Get best of the week

قواعد البيانات أو البطاقات أو قوائم المراجعة أو لماذا مدير معرفة الأعمال

هاري كلاين هو عالم نفس أمريكي ، وباحث في الحلول البديهية في المواقف القاسية. في كتابه مصادر الطاقة ، وصف كلاين حالة واحدة: وصلت فرقة الإطفاء إلى المكالمة ، وكان المطبخ يحترق في مبنى سكني. دخل الفريق الغرفة وبدأ في إطفاء الحريق ، لكنه لم يمت. في مرحلة ما ، شعر القائد بالقلق وأمر برحيل عاجل. عندما غادر الجميع المنزل ، فشل أرضية المطبخ. اتضح أن الحريق بدأ في الطابق السفلي ، ثم امتد إلى القمة ، لذلك لم يكن من الممكن إخماده في المطبخ.



في وقت لاحق ، أجرى هاري كلاين مقابلة مع القائد لجمع المواد للكتاب وتمكن من أخذ حله الحدسي إلى قطع: كان الحريق في المطبخ ضعيفًا ، ولكن كان هناك الكثير من الحرارة والدخان لمثل هذا اللهب. شعر القائد أن الوضع خطير وسحب الفريق. هذا مثال على "المعرفة الضمنية" المخفية بعمق بحيث لا تظهر إلا في موقف حقيقي.

إن سحب "المعرفة الضمنية" التي تكون مفيدة بشكل خاص في حالات الطوارئ هي واحدة من مهام مدير إدارة المعرفة. على سبيل المثال ، انخفض الإنتاج ، وترفض الخوادم العمل ، ولكن لا أحد يعرف السبب. في الوقت نفسه ، حدث شيء مماثل قبل ستة أشهر وحل بيتيا المشكلة: "لعب مزحة" ، ولفها ، وعملت. صحيح ، غادر بيتيا لشركة أخرى ، لكنهم لم يقوموا بأثر رجعي ، ولم يضيفوا الحادث والحل إلى قاعدة المعرفة ، لأنه لا توجد قاعدة أيضًا. ولكن إذا كان لدى الفريق مدير معرفة ، فربما تكون العواقب أقل ، وسيتم حل المشكلة بشكل أسرع.

مدير المعرفة ليس وظيفة ، بل وظيفة


مدير المعرفة هو الشخص الذي ينظم الشروط بحيث لا تضيع المعرفة الفردية للخبراء وتجربة الشركة ويتم تحليلها واستخدامها لحل المشكلات بشكل فعال. على سبيل المثال ، تتمتع Microsoft Services بوظيفة منفصلة لهذا - مدير إدارة المعرفة (الرئيس التنفيذي للمعرفة) ، الذي يدير وحدة منفصلة. يتمتع المدير بصلاحيات عديدة: يمكنه بيع خدمات الوحدة إلى الإدارات الأخرى ، وشراء المعدات أو تطوير البرمجيات من الإدارات الأخرى ، وإدارة ميزانية منفصلة. 

أساس نظام إدارة المعرفة (KM) في خدمات Microsoft هو مجتمع من الممارسين الذين يعملون منذ عام 2005. هناك أكثر من 100 مجتمع وعدة آلاف من الخبراء. لا يحتاج المطور أو مدير المنتج إلى google أو يستغرق وقتًا من الزملاء: في المجتمع سيجد بعد دقيقة خبيرًا في أي موضوع ، ويطرح سؤالًا ويحصل على إجابة.

يعمل نظام مماثل في CROC - وهي شركة تكنولوجيا معلومات تعمل بشكل احترافي في إدارة المعرفة. بمساعدة المجتمعات ، يتم إنشاء النظام البيئي بأكمله لمعرفة الشركة. هذا ضروري حسب تفاصيل العمل: CROC هي شركة استشارية وتبيع معرفة خبرائها. يتم إنشاء مجموعة لكل نشاط في الشركة (المشروع ، العرض التقديمي ، البحث) ، ويتم تلقي جميع المعلومات فيه: المواد ، أفكار المشروع ، المراسلات.



لدى Microsoft Services و CROC أنظمة رائعة لإدارة المعرفة. ليست هناك حاجة إلى أنظمة كبيرة لبدء تقديم الممارسات الفردية من إدارة المعرفة في شركتك. يكفي أن تبدأ صغيرة. على سبيل المثال ، من خلال خمس ممارسات بسيطة (نسبيًا) تحل مشاكل العمل النموذجية. 

