Get best of the week

كيف قامت شركات تكنولوجيا المعلومات الكبيرة بنقل موظفيها إلى العمل عن بعد

صورة

قبل شهر ، بدأت شركات قليلة فقط بنقل الموظفين بعناية وبشكل تدريجي إلى العمل عن بعد من المنزل. بعد خطاب الرئيس في 25 مارس ، كان يجب إعادة جميع موظفيه تقريبًا إلى أي شخص آخر ، بما في ذلك الشركات الكبيرة التي توظف آلاف الأشخاص. هذه مهمة لوجستية صعبة ، لأن العديد من الموظفين يحتاجون إلى VPN ، وأدوات اتصال ، وبعض أجهزة الكمبيوتر العاملة وغيرها من الأدوات. اتصلنا بشركات تكنولوجيا المعلومات الكبيرة وسألنا كيف تعاملت معها.

الذي تم نقله للعمل من المنزل


في تواصل مع


منذ 16 مارس ، تحول فريق VKontakte بالكامل إلى وضع التشغيل عن بعد. عدد صغير من المتخصصين الذين يدعمون البنية التحتية لفكونتاكتي ويجب أن يكونوا في أماكن العمل يحصلون على سيارة أجرة مجانًا.

مجموعة Mail.ru


تحول معظم موظفينا إلى udalenka من يوم الثلاثاء وسيعودون إلى المكتب في موعد لا يتجاوز 10 أبريل. لمساعدة الزملاء على عدم تشتيت الانتباه عن الروتين اليومي ، قدمنا ​​للجميع رموزًا ترويجية فردية في Delivery Club.

فقط أولئك الذين لا يمكن حل مهام عملهم عن بعد يأتون إلى المكتب الآن. في الوقت نفسه ، يتم إغلاق غرفة الطعام والمطعم والجيم وصالون التجميل والمقاهي والتنظيف الجاف والبار الطازج ، وكذلك مكاتب المدلك وعلم النفس. يتم إحضار الموظفين الذين يحتاجون إلى العمل وقيادة CityMobile مجانًا. في الوقت نفسه ، يتم تعزيز التدابير الأمنية في المكتب - يقوم جهاز التصوير الحراري بفحص جميع الرسائل الواردة ، ويتم تثبيت المطهرات في كل طابق. في كل مكان يوجد مطهرات الجلد الفردية للأيدي ، نقوم باستمرار بتجديد مجموعات الإسعافات الأولية بالأدوية المضادة للفيروسات ، والأقنعة والأقنعة المضادة للبكتيريا ، وشاشات اللمس في المصعد ، ويتم التعامل مع جميع مقابض الأبواب بانتظام بمحلول مطهر.

بيتزا دودو


لدينا أربعة مكاتب (اثنان في موسكو ، في سيكتيفكار وفي نيجني نوفغورود). لقد قمنا الآن بإغلاق مكتب واحد في موسكو ومكتب في نيجني نوفغورود. فقط موظفي فريق تطوير المنتجات ومختبر الصور ومسك الدفاتر يأتون إلى مكاتب أخرى لاستلام المستندات. في المجموع ، في المكاتب لا يزيد عن 15 شخصًا في اليوم.

تينكوف


من رسالة من أوليفر هيوز في 23 مارس:

نقلنا أكثر من 75٪ من جميع الأشخاص الجالسين في مكاتبنا في جميع أنحاء روسيا إلى منازلهم. تستمر هذه العملية ، وإذا لزم الأمر ، يمكننا نقل أكثر من 20٪ بسرعة. سيكون هناك أقل بكثير من 5٪ من الموظفين الذين يطلب منهم التواجد الفعلي في المكتب (على سبيل المثال ، الدعم الفني ، والتحصيل ، والأمن). بالنسبة لهم ، سنضمن تمامًا ظروف العمل الآمنة وفقًا لجميع متطلبات النظافة. اليوم سأذهب إلى السحابة بنفسي وأعمل من المنزل. الآن - ماذا تفعل بعد ذلك؟ "

الآن حوالي 95 ٪ على مسافة قريبة: [موظفون] من المقر الرئيسي ، مكاتب موسكو ومراكز التسوق ، 12 مركز تنمية Tinkoff في المناطق.

