أتمتة عمليات الموارد البشرية باستخدام Microsoft Teams و PowerApps و Power Automate. طلبات سحب الموظف

يوم جيد للجميع! أود اليوم أن أشارك مثالًا صغيرًا لأتمتة عملية إنشاء تطبيقات للموظفين الجدد باستخدام Microsoft SharePoint و PowerApps و Power Automate و Teams. عند تنفيذ هذه العملية ، لن تحتاج إلى شراء خطط مستخدم PowerApps منفصلة و Power Automate منفصلة ، يكفي اشتراك Office365 E1 / E3 / E5. سننشئ قوائم وأعمدة على موقع SharePoint ، وستساعدك PowerApps في إنشاء النموذج ، وستوفر Power Automate القدرة على تخصيص منطق العمليات التجارية. ترتبط العملية النهائية بفريق MS Teams. دعونا لا نضيع الوقت ونرى ما سيحدث.



في المرحلة الأولى ، نقوم بإنشاء قوائم وتفاصيل. سنحتاج إلى قوائم:

1. طلبات سحب الموظف
2. الانقسامات
3. الموارد البشرية حسب الوحدة
4. المسؤولون

ستلعب كل قائمة دورًا في المستقبل ، وسنرى أيًا منها. نقوم بإنشاء التفاصيل وتكوين قائمة التنقل:

Powerapps

الآن ، لنقم بإنشاء نموذج لقائمة تطبيقات سحب الموظفين باستخدام PowerApps. في الشكل النهائي ، ستبدو كما يلي:



في حقل "الموظف" ، يتم تحديد مستخدمي Office 365 من قائمة المستخدمين ، ويشار إلى "تاريخ الإصدار" من التقويم ، ويشار إلى "القسم" من دليل الأقسام ، ويتم تحديد "الموارد البشرية" من دليل "الموارد البشرية حسب الأقسام" :



ولكن عليك التأكد من تصفية قائمة الموارد البشرية المتاحة للاختيار حسب الوحدة الموضحة في النموذج. استخدم صيغة لتصفية البيانات في PowerApps. بالنسبة إلى خاصية "العناصر" في حقل "HR" ، نكتب:



بالإضافة إلى ذلك ، في النموذج ، يمكنك إجراء إعدادات صغيرة للقيمة الافتراضية لحقل الحالة. بالنسبة إلى الخاصية "الافتراضية" في حقل "الحالة" ، اكتب:



إذا تم فتح نموذج إنشاء عنصر ، فسيتم كتابة القيمة "جديد" في حقل "الحالة" ، وإلا في حقل الحالة في النموذج ، سيتم استبدال القيمة من عمود SharePoint للعنصر الحالي.

إحدى مشاكل PowerApps هي عدم القدرة على استرداد البيانات بسهولة من مجموعات SharePoint. في هذا الصدد ، لا يمكن بسهولة تكوين رؤية / توفر الحقول أو الكائنات في النموذج إذا كنت تريد توليف انضمام المستخدم إلى مجموعة SharePoint. ولكن يمكنك عمل حل بديل. لهذا السبب بشكل خاص ، قمنا بإنشاء قائمة بالمسؤولين مسبقًا:



في هذه القائمة يوجد حقل "الموظف" مع نوع "المستخدم أو المجموعة" معروض فقط في النموذج وحقل "الاسم" الذي يتم فيه كتابة اسم الموظف المحدد ، يتم عرضه فقط في عرض القائمة. الآن ، لنقم بخدعة صغيرة في PowerApps. على سبيل المثال ، يمكنك تكوين توفر أي حقل بشرط أن يكون المستخدم الحالي في قائمة المسؤولين. نجد خاصية "وضع العرض" في حقل "تاريخ الإصدار" ونكتب:



وفقًا لهذه الصيغة ، إذا كان هناك موظف واحد على الأقل في قائمة المسؤولين الذين يتطابق تسجيل دخولهم مع تسجيل دخول المستخدم الحالي ، فسيكون الحقل متاحًا للتحرير ، وإلا ، للعرض. لمزيد من الموثوقية ، نجلب تسجيل الدخول إلى أحرف صغيرة ، وإلا فهناك جميع أنواع الحالات.

ربما لاحظت أن هناك زر "إجراءات على التطبيق" في عنوان النموذج:



سينتقل هذا الزر إلى شاشة أخرى ، حيث يتم ، من أجل الراحة ، جمع كل الإجراءات الممكنة على التطبيق:



بعد النقر على كل زر ، يتم فتح نافذة إضافية من الإجراءات ، على سبيل المثال ، إذا تم تحديد الإجراء "إلغاء الطلب" ، يتم فتح نافذة إضافية مع إمكانية إدخال تعليق:



بعد النقر فوق الزر "تأكيد" ، تتغير حالة التطبيق ، ويمكن القيام بذلك حتى بدون بدء دفق Power Automate. نستخدم وظيفة "التصحيح" لخاصية "OnSelect" للزر:



باستخدام وظيفة التصحيح ، نقوم بتحديث عنصر قائمة التطبيق من خلال تصفيته بواسطة معرف العنصر الحالي. نغير قيمة حقل "الحالة" وننتقل إلى الشاشة الرئيسية. بالنسبة لأزرار الإجراءات المتبقية ، فإن المنطق مشابه.

يبقى لتكوين تدفق المفاوضات. دعونا نجعلها في أبسط أشكالها.

أتمتة الطاقة

سيبدأ تدفق الموافقة تلقائيًا عند إنشاء تطبيق. أثناء التنفيذ ، سيتم تغيير حالة الطلب ، وسيتم استلام رئيس القسم وإرسال إشعار تطبيق جديد إلى الرئيس. لتحديد القائد ، لدينا دليل "الأقسام":



نقوم بإنشاء دفق Power Automate:



أثناء تنفيذ هذا الدفق ، يتلقى رئيس القسم إشعارًا عبر البريد الإلكتروني حول إنشاء تطبيق جديد ويمكنه النقر على الرابط لاتخاذ قرار بالنقر على الزر:



النقر على الزر "موافق" أو يبدأ "رفض" أيضًا مؤشر ترابط Power Automate ، الذي يغير حالة التطبيق ويرسل إشعارًا بالبريد الإلكتروني إلى أخصائي الموارد البشرية:



العملية جاهزة.

فرق

واللمسة الأخيرة هي تنظيم التعاون مع هذه العملية. للقيام بذلك ، نربط العملية بفريق MS Teams:



الآن ، يمكن لجميع أعضاء فريق MS Teams الوصول إلى عملية خروج الموظفين الجدد في علامة تبويب منفصلة.

بالطبع ، يمكن توفير المطابقة متعددة المراحل في منطق التدفق ، بالإضافة إلى إمكانية استخدام مكون الموافقات لتعيين مهام Power Automate. يمكنك أيضًا إعداد التقارير وإنشاء الإشعارات التي سيتم إرسالها إلى برنامج الدردشة الآلي لـ Microsoft Teams. ولكن المزيد عن ذلك في المقالات التالية. شكرا لكم على اهتمامكم ونتمنى لك يوما سعيدا!