🤰 🤽🏽 🍯 Lifehacks لتنظيم الأحداث عبر الإنترنت 🌀 👨‍💻 🎂

لقد تم تنظيم مؤتمرات تكنولوجيا المعلومات دون اتصال لسنوات عديدة. لكن الحقائق الجديدة تجبر فريقنا على استكشاف إمكانيات الدخول على الإنترنت. في هذه المقالة ، جمعت المعلومات واختراقات الحياة من مقالات الزملاء الأجانب. ستكون العديد من النصائح ذات صلة بمنظمي الأحداث غير المتصلة بالإنترنت.

تنسيقات الأحداث عبر الإنترنت

حي

الخيار هو الأقرب إلى تنسيق الأحداث دون اتصال بالإنترنت ، فقط من دون التحدث عن استراحات القهوة. يتم توصيل المتحدثين والمستمعين في نفس الوقت بالمنصة ، ويتم تسليم التقارير "مباشرة" ، ويتواصل المشاركون في محادثة وطرح الأسئلة.

المزايا: تنسيق واضح وبسيط ، لا يحتاج المتحدثون إلى تسجيلات أولية.
العيوب: الكثير من المخاطر والمواقف غير المنضبطة للمنظمين: يعاني المتحدثون من مشاكل في الجزء الفني / لا يظهر المتحدث في الوقت المناسب ، أي المشاكل التقنية للمنصة.
تعيش لأيام أو أسابيع

هذا الشكل يجعل الحدث مهرجان صغير. يمكن أن يشمل ذلك العديد من الجلسات الإضافية والمناقشات والمناقشات ، وبعض الشبكات ، من توسيع التفاعل بشكل كبير خلال الحدث.
في التسجيل

يتم تسجيل جميع الجلسات مسبقًا وعرضها في اليوم المحدد للحدث.

المزايا: مخاطر أقل للمنظمين.
العيوب: المزيد من التحضير الأولي وعدم الشعور "بالحدث" ، حيث تم تسجيل كل شيء مسبقًا مسبقًا.
في تسجيل تنطوي

في هذا الشكل ، يتم تسجيل الخطب نفسها ، ولكن المتحدثين موجودون عبر الإنترنت أثناء المحاضرة ويمكنهم الإجابة على الأسئلة وإجراء أنشطة أخرى.

الفوائد: يمكن للمتحدثين التركيز على التواصل مع المستمعين. في هذا التنسيق ، تكون الدردشة والتسجيل المباشر أكثر توازناً.
العيوب: مطلوب تنظيم تسجيل الفيديو للعروض.

يمكن العثور على مزيد من المعلومات حول التنسيقات في هذه المقالة .

"

"
مثال على الكلام المباشر للمتحدث في مؤتمر بلا اتصال بالإنترنت

بغض النظر عن التنسيق الذي تختاره ، هناك عدد من النصائح والحيل العامة التي تكتب عنها المصادر الأجنبية. لذا ، قررت تنظيم الحدث الخاص بك على الإنترنت.

قراصنة الحياة

1. اعثر على "فكرة كبيرة" لحدثك

من السهل نسبيًا جمع المتحدثين ، وجدولة عدة أيام من الندوات عبر الإنترنت ، ووصفها بأنها مؤتمر عبر الإنترنت. تكمن المشكلة في هذا النهج في أنه نتيجة للجلسة ، كقاعدة عامة ، يتم اقترانهما بشكل فضفاض ، ولا يتلقى المشاركون سوى حقائق انتقائية ويحدث القليل من التدريب الحقيقي.

اعثر على "الفكرة الكبيرة" التي تجمع الحدث الخاص بك معًا. يجب أن تصبح هذه الفكرة خطًا واحدًا يمكنك من خلاله إنشاء جميع التقارير وربطها معًا.

لتسليط الضوء على هذه الروابط للمشاركين ، يمكنك تنظيم جلسات "تحضيرية" تمهيدية ونهائية "تلخيصية" في كل يوم من أيام المؤتمر.

