كيف يمكن لشركة خدمات تجنب الغرامات من العميل؟ زوجان من المزايا غير الواضحة لأتمتة العمليات

يمر قطاع الخدمات بأوقات متفاوتة: مثل جميع الشركات ، تأثروا بالوباء والأزمة المصاحبة له. ولكن من ناحية أخرى ، تم زيادة أعمال الصيانة - كان هناك زيادة في التنظيف ، وتعقيم المباني ، وأعمال الإصلاح التي لم تختف. ولذلك ، فإن الوضع الحالي هو فرصة جيدة "لإعادة تحميل" العمليات في الشركات والقيام بأشياء لم تصل إليها من قبل. من الواضح الآن أنه من الضروري أتمتة كل شيء إلى أقصى حد ، مع تقليل جميع التكاليف الممكنة.

دعني أذكرك بأنك على اتصال مع محلل منتجات في مكتب خدمة HubEx المحلي. في هذه المقالة ما زلت أتحدث عن تجربة عملائنا ، وهي شركة خدمات كبيرة "برانت". واحدة من "الآلام" المستمرة في تقديم الخدمات هي عقوبات من جانب العميل ، في هذه المقالة سنتحدث عن كيفية تجنبها. وسنخبر زملاء الخدمة بالنصائح المفيدة الأخرى التي ستوقف الأزمة.



حول المواعيد النهائية وكيفية الالتزام بها


جميع الطلبات المقدمة من العملاء تأتي مع موعد نهائي ضيق. يتم توفير العقوبات على انتهاك الشروط. في عقود خدمة الاشتراك ، تقع نسبة كبيرة من العمل المنجز على الإصلاحات الوقائية المجدولة المنتظمة وفقًا للجداول الزمنية المعتمدة من قبل الطرفين والعمل الموسمي العادي في فترات محددة.

لذلك ، عند التخطيط للعمل على تنفيذ التطبيقات ، يجب مراعاة العديد من المعلمات في وقت واحد:

  • مواعيد نهائية ضيقة من العملاء عند الطلب
  • إلحاحية التطبيقات - اعتمادًا على ما إذا كان تطبيق الطوارئ أو عاديًا ،
  • الوقت الممكن لإنجاز العمل في المنشأة
  • عبء عمل أخصائي الخدمة في يوم محدد
  • المعقولية اللوجستية

قبل تنفيذ مكتب الخدمة ،

تم إعداد خطط لمتخصصي الخدمة "على المنشورات". حدث أنه عند إعداد الخطة ، لم يأخذ المرسل في الاعتبار جميع المعلمات الضرورية ، ولم يقم بتقييم عبء عمل الموظف للأيام القادمة ، ونسي أن ينظر إلى جدول العمل المخطط له. عامل بشري! النتيجة: الطلبات المتأخرة والعقوبات.

بعد تطبيق Service Desk ،

سمح استخدام نظامنا لـ Brant بما يلي:

  1. اطلع على الحجم الكامل للتطبيقات لموقع مرسل معين ، ومنطقة أخصائي خدمة معين ، أو مشروع أو شركة ككل ، وقم بتعديل الوضع في الحالات التي يوجد فيها خطر انتهاك الوقت بسبب العدد الكبير من الطلبات من المتخصص.
  2. () .

    , «» — . , . «» .

    , – . , . , service desk, , .
  3. . , « » , , – . , , .
  4. انظر الخدمات اللوجستية عند إعداد خطة. عند تعيين تطبيق إلى منفذ ، يعرض النظام على الخريطة البُعد من المكان الذي يوجد فيه المنفذ حاليًا إلى المكان الذي يكون فيه ضروريًا لتنفيذ التطبيق.

من المهم بشكل خاص أن نظامنا لديه جدولة مهمة وتقويم شخصي لكل موظف ميداني. يمكنك رؤية جميع التطبيقات المخطط لها اليوم / غدًا ، أو للفترة المحددة ، بالإضافة إلى خريطة التوزيع الجغرافي الخاصة بها.

"

النتيجة: أصبح من الممكن التخطيط لحمولة موحدة وفعالة وطويلة الأجل لكل متخصص في الخدمة. والآن أصبح المرسل مزودًا بأداة تخطيط واضحة ومريحة ، وأخصائي الخدمة لديه خطة عمل واضحة.

حول العقوبات


يطلب عدد من العملاء الكبار ، مثل سلسلة البقالة الفيدرالية ، من المقاولين إغلاق التطبيقات في الوقت المناسب واتباع التقارير الرسمية في نظامهم.