متسكع


يعمل معظم فريق Rambler Group حاليًا عن بُعد ، في المكتب هم فقط حوالي 2 ٪ من الموظفين. هؤلاء هم زملاء من أصول وسائل الإعلام الذين لا يمكن عملهم بسبب الميزات التقنية من المنزل: الموظفون المسؤولون عن الأخبار ، قسم الفيديو ، وكذلك الزملاء من Okko studio. في الوقت نفسه ، اتخذت المجموعة جميع التدابير اللازمة للتصدي لانتشار الفيروس التاجي لأولئك الذين يحتاجون إلى التواجد في مكان العمل.

مكبر الصوت


كان مكبر الصوت من أول من بدأوا في نقل الموظفين إلى موقع بعيد ، ومع ذلك ، فإن نقل جميع 100 ٪ أمر مستحيل بسبب تفاصيل العملية. تهدف جميع جهودنا إلى الحفاظ على اتصالات عالية الجودة ، خاصة في الظروف الحالية لزيادة حمل الشبكة. الآن يعمل معظم الموظفين من المنزل.

Beeline


تقوم Beeline بتنفيذ مشروع عمل عن بعد منذ عام 2016. في الشركة يطلق عليه BeeFREE. قبل إدخال التدابير المتعلقة بمكافحة انتشار فيروس كورونا ، استخدم 65٪ من موظفي المكاتب الإدارية من مختلف الأقسام هذه الفرصة: التمويل والتسويق والموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات وغيرها. يمكن أداء وظائف مختلفة في أقسام مختلفة خارج المكتب - وسيكون من الوهم الاعتقاد بأن دعم الأعمال فقط هو الذي يمكن أن يكون كذلك. فيما يتعلق بعدوى الفيروس التاجي ، نحن نجري تحليلاً عكسيًا: من يجب أن يعمل بالضبط في المكتب؟ أولاً ، يمكننا القول: يمكن تنفيذ معظم الوظائف تقريبًا من المنزل ، إذا كانت أنظمة تكنولوجيا المعلومات لديها مثل هذه الفرصة. هناك موظفين ، بسبب تفاصيل وظائفهم ، لا يمكنهم الذهاب إلى موقع بعيد. لدى شركتنا عدد من المناصب الفنية التي تضمن التشغيل السلس للشبكة ،هم موجودون في منشآتنا ولا يمكنهم العمل من المنزل. نحن نفهم أن توفير اتصال مستقر وجودة الخدمة أمر مهم وحيوي لعملائنا.

أيضا ، لا يمكن لموظفي متاجرنا العمل عن بعد. يتم توفيرها الآن لمثل هؤلاء الموظفين لتزويد المحلات التجارية والمكاتب الإدارية بالمؤينات والمطهرات وموازين الحرارة.

كيفية حل المشكلات الفنية


مكبر الصوت


في وقت النقل إلى الموقع البعيد ، كان الدعم الفني للشركة وخدمة الاتصالات الداخلية في حوار مستمر مع الموظفين ، وعملوا في وضع تحميل متزايد ، مما جعل الانتقال في أسرع وقت ممكن. تمكنت خدمة الدعم الفني الداخلي من نقل جزء من الطلبات إلى خدمة المساعد الصوتي وكذلك إلى روبوت الدردشة.

تينكوف


كانت الصعوبات مرتبطة فقط بما يجب القيام به بسرعة كبيرة ، لكننا تعاملنا معها. لفترة طويلة ، كل موظف لديه Slack ، Zoom ، ومعظمهم لديهم بالفعل الوصول عن بعد.