استخدم الجلسات التحضيرية (30 دقيقة تقريبًا) من أجل إبراز أحد الموضوعات أو الأفكار الرئيسية للمؤتمر ، وأخبرنا كيف ترتبط تقارير اليوم التالي به ، وما يوحد التقارير فيما بينها.

في تلخيص الجلسات ، قم بدعوة المشاركين لتقييم اليوم ، والتفكير في ما مروا به ، وأخبرهم كيف يخططون للتصرف.

2. قم بإنشاء مكان للمشاركين للتفاعل

عادة ما يُطلق على أحد العيوب الرئيسية للأحداث الافتراضية عدم القدرة على تحقيق نفس مستوى الاتصال كما هو الحال في الأحداث غير المتصلة بالإنترنت. على الرغم من أن الاتصال وجهًا لوجه له صفات لا يمكن ترجمتها إلى بيئة افتراضية ، إلا أن مستوى التفاعل الذي يمكنك إنشاؤه على الشبكة مرتفع جدًا - إذا بذلت جهدًا.

كنظام أساسي على الويب ، يمكنك استخدام الخدمات التي لديها خيار إجراء جلسات مباشرة. على سبيل المثال ، يتيح لك Zoom ربط الدردشة بالإضافة إلى ميزة Q & A خلال ندوات الويب.

ابحث عن وسيط دردشة منفصل. قم بإعداد الأسئلة الأولية المناسبة مسبقًا ، والتي سيتمكن من إرسالها إلى الدردشة وبدء المناقشة. اطلب من المشرف تشجيع المستمعين باستمرار على المشاركة في المحادثة.

بعد الجلسات عبر الإنترنت ، وفر مكانًا حيث يمكن أن تستمر المناقشة بين العروض التقديمية وبعدها. على سبيل المثال ، المجموعات الخاصة Facebook و LinkedIn مناسبة. وستساعد الخدمات الخاصة على دمج جدار المناقشة وميزات وسائل التواصل الاجتماعي مع WordPress.

ضع في اعتبارك أن المناقشات لا تبدأ أبدًا بهذه الطريقة. بحاجة إلى تذكير الناس للمشاركة. دعوة المشاركين باستمرار للدردشة أثناء الجلسات الحية. بعد الحدث ، قم بتضمين نشرة إخبارية بالبريد الإلكتروني لأكثر المناقشات نشاطًا في مجموعات وضع روابط لها.

"

"
استخدم المجموعات الخاصة في الشبكات الاجتماعية أو برامج المراسلة الفورية كمنصات للمناقشات

3. استخدم بعض مقاطع الفيديو الحية على الأقل

حتى إذا تمت جدولة الحدث بالكامل في التسجيل ، استخدم على الأقل بعض الفيديو المباشر. على سبيل المثال ، قد يمثل الوسيط المتحدثين في بداية التقرير. الهدف هو إظهار أنه في حين أن بيئة التعلم يمكن أن تكون "افتراضية" ، إلا أنها مليئة بأشخاص حقيقيين - الأشخاص الموجودين هناك للتعلم والمناقشة.

يرجى ملاحظة أن المشاركين سيرون المتحدث نفسه وعرضه. ينطبق هذا على الأحداث الجارية على الإنترنت ، وكذلك في التسجيل. يمكن أن تحل "إطارات" السماعة والعرض التقديمي بعضها البعض في الوقت المناسب ، أو يمكن دمجها في نافذة واحدة.

على سبيل المثال ، في مؤتمراتنا غير المتصلة بالإنترنت ، سجل المتطوع Stas Fomin عروضًا لمكتبته 0x1.tv ، ثم أضاف عروضًا تقديمية إلى الفيديو.

