بين المنزل والمكتب. كيفية تنظيم عمل الفريق الموزع

هبر ، مرحباً!

عرضت العديد من الشركات اليوم موظفيها للعمل من المنزل. ومع ذلك ، ليس لدى الجميع فرصة للعمل عن بعد. بعض المتخصصين لا يتركون مراكزهم القتالية في المساحات المكتبية. قرر

فريق Artezio معرفة كيفية بناء العمل في فريق "مختلط" ، يعمل في المنزل وفي المكتب. لقد كتبنا هذا النص على سبيل المثال حول كيفية بناء عملية مماثلة داخل شركتنا. كما تحدثوا عن الأمور العاجلة حول الواقع: ما هي إيجابيات وسلبيات العمل عن بعد. 

مصدر

تستخدم شركتنا المبدأ: لا يهم ما إذا كان هؤلاء أو غيرهم من الموظفين يعملون عن بُعد أو يجلسون في المكتب ، فنحن نتعامل مع الفريق بأكمله كما لو كانوا سيعملون في المنزل بكامل قوتهم.

ببساطة ، نحن لا نقسم فريقنا إلى أولئك الذين "يجلسون" في المنزل أو يعملون في المكتب. هذا ضروري من أجل مواءمة قدرات جميع أعضاء الفريق وتزويد الجميع بنفس أدوات العمل.

كيف يتم بناء العمل


كل شيء يبدأ بالتخطيط. سيسمح لنا بتمثيل الإطار الزمني بوضوح عندما نحصل على نتيجة محددة. من حيث المبدأ ، من الضروري دائمًا التخطيط ، ولكن خلال عمل الفريق الموزع يجب على الجميع أن يفهموا بوضوح متى وماذا يجب أن تكون نتيجة العمل.

من أجل تخطيط كل شيء بشكل صحيح ، نحتاج إلى تذكر بضع نقاط.

  • . , , , . . , , , .
  • . , .
  • . , . .

لذا ، لدينا خطة ، يمكن أن تكون بأي شكل: ملف MPP أو نص عادي. ولكن يجب أن يوضح بالضرورة تسلسل العمل والموارد المخصصة وتواريخ الاستحقاق.

بعد التخطيط ، نعكس المهام في نظام تعاون الفريق. بالنسبة لشركتنا ، هذه هي جيرا. يبدو الأمر كما يلي: 

  • يتم تعيين المهمة في Jira (أو باستخدام أداة تعاون أخرى) إلى المنفذ ؛
  • يتم أخذ المقاول لإكمال المهمة ، ويسجل في Jira الوقت الذي يستغرقه لحل المشكلة ؛
  • عندما أنشأنا المهام بناءً على خطتنا ، أشرنا أيضًا إلى التبعيات بين المهام في Jira ؛ يمكننا أيضًا إنشاء مهام جديدة ، على سبيل المثال ، إذا رأينا أننا بحاجة إلى تغيير شيء ما أو إصلاح عيب تم العثور عليه أثناء مرحلة الاختبار.

كل مهمة لها دورة حياتها الخاصة. عادة ، نستخدم الحالات التالية:

  • "مهمة جديدة / مفتوحة" - للمهام الجديدة التي لم يتم تعيينها بعد لأي شخص ؛
  • "في العمل" - يتم تعيين مهمة لمنفذ معين ، ويتم إكمال المهمة ، وهناك تقدم عند الانتهاء ويتم شطب الساعات لهذه المهمة ؛
  • "تم حلها / تقديمها للتحقق" - أنجز المقاول المهمة ويتم فحصها ؛
  • "أعيد اكتشافها" - وفقاً لنتائج المراجعة ، أعيد فتح المهمة.
  • "مغلق / محدد" - مهمة مغلقة ، ربما يرجع ذلك إلى حقيقة أنه تم فحصها.

المصدر من

أجل فهم كيفية تنفيذ المهام وكيف تتوافق توقعاتنا للنتائج الوسيطة مع النتائج التي تم الحصول عليها عند الانتهاء من المهام ، فإننا نتحكم في هذه الأعمال:

  • نتبع الكود المصدري من خلال طلب السحب ونقوم بفحص الكود - بعد أن يكمل المطور المهمة ، سيتم التحقق من الكود بواسطة قائد الفريق أو المهندس المعماري ؛
  • نجري الاختبار - هذه مرحلة لم تتغير منذ فترة طويلة أصبحت المعيار ، تنطبق أيضًا على التحكم ؛
  • عروض منتظمة لنتائج التكرار - يتم إجراؤها لأصحاب المنتجات والعملاء ، وهي مطلوبة بشكل أساسي من أجل مواءمة توقعات الفريق وجميع الأشخاص المهتمين بالمنتج.