قاعدة المعرفة


إن قاعدة المعرفة هي الأولى والأسهل لإدارة المعرفة. إنه يساعد كثيرًا لخدمات الدعم أو مراكز الاتصال ، ولا غنى عنه للشركات التي لديها دراجات .

"بصفتي المهندس الرئيسي للعديد من المشاريع ، إلى جانب أشخاص آخرين في المبادرة ، قمت بإنشاء نظام توثيق شامل. في البداية - في SGML ، مع رموز المصدر تحت نظام التحكم في الإصدار والتجميع التلقائي لتحديثات RTF و CHM كل ليلة ، وبعد ذلك استنادًا إلى أنظمة wiki (حوالي 2005).

في قاعدة المعرفة ، أضفنا نماذج الوصف والأمثلة النموذجية والرسوم البيانية المختلفة. للوثائق المستخدمة التعليقات كأساس. لم يتم الحفاظ على القاعدة في الشركة حتى الآن فحسب ، بل يتم صيانتها وتطويرها من قبل فرق المشروع بشكل افتراضي. "

مكسيم تسيبيكوف
مهندس معماري ومحلل أعمال ، ملاح عالمي Agile ، منظمات فيروزي وديناميكيات لولبية ، عضو في KnowledgeConf 2020.

ملاحظة. اقرأ المزيد حول ما هي المستندات المفيدة في إدارة المعرفة وما يجب إصلاحه فيها ، اقرأ فك تشفير تقرير Maxim عن Teamlead Conf 2018.

هنا يعمل مدير KM كمهندس معماري: فهو مسؤول عن تخطيط وتطوير البنية التحتية لقاعدة المعرفة لهيكل المستندات وتسلسلها الهرمي. لمنع عمليات التحرير والتعليقات والتكرارات من التراكم في قاعدة البيانات ، يضع القواعد العامة.

على سبيل المثال ، يمكن للكاتب الفني أن يتولى هذا الدور في شركة ويكتب نصوصًا وأية أدوات أخرى لنظام إدارة المعرفة. عادة ما يعرف الكتاب كيفية التعامل مع الخوارزميات والتعليمات واللوائح والعمليات التجارية.



مكتب المشروع


مكتب المشروع هو قاعدة معرفية "موسعة". تضاف إلى المكتب القرارات المقبولة وغير المقبولة وأسباب اختيارها أو تجاهلها.

سيواجه شخص ما مشكلة ، ويجد السبب ، ويحلها ويكتبها كلها في قاعدة البيانات ، وسيحل الموظف التالي نفس المشكلة بشكل أسرع. وقت البحث والاختبارات والفرضيات أقل - يتم تقليل time2market .

بالنسبة إلى مكتب المشروع ، تعد أنظمة إدارة المستندات البسيطة ، مثل Google Drive مناسبة. يمكنك فيه تبادل المستندات وإصدار حقوق الوصول وإضافة التعليقات.

"إن مكتب المشروع ليس مجرد قاعدة معرفية. بالنسبة له ، قمت بتحليل ما يحدث في المشاريع ، وأجريت مقابلات مع المطورين وجمعت خبرة عامة. على هذا الأساس ، كتبت مقالات وتعليمات ووصفت ممارسات تطوير المنتج ".

سفيتلانا نوفيكوفا
رئيسة مجموعة الكتاب التقنيين في Ozon. يدير الناشط المجتمعي "اكتب مستندات روسيا" ، العضو في KnowledgeConf 2020 ، قناة Teltramthe_know_all.

مكتب المشروع لا غنى عنه عندما يكون هناك الكثير من التراث في المشروع . في مكتب مشروع مخصص ، من السهل معرفة سبب اختيار تقنيات معينة ، ولماذا تمت إضافة كل جزء من الكود أو العكازات. بعد تحديث أجزاء الكود ، من السهل أيضًا إضافة جميع التغييرات إلى قاعدة البيانات للجيل القادم من المطورين.

"عندما كنت المدير الفني قبل Flant ، قمت بتدريب قسم التطوير من الصفر إلى المستند. تم وضع وثائق معمارية محدثة بواسطة API في مستودع منفصل على GitLab. إذا لزم الأمر ، فمن السهل معرفة المتطلبات التي ينمو فيها كل سطر من التعليمات البرمجية. وقد ساعد ذلك في القضاء على التضارب بين التنمية والأسئلة والأجوبة ، لأن الجميع فهموا أسباب جميع القرارات.

