👚 📰 👌🏼 الأخطاء التي من شأنها أن تدمر مشروع بأي تعقيد. تجربة مدراء Redmadrobot 🏟️ 🧑🏻 ⛈️

ونحن، كهربائيين، تم إطلاق المشاريع منذ عام 2008، وعلى مدى 11 عاما شكلنا فريقا قويا من robomanagers. يساعد ضخ الحديد في المهام القتالية ، ومن أصعبها إدارة المشروع. تختلف المواقف التي يصبح من الضروري فيها تحمل مسؤوليات رئيس الوزراء (مدير المشروع): في التسويق - عند إنشاء موقع ، في الموارد البشرية - عند تنظيم الأحداث. نتذكر العشرات من هذه الحالات.

لقد أعددنا قائمة بالأخطاء التي ارتكبها مديرو المشاريع الجدد واستكملناها بتوصياتنا. تحتوي المقالة على خيارين للتوصيات: بسيطة ولأولئك الذين يرغبون في الخلط - مع مراجع وروابط لموارد مفيدة. لذلك لن يكون لديك فرصة لتكرارها باهتمام مناسب. نأمل أن يؤدي ذلك إلى جعل مشروعك أسهل وأفضل وسيجلب إمكانية التنبؤ لعملية إنشائه.

في البداية

البداية الناجحة هي نصف النجاح. فيما يلي بعض الأخطاء التي يمكن أن تؤثر سلبًا على زيادة تطوير المشروع.

الخطأ رقم 1: عدم وجود اتفاقيات إصلاح مع أصحاب المصلحة

إن اللحظة التي لا ينبغي إهمالها في البداية هي مناقشة توقعات المنتج مع أصحاب المصلحة - الأشخاص أو المنظمات التي يمكن أن تؤثر على تطوير المشروع.

نصيحة: في البداية ، حدد وتنسيق مع جميع أصحاب المصلحة الأهداف والنتائج المخططة .

تحدد التوقعات من المنتج متطلبات النتيجة وتؤثر بشكل كبير على العمل الإضافي للفريق بأكمله. يساعد التنسيق على تجنب سوء الفهم والخلافات المحتملة حول تطوير المشروع.

حل بسيط : قم بإنشاء مستند نصي أو جدول حيث سيتم جمع توقعات أصحاب المصلحة. لتبسيط حياتك ، يمكنك استخدام مساعدتنا على المحتوى المنظم .

في الوثيقة ، من المهم ليس فقط تحديد توقعات الجميع والجميع ، ولكن أيضًا لجلب رغبات إلى قاسم مشترك. يجب أن يكون الهدف موحداً ومفهوما وموافق عليه من قبل جميع المشاركين. بعد تشكيل المستند ، قم بمزامنته مع الفريق (ستحصل على الأرجح على فكرتين إضافيتين) ولا تتردد في إرساله إلى أصحاب المصلحة لإنهاء جميع النقاط.

خيار أكثر تعقيدًا :فريق الحديد من Redmadrobot من المحللين والمصممين في مرحلة إطلاق المشروع دائمًا ما يجمع جواز سفر المنتج - وثيقة تصف الخصائص والأهداف الرئيسية. يحتوي على مؤشرات رئيسية ويعمل كمبدأ توجيهي لمزيد من التطوير لمشروع أو مجموعة من المشاريع. إذا كنت ترغب في تجنب المشاكل ، فأنت بحاجة إلى حلها ومزامنتها مع الفريق (جمع جميع أنواع الأفكار) وتنسيقها مع أصحاب المصلحة. بعد ذلك ، يجب أن تكون نتائج التنسيق ثابتة للجميع - إرسال رسائل أو وضع المستند في السحابة أو إنشاء لوحة في Miro .

ل استخدام القالب جواز سفر لأغراضك، تكملة مع الأسئلة اللازمة بناء على تفاصيل بك

الخطأ الثاني: صياغة غايات وأهداف في الفريق دون تفكير

أحد الأسباب التي تجعل الأفكار لا تصمد أمام اختبار الزمن هو عدم وجود "جسر جدوى". يمكن للمدير فهم أهداف أصحاب المصلحة وكيفية تحقيقها ، ولكن لا يمثل رؤية النتيجة. أو ، لا تزال ترى النتيجة المرجوة ، ولكن لا تأخذ في الاعتبار جميع الصعوبات التي من المحتمل أن تنشأ في المستقبل. عند الخروج ، لدينا "لا شيء" قديم جيد ، لكننا نختبئ وراء "عوامل خارجية" و "أنشطة غير مخطط لها" و "شخص ما يجب أن نلومه ، لكننا لم نشك في ذلك".