بيتزا دودو


في الوضع الحالي ، بدأنا في نقل الموظفين إلى موقع بعيد قبل ثلاثة أسابيع. لضمان عمل مريح ومنتج في المنزل ، أعطينا الفرصة لالتقاط الطاولات والكراسي من المكتب. تم ربط سيارات الأجرة ومشاركة السيارات بجميع الموظفين إذا كان من الضروري التقاط الشاشة من المكتب أو الحضور لاختبار معدات تسجيل النقد.

الجزء الأصعب هو تعويض نقص الاتصال. نحن نبحث عن خيارات مختلفة.

  • لدينا عشاء عشوائي. في كل أسبوع ، يربط روبوت Slack شخصين يحتاجان إلى شرب القهوة أو الغداء معًا. قد يكون هذا زميلًا من مكتبك أو من بلد آخر.
  • لقد عقدنا بالفعل غداء مشتركًا للجميع. في المكتب ، يتناول الكثيرون طعام الغداء معًا في نفس الوقت وقد أصبح هذا بالفعل تقليدهم الصغير.
  • . meet - . . .
  • - meet . , .
  • .
  • Slack — , , . .
  • dodopizzaoffice. - , .
  • -, .

Mail.ru Group


نحن شركة تكنولوجية ، وكان من الأسهل بالنسبة لنا نقل العمل إلى وضع بعيد: لدى Mail.ru Group العديد من منتجات الاتصالات القوية ، بما في ذلك شبكتان اجتماعيتان ، استخدمناها لحل العديد من المشاكل في المراسلات الفورية والبريد والفيديو. الآن قمنا بتحويل جميع الاتصالات عبر الإنترنت ، بما في ذلك الاجتماعات مع الشركاء.

في تواصل مع


يقع فريقنا في مدن مختلفة ، وقبل العزلة الذاتية ، غالبًا ما عقدنا اجتماعات عبر الإنترنت ، لذلك لا نواجه أي صعوبات فنية على جهاز التحكم عن بعد. VK لديها العديد من أدواتها للعمل عن بعد: الدردشات ، مكالمات الفيديو ، المجتمعات ، بث الفيديو والخدمات الأخرى. نستخدمها بشكل يومي ، وليس فقط أثناء العمل عن بعد للشركة بأكملها.

من أجل أن يتمكن الموظفون من الوصول إلى جميع خدمات العمل الضرورية ، قدمنا ​​رموز VPN الخاصة بالفريق بأكمله للوصول عن بُعد. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك التقاط شاشتك من المكتب للتشغيل المريح. حاولنا أيضًا أن نجعل الحياة أسهل لفريقنا ، ولفترة الإزالة منحنا الموظفين خصمًا على توصيل الطعام من Delivery Club.

ولدينا أيضًا مجتمع VK Isolation داخلي حيث نقوم ، مع زملائنا ، بممارسة اليوغا عبر الإنترنت ، والطهي وفقًا للوصفات ، ومشاركة الحفلات الموسيقية عبر الإنترنت والقيام بالكثير معًا. نتكيف مع الحقائق الجديدة ونحاول ألا نشعر بالملل.

متسكع


كانت مجموعة Rambler Group ، التي تعمل العديد من أصولها منذ فترة طويلة وفقًا لجدول زمني مرن ، جاهزة من الناحية الفنية والتشغيلية للعمل عن بُعد. استغرقنا الانتقال الكامل إلى تنسيق العمل عن بعد حوالي يومين. أنشأنا Teams للجميع ، اشترينا تراخيص Zoom. خلال الأسبوع الأول ، أجرينا العديد من الندوات عبر الإنترنت على موقع بعيد ، تحدث خلالها موظفو أقسام مختلفة من مجموعة Rambler حول كيفية الحفاظ على الهدوء في الواقع الجديد لكل من المتخصصين والمديرين. أصدرنا معدات للعمل من المنزل إلى الوحدة المالية وقسم المحاسبة وقسم الموارد البشرية.

