🚑 👩🏿‍🚀 🏠 كيف تعمل من المنزل. قائمة مراجعة Deletedman 👈🏽 👚 🏳️‍🌈

هناك الكثير من الملاحظات على الإنترنت حول موضوع العمل عن بعد ، مع نظرة عامة موجزة على السلبيات والإيجابيات والنصائح المعروفة حول كيفية إخراج نفسك من الروتين ، بدءًا من "أولًا ، خلع ملابس النوم". في مدونة Surf ، تناولنا بالفعل هذا الموضوع في مقالة كتبها زميلتي التي شاركت تجربتها ، ولكن مع زيادة عدد الموظفين البعيدين (وانتقالي إلى udalenka "بعد 20 عامًا من الخبرة المكتبية) ، قررت دراسة الأمر بشكل أكثر عمقًا: قرأت الأجانب بلوق عن العمل عن بعد وتجربة أفكار مختلفة. هنا سوف أشارك تجربتي وأساليب الحفاظ على الدافع المتزايد. وفي نهاية المقال ، حضرت مذكرة صغيرة لموظف من وزارة الداخلية.

UPD: لقد بدأت في كتابة مقال قبل الفيروس في ووهان ، وعندما انتهيت ، زاد عدد الأصدقاء الذين اضطروا للانتقال إلى العمل عن بعد بشكل حاد. آمل أن يكون الإجراء مؤقتًا وأن يكون الجميع بصحة جيدة.

قبل البدء في العمل على المقال ، أجريت استبيانًا بين الزملاء في Surf حول مشاكل العمل عن بعد ، وطلبت وصفات لتحفيز وتنظيم الذات. شاركت النتائج أدناه.

أظهر مسح التصفح أن موظفًا واحدًا فقط كتب "كل شيء على ما يرام وليس لدي أي مشاكل على الإطلاق" ، أجاب 40 ٪ تقريبًا "لا شيء بحاجة إلى التغيير ، حتى لا يلزم بناء الفريق" ، سيذهب 57 ٪ إلى المكتب لبضعة أيام ، 18 ٪ - يريدون الذهاب إلى المكتب لمدة أسبوع كامل ، وأشار 30 ٪ أنهم يفتقرون إلى الدافع لبدء العمل والمهام. النتائج متناقضة - هناك مشاكل ، وليس الجميع على استعداد لحلها.

تعتمد نتائج الاستطلاعات على عدد الموظفين الذين اختاروا طريقة العمل هذه بوعي. أعرب 24٪ من المجيبين عن عدم وجود مقترحات أخرى في منطقتهم. هذا يعني أنه لا يوجد خيار وأنت بحاجة إلى الاستماع ، ربما ، إلى خيار غير مريح للغاية.

كيف تبدأ يومك؟ دعونا نرى كيف يقضي موظفو Surf صباحهم:

2017 هو ازدهار في نمو المكاتب البعيدة ، مما أعطى زخماً لتطوير عدد كبير من الأدوات الجديدة لإدارة الوقت والمهام للفرق الموزعة. لكنهم لا يحلون مشاكل التحفيز وجداول العمل والحالات الاكتئابية ونقص التواصل اللفظي. تزامن توزيع الردود من الزملاء من Surf عمليا مع استطلاعات Google والشركات الكبيرة الأخرى التي أجريت في 2018-2019:

ربط الإجابات ، المشكلة الأكثر وضوحًا هي "البدء" ، والمشكلة التالية هي "نقص الاتصال اللفظي". لا يوجد شيء أصلي ، ولكن هذا هو ما يعانيه معظم موظفي المكاتب المنزلية حول العالم.

كأساس للمعلومات الواردة أدناه ، قمت بممارسة شركات تكنولوجيا المعلومات ذات الخبرة الواسعة في تنظيم الفرق الموزعة ، والاقتباسات ، والنصائح من "الكتيبات" وتحليل المدونات الأكثر شيوعًا حول العمل عن بُعد. لقد صنفت جميع التوصيات في 5 أجزاء رئيسية:

زمن

مراحل

قسّم يوم عملك إلى خطوتين عمل كبيرتين. من الناحية المثالية ، 4 ساعات وتغيير الموقع ، إن أمكن.