"

"
أضف عرضًا تقديميًا إلى فيديو مكبر الصوت

4. تقديم دعم ممتاز للعملاء

تأكد من أن جميع المشاركين يفهمون ما هي التقارير ، ومتى وأين سيُعقدون ، وكيفية الوصول ، ومتى ستكون السجلات متاحة ، وما إلى ذلك. تأكد من وجود روابط التنقل إلى المعلومات الأساسية في المناطق الواضحة من موقع المؤتمر وإرسال رسائل تذكير إلى القائمة البريدية المسجلة عدة مرات مع جميع المعلومات الضرورية.

ضع عنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتف الدعم في تذييل الموقع ، وقم بإنشاء صفحة اتصال وتذكر إلى أين تذهب للمساعدة في النشرة الإخبارية.

5. تحدث إلى المتحدثين مقدما

"تحدث بصوت" مع مكبرات الصوت قبل أن يتحدثوا. أخبرنا المزيد عن جمهورك ، والتوقعات من التقرير ، والتي عادة ما يدركها الجمهور بشكل أفضل. تعرف على الأسئلة التي يخطط المتحدث لمناقشتها ومناقش كيف يمكنك المساعدة في جعل الجلسة ناجحة قدر الإمكان.

جدولة وقت "اختبار تشغيل" لكل تقرير. اجعلهم مقدمًا لإتاحة الوقت للمتحدثين للانتهاء من المواد وإعادة الاستماع إذا لزم الأمر. عرّف المتحدث على جميع الفروق الفنية في الخدمة للمؤتمر عبر الإنترنت الذي قررت فيه عقد حدث.

"

"
تحدث إلى مقدمي العروض قبل الحدث.

6. خاطب المشاركين كمؤلفين مشاركين

اطلب من المشاركين حالات معينة لبعض العروض التقديمية. على سبيل المثال ، يمكن للمسجلين تقديم وصف لمهمة مشروعهم أو قطعة من الرمز لتحليلها في عرض تقديمي.

عقد جلسات "متابعة" عامة لمناقشة القضايا وأي محتوى تم تناوله في الحدث. ادع المستمعين للمشاركة في المناقشة والانضمام إلى الفيديو.

7. جذب الرعاة والشركاء

إذا كنت تنظم حدثًا من شركة - ابحث عن أولئك الذين ليسوا منافسيك المباشرين ، ولكن من الناحية المثالية تكمل خدماتهم منتجك.

لا تقلق إذا لم يكن لديك جمهور كبير. تريد معظم الشركات العثور على جمهور مؤهل جيدًا. إذا كان يمكنك إعطاء فرصة للتحدث أمام مثل هذه المجموعة ، فهذا أمر قيّم.

هناك العديد من الخيارات التي يمكنك تقديمها للجهات الراعية: من ذكر شركتهم (على سبيل المثال ، من خلال عرض شعاراتهم على صفحة موقعك أو روابطهم في النشرة الإخبارية) إلى توفير فرصة لإدارة الجلسة أو التحدث مع جمهورك أثناء الحدث. بالطبع ، يجب أن يكون لهذه الأساليب المختلفة أسعار مختلفة.

يمكن للجهات الراعية تقديم جوائز أو خصومات لأعضائك - وهذا نهج رائع يلفت الانتباه إلى الراعي. أخيرًا ، يمكن أن تكون العلامة التجارية للرعاية مفيدة لدعم علامتك التجارية وزيادة الثقة في الحدث ، مما يساعد مرة أخرى على جذب الزوار.

فيما يلي بعض النصائح الرئيسية للعثور على الجهات الراعية إذا لم تكن قد عملت مع هذه المهمة من قبل.

حدد الفوائد التي يمكنك تقديمها للجهات الراعية المحتملة ووصفها بوضوح.
استكشف الأحداث الأخرى في منطقتك لمعرفة من قام برعاية مثل هذه الأحداث. في الوقت نفسه ، ابحث أيضًا عن أي معلومات حول أسعار حزم الرعاية.
, . - , Facebook LinkedIn.
, - , , .
, . , , .