نصيحة: خطوة بخطوة ، صف بالتفصيل كيف تخطط لتنفيذ الخطط .

حل بسيط : خيار للاستخدام المستقل - استخدم إحدى المنهجيات التي تم اختبارها بمرور الوقت لتحديد الأهداف ، على سبيل المثال ، SMART. غالبًا ما نستخدم مناهج في عملنا.وزارة الدفاع و DoR .

لكن المشروع هو أمر جماعي ، لذلك ، إذا كانت هناك فرصة للتخطيط والتفكير في التنفيذ معًا ، فيجب استخدامه.

الخيار أكثر تعقيدًا : ادرس مع الزملاء إحدى المنهجيات لتحديد الأهداف وتنفيذها بشكل صحيح. للقيام بذلك ، قم بتقسيم تخطيط النتائج إلى عدة تكرارات ، ثم قم بالغوص العميق (الانغماس في المشروع) للفريق بأكمله وفقًا لمنهجية تحديد الأهداف. قرر كيفية إشراك جميع زملائك في عملية التخطيط والإنجاز ، والأهم من ذلك ، تأكد من أنها تعمل للنتيجة التي تحتاجها .

الخطأ الثالث: تغيير المسؤولية

كل شيء بسيط هنا: يجب أن تكون مسؤولية وتوزيع الأدوار في الفريق واضحة لجميع المشاركين. في مرحلة ما (ومن المؤكد أنه يمكن أن يأتي ، صدقوني) عليك أن تعرف لماذا حدث خطأ ما ولم يقم شخص ما بمهمة مهمة.

نصيحة: حتى يحدث هذا نادرًا قدر الإمكان (أو من الأفضل ألا يحدث على الإطلاق) ، اجعل توزيع المسؤولية في الفريق شفافًا. ثم سيتمكن الجميع من فهم مهامهم وكيف يعتمد مصير المشروع على عمله .

وفي حالة حدوث خطأ ما وفقًا للخطة ، يجب على المدير أن يفهم بوضوح أي جزء منها حدث الفشل. وإلا فإن رئيس الوزراء يخاطر بتعريض نتائج العمل للخطر وإحباط الفريق بأكمله. أحد أفضل الحلول لخلق الشفافية هو استخدام مصفوفةالمسئولية. يمكن اختياره بناءً على تعقيد المشروع وحجم الفريق وتفضيلاته.

حل بسيط إذا كنت لا ترغب في الإزعاج ولديك مشروع صغير:

اجتمع مع الزملاء وحدد الأدوار التي قد تكون في الفريق. على سبيل المثال ، يقوم المدير بتدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات ، ثم يقوم المصمم بتنسيقها مع أصحاب المصلحة - يمكن أن تكون الأدوار أي شيء ، فكر فيها بنفسك.
تقدير الأدوار التي يمكن أن يقوم بها كل عضو في الفريق.
. , , , , ; ( , ) - ; «», ).

الشيء الرئيسي هو الاتفاق على كيفية التخطيط للتفاعل في فريق وإصلاحه بأي طريقة مناسبة: نص ، في Miro ، أو ، على سبيل المثال ، رسم خريطة ذهنية - كما يناسبك.

الخيار أكثر تعقيدًا : بالنسبة للمشاريع الكبيرة ، يمكنك إنشاء نموذج يحتذى به للمشروع في شكل خريطة وإضافة وصف لوظائف كل دور (يمكن القيام بذلك ، على سبيل المثال ، في Miro) .

لكن المصفوفة نفسها لن تفعل سوى القليل. من أجل أن يؤتي نظام المسؤولية المبني على الثمار ، من الضروري مراقبة تنفيذه باستمرار. على سبيل المثال ، لحل العواقب المحتملة لتوزيعه: تخلص من ما هو غير ضروري ، وقم بتحسين التيار وإضافة جديد.