تم استخدام VPN منذ فترة طويلة من قبل هيئة التحرير والخبراء الفنيين - قمنا باستبدال أجهزة التوجيه وزدنا الحمل إلى 2.5 ألف اتصال. وكان الهدف الأساسي هو توفير وصول قياسي لأكثر من 1.2 ألف موظف. أرسلنا خطابًا يحتوي على تعليمات تفصيلية ، لكننا تلقينا حوالي 600 ردًا يطلبون المساعدة في الاتصال. هذا يتجاوز بشكل كبير العدد القياسي للطلبات إلى خدمة الدعم الفني (حوالي 80 تذكرة لكل يوم عمل) ويرجع ذلك إلى حقيقة أن العديد من الموظفين يعملون باستمرار من المكتب ، وفي حالات قليلة يعملون من المنزل لم يستخدموا خدمات الشركة.

المهمة الثانية (وهي أيضًا الأكثر كثافة في العمل) هي الإصدار المباشر للوصول (مجسد أو مجموعة). لعدة أيام متتالية ، قمنا بإعداد مئات التذاكر لتوفيرها.

نحن نواجه حقيقة أن بعض الموظفين لا يمكنهم التعبير بوضوح عن حاجتهم للوصول إلى مورد معين ويطلبون حقوقًا أكثر مما يحتاجون ، وفي حالة الطوارئ قد لا تلاحظ مثل هذه التناقضات. وجدنا أيضًا أن بعض شبكات VPN للمجموعة ليس لديها مالكين يمكنهم تنسيق إدراج المستخدم أو تعديل محتوى المجموعة ، مما أدى إلى إبطاء عملية توفير الوصول.

لم يكن علينا إدخال تدابير أمنية إضافية ، لأن عملية العمل عن بعد في مجموعة Rambler كانت موجودة منذ فترة طويلة ونسمح لموظفينا بالعمل من أجهزة الكمبيوتر المنزلية. ومع ذلك ، نحن ندرك جيدًا أن توصيل المستخدمين من الأجهزة الشخصية ينطوي على مخاطر إضافية ، لتقليل نشرنا مذكرة على بوابة الشركة في اليوم الثاني مع إجراءات للعمل الآمن من المنزل. لمنع هجمات التصيد الاحتيالي ، نفذت إدارة الأمن السيبراني بالفعل موجتين إضافيتين من الجرائم السيبرانية.

مكبر الصوت


يتضمن عمل MegaFon في وضع HomeOffice حلولًا لأجهزة سطح المكتب الافتراضية البعيدة (VDI ، الخدمة متاحة لجميع موظفي الشركة تقريبًا حتى من أجهزة الكمبيوتر المنزلية) والحلول التكنولوجية الأخرى (VPN) التي تتيح الوصول عن بُعد إلى موارد الشركة للموظفين والمقاولين والشركاء. تقرر الانتقال تدريجيًا إلى HomeOffice حسب المنطقة ، مما سمح بزيادة الحمل بسلاسة. نظرًا لزيادة الحمل على الخدمات الرئيسية (VDI و VPN و AD و Exchange و SfB) بمقدار 2-5 مرات ، فقد تطلبت جميع هذه الحلول إعادة تجهيز كبيرة غير مخططة سابقًا (مع مراعاة الحاجة إلى الحفاظ على الاحتياطي الجغرافي). تم تحقيق ذلك في غضون يومين. لمراقبة الحمل وتوزيعه ، تم تحديث لوحات المعلومات بسرعة ، مما أتاح اتخاذ قرارات إدارية مستنيرة.

نواصل استخدام خدمة بريد Exchange التي تم نشرها محليًا بواسطة Skype4Biz كأدوات اتصال. كانت هناك حاجة لتزويد جزء من الموظفين بسرعة بأجهزة كمبيوتر محمولة تم تكوينها مسبقًا قبل الانتقال إلى الوضع البعيد.

