كيفية العمل معًا ، والعمل معًا

صورة

وسائل الإعلام مليئة بالأخبار حول الوضع الوبائي وتوصيات للعزل الذاتي.

ولكن لا توجد توصيات بسيطة تتعلق بالأعمال. واجه المسؤولون التنفيذيون في الشركة تحديًا جديدًا - كيفية نقل الموظفين إلى موقع بعيد وبناء عملهم بحيث يكون كل شيء "كما كان من قبل" مع الحد الأدنى من الخسائر في الإنتاجية.

ما يعمل في المكتب غالبًا لا يعمل في ظروف بعيدة. ما الذي يمكن فعله للتأكد من أن الفرق الموزعة تحافظ على التعاون والتفاعل الفعال داخل وخارج الفريق؟

يساعد توفر الاتصالات المحمولة والإنترنت السريع والتطبيقات المريحة وغيرها من التقنيات الحديثة بشكل عام في التغلب على العديد من الحواجز وبناء عمل منتج مع الشركاء أو الزملاء.

ولكن عليك أن تستعد.

كل شيء يسير حسب الخطة. إذا كان كذلك


يتطلب العمل عن بُعد إنشاءًا خاصًا للعمليات والاتصالات الداخلية. ويمكن أن تحذف المرحلة التحضيرية العديد من الأسئلة والمشكلات قبل ظهورها.

في كل من المكتب وفي ظروف العمل عن بعد ، كل شيء مبني على أربع ركائز:

  • التخطيط
  • منظمة
  • مراقبة
  • التحفيز

بادئ ذي بدء ، تحتاج أنت وفريقك إلى تحديد الأهداف الصحيحة وإعادة بناء نظام إعداد التقارير والجمع بشكل صحيح بين الاتصالات غير المتزامنة والمتزامنة داخل الفريق. الاتصال غير المتزامن هو الرسائل والمحادثات والتقارير المحدثة وأي خيارات اتصال لا تتطلب رد فعل فوري. التواصل المتزامن هو اتصال في الوقت الفعلي ، مع ردود فعل سريعة.

من المهم جدًا أن تتذكر أنه عند العمل عن بُعد ، يتطلب التخطيط انتظامًا. من الضروري الحفاظ على توازن العمل مع المهام الاستراتيجية والتشغيلية ، لتحديد وتيرة العمل في المهام ذات الأولوية أسبوعيًا أو حتى يوميًا. التخطيط السليم وتحديد الأهداف سيجعل العمل مفهومًا ويساعد على تجنب الإرهاق. لن يشعروا بالعزلة من العملية.

مؤتمرات الفيديو: الأداة رقم واحد


إن عزل الموظفين عن بعد هو أكثر إفادة منه اجتماعيًا. لا يفوتهم الجلوس بجانب شخص ما (على الرغم من أنه يحدث بطرق مختلفة) ، إلا أنهم قلقون في الغالب من عدم الوصول السريع إلى المعلومات والتواصل مع الزملاء. ليس لديهم الفرصة لطرح سؤال لزميل والحصول على إجابة على الفور ، أو الاحتفال بفوز صغير أو إجراء استخلاص المعلومات ، أو إجراء جلسة عصف ذهني أو مجرد الدردشة حول خطط لعطلة نهاية الأسبوع.

جزئيًا ، يقابل هذا النقص خدمات مؤتمرات الفيديو.

تتيح مؤتمرات الفيديو لشخص أو أكثر إجراء محادثة في الوقت الفعلي ، إما عن طريق الهاتف أو من خلال منصة مؤتمرات الفيديو عبر الإنترنت. المكالمات هي قناة اتصال متزامنة ، ولكن يمكن استخدامها أيضًا عندما يتحدث شخص واحد فقط مع مجموعة ، على سبيل المثال ، لإجراء ندوات عبر الإنترنت . أمثلة على هذه الخدمات: OVKS من MegaFon و Zoom و BlueJeans و GoToMeeting.

فوائد:

  1. تنقل مكالمات الفيديو نغمات وعواطف وإشارات وجهية وإشارات لفظية أخرى من المحاور ، مما يساعد على توضيح وفهم مزاجه.
  2. تجعل المعلومات الإضافية الرسائل أكثر وضوحًا ، وتضيف محتوى عاطفيًا وتساعد في بناء التواصل والثقة.