في سياق التنفيذ: حول التنفيذ

المهمة الرئيسية للمدير أثناء تنفيذ المشروع هي إكمال المهام المخططة التي ستقوده والفريق بأكمله إلى النتيجة المرجوة. يمكن تحقيق ذلك إذا تمت إدارة التغييرات بكفاءة ، وتم إدخال تحسينات الجودة في العمليات ، والتخلص من الفائض والحصول باستمرار على نتيجة وسيطة. وإليك قائمة قصيرة بما قد يعيقك في هذا الطريق الصعب.

الخطأ الرابع: نقص أدوات العمل الجماعي

يحتاج أي عمل إلى أدوات ، ولكن من المهم تنفيذ فقط تلك التي ستساهم في تطوير المشروع. لسوء الحظ ، يحدث العكس غالبًا عندما تضيف الفرص الجديدة البيروقراطية غير الضرورية والأنظمة الضارة وغير ذلك من الأشياء غير السارة إلى حياة الفريق.

نصيحة: استخدم فقط تلك الأدوات الحيوية لتنفيذ المشروع. قم بتضمينها في العمليات الخاصة بك وأخبر الفريق بكيفية استخدامها .

ثم حدد المسؤولين عن الدعم الفني وملاءمة الأدوات. يجب تحديث جميع المعلومات الموجودة بها بشكل دوري ، وأن يتم طلبها وفقًا للقواعد المحتملة ويمكن الوصول إليها من قبل الفريق.

حل بسيط :لا تطارد الموضة - استخدم أدوات يمكن الوصول إليها وعامة ، مثل جداول بيانات Trello أو Google .

بفضل نظام البطاقات الخاص بها ، تعتبر Trello مثالية لتوزيع المهام. فيها يمكنك إصلاح أجزاء مهمة من المشروع: عملية أداء العمل ، وإجراء المعاملات والتطبيقات ، وتنظيم سير العمل وأشياء أخرى . حسنًا ، تعد جداول بيانات Google جيدة لتعدد المهام. في Redmadrobot ، غالبًا ما تستخدمها الفرق بطرق متنوعة:

تخطيط وإدارة ميزانيات المشروع.
تشكيل الخطة والتحكم فيها ، وسير المشاريع البسيطة.
توزيع المهام.
تسجيل نتائج بأثر رجعي.
يتم تكوين تراكم المنتج.
يخططون لتحميل الموارد لجميع الموظفين وكل مشروع على حدة.
تجميع شاشات المنتج وعيوب النظام ، وما إلى ذلك.

مهمة الأداة الفعالة هي تبسيط حياة الفريق. تقوم جداول بيانات Trello و Google بعمل جيد في هذا الشأن. ولكن بغض النظر عن تفضيلاتك ، هناك أنواع من الأدوات التي ستحتاجها في أي مشروع: التفويض ، الاجتماعات أو المزامنة ، إدارة المخاطر ، قنوات التواصل والتفاعل.

الخيار أكثر تعقيدًا : لسنوات عديدة من الضرر الذي لا يمكن إصلاحه لعملائنا ، قمنا بإنشاء نظام أدوات. يمكن لأي فريق يعمل في مشاريع ذات مستويات مختلفة وتعقيد استخدامه. يمكنك استخدامه كقاعدة عند إنشاء قائمة خاصة بك من الخدمات الضرورية .

الخطأ الخامس: عدم وجود أولويات واضحة

في موقف حيث كل شيء له الأولوية - في الواقع ، لا توجد أولويات. إذا كان العمل على قدم وساق وكان المشروع قيد التطوير ، فهذا لا يعني أن الفريق ينتقل إلى النتيجة المرجوة.

نصيحة: قم بتحديد أولويات كل مهمة بدقة حتى يتمكن الفريق من فهم ما يجب القيام به أولاً .

لذلك ستعرف كيف يتم توزيع الجهود بين الزملاء وتأكد من أن الأهداف والغايات في رأسك تتوافق مع أولوياتهم.

وهناك حل بسيط : إذا كان لديك مشروع صغير، ثم استخدام موسكو منهجية - هو مناسبة تماما لتحديد الأولويات. كما دفع الانتباه إلى الأرز وICE المنهجيات .

الخيار أكثر تعقيدًا : في مشروع كبير ، سيساعد تشكيل نظامنا الخاص لتحديد أولويات المهام الواردة. يمكن بناؤه على أساس جداول بيانات Google أو Trello .