8. -

يمكن أن يحدث حدث افتراضي لفترة طويلة ، مع جدولة جلسات أقصر لمدة 1-2 ساعات عدة أيام في الأسبوع.

من خلال اكتساب المعرفة على مدى فترة أطول ، سيتاح للمشاركين المزيد من الوقت لاستيعاب وتحليل وتطبيق ما تعلموه. وستحصل على استراحة في التخطيط ، وتعديل خلال الحدث وتقليل عبء العمل الخاص بك.

سيزيد من احتمالية استخدام المستمعين لغرف الدردشة للمناقشات. أولا ، لديهم فقط المزيد من الوقت. ثانيًا ، سيحصلون بالتأكيد على المزيد من الأسئلة والتعليقات المتعلقة بالمحتوى.

فائدة رئيسية أخرى هي القدرة على تسجيل العروض مسبقًا. يمكنك تسجيل الجلسات بشكل كامل قبل المؤتمر أو إجراء تسجيل لحالات الطوارئ ، إذا تبين ، على سبيل المثال ، أن المتحدث لن يتمكن من التحدث عبر الإنترنت.

9. لا تحفظ على التذكير

إحدى ميزات المؤتمرات الافتراضية هي القدرة على التأجيل لاحقًا أو عدم الحضور على الإطلاق. علاوة على ذلك ، فإن تسجيلات التقارير - التي تقدمها معظم المؤتمرات الافتراضية - تجعل العذر "سأراها لاحقًا" (وبالطبع ، نادرًا ما يشاهدونها لاحقًا).

لا توجد طريقة للتغلب على هذه المشكلة تمامًا ، ولكن إحدى الطرق الأكثر فاعلية هي إرسال رسائل تذكير متكررة. يتضمن هذا تذكيرات بالبريد الإلكتروني للتقارير القادمة ، وتذكيرات للمشاركة في المناقشات ، وتذكيرات بنشر المنشورات - كل ذلك يساعدك على إبقاءك على اطلاع وإشراك المشاركين.

بالطبع ، من المهم عدم المبالغة في الأمر وعدم إزعاج المشاركين بإشعارات كثيرة جدًا ، ولكن من الأفضل أن تكون مخطئًا أكثر من أن يتم تذكر حدثك قبل بدايته.

10. البحث عن الوقت لكل ما سبق.

إذا كنت ترغب في إضافة نصيحة إلى القائمة أعلاه ، فستكون "ابدأ مقدمًا!"

كل ما تم وصفه هنا ممكن ، حتى لو كان بمفرده أو من قبل شركة صغيرة جدًا ، لكنك بحاجة إلى التخطيط مسبقًا حتى تصطف جميع الأجزاء.

"

" مقال
مفصل عن قرصنة الحياة هذه (باللغة الإنجليزية).

وأخيرًا ، بعض النصائح القصيرة

تذكر المناطق الزمنية (خاصة إذا كنت تخطط لمشاركة متحدثين أجانب) ؛
استخدم المتحدثين والمشاركين للترويج - قدم لهم نصوصًا وصورًا جاهزة حول حدثك ، والتي يمكنهم مشاركتها على الشبكات الاجتماعية ، واطلب من المتحدثين إخبارهم على صفحاتهم حول إعداد خطاب ؛
كتابة سيناريو مفصل للمؤتمر وتدوين جميع المخاطر والحلول الممكنة مسبقًا ؛
دراسة وتكوين منصة احتياطية مسبقًا لتجنب المشاكل التقنية ، وتعليم مكبرات الصوت والمشرفين على استخدامها أيضًا ؛
إنشاء دردشة منظمي طوال مدة الحدث لمناقشة القضايا العاجلة.

هل كان لديك بالفعل حدث على الإنترنت؟ شارك النصائح واختراق الحياة مع المبتدئين. :)

Lifehacks لتنظيم الأحداث عبر الإنترنت