في Flant ، وسع هذه الفكرة: قام بتنظيم تخزين الوثائق في GitLab ، وعلم الناس كيفية استخدامها ، وطور مبادئ تبادل المعرفة في شكل تعليمات رئيسية وجعلها تعمل ".

إيغور تسوبكو
مدير غير معروف في Flant ، عضو في KnowledgeConf 2020 ، يقود قناة Telegramlovely_it_hell.



خريطة الكفاءات


بطاقة أو مصفوفة الكفاءات هي أداة للتدريب المتقدم ومراقبتها. عادة ما يبدو مثل جدول: أسماء الموظفين في الصفوف ، وفي الأعمدة ما يعرفونه.


مثال على المصفوفة من مقالة " Dragons Live Here: The Matrix of كفاءات كأداة Timlid ."

يوضح الجدول بوضوح الفشل في تدريب الموظفين. يوضح من هو الناقل الرئيسي لمهارة معينة (ثم ينقلها إلى الآخرين) ومن هو مجرد مستخدم عادي. يمكن أن تتكون خريطة الكفاءة من قائد فريق أو قائد تقني لتقييم مستوى مطوري الفريق.

"قبل Flant ، كنت مديرًا تنفيذيًا في شركة التطوير. أردت أن ينمو الفريق ويحل المشاكل أكثر صعوبة ، وأن يحسن الموظفون مهاراتهم. هذا يتطلب قواعد نمو شفافة وردود الفعل. هذا ساعد مصفوفة الكفاءات.

لكن المصفوفة ليست مناسبة للجميع. في Flant ، لم تعمل لمهندسي DevOps ، لأنه من عشرات التقنيات والمئات من الفروق الدقيقة ، سوف "تنتفخ" إلى حجم هائل. لذا قمت بترقية المصفوفة في مراجعة الأداء . هذه بالفعل عملية تسمح لنا بتحديد المشاكل المنتظمة في التوظيف والتكيف ونمو الموظفين ".

إيغور تسوبكو
مدير غير معروف في Flant ، عضو في KnowledgeConf 2020 ، يقود قناة Telegramlovely_it_hell.



قوائم مراجعة التكيف


إن توظيف موظف جديد يستحق دائمًا المال. تتكون التكاليف من الوقت والرواتب لموظف الموارد البشرية أو المجند ، والمديرين (قائد الفريق ، والخبير الفني ، CTO) وكل شخص آخر يشارك في التوظيف. عندما يأتي موظف إلى الشركة ، يتم إنفاق الوقت والجهد على التأهيل. 

لذلك ، تتمثل إحدى مهام مدير المعرفة في تقديم موظف جديد بلطف ودون ألم للعمل حتى لا "يضيع" في فترة الاختبار. على سبيل المثال ، يعمل موظفو تويوتا الجدد تحت إشراف رفاق أكثر خبرة. عندما تفتح الشركة مصنعًا جديدًا ، يتم إرسال مفرزة من أفضل العمال والوافدين الجدد إليها. بعد مرور بعض الوقت ، يعود الموظفون ذوو الخبرة ، ويستمر المبتدئون في العمل.

"لقد نظم مجتمعًا لإدارة المعرفة وعقد اجتماعات مع الزملاء حيث وجدنا ، على وجه الخصوص ، مشاكل في الإلحاق ووضع استراتيجية للحلول. على سبيل المثال ، قمنا بتقديم برنامج تمهيدي عام لجميع الموظفين. تضمنت المعرفة والممارسات العامة: تعقب المهام ، ويكي ، التقنيات العامة. تم تطبيق البرنامج من قبل الهياكل المتخصصة للشركة ، مما ساعدها على زيادة النسبة المئوية للموظفين الذين اجتازوا فترة الاختبار ".

مكسيم تسيبوف
مهندس معماري ومحلل أعمال ، ملاح في جميع أنحاء العالم من Agile ، المنظمات الفيروزية والديناميكيات اللولبية ، عضو في KnowledgeConf 2020.

يمكنك تحسين الإعداد اليوم. تعيين موظف جديد لتسجيل إجراءاتهم ومسار التعلم. انها لن تكلفك شيئا. سيتبع جميع الوافدين الجدد مساره ويضيفون ويكملون الوثيقة. عندما ترى العمليات الخاصة بك من خلال عيون مبتدئ ، سترى طريقه وإعداد "قائمة مرجعية" للتكيف.


مثال لقائمة مرجعية من فك تشفير تقرير من قبل أليكسي بتروف (رئيس قسم ضمان الجودة في FunCorp) " قائمة مراجعة التكيف كأداة لمقدمة بسيطة للمنشور ." 