سلبيات:

  1. التنسيق في الوقت المناسب. يمكن إجراء المكالمات فقط في الوقت الفعلي ، مما يعقد عملية الاتصال لفريق موزع عبر مناطق زمنية مختلفة.
  2. لم يتم توثيق مسار الاتصال بأي شكل من الأشكال. لا تترك المكالمات نتيجة مكتوبة.
  3. ترجمة. جودة الاتصال ليست مثالية للجميع (خاصة لأولئك المعزولين عن أنفسهم في البلاد). لا يتم إدراك الكلمات بشكل صحيح دائمًا.

متى تستخدم مؤتمرات الفيديو؟


  • اجتماعات منتظمة ، واحد لواحد ، والمجموعة
  • فريق Mitapas
  • التخطيط والعصف الذهني (الأفضل مع الفيديو)
  • حل سوء الفهم أو التعامل مع المواقف المشددة أو العاطفية من قنوات أخرى (مثل البريد أو الدردشة)

إذا كنت تعتقد أن عملك الجماعي على موقع بعيد ليس منتجًا بما يكفي ، فلا تضيع الوقت - حاول تغيير الموقف.

  1. أدخل الشيكات اليومية مع الفريق.
  2. اتبع توقيت الاجتماع وأهدافه عن كثب ، واكتبها في الدعوة وقم بتذكيرهم في البداية.
  3. قم بواجبك المنزلى. استعد للاجتماع واكتب على الورق ما الأفكار التي قادتك إلى هذا الاجتماع ، وما هي توقعاتك من المشاركين ، وما هي توقعاتهم منك؟
  4. اطلب من المشاركين مشاركة الأدوار (تدوين الملاحظات وتقديم المعلومات والعمل كمنسق للاجتماع).
  5. لا تعقد اجتماعات لفريق كبير (أكثر من 8 أشخاص).
  6. لا تنس مزامنة اجتماعاتك مع المنطقة الزمنية للمشاركين.

عندما كل ذلك معا: كيفية تنظيم اجتماعات الشركة العامة


أصبحت اجتماعات جميع موظفي الشركة طريقة شائعة لتبادل المعلومات.

هناك بعض النصائح حول كيفية تنظيمها بشكل أفضل:

  1. . 11-12 . , . . , , , mp4.
  2. . , , , , .
  3. . , .
  4. . , .

:


عندما يتعلق الأمر بالعصف الذهني ، من المهم أن تستخدم الفرق الموزعة أداة رقمية مشتركة. يسمح لك بجمع الأفكار وتصنيفها أثناء جلسة العصف الذهني.

فيما يلي بعض النصائح المهمة لمساعدتك على الاقتحام بشكل فعال:

  1. يمكن للفريق البعيد اختيار أداة تعاونية لإدارة المشاريع تدعم وظائف لوحة kanban التي تعرفها العديد من الفرق بالفعل ، مثل Trello.
  2. يمكن أن يكون البديل هو الأداة التي توفرها منصة الويبينارز - لوحة رسم يراها الجميع ، ويمكن تحريرها من قبل أي من المشاركين.
  3. استخدم خيار التصويت لتقييم الفكرة الأكثر إثارة للاهتمام لتنفيذها. يمكن تحميل جميع الإحصاءات لاحقًا بتنسيق csv أو xlsx.

    صورة

    صورة
  4. تُظهر التجربة أنه من الأفضل تحذير الموظفين قبل الهجوم حتى يكون لديهم الوقت للتفكير في الأفكار. عندما تجتمع المجموعة ، لن يأتي المشاركون خالي الوفاض.

عند استخدامها بشكل صحيح ، يمكن أن تكون الاتصالات المتزامنة ، مثل مكالمات الفيديو ، أداة ممتازة لإجراء العمل الجماعي ، وتتبع نتائجها والدعم العاطفي لجميع أعضاء الفريق. وبالاشتراك مع الأدوات غير المتزامنة ، فهي تساعد المشاركين في العمليات الموزعة على ألا يكونوا أقل إنتاجية (وأحيانًا أكثر) من زملائهم في المكتب.

صورة

All Articles