ليل

إذا كنت مرتاحًا في العمل في وقت متأخر من المساء - لا تكسر نفسك. ولكن يجب أن يكون هذا جزءًا من عملك فقط (ليس أكثر من النصف) ، ويجب أن يعرف الزملاء جدولك الزمني. 5 ساعات خلال اليوم للمهام التي تتطلب اتصالات و 3 ساعات في المساء - جدول جيد مع جهاز توقيت.

البداية والنهاية

حدد وقت البدء ووقت الانتهاء لمرحلة العمل. في المكتب ، يبدو الوقت مختلفًا. يمكنك إدارة مهامك بشكل أفضل والتحكم في التوازن بين العمل والحياة الشخصية. إذا فهمت أن هناك ساعة متبقية ، وهناك مهمتان - لا يصرف بسهولة.

أنا دائمًا متصل بالإنترنت

لا حاجة للتظاهر بأنك متصل بالإنترنت إذا غادرت مكان العمل. إن سرعة الاستجابة للطلبات أكثر أهمية بكثير من الإحساس بالوجود. يكون أعضاء الفريق في حالة أسوأ إذا لم يستجبوا عبر الإنترنت من الجدول الزمني غير القياسي لعملك. وفقًا لمسح شمل 5000 موظف بعيد (الولايات المتحدة الأمريكية) ، فإن الحالة "خرج للتنزه مع الكلب ،" ذهب لتناول الغداء "يُنظر إليها بشكل إيجابي ، الزملاء على استعداد لانتظار إجابة ، ويُنظر إلى" العمل النشط "بدون إجابة على أنه تجاهل.

10 دقائق كل ساعة

اقضِ ما يصل إلى 10 دقائق في شؤونك كل ساعة. في المكتب ، كل شخص مشتت الذهن ، والدردشة ، وشرب القهوة. استراحة قصيرة كل ساعة ، على سبيل المثال ، الاتصال بالأعمال ، وطلب الطعام ، والغسيل ، وصب القهوة ، والتحقق من الإنستغرام ، ومشي كلب ، والدردشة مع طفل - وهذا ضروري لتفريغ الدماغ ، وإلا فسوف يتباطأ. لضبط الوقت ، تكون إعدادات المؤقت على الهاتف الذكي مناسبة.

شدة المهمة الكبيرة

إذا كان من الصعب إجبار نفسك على بدء مهام كبيرة ، فمن الأفضل تقسيمها إلى مهام صغيرة (25 دقيقة لكل منها) وتجربة تقنية Pomodoro:

هناك العديد من أجهزة التتبع الفوري لهذه الميكانيكا ، على سبيل المثال MarinaraTimer و Pomodoro ، وقد أثبتت هذه التقنية نفسها في الشركات الكبيرة. هناك أيضًا تطبيقات Track Time Activity Tracker

الجدول الاجتماعي

اصنع نفسك ليس فقط جدول أعمال ، ولكن أيضًا جدولًا اجتماعيًا. 1.5 ساعة على الأقل في اليوم ، يجب ألا تكون في المنزل. اللياقة البدنية ، السينما ، المعرض ، مركز التسوق ، المقهى ، مجرد نزهة في الحديقة أو لعبة الطاولة مع الأصدقاء - أي خيار للنشاط خارج المنزل. يجب أن يكون العنصر "ليس في المنزل" في قائمة المهام لهذا اليوم ، ومن الأفضل طرحه مقدمًا ، وحتى وضع خطة للأسبوع ، بل والأفضل دفع الفصول الدراسية في الموعد المحدد.

يا هذه العائلة

يجب أن يعرف جميع أفراد الأسرة قواعد اللعبة: يمكن أن تنزعج في حالة حدوث "حريق أو خطر مميت". أو في الساعة 12:50 ، 13:50 في أحد "فترات الراحة" ، في الوقت المناسب تمامًا. يتم إعطاء الساعة للأطفال ويتم شرح القواعد ، ومن الأفضل تعليق القواعد على باب غرفتك. حدد وقتًا لجميع شركات النقل والخدمات المعلقة عليك ، وأنت "جالس في المنزل". إذا علقت لافتة على الباب ، فلا يمكنك الدخول.

