تنظيم العمل عن بعد مع وظائف Zextras الرقمية

فيما يتعلق بوباء الفيروس التاجي ، واجهت العديد من الشركات الحاجة إلى نقل جميع موظفيها أو جزء منهم إلى التشغيل عن بعد. تكمن المشكلة الرئيسية في وضع التشغيل هذا في تنظيم التفاعل بحيث لا يزال بإمكان الموظفين التواصل بشكل ملائم والعمل معًا على المستندات أثناء وجودهم خارج المكتب.

اليوم ، هناك العديد من الحلول البرمجية لتنفيذ هذه الوظائف داخل المؤسسة. ومع ذلك ، لعدد من الأسباب ، يمكن استخدامها بعيدًا عنهم. على سبيل المثال ، تهتم بعض المؤسسات بخدمة السحابة التي ستعمل فقط ، بينما يبحث جزء آخر من الشركات عن نظام تعاون موثوق للاستضافة على خوادمهم الخاصة. الحل الشامل الذي يناسب الجميع هو منصة Zextras الرقمية لمحطات العمل القائمة على إصدار Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition.

يعتمد هذا الحل على منتجات مفتوحة المصدر ولديه الآن أكثر من 15 مليون مستخدم حول العالم. يتم اختيار محطات العمل الرقمية Zextras بسبب القيمة الجيدة مقابل المال. بالإضافة إلى الوظائف الأساسية لأنظمة التعاون مثل البريد الإلكتروني ، والمذكرات ، ودفاتر العناوين وقوائم المهام ، يمكن لمنصة Zextras لإنشاء محطات عمل رقمية أن تقدم دردشات الشركات كاملة الميزات ، والتحرير المشترك للمستندات ، والجداول والعروض التقديمية ، بالإضافة إلى دعم الأجهزة المحمولة. أولئك الذين ينوون نشر منصة Zextras على خوادمهم الخاصة سيقدرون بالتأكيد نظام نسخ احتياطي موثوق للمعاملات والقدرة على إدارة تخزين البيانات بشكل هرمي.

على سبيل المثال ، خذ شركة تعمل في توريد العبوات الصناعية. نظرًا لخطر الإصابة بالفيروس التاجي ، اعتبر رئيس المؤسسة أنه من المناسب نقل قسم المبيعات والقسم القانوني والإدارة إلى العمل عن بعد ، مع ترك عمال المستودعات والسائقين فقط "في الميدان" ، وتزويدهم بمعدات الحماية اللازمة. إلى جانب القرار المتخذ ، نشأ عدد من المشاكل المتعلقة بكيفية حل المهام الحالية.



لذلك ، يجب على إدارة المبيعات ، بالإضافة إلى إجراء المكالمات وتلقي الطلبات ، التنسيق المستمر مع المدير لمبلغ الخصم لعميل معين ، فمن الضروري تنسيق العروض التجارية المرسلة ، وكذلك عقد الاجتماعات والاجتماعات اليومية. يحتاج القسم القانوني أيضًا باستمرار إلى وضع الاتفاقيات والموافقة عليها ، والتشاور بشأن قضايا معينة ، وتحتاج الإدارة إلى مراقبة ما يحدث في المؤسسة وإعطاء تعليمات قيمة في الوقت المحدد.

للعمل عن بعد ، اختارت الشركة خدمة Zextras Cloud.من مزود الخدمة السحابية MerlionCloud ، الذي يسمح لك بإنشاء بيئة سحابية لتنظيم خدمات البريد الإلكتروني ، والدردشات ، والتعاون في المستندات ، والنسخ الاحتياطي للبيانات والتخزين ، ودعم الأجهزة المحمولة ، والمخازن الشخصية. تتميز المنصة بدرجة عالية من راحة المستخدم والموثوقية والأمن بسعر تنافسي.

ضمان موثوقية الخدمة هو أنها تتوافق مع المعايير الحديثة للائحة العامة لحماية البيانات ، ISO 9001 ، ISO 27001 ، ISO 27017 و ISO 27018 ، والتي تضمن التحكم وجودة العمليات التجارية ، الأمن وحماية البيانات ، والسرية. بالإضافة إلى ذلك ، بفضل المراقبة التي تتم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، بالإضافة إلى استخدام أنظمة متقدمة لمكافحة البريد الإلكتروني العشوائي والحماية من الفيروسات ، سيتم حماية مستخدمي البريد الإلكتروني ، وبالتالي المؤسسة نفسها بشكل موثوق من الهجمات السيبرانية. تقع خدمة Zextras Cloud نفسها في مركز البيانات الأوروبي.



