🦊 👉🏿 👷🏼 قواعد الدردشة 📓 🌸 🈳

نتفق على التواصل الفعال والمريح مع العمل عن بعد (وليس فقط)

تحدثت مؤخرًا مع صديق يقوم بتحويل الشركة إلى عمل عن بعد ، وتحدثت عن تجربتنا في الحفاظ على التواصل الفعال في الفريق. ثم أعدت القراءة وأدركت أن لدي قائمة توصيات يمكن أن تكون مفيدة ليس فقط لصديقي. وإذا كان الأمر كذلك ، فإن الأمر يستحق مشاركته.

نحن في Setronica كشركة كاملة تحولنا بالكامل إلى العمل من المنزل قبل أسبوعين. ومع ذلك ، تتمتع الشركة بسنوات عديدة من الخبرة عبر الإنترنت. لقد عملنا دائمًا مع العملاء والشركاء عن بُعد ، وتم تشجيع العمل الدوري من المنزل أو من موقع بعيد. لذا كان الانتقال غير مؤلم بالنسبة لنا.

تصف المقالة تجربتي الخاصة والقواعد التي أحاول الحفاظ عليها في فريقي.

نستخدم Slack لمعظم الاتصالات النصية والمكالمات المؤقتة. يمكنك استخدام برامج المراسلة الفورية الأخرى ، والتي هي أكثر دراية وملاءمة لك. أجد حلولًا متخصصة للعمل أكثر ملاءمة ، لكني أعرف الفرق التي تستخدم ، على سبيل المثال ، Telegram. أنا شخصياً أفضل عدم استخدام نفس الرسل المستخدمة للتواصل الشخصي مع العائلة والأصدقاء ، لذا لن يكون ذلك مناسبًا بالنسبة لي. بعض النصائح خاصة بـ Slack ، في أنظمة أخرى يمكن تنفيذها بوسائل أخرى ، ولكن يبدو لي أن معظمها عالمي تمامًا.

القاعدة 1: كن محادثة أثناء ساعات العمل

يجب أن يكون التواجد في الدردشة أثناء ساعات العمل إلزاميًا. علاوة على ذلك ، إذا لم يكن هناك مثل هذه القاعدة قبل ذلك ، فمن المهم شرح سبب ظهورها. خلاف ذلك ، يمكن النظر إلى إدخال القاعدة على أنها محاولة للتحكم الدقيق ، والتي لن يكون لها أفضل تأثير على معنويات الفريق.

هذا مهم لأنه غمر في السياق العام ، ليحل محل الوجود الحقيقي في المكتب:

النظير "جاء إلى العمل / ترك العمل". لا يوجد زملاء في الدردشة ، نعتقد أنهم ليسوا في العمل ، نحاول عدم الانسحاب دون حاجة خاصة.
لا حاجة للتجول والبحث عن طريقة للاتصال بزميل إذا كنت بحاجة إلى الدردشة.
فرصة للسؤال "في الهواء" كما لو كانوا جالسين في نفس الغرفة والحصول على إجابة من المتوفر.
فرصة للزملاء لمواكبة المناقشات حولهم ، وتقديم المشورة أو المساعدة ، إذا لزم الأمر.

القاعدة 2: أخبر عندما تغادر وتعال

من المريح الموافقة على إعلان أنك غائب لبعض الوقت أو أنهيت عملك. في بعض الأحيان يكون من المنطقي بدء محادثة خاصة لهذا ، حتى لا تضيع مثل هذه الرسائل في التدفق العام لمناقشات العمل.

بدون هذه القاعدة ، إذا كتبوا لك ، لكنك لا تجيب ، فليس من الواضح ما يجب فعله. إذا كتبت من قبل أنك غادرت لمدة نصف ساعة ، فالجميع هادئون ، والجميع يفهم أنك ستعود - ستجيب. هناك مشكلة في هذه القاعدة: يحذر الزملاء من أنهم كانوا غائبين ، لكنهم ينسون أن يخبركوا أنهم عادوا ، وانغمسوا على الفور في العمل. على الأقل لاحظت هذا لنفسي. في Slack ، يمكنك تعيين حالة النص وتعيين المدة التي ستتم إعادة تعيينها تلقائيًا على الفور. لقد بدأت في استخدامه مؤخرًا ، بينما يبدو مناسبًا.

القاعدة 3: تحقق من وجود القنوات الصحيحة

يجدر بدء محادثة "كل أنواع الأشياء" (الاسم الشرطي) لتسهيل الاتصال. بعد كل شيء ، "ليس عمل واحد". دع النكات ترسل هناك ، الميمات ، صورك ، روابط مثيرة للاهتمام ، إلخ. علاوة على ذلك ، إذا لم يبدأ الفريق في القيام بذلك بنفسه ، فسأحاول أن أضرب مثالاً. لا يزال لدينا مجموعة كاملة من الدردشات المواضيعية ، حول المؤتمرات والاجتماعات ، على سبيل المثال.

لا تزال بحاجة إلى "إعلانات" دردشة ، حيث ، على العكس من ذلك ، يوصى بشدة بعدم الكتابة دون سبب مهم. تحتوي هذه الدردشة على إعلانات مهمة فقط تنطبق على الجميع. الجميع مشتركون فيه دون أن تفشل ويجب قراءته مرتين على الأقل في اليوم.

الآن قمنا بفتح قناة منفصلة للحالات شبه الفيروسية والحالات المنزلية. لأنه "يؤلم" وخلاف ذلك ، انتشرت المحادثات حوله في جميع الدردشات وتشتت الانتباه عن العمل. هذا غير مريح ، قد يكون شخص ما عصبيًا. وها هي صور مضحكة ونصائح جيدة لتنظيم مكتب منزلي وما شابه. أولئك الذين لا يحبون هذا لا يدخلون في هذه الدردشة ويشعرون بالهدوء.

هذه ، بالمناسبة ، قاعدة عامة ، هناك قنوات يكون التواجد فيها إلزاميًا - إعلانات ، فريق (أو عدة ، كما لدينا ، لمواضيع مختلفة) ، مشروع ، إذا عملت عدة فرق على ذلك ، ولكن هناك فرق طوعية بحتة. إذا أردت ، قم بإلغاء الاشتراك بالكامل ، إذا أردت ، تصفح مرة واحدة في الأسبوع.

القاعدة 4: ترتيب وقت استجابة مريح

من المنطقي الاتفاق فورًا على قواعد الاتصال ووقت الاستجابة المتوقع. من الواضح أن هذه ليست اتفاقية مستوى خدمة ، حيث يتم انتهاكها حرمانها من علاوة ، ولكنها معيار لسرعة الاتصال التي تناسب الجميع. على سبيل المثال ، يمكن عرض الرسائل العامة في وضع الراحة ، ولكن مرة واحدة أو مرتين يوميًا على الأقل. في نفس الوقت ، تتطلب المناشدات الشخصية ( @usernameفي Slack) والالتماسات الخاصة ( @hereوفي @channelSlack) استجابة أسرع. هنا تحتاج إلى إيجاد توازن مناسب لك بين تشتيت انتباه الناس عن عملهم وكفاءة الاتصال.

القاعدة 5: مزاج الإخطار

من المهم مساعدة الجميع على إعداد الإشعارات حتى لا تصل الرسائل في الدردشات العامة مع إشعارات مستمرة على الشاشة وسماعات الرأس ، مما يصرف الانتباه عن العمل كل بضع دقائق ، ولكن الرسائل الخاصة تجذب الانتباه. في Slack ، يتم ذلك بسهولة. هناك يمكنك أيضًا تكوين إشعارات للكلمات الرئيسية. لقد قمت بتعيينه على "فشل" :) إذا لزم الأمر ، يمكنك الاتفاق على "فترات الصمت" عندما يمكن للموظف إيقاف تشغيل جميع الإشعارات. من الملائم إذا تم عرض هذه الحالة في الحالة. يساعدك على عدم الشعور بالتوتر أثناء انتظار إجابة أو الذهاب إلى المكالمة فورًا إذا كان السؤال عاجلاً. يحتوي Slack على وظيفة غفوة يمكن من خلالها للمرسل ، إذا رغب في ذلك ، اختراقها إذا كانت هناك حاجة فعلية.

القاعدة 6: اتصل إذا كان ذلك

إذا كانت الإجابة لا تزيد عن الوقت المتفق عليه ، فيمكنك دائمًا الاتصال. أود أن أقول أنك بحاجة إلى الاتصال إذا كانت المشكلة عاجلة ومهمة حقًا.

من أجل الراحة ، طلبنا من الجميع ملء رقم هاتف في ملف التعريف Slack ، وإذا لزم الأمر ، رسل بديل. ليس عليك الآن البحث عن جهة اتصال في مكان آخر.

القاعدة 7: أخبرني أنك ستجيب لاحقًا

ليس من المناسب دائمًا الإجابة فورًا ، حتى إذا قرأت الرسالة. ربما لأن الإجابة تحتاج إلى جمع المعلومات ، قد يكون من المهم إكمال المهمة الحالية أولاً ، أو ربما ليس مناسبًا في الوقت الحالي. لكنني أطلب من الجميع أن يكونوا مهذبين وأن يلاحظوا "أرى ، سأجيب لاحقًا". في Slack ، من المناسب استخدام ردود الفعل التعبيرية لهذا.

القاعدة 8: لا تتذكر - اكتب

لا يزال هناك خطر نسيان الإجابة لاحقًا ، لذلك في مثل هذه الحالات ، أضع تذكيرًا على رسالتي على الفور. يساعد هذا عندما "لا يوجد وقت للرد على الرسالة ، ثم" ثم "استمر". صحيح ، قد يحدث أن يعيدك التذكير بعد ذلك :) ولكنه أفضل من ترك السؤال دون إجابة أو نسيان تقديم الوعد. أعتقد أنه من المفيد للجميع تعلم كيفية استخدام التذكيرات في Slack ، فهذه أداة رائعة.