الشيء الرئيسي عند العمل مع فريق موزع هو التواصل. كل شخص في أماكن مختلفة ، ولا توجد طريقة لمناقشة شيء ما أو نقله فورًا إلى الجميع ، لذا يجب التخطيط للاتصالات مسبقًا ، وفكرها واستخدامها في الوسائل التقنية التي ستسمح بتنفيذها بشكل موثوق.

إليك ما يتم استخدامه في ممارستنا.

  • - ( ) — - . , , , .
  • . . , , , — , , . — Word Google Docs. Google , . Microsoft. 
  • — , .
  • — , . Jira, . Skype, Hangout, Telegram Viber. Zoom, . , …



  • — , , , .

يجب التخطيط للمكالمات مقدما. في الحالات العاجلة ، بالطبع ، يمكنك حتى الاتصال الآن ، ولكن قد لا يكون الموظفون جاهزين. انتظام المكالمات مهم أيضًا ، بحيث يشعر جميع أعضاء الفريق بالإيقاع ، والاستعداد للحوار. من المهم جدًا وجود القدرة على إظهار الشاشة والتأكد من نقل الصوت. دفق الفيديو اختياري تمامًا. المشاركة الصوتية أكثر أهمية. الشيء الرئيسي - لا تنس تشغيل الميكروفون وإيقافه في الوقت المحدد. نعم ، لا تنس - حتى تكون الاتصالات فعالة ، يجب تسجيل المكالمات وتسجيلها.

بالنسبة للتواصل ، غالبًا ما نستخدم Skype و Telegram ، وهما المحادثات الجماعية للاتصال التشغيلي بشأن قضايا العمل وغير العمل.

منصات ويب مفيدة يتم استخدامها في الأحداث غير المتصلة بالإنترنت (لإشراك المشاركين وإظهار العروض التقديمية). لا بأس في MyOwnConference أو iSpring Learn. هذه المنصات مناسبة أيضًا لتدريب الموظفين عبر الإنترنت. مكبرات الصوت تتحدث وتبديل الشرائح من الهاتف أو الاتصال عبر فيديو مدمج.

وستكون فكرة أخرى جيدة هي إجراء مؤتمرات فيديو مشتركة يومية في الصباح لمدة 10-15 دقيقة. بالنسبة للموظفين الموجودين في مكان بعيد ، سيسمح لهم ذلك بالاستماع إلى العمل ، ويكون بمثابة نوع من الارتباط بين المنزل والمكتب.

مع الإدارة السليمة ، يمكن أن يكون النموذج المختلط فعالاً للغاية. على سبيل المثال ، يتيح لك جذب المتخصصين المناسبين بغض النظر عن مكانهم. سيوفر هذا أموال الشركة للعثور على موظف في المدن ذات المنافسة العالية للموظفين. 

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تكون القدرة على العمل في ظروف مريحة من المنزل وسيلة للشركات لجذب العمال المؤهلين ، مما يعني أنها ستجعل هذه الشركة أكثر خبرة وتنافسية في السوق.  

إيجابيات وسلبيات عدم التواجد في المكتب


واحدة من الصور الأولى من Google للمكتب المنزلي المثالي . المصدر 

كحد أدنى ، في شركات تكنولوجيا المعلومات ، يعمل معظم المتخصصين (هناك مثل هذا الشعور) الآن من المنزل. 

كما هو الحال في أي نهج آخر لتنظيم العمل ، فإن "البعيد" له مجموعته الخاصة من الإيجابيات والسلبيات. قد يتحول بعضها إلى عقبة كبيرة أمام عدد من المديرين لنقل موظفيهم إلى وضع العمل عن بعد. بالنسبة للآخرين ، سوف يفتح فرص عمل جديدة ويزيد من إنتاجية العمل.

من بين السلبيات ما يلي (إذا نسينا شيئًا ، فيرجى إخبارنا عنه في التعليقات).

  • الانضباط والتحفيز

من الصعب تحفيز الموظفين على جهاز التحكم عن بعد ، والأهم من ذلك التحكم ، من العمل مباشرة في المكتب. قد يواجه العديد من الموظفين مشاكل في الانضباط بسبب عدم وجود مدير قريب.

  • مراقبة

من المفترض أن مراقبة أداء الموظف لواجباته أمر معقد بشكل كبير مع وضع التشغيل عن بعد. ونتيجة لذلك ، يمكن تغيير المواعيد النهائية الأصلية أو تعديلها. 