باستخدام جداول بيانات Google أو Trello ، يمكنك بناء نظام مع التركيز على احتياجات الفريق. على سبيل المثال ، تسمح لك جداول بيانات Google بتكوين الفلاتر والصيغ التي تعمل على أتمتة المحاسبة. استنادًا إلى النقاط المعينة لمعلمة معينة ، يمكن للمرشحات والصيغ إنشاء قائمة نهائية ذات أولويات تلقائيًا ، مما يوفر الوقت.

الخطأ السادس: نقص نقاط المراقبة وتقييم النتيجة

إذا كان المسار طويلًا ، فيجب تقسيمه إلى أجزاء. مثل هذه التقنية تساعد المدير على التحكم بشكل أفضل في عملية العمل ، ويرى الفريق النتيجة ويتم تحفيزه للعمل دون تباطؤ.

نصيحة: قسم كل مهمة إلى مهام صغيرة وحدد الإطار الزمني لتنفيذها. كلما زاد الاهتمام بـ "نقاط التفتيش" ، قل احتمال ترك جزء من العمل دون مراقبة .

الحل :

تحديد معالم مهمة لإنجاز المشروع.
لكل نقطة تفتيش ، حدد النتيجة المطلوبة.
انتقل إلى كل نقطة تحكم بتكرارات صغيرة ، اضبط النتيجة حسب الضرورة.
لا تتردد في إزالة ما هو غير ضروري.

يدور المشروع حول إدارة التغيير ، لذلك لا تخشى المخاطرة. الشيء الرئيسي هو التأكد من أن النتيجة المخططة تستحق ذلك ووافق الفريق على فكرتك. ولا تبالغ في تحمل المسؤولية. السيطرة الكاملة هي عدوك المطلق ، مما يؤدي إلى انعدام الثقة المزمن في الزملاء وخلق جو عدائي في الفريق.

في سياق التنفيذ: حول التفاعل

يتم تنفيذ المشاريع من قبل الأشخاص الذين يتفاعلون باستمرار مع بعضهم البعض. مهمتك كمدير هي فهم كيفية تسوية الجزء "الإنساني" الإشكالي - التواصل والتفاعل. لا ترتكب الأخطاء التالية.

الخطأ السابع: عدم إبلاغ الفريق

من أجل تحديد وسيلة تطوير المشروع والتصعيد وحل المشكلات والطلبات بوضوح ، من المهم إخبار الفريق بكل تغييرات العمل. وهذا لا ينطبق فقط على الزملاء ، ولكن أيضًا على أصحاب المصلحة.

نصيحة: إذا تعلمت عن التغييرات في المشروع ، فلا تكن كسولًا للغاية لإخبار الفريق بذلك ، لذلك ، قم بتنظيم إعلام مستمر لجميع المشاركين فيه .

الحل :

تأكد من إرسال رسائل إلى جميع المشاركين بحالة المشروع. الإفصاح: الحالة الحالية القصيرة ، ما هي المهام الرئيسية التي يعمل عليها الفريق الآن ، حيث توجد مشاكل وموانع (حيث يلزم اهتمام أصحاب المصلحة) والنتائج التي حققها الفريق بالفعل.
تحديد وتيرة هذه الحروف.
. , , , , .
, . , , .

№8:

المشاكل نفسها لا تختفي أو تهدأ ، ولكن كقاعدة فإنها تتراكم وتخلق تأثير قنبلة موقوتة. من السذاجة الاعتقاد أنه إذا لم يتم إثارة مشكلة أو صراع ، فسوف تختفي. لذلك ، يحتاج كل فريق إلى آلية واضحة لتصعيد القضايا والصراعات. يجب أن يكون مدير المشروع قادرًا على اتخاذ القرارات الصحيحة في المواقف الحرجة وغير المخطط لها ، وإيجاد سبل للخروج من "الركود" (في المواقف التي تتطلب المراجعة).

نصيحة: أنشئ آلية تصعيد مفهومة للمشكلات والصراعات داخل الفريق. حتى يفهم الزملاء أنه في أي حالة سيتم الاستماع إليهم ووجهة نظرهم مهمة للآخرين .

حل بسيط :أخبر الفريق عن القواعد الأساسية للتصعيد. للقيام بذلك ، قم بصياغة ، كما ترى ، عملية التصعيد بشكل مثالي ، قم بإصلاحها في شكل ملخصات بسيطة. ضع المعلومات في "مساحة مشتركة" بحيث يمكن للجميع الوصول إلى المستند في الوقت المناسب .