وبالتالي ، تلقت الشركة بريدًا إلكترونيًا خاصًا وآمنًا وكامل الميزات مع دعم عملاء البريد الإلكتروني المشهورين مثل Microsoft Outlook و Mozilla Thunderbird ، بالإضافة إلى الأجهزة المحمولة والعديد من الوظائف الحديثة الأخرى. بالإضافة إلى ذلك ، تم ترحيل جميع المديرين الذين استخدموا البريد الإلكتروني العام في عملهم بسهولة إلى الخدمة الجديدة.



تم تصميم دردشة الشركات في الحل من Zextras بطريقة تكون سهلة الاستخدام قدر الإمكان. للقيام بذلك ، يستخدم تقسيمًا إلى أنظمة الاتصال الداخلي والمجموعات والقنوات. تسمح لك بدمج المؤسسة بأكملها في غرفة اجتماعات كبيرة واحدة ، حيث ستتم مناقشة القضايا المتعلقة بكل موظف ، ثم إنشاء قناة منفصلة لكل قسم في المؤسسة بحيث يناقش الموظفون مشاكلهم الداخلية هناك. بمساعدة المجموعات ، يمكنك تنظيم التفاعل بين الأقسام المختلفة. على سبيل المثال ، يمكن لمدير مؤسسة إنشاء مجموعة مؤقتة ، ودعوة مصمم منتج ، ومسوق ، ومدير إنتاج للانضمام إليها حتى يتمكنوا معًا من تصميم تصميم جديد للتغليف ، مع مراعاة جميع الفروق الدقيقة المحتملة.



لا تفوت الرسائل الموجهة إليهم ، يتم مساعدة الموظفين من خلال تطبيق Zextras Team للهواتف المحمولة لأنظمة تشغيل iOS و Android ، والذي يرسل باستمرار إشعارات الموظفين بالرسائل الجديدة ومكالمات

الفيديو.تم استبدال محركات أقراص USB المحمولة المعتادة لتبادل الملفات بسحابة التخزين الشخصية الخاصة Zextras Drive. في ذلك ، يمكن لموظفي الشركة تخزين الملفات اللازمة للعمل ، وإذا لزم الأمر ، توفير الوصول إليها للموظفين الآخرين. في هذه الحالة ، لن يتم تخزين الملفات في مجلد واحد ، وسيكون لكل موظف قرص شخصي يمكنه من خلاله تنظيم الملفات كما يراه مناسبًا. على سبيل المثال ، يمكن للموظف تخزين أنواع مختلفة من المستندات في مجلدات مختلفة.



يسمح لك Zextras Drive أيضًا بتوفير الوصول المستند إلى الأدوار للموظفين. لذا ، على سبيل المثال ، يمكن للموظف توفير الوصول إلى زميل بطريقة لا يمكنه فيها سوى عرض المستند ، ويمكنه منح مديره حق الوصول إلى المستند حتى يتمكن من إجراء تغييرات مختلفة عليه. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك مشاركة المستندات من Zextras Drive مع الأشخاص الذين لا يعملون في المؤسسة ، على سبيل المثال ، مع العملاء أو المقاولين. لذلك ، أتقن العديد من الموظفين بسرعة مشاركة الملفات مباشرة في فريق Zextras ، مما زاد بشكل كبير من سرعة التعاون.



تم تقييم الفوائد الكاملة لمستندات Zextras من قبل القسم القانوني. يسمح لك هذا القرار بصياغة العقود معًا. بفضل استخدام هذه الأداة ، تمكنت الإدارة من تقليل وقت الموافقة على المستندات مقارنة بالوقت الذي تستغرقه في ظروف المكتب العادية. أيضا ، لدى موظفي المؤسسة الفرصة لإشراك الموظفين من الإدارات الأخرى في إعداد الوثائق. وبفضل هذا ، زادت سرعة تجميع التقارير والعقود والعروض التجارية بشكل ملحوظ.

بالإضافة إلى أجهزة الكمبيوتر المحمولة المنزلية ، يمكن للموظفين توصيل محطات عمل Zextras الرقمية بأجهزتهم المحمولة. للقضاء على المخاطر الناشئة عن ذلك لأمن المعلومات ، يسمح مسؤول النظام في المؤسسة للوظيفة بإدارة الأجهزة المحمولة. يسمح لك بمسح البيانات الموجودة على الجهاز ، وحظر أو حتى قطع الاتصال بالخادم في حالة وجود اختراق من هاتف ذكي أو جهاز لوحي. كما يسمح لك بتعطيل وظيفة الكاميرا وبطاقة الذاكرة والاتصالات اللاسلكية وعدد من الوظائف الأخرى ، والتي يرتبط استخدامها بمخاطر على أمن المعلومات.