Beeline


كان إنشاء البنية التحتية اللازمة لتكنولوجيا المعلومات ودعمها جزءًا مهمًا من الانتقال إلى العمل عن بُعد. يستخدم موظفونا VDI للوصول عن بُعد إلى موارد الشركة ، و Skype for Business و Zoom لمؤتمرات الفيديو ، و Jira ، و Trello وأدوات الشركة للتخطيط ومراقبة المهام.

يجب أن تكون مستعدًا لحقيقة أنه بدون أدوات تكنولوجيا المعلومات العاملة ، فإن العمل عن بُعد لن يكون فعالًا. لقد قمنا بتنظيم دعم عالي الجودة لأدوات تكنولوجيا المعلومات ، ونعمل مع تعليقات المستخدمين عبر الإنترنت ونقوم بتدريب الموظفين للعمل مع أدوات تكنولوجيا المعلومات الجديدة

تأهيل موظفين جدد وتعليمات للمسنين


متسكع


في اليوم الذي يتم فيه تعيين الموظف الجديد ، يصل المجند إلى المكتب لمقابلته وإعطائه حزمة الترحيب والمعدات اللازمة ، والتحدث عن الوضع الحالي والمساعدة في الوصول الإضافي. ثم نطلق منزل الموظف الجديد ، ثم ننقله إلى المشرف المباشر ، الذي يقدم الموظف الجديد إلى الفريق ويتواصل مع الاجتماعات اليومية.

في تواصل مع


قمنا بإعداد مواد إضافية للمبتدئين والمديرين الذين يوظفونهم. كما أضافوا اجتماعات إضافية مع المحولات والمديرين لعملية الإعداد ، وبطبيعة الحال ، قاموا بتغيير عملية التكيف للتفاعل عن بُعد.

لكن الجزء غير الرسمي من التكيف مهم أيضًا. على سبيل المثال ، محادثات الفيضانات. هذا هو نفس مطبخ المكتب الافتراضي حيث يمكنك المزاح ، والثرثرة ، والخداع - تشعر وكأنك تعيش ، وليس الدردشة الرمزية. في الآونة الأخيرة ، كان لزميلنا عيد ميلاد ، و "وضع" في صور الدردشة للبيتزا والعصير ، واعدًا بتقديم طعام حقيقي بعد نهاية العزلة الذاتية. تساعدنا هذه اللحظات على الاسترخاء والشعور كفريق.

Beeline


يتم تنظيم عملية العمل في BeeFREE في Beeline وفقًا لقواعد معينة. من الضروري التوقيع على اتفاقية إضافية لعقد العمل ، والتي تنظم الجوانب الرئيسية للعمل عن بعد من وجهة نظر قانونية. كل أسبوع ، تحتاج إلى رسم وتنسيق جدول للعمل عن بعد مع الرأس مقدمًا ، بالإضافة إلى إنشاء قائمة مهام لكل يوم. من الضروري أيضًا إبلاغ الزملاء بموعد عملك عن بُعد. يجب أن يكون الموظف البعيد على اتصال خلال يوم العمل. لإجراء اجتماعات العمل والاجتماعات ، يمكنك استخدام إمكانات المؤتمرات الصوتية والمرئية - في حين أن التأخير في مثل هذه الاجتماعات "الافتراضية" لا يستحق ذلك أيضًا. من أجل ضمان أمن المعلومات للعملية ، يتم تنظيم مكان عمل افتراضي فردي لكل موظف.

توصيات للآخرين


في تواصل مع


لا داعي للذعر! برأس بارد ، تحقق من عمليات الإدارة ، ضع نفسك في مكان العمليات الجديدة ، وفهم ما هو مفقود ، وقم بإجراء مسوحات للشركة لتكون على دراية بـ "متوسط ​​درجة الحرارة في المستشفى" ، واعتمادًا على النتائج ، قم بتنظيم ما يفتقر إليه الموظفون.