الخيار أكثر تعقيدًا : إنشاء نظام تصعيد خاص بك. للقيام بذلك ، قم بعمل قائمة بالزملاء الذين سيساعدونك في حل المواقف والصراعات ، وكذلك في تحديد الإجراءات الاستراتيجية. تمت كتابة العديد من المقالات حول إمكانات أداة التصعيد وكيفية تنظيمها ، لذلك إذا كنت مهتمًا بهذا الموضوع ، فما عليك سوى google عليه .

تذكر أن نجاح المنتج يعتمد على قراراتك. منع الصراعات هو إشارة على استعداد الفريق للتحدث بصراحة عن مشاكلهم.

و في النهاية

للمشروع دائمًا نقاط نهاية وخاتمة. اجمع قوتك ولا ترتكب آخر خطأين فيها.

الأخطاء رقم 9 ورقم 10: عدم التفكير والتفكير

في ظل ظروف المشروع ، غالبًا ما يؤدي نقص التحليل إلى أخطاء: الإجراءات المتخذة والنهج والممارسات المطبقة ، بالإضافة إلى العمليات التي تم إنشاؤها مؤخرًا. أنت كمدير ، تحتاج إلى الاستماع والاستماع إلى ما يحدث في فريقك في فترات زمنية مختلفة ، وإجراء تغييرات نوعية في الوقت المناسب لعمله. في مثل هذه الحالات ، يساعد التفكير ، الذي يسمح لك بفهم المسار الذي سافر.

حل بسيط : السيطرة على الخلفية العاطفية للفريق ، وتقييم على أساس تكراري ومستمر. على سبيل المثال ، تنفق البلوز أسبوعيًا أو كل أسبوعين. عند التلخيص ، لا تنسَ إجراء تخفيض على المهام المكتملة والمخطط لها. احتفل دائمًا بنجاح الفريق ولا تخشى التحدث عن الفشل. وتحدث عن المشاكل ، ليس فقط الحالية ، ولكن تم حلها بالفعلتأكد من تسجيل نتائج هذه الاجتماعات وتحويلها إلى مهام تطوير.

تأكد من تسجيل نتائج هذه الاجتماعات وتحويلها إلى مهام تطوير.

الخيار أكثر تعقيدًا : نحن في Redmadrobot نستخدم أداتين: نظرة استعادية لمشروع الفريق والتفكير الفردي للقائد. يساعد الاستعادي على تنظيم الخلفية العاطفية للفريق ، وإزالة التعليقات حول الفترة الماضية ، والأهم من ذلك ، شكر بعضهم البعض .

التأمل الفردي هو أداة المدير التي تساعد على تحليل أفعاله في المشروع خلال الفترة الماضية. من المهم تحليل ما كنت تخطط للقيام به ، وما حصلت عليه في النهاية وكيف ستتصرف في المرة القادمة. صيغة بسيطة إلى حد ما للنجاح ، إذا كنت تستخدمها في الوقت المحدد وبفهم.

يتم تعديل مشاكل التأمل اعتمادًا على الموقف ، ولكن هناك معيار واحد فقط عند تجميعها. حاول أن تجد الإجابة لكل منهم:

أين أنا؟
ماذا كنت أنوي القيام به؟
ماذا حصلت في النهاية؟
ماذا حدث وفشل؟
ماذا أفعل بعد ذلك؟

لم نحصل على قائمة كاملة من الأخطاء ، ولكن إذا لم تتمكن حتى من ارتكابها ، فستجعل المشروع أسهل وأكثر كفاءة. نحن ، الروبوتات ، مقتنعون بأن ارتكاب الأخطاء هو الطريق إلى التميز ، لأننا نتعلم منهم باستمرار. لذلك ، ننصحك بعدم الخوف من المخاطرة. وكذلك ، لا تنس الاستماع ليس فقط للزملاء ، ولكن أيضًا لنفسك. هل توافق؟

شاركت كريستينا بوريسوفا ، مديرة المشروع في Redmadrobot ، تجربتها الساخرة.

الأخطاء التي من شأنها أن تدمر مشروع بأي تعقيد. تجربة مدراء Redmadrobot