مجال الاتصالات

لماذا يرى 42٪ من موظفي Surf و 35٪ على الأقل من الاستطلاعات من الشركات الأخرى المشكلة في غياب التواصل اللفظي؟

معرفة

القاعدة رقم 1 للعاملين عن بُعد في Google: تعرّفوا على بعضهم البعض ، بدلًا من القفز على جدول الأعمال مباشرةً ، خصصوا وقتًا في نهاية الاجتماع لسؤال مفتوح ، مثل "ماذا فعلت في نهاية هذا الأسبوع؟" هذه طريقة سهلة لإنشاء اتصالات عن بعد وتأسيس تفاهم متبادل. تختلف ممارسات الشركات الأجنبية تمامًا عن ممارسات الشركات الروسية. يبذل المديرون جهودًا إضافية للتعرف على أعضاء الفريق الموزع ، وهذا يجلب الفوائد وسهولة الاتصال.

كلمات. قاعدة مهمة جدا

يجب أن يكون أسلوب العرض أنعم في النغمة من نفس الكلمات التي قلتها شفوياً. يحدث أي تعارض في المفتاح الذي يقرأ فيه الخصوم ما كتب في الدردشة. لا توجد طريقة للتعبير عن التجويد ، الدرجات اللونية النصفية ، الانفتاح ، أو العكس ، القاطعة. صوتك في رأس زميل من كلماتك ولكنه ليس لك. إذا لم يكن لدى المحاور الفرصة لسماعك ورؤيتك شخصيًا من قبل - يجب أن تكون نغمة المراسلات بأكملها على مستوى أكثر ودية من مشاعرك.

من فضلك وشكرا. دائما

"إرسال ملف" - بدون كلمة "من فضلك" يمكن إدراكها بفظاظة (الفقرة أعلاه). لا تكن كسولًا أبدًا لكتابة هاتين الكلمتين. وكذلك "صباح الخير" ، "مساء الخير" وتحيات أخرى. تحتوي كلمة "شكرًا" على العديد من المترادفات والترجمات إلى لغات أخرى: "شكرًا لك" و "رحمة" وما إلى ذلك ، إذا كنت تريد أن تكون أصليًا.

مسيرات سكروم غير ناجحة ، "صمت الحملان"

ليس من الضروري دائمًا مناقشة كل شيء في الفريق ، وإذا كنت تشعر أن بعض المشاركين أكثر فعالية في مناقشة المشاكل في مهامهم على انفراد معك - ادعمها وخصص وقتًا وجهًا لوجه. علاوة على ذلك ، في حين أن الفريق لا يزال غير مألوف للغاية مع بعضهم البعض.

هل تسمعني لعبة؟

تم إثبات فعالية وحاجة مؤتمرات الفيديو للموظفين عن بعد. مرة واحدة على الأقل في الأسبوع ، ويفضل مرة واحدة في اليوم. هذه ليست طريقة للخروج من منطقة الراحة وليست الحاجة إلى تمشيط شعرك ، فهي ضرورية فقط لسرعة المشاركة في القضايا التي تمت مناقشتها. مستوى الاهتمام بما يحدث عن طريق مؤتمرات الفيديو أعلى بنسبة 40٪.

هاتف مبعثر

بصراحة ، كم مرة تنظر إلى الهاتف بينما يحاول شخص ما نقل أفكاره إليك بسبب كل قوته؟ في هذه اللحظة ، لا تقضي وقتك فحسب ، بل تقضي أيضًا وقت خصمك. إجاباتك سطحية ، كقاعدة عامة ، ويشعر "الظهر" بعدم المشاركة. قبل التجمع ، اضبط وضع الطائرة أو أخرج الهاتف قدر الإمكان من اليدين.

جدول أعمال

هل هو مألوف "آه ، وانتظر ، هل ما زلت أرى أسئلتي؟". اقض 5 دقائق في كتابة ملخص قصير في دفتر ملاحظاتك ، حتى لو بدا أنك تتذكر كل شيء. وفر 20 دقيقة لك وللشخص الآخر.

الاستماع الفعال

غالبًا ما نستمع إلى المحاور وبعد ممر قصير نريد الإجابة عليه ، وفي هذه اللحظة نتوقف عن الاستماع. يتطلب الاستماع الفعال حضورًا حاضرًا واهتمامًا حقيقيًا بما يقوله الشخص الآخر. الغرض من الاستماع الفعال هو فهم سبب اختلاف الآراء. في غياب أدوات التصور ، خلال محادثة هاتفