمرًا رائعًا للمطورين. باستخدام الأداة نفسها للمديرين ، واجهنا مشاكل بسرعة - تم تقدير المهام من الجرافة ، وتم كسر المواعيد النهائية باستمرار وكان الناس يعانون. جحيم الكمالي: لا يوجد إحساس بالإنجاز ، لا شيء يعمل كما يجب.

من الواضح أن هذه السيطرة كانت عديمة الفائدة. تم تجميع المهام التي تم القيام بها ، ثم تم وضع علامة عليها مرة واحدة - لم يستخدم المدراء YouTrack لتنظيم يوم العمل. من الصعب قياس الخسارة الدقيقة في الإنتاجية ، ولكن من الواضح أنها كانت ضخمة.

في مثل هذه الحالة ، من المنطقي نقل المديرين إلى موقع منفصل ، حيث يوجد عدد أقل من الحقول لملئها والمزيد من الحرية. عادة ما يكون هذا الموقع أشبه بقائمة مهام متقدمة أكثر من كونه متتبعًا.

في البداية قمنا بالبحث في Asana ، لكننا قررنا بعد ذلك التخلي عن التطبيقات المكررة والتحول إلى Notion . لا توجد قوالب واضحة على الإطلاق: يقوم كل مدير بإصلاح المهام بطريقة تناسبه بشكل مريح. أيضًا ، قمنا بدمج المفهوم مع Slack على الفور - وهذا أنقذنا من التواصل غير الضروري ، وتأتي تقارير المهام المكتملة الآن تلقائيًا.

الخطأ 3: المشاركة بدلاً من تخزين الشركات

في البداية ، شاركنا الملفات حسب الضرورة: في البرقيات قمنا بتفريغ بعضنا البعض أو تحميلها على محركات الأقراص الشخصية. لم يستخدم المصممون Figma بعد ، ذهب كل العمل إلى Photoshop - تم نقل الملفات في كثير من الأحيان ، ولكن تم فقدانها في كثير من الأحيان.

ثلاث أو أربع مرات فقدنا وقت التشغيل في المشاريع ، كان علينا رسم الواجهات مرة أخرى. لا تكرروا أخطاءنا وعلى الفور استخدام الشركات في Google Drive ، صندوق ، دروببوإكس أو Yandex.Disk .

الخطأ 4: كلمات المرور في أوصاف المهام

في البداية ، لم تزعجنا مشكلات الأمن السيبراني. تم تخزين كلمات المرور حيثما تكون مطلوبة عادةً - في المهام وبطاقات المشروع. يكلفنا هذا النهج تقريبًا 50،000 دولار أمريكي.

كان الأمر على هذا النحو: حصلنا تقريبًا على NDA ، لأن YouTrack تعطلت وسمحت لمحركات البحث بفهرسة دواخلها. كان لدينا كل شيء هناك: تسجيلات الدخول وكلمات المرور وجميع البيانات الحساسة. لاحظ العميل حدوث تسرب وأعطانا قبعة.

قام مطورو YouTrack بتصحيح الخطأ ، وتمكنا من الاتفاق مع العميل ، ولكن بعد هذه القصة لا نثق في كلمات المرور للخدمات غير المتخصصة في الأمن السيبراني. الآن لدى الشركة دائرة معلومات مغلقة وقواعد مشوشة: جميع أسماء المستخدمين / كلمات المرور موجودة في كلمة مرور واحدة ، ولا نتبادل الوصول في الدردشات ، ولا نخزنها في تطبيقات الإنتاج .

الخطأ 5: مجاني مفتوح المصدر

لعدة سنوات دفعنا سلاك للفريق بأكمله. المكالمات الجماعية ملائمة هناك ، ومشاركة الشاشة عملية - كان الأمر رائعًا عندما أضافوا ميزة بالرسم على شاشة المحاور. ولكن في عام 2017 ، قام عميلنا الأساسي (ثلث الإيرادات) بتخفيض حجم الطلبات بسبب مشاكل العمل. كان علينا قطع العظام ، بما في ذلك المكتب.

اكتشفنا هنا عالم البرمجيات المجانية كاملة المواصفات. توقفنا عند مجموعة من Rocket.Chat + Jitsi Meet كطالب - يتم تثبيت كلا المنتجين على خوادمهما الخاصة ، والتي تناسبنا تمامًا. الواجهة ملتوية ، لكننا برامج ترميز قاسية - الوظائف هي الأهم. لذا بدا لنا ، على الأقل.

لقد أمضينا في نشر واختبار وتنفيذ التطبيقات الجديدة 20 ساعة من الإدارة و 20 ساعة من التطوير ، ثم بدأنا في البصق بشكل طبيعي. Rocket.Chat كان عربات التي تجرها الدواب ، لم تصل الإخطارات في الوقت المحدد ، وعموما كان هناك شعور غير سار: من أجل العمل ، كان علينا أن نتعامل حرفيا من خلال واجهة غير مريحة.

ونتيجة لذلك ، تحولنا إلى الإصدار المجاني من Slack بدون سجل محادثة كامل و Google Meet للاتصال. ومع ذلك ، اتضح أن الإصدار المبدئي للمنتج المدفوع أفضل من حل مجاني تمامًا. أصبح تاريخ الرسائل المقتطعة مناسبة لتحسين الانضباط في الفريق - يجب تخزين جميع معلومات المشروع المهمة في المفهوم ، وليس في غرف الدردشة.

اختر الأدوات بحكمة

الشيء الأكثر أهمية في الفريق الموزع ليس في التطبيقات ، ولكن في الطقوس والناس - ليس كل شخص مناسبًا للبعيد ، والباقي يحتاج إلى لصقه بشكل دوري على بعضهم البعض. التطبيقات ثانوية ، ولكن بدونها لن تنظم سير عمل جيدًا.

أطلقنا مؤخرًا Remote ، وهو دليل مجاني لتطبيقات العمل عن بُعد. اذهب للعثور على الخدمات المناسبة لمكتبك. اختر بحكمة ولا تكرر الأخطاء التي خلفنا.

remote.ratio.digital

لقد أنشأنا أيضًا حزمة ملصقات للتواصل في فريق بعيد:
https://t.me/addstickers/Cat_Remote