مثال: يجب إغلاق التطبيقات في "1C: ToyR" للعميل بشكل صحيح وفي الوقت المحدد. وهذا يشمل ملء جميع الحقول بوضوح ، واختيار النوع المناسب من العمل من القوائم المنسدلة مع عشرات العناصر ، والعديد من المراحل "الرائعة" الأخرى لإغلاق التطبيق. في المتوسط ​​، يستغرق المرسل حوالي خمس دقائق لإكمال إجراء واحد ، ونتذكر الطلبات! - ما يصل إلى 200 كل يوم.

تطبيق مغلق بشكل غير صحيح في "ToR" يستتبع عقوبات من جانب العميل ، حتى حقيقة أنه قد لا يتم دفع العمل ، حتى لو تم القيام به في الواقع.


عند محاولة إغلاق تطبيق في برنامج MRO وفقًا لجميع القواعد

الامتثال للتقارير مهم بنفس القدر: يطلب أحد عملاء Brant ، بالإضافة إلى أعمال العمل المنجزة ، تقديم 3 صور على الأقل قبل وبعد العمل المنجز لكل تطبيق (أصبح هذا أحد المتطلبات الإلزامية).

قبل تنفيذ مكتب الخدمة

كما قلنا من قبل ، قبل إجراء جميع اتصالات العمل في المراسلات الفورية. في حوار مع مهندس معين ، تم تجميع مئات الصور ، والتي أصبح من الصعب التعرف عليها في التطبيقات في غضون يومين.

بعد تنفيذ مكتب الخدمة

يعد تسجيل نتائج عملك ممارسة جيدة. لا يسمح فقط بفرض رقابة على تنفيذ العمل ، ولكن أيضًا للدفاع عن مصالح منظمة الخدمة في حالة وجود شكاوى حول جودة الخدمة المقدمة. في تكوين النظام لـ Brant ، يتطلب النظام من المقاول إرفاق صورة للخلل ، حتى يتم إصلاحه وإجراء صورة للإصلاح. يتيح لك التثبيت الضوئي قبل الإصلاح وبعده ، لكل تطبيق ، التحكم في حقيقة الإصلاح وحفظ المحفوظات وتنظيم المعلومات لتحليلها لاحقًا.

على سبيل المثال ، أشار العميل في التطبيق إلى نوع الإصلاح: "كسر الباب". تظهر الصورة التي أرسلها أخصائي الخدمة أن الباب قد تم إزالته من المفصلات وأن الزجاج مكسور - وهذا نوع مختلف من العمل ، مع مواعيد نهائية مختلفة وتكلفة إصلاح أعلى.

الموافقة على جميع التفاصيل مع العميل في الوقت المناسب هي نقطة مهمة ستسمح لك بالامتثال لاتفاقية مستوى الخدمة وأخذ تكلفة العمل في الاعتبار بشكل صحيح.

قام برانت ببث هذه الممارسة لعملائه الآخرين: الآن يحتوي كل تطبيق مغلق على صورة قبل / بعد ، بالإضافة إلى إغلاق المستندات في شكل رقمي. أكثر من مرة ، ساعد هذا شركة الخدمات على تجنب النزاعات والغرامات ومرة ​​واحدة - حتى دعوى قضائية.

ملخص


سمح إدخال مكتب الخدمة لبرانت "بالارتقاء إلى المرحلة التالية من تطويره الخاص": مع زيادة كبيرة في حجم الخدمات ، لم يقتصر الأمر على تقليل جودة الخدمة ، ولكن أيضًا حقق تحسنًا.

أعطت أتمتة العمليات نتيجة فورية في شكل تحسين التكلفة وزيادة كفاءة جميع العمليات الداخلية للشركة من تلقي التطبيق إلى تنفيذه. عند تقديم نظام أتمتة HubEx كأداة عمل رئيسية ، تم اكتشاف ميزات إضافية لم يتم تضمينها في القائمة الأولية لمتطلبات النظام الأساسي. لذلك ، بعد حل المشاكل الهيكلية الرئيسية للشركة ، تم إنشاء إدارة مراقبة الجودة ، وتم تقديم نظام موضوعي وشفاف لتحفيز الموظفين للجميع ، وتم إدخال نظام الإصلاحات الوقائية المجدولة. الخطط: تسجيل ساعات عمل المتخصصين في الخدمة ، وإنشاء قاعدة بيانات للوثائق الفنية للأشياء المخدومة.


All Articles