بالإضافة إلى ذلك ، يسمح لك Zextras Mobile بإضافة كلمة مرور إضافية للجوال لكل جهاز. لا تتطابق كلمة المرور هذه مع كلمة المرور الحقيقية للحساب ، ولكن يمكن استخدامها لمزامنة الجهاز المحمول مع الخادم وهي ضرورية حتى لا يتمكن المهاجمون الذين سرقوا أو اخترقوا الجهاز من الوصول إلى الخادم حتى بعد استخراج كلمة مرور الحساب.

بالإضافة إلى خيار السحابة ، من الممكن نشر منصة محطات العمل الرقمية Zextras على خوادم الشركة. نظرًا لأن النظام الأساسي لا يطلب موارد النظام ، فأنت لا تحتاج إلى شراء خادم قوي لها. اقرأ حول كيفية تثبيت منصة Zextras لمحطات العمل الرقمية على الخادم الخاص بك في مقالتنا .

مع خيار النشر هذا ، تصبح ميزة النسخ الاحتياطي التي يوفرها Zextras Backup حاسمة. الحجز هو طبيعة معاملات ، بمعنى أن النظام يقوم تلقائيًا بعمل نسخة احتياطية لكل إجراء يقوم به المستخدمون. يسمح لك نهج النسخ الاحتياطي هذا بحماية الخادم بشكل موثوق من فيروسات التشفير ولديك دائمًا نسخة احتياطية محدثة من البيانات الموجودة على الخادم.



تتيح وظيفة إدارة التخزين الهرمي التي تقدمها Zextras Powerstore تحسين تكلفة ملكية البنية التحتية للخادم عن طريق تقليل تكلفة تخزين المعلومات. لذلك ، على سبيل المثال ، يمكن تخزين البيانات الحديثة والحديثة التي يصل إليها المستخدمون غالبًا على محركات أقراص SSD سريعة ولكنها باهظة الثمن ، ويمكن تخزين البيانات القديمة التي لا يتمكن المستخدمون من الوصول إليها في كثير من الأحيان على محركات أقراص ثابتة بطيئة ولكنها رخيصة الثمن ، أو حتى إرسالها إلى تخزين الكائن المتوافق مع السحابة S3.



بالإضافة إلى ذلك ، عند تثبيت النظام الأساسي لإنشاء محطات عمل Zextras الرقمية على خوادم الشركة ، يصبح من الممكن تحقيق السرية الكاملة للبيانات في دردشة الشركات ، والتي لا يمكن تحقيقها من حيث المبدأ عند استخدام الخدمات العامة والمراسلة الفورية.

من الممكن أيضًا إضافة وظيفة دردشة فيديو كاملة ، والتي تسمح للموظفين بعقد اجتماعات كاملة بتنسيق الفيديو. وبفضل هذا ، سيتمكن الموظفون من تنظيم اجتماعات مألوفة دون أي خطر الإصابة بفيروس تاجي.



وباستخدام ميزة الاجتماع الفوري ، يمكنهم إجراء مكالمات فيديو مع العملاء. للقيام بذلك ، ما عليك سوى إنشاء رابط وإرساله إلى المحاور. بعد النقر على الرابط ، ستظهر نافذة محادثة فيديو مباشرة في متصفح العميل ، وسيكون الموظف قادرًا على التفاوض على المنتج أو تقديمه بطريقة غير متصلة تمامًا ، دون الحاجة إلى مغادرة المكان. ميزة أخرى من دردشة شركة Zextras هي توفر تطبيق جوال ، بفضله يمكن للموظفين مواصلة التواصل مع الفريق من هواتفهم المحمولة دون المساس بأمن المعلومات للمؤسسة.

وبالتالي ، باستخدام منصة Zextras ، من الممكن إنشاء محطات عمل رقمية خاصة وآمنة وفعالة لا تسرع فقط من إجراءات العمل داخل المكتب ، ولكن أيضًا ، إذا لزم الأمر ، نقل عدد من الموظفين إلى العمل عن بعد دون فقدان إنتاجيتهم.

لجميع الأسئلة ، يمكنك الاتصال بممثل شركة "Zextras" Ekaterina Triandafilidi عن طريق البريد الإلكتروني katerina@zextras.com