لا تفقد الاتصال مع موظفيك: شجع ، لا تنس أن تثني ، في هذا الوقت غير المستقر ، التواصل بين الأشخاص مهم بشكل خاص. انتبه لاحتياجات ورغبات الزملاء. الحفاظ على روح الفريق - وإن كان ذلك من خلال بث الفيديو ، وليس خلال الاجتماعات الشخصية. 

قد يكون من المفيد أيضًا مناقشة العمل الجماعي في حقائق جديدة. خاصة إذا لم يكن عليك أنت وزملائك العمل عن بعد من قبل. عندما تبدأ يوم عمل وتنهيه ، كيف ستوزع المهام ، أو تقدم تقريرًا عن العمل المنجز ، أو عدد المرات التي تحتاج فيها إلى مكالمات هاتفية ، أو حتى كيفية بناء اتصال في محادثة عمل. 

متسكع


من الصعب تقديم توصيات عامة ، لأن كل شركة لها تفاصيلها الخاصة. في الغالب ، ننصح الجميع بالتخلي عن أجهزة الكمبيوتر المكتبية لصالح أجهزة الكمبيوتر المحمولة - حتى يتمكن الموظف من العمل عن بُعد من أي مكان ، إذا لزم الأمر. من المهم أيضًا ترجمة جميع الأعمال الورقية إلى شكل إلكتروني - تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية: يمكن أن تزيد بشكل كبير من سرعة العمليات التجارية في الشركة.

استخدم فورًا حلًا مركزيًا للتحكم في الوصول ، وإلا فقد يكون لديك حديقة حيوان للوصول إلى شبكة الشركة عبر قنوات غير متناسقة. من المهم أيضًا تزويد الموظفين بأدوات التعاون. في الوقت نفسه ، تأكد من تذكيرهم بقواعد العمل مع المعلومات السرية عند استخدام منصات التعاون عبر الإنترنت.

تأكد من إخبارنا عن إجراءات العمل بأمان من المنزل ، لأن موظفيك وأجهزتهم الشخصية هم الأكثر عرضة للخطر خارج المكتب. يمكنك الاستفادة من التوصيات الجاهزة من البائعين والشركات الكبيرة. انتبه إلى الوسائل التقنية للحماية - ابدأ في التنفيذ (أو على الأقل انظر) نحو NAC (التحكم في الوصول إلى الشبكة). تأكد من استخدام طرق 2FA للوصول عن بعد إلى الشبكة.

وبالطبع ، في مثل هذه الأوقات ، يكون الدافع أمرًا حاسمًا للموظفين ليشعروا بالدعم والأمان. منذ اليوم الأول للعمل عن بُعد ، عملنا على هذا: الاتصالات المباشرة مع الرئيس التنفيذي وقادة الأعمال والفرق. جلسات فردية للموظفين الذين لا يملكون أدوات الإدارة في البيئة الحالية ، أو للمديرين الجدد / الشباب. في البث المباشر ، نتحدث عن كيفية التعامل مع الضغط النفسي المتزايد: العمل في بيئة الأطفال ، والحياة اليومية ، وتنظيم التغذية والنشاط البدني. لا ننسى كيف عملنا جميعًا معًا في المكتب: على بوابة الشركة ما زلنا نواجه التحديات (قمنا بجمع صور المكاتب المنزلية للموظفين ، وإضافات العمل عن بعد ، وما إلى ذلك) ، نقوم بتطوير حزم ملصقات لـ Telegram ونقوم بالعديد من الأنشطة الأخرى ،مما يساعدنا على تعزيز روح الفريق!

Beeline


Beeline جاهز لتبادل الخبرات ومشاركة أفضل الممارسات. فيما يلي بعض الروابط للحصول على معلومات حول مشروع BeeFREE للعمل عن بعد:

More articles:


All Articles