المادة 9: مناقشة العمل في الدردشة ، وليس في PM

أتوسل إلى زملائي لمناقشة جميع قضايا العمل في الدردشات العامة ، وليس الاختباء في المراسلات الشخصية. يتم عادة غرس هذه العادة ببطء ، لكنني لا أستسلم ببطء وفهم الجميع الفوائد. أولاً ، من السهل دعوة زملاء آخرين للتواصل. ثانيًا ، لا يوجد شعور "بالصمت في الغرفة" ، فمن الواضح أن نوعًا من الحركة يدور. حسنًا ، بالطبع ، هذا يساعدني ، كمدير ، على عدم الانخراط في الإدارة الجزئية وعدم التساؤل باستمرار عن "كيف حالك؟" ، لمواكبة المشاكل والقرارات المتخذة.

تحديث:AlexP11223في التعليقات أعطت رابطًا حيث تم وصفه بمزيد من التفصيل لماذا يفضل التواصل في القنوات العامة وكيفية التوقف عن الخوف منه.

القاعدة 10: استخدم الفروع المواضيعية

واحدة من الميزات الرائعة من المجاميع سلاك ومماثل هو دعمها لل المواضيع .

أعتقد أنه من المفيد تطوير عادة إعطاء إجابة لرسالة ليس في الرسالة التالية ، ولكن في المرفق بها. نحصل على ميزتين في وقت واحد:

المناقشات الموازية لا تتداخل مع بعضها البعض. القليل أكثر إزعاجًا من محاولة ترتيب بعض المحادثات المختلطة.
في Slack ، تكون سلاسل المناقشة ذكية للغاية - لا يتم عرض الرسائل في المواضيع في حالة القناة على أنها "غير مقروءة" ، إلا إذا كنت مشتركًا فيها على وجه التحديد أو لم تكن مشتركًا فيها تلقائيًا. يحدث هذا الأخير إذا بدأت مناقشة أو شاركت فيها ، أو تم ذكرك هناك. يمكنك إلغاء الاشتراك في أي وقت. وبالتالي ، يمكنك فقط تتبع تلك المواضيع التي تهمك أو تهمك.

11:

لقد سمعت مؤخرًا توصيات بشأن غرف الصوت الافتراضية ، حيث يكون الجميع مع إيقاف تشغيل الميكروفونات ، ولكن يتم تشغيل الصوت. مثل ، أنه يعطي وهم في نفس الغرفة والقدرة على التحدث مع الزملاء بصوت. وأحيانًا توصيات ليس فقط للحفاظ على الصوت ، ولكن أيضًا تشغيل الكاميرا. يبدو لي غزوًا غير ضروري وغير ضروري تمامًا للخصوصية. مع ذلك ، نحن لسنا في المكتب ، ولكن في المنزل. ليس لدى الجميع مكتب منفصل مريح.

في بعض الأحيان عند حل مشكلة مشتركة ، يمكن أن يكون مناسبًا ، ونستخدم هذا الخيار. عندما تنشأ مهمة صعبة ، يقضي المطورون عدة ساعات في مؤتمر Zoom. إنهم يعملون مع بيئة التطوير على الشاشة المشتركة ، ويناقشون التفاصيل ، ويتبدلون بين العمل الفردي والشاشة المشتركة. وهكذا لعدة ساعات ، مع البقاء على اتصال.

الشيء المهم هو أن الفريق نفسه اختار هذا الشكل ، لا يفرضه المدير.

القاعدة 12: لا تنتظر الإرجاع الفوري

حسن وأهم قاعدة - بدون تعصب. لن يعمل على الفور ولن يتم الالتزام بالقواعد بنسبة 100 ٪. ولكن تدريجيًا يفهم الجميع الراحة وتصبح الدردشة أكثر راحة. يتم تطوير القواعد وغرسها تدريجياً وليس هناك ما يدعو للقلق إذا تم انتهاكها عن طريق الخطأ في بعض الأحيان. الكلمة الرئيسية في بعض الأحيان. أولا عليك أن تدفع وتذكّر.

المادة 13: تحسين التطور

ربما لن تكون كل هذه القواعد مفيدة لك. في مكان ما ، تفاصيل أدوات مختارة تاريخيا قوية. في مكان ما ، تطورت العمليات بطريقة خاصة.
لكنني متأكد من أنه سيعمل بالتأكيد: التفاوض مع الزملاء. لا تأخذ الإزعاج كأمر مسلم به. معا نبحث عن فرص للتحسين. وكن على استعداد لمساعدة بعضهم البعض. لذلك سوف نجعل أي جهاز تحكم عن بعد أو أي شيء سوف يرميه الكون.

وما هي قواعد فريقك للتواصل الفعال؟

إضافات من هابروفسك

لا تسأل أسئلة وصفية.

شكرا AlexP11223
السؤال التلوي هو سؤال ينطوي على أسئلة أخرى ، على سبيل المثال:

هل استطيع ان اسال سؤال؟
هل هناك من يفهم N؟
هل أخذ أي شخص هنا دورة من Yandex على المؤشر؟ هناك سؤال عن تحليل النص ...
يا شباب ، هناك سؤال عن٪ framework_name٪

قواعد الدردشة