  • المفروشات المنزلية

ويعتقد أن بيئة المنزل أقل انضباطا من البيئة المكتبية. بالإضافة إلى الجدول الزمني لأفراد الأسرة الآخرين ، غالبًا ما يصرف الموظف عن المهمة الموكلة إليه أو لا يعمل على الإطلاق.

  • عدم الاتصال البصري

الحاجز النفسي لعدم القدرة على النظر في أعين الموظف في نقل المعلومات المطلوبة مباشرة. قد يؤدي عدم القدرة على الاقتراب من الموظف شخصيًا ومناقشة القضايا الضرورية إلى تفاقم الوضع.

بالإضافة إلى القائمة أعلاه ، هناك عدد من الصعوبات التي يمكن أن تثبط المديرين عن نقل الموظفين بالكامل إلى العمل عن بعد:

  • ميزات الأعمال

بعض الشركات غير قادرة جسديا على نقل حتى جزء من موظفيها إلى العمل عن بعد. كقاعدة عامة ، يرجع ذلك إلى تفاصيل العمل أو ميزاته التكنولوجية. من بين العوامل الإضافية ، يمكن للمرء أن يلاحظ متطلبات العديد من عملاء الشركات حول الاتصالات الشخصية والاتصالات المباشرة معهم.

  • المستوى التخصصي

بالنسبة للمهنيين المبتدئين ، قد يكون تدريبهم وتنفيذهم أقل فعالية في إطار التعاون عن بعد. يفضل أصحاب العمل الانغماس السريع والفعال لـ "المبتدئين" مباشرة على الفور مع أمينة ذات خبرة ثابتة. قد تفرض الثقافة المؤسسية للشركة أيضًا قيودًا إضافية.

  • أمن البيانات الشخصية وبيانات الشركات

أصبحت قضية أمن البيانات للشركة وموظفيها في وضع العمل عن بعد ذات أهمية كبيرة. يزداد خطر التصيد الاحتيالي وهجمات الفيروسات ، بالإضافة إلى التجسس الصناعي وسرقة البيانات بشكل كبير.

  • العلاقات الشخصية والاتصالات

شكّل العمل المكتبي الكلاسيكي عادة طبيعية للتواصل مع الموظف في أي لحظة من يوم العمل ، والتشاور ، وشرح شيء ما على الأصابع ، وتوضيح وحل المشكلة مباشرة في عملية العمل.

  • يفرض وضع العمل عن بعد قواعده على الاتصال. مبدأ المساعدة المتبادلة موجود إلى حد كبير في بيئة العمل عن بعد ، ولكن يجب أن تعتاد على ميزاته. على سبيل المثال ، بدلاً من الاتصال المباشر في المكتب ، تحتاج أحيانًا إلى طلب إذن من المحاور لإجراء مكالمة هاتفية أو الدردشة.

ولكن هناك إيجابيات لعمل الموظف عن بعد (نحن نتطلع حقًا إلى الإضافات الخاصة بك في التعليقات):

  • تبديل وضع التشغيل

بالنسبة للعديد من الأنماط النفسية لشخصية الموظفين ، فإن القدرة على تبديل وضع العمل (أو مزيج من أوضاع المكتب والعمل عن بعد) تزيد من إنتاجيتهم ومسؤوليتهم الشخصية.  

  • نتيجة المنحى

زيادة دور المسئولية عن نتيجة العمل وليس عن العملية نفسها. شفافية النتيجة. إدراك ما هو متوقع منك "عند الخروج".

  • دافع غير مالي

فرصة إضافية لصاحب العمل لتحفيز أو مكافأة الموظف.

  • انضباط

الحد من مخاطر التأخير ، القوة القاهرة المتعلقة بحالة المرور أو الطقس.

  • الراحة في مكان العمل

عدم وجود ضوضاء غريبة ، والقدرة على ضبط المناخ المحلي والمناطق المحيطة لتناسب احتياجاتك.

  • انخفاض تكاليف التشغيل

على سبيل المثال ، استئجار المباني والنفقات للاحتياجات المنزلية للمكتب

لا يوجد على الأرجح نهج واحد وصحيح بشكل قاطع لتنظيم العمل عن بعد أو تصحيح عملية العمل مع فريق موزع. 

كل قائد أو صاحب عمل في الأول يطبق هذا النهج أو ذاك في حالته الخاصة. حيث يمكن أن تكون أكثر مرونة ، دون أن تخسر في الوقت نفسه في المؤشرات الحالية ، وحيث من الجدير إظهار ضبط النفس والتحمل. 

كيف تعمل شركتك مع فريق موزع ونقل الموظفين إلى موقع بعيد؟

All Articles