بطاقات الاتصال


"عندما نظمت قاعدة المعرفة ، كانت هناك فرص أكثر للتطوير ، وبعد عدة عروض ترويجية داخلية تلقيت طلبات للمساعدة في تنظيم KM في الوحدات المجاورة. لقد قادت اجتماعات داخلية حول إنشاء محتوى لقواعد المعرفة الخارجية والداخلية ، والمنهجية المشتركة ، والممارسات ، وأفضل الممارسات مع زملائي ، واستشرت ، وكتبت على مدونة ، وأجرت اتصالات حول جهات الاتصال في الأقسام المختلفة الذين يمكن الاتصال بهم للأسئلة (للعمل على منهجية الشركات الصغيرة والمتوسطة). ولكن حتى بعد ذلك ، كان السؤال الأكثر شيوعًا هو: "هل تعرف من يمكنك أن تسأل عنه ...؟" :) "

روديون ناجورنوف
رئيس KnowledgeConf 2020 ، المتأهل للمنافسة الدولية TSIA STAR AWARDS 2018 في ترشيح الابتكار في المعرفة الإدارة بمشاريع إدارة المعرفة في Kaspersky Lab.

حتى مع وجود نظام متقدم لإدارة المعرفة ، يعد التواصل نقطة مؤلمة. في شركة كبيرة ، عادة ما تكون الاتصالات الأفقية سيئة التطور: إن سؤال زميل من قسم مجاور يمثل مشكلة بالفعل. ستساعد خريطة الاتصالات هنا - قائمة بموظفي الشركة أو فرقها مع المناصب وجهات الاتصال ومجالات المسؤولية.

للحصول على بطاقة اتصالات ، قم ببساطة بترقية مصفوفة الكفاءة. عموديًا أسماء الموظفين والمناصب وجهات الاتصال ، أفقيًا - مجال المعرفة والكفاءات التي يمكنهم المساعدة بها.



كيفية تطبيق نظام إدارة المعرفة


ابدأ في تنفيذ ممارسات إدارة المعرفة الفردية في شركتك اليوم. استفد من مشكلة عمل معينة يمكنك حلها باستخدام أدوات إدارة المعرفة. على سبيل المثال ، قم بتنظيم قاعدة معارف محلية (فريق) في محرر مستندات Google.

اعرض الحل المحلي للمشكلة. أخبرنا كيف ساعدت قاعدة البيانات في إغلاق المشروع بسرعة أو القيام بذلك بتكلفة أقل بلغة الأرقام. ثم اطلب من الإدارة توسيع نطاق الحل ليشمل الأقسام الأخرى. لذا ، في خطوات صغيرة ، نفذ إدارة المعرفة.

لا تحتاج حتى لتوظيف فرد لهذا الغرض. على سبيل المثال ، لدى CROC رئيس اتجاه "إدارة المعرفة والاتصالات المؤسسية" (Alexey Sidorin) ، ولكن لا يوجد فريق منفصل مسؤول عن قاعدة المعرفة.

تمتلك الشركة العديد من أنظمة الشركات الداخلية. يضيف الأمر لكل نظام معلومات إلى قاعدة البيانات بشكل منفصل. يؤدي كل موظف جزءًا من وظائف مدير المعرفة. هذا مناسب لسببين.

UZ طويلة ومكلفة ومعقدة . هذه عملية تشمل جمع المعرفة وإدارة التغيير وعلم الاجتماع والتحليلات وقليل من المعرفة بالمهندس المعماري والمطور والمدير والمصمم. لا يمكن لشخص واحد أن يكون خبيرًا في كل شيء ، لذلك من الأسهل إشراك جميع الموظفين في إدارة المعرفة. يضيف المطورون وثائق إلى قاعدة المعرفة والمديرين - تاريخ المشاريع والمختبرين - ما هي المشاكل التي تم العثور عليها وكيف تم حلها.

بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة فهي أرخص: لا حاجة لتخصيص ميزانية لموظف فردي ، يكفي توزيع بعض الوظائف والأدوار الجديدة على الوظائف الحالية. من الملائم أكثر "طمس" وظائف المدير للعديد من الأشخاص: شخص ما يدير العمليات التجارية ، شخص ما يعمل كخبير ، شخص ما يجمعها كلها في قاعدة بيانات واحدة.

روابط مفيدة:

KnowledgeConf 2020 , , . -, . , , , , , — .

, , Telegram- , , .

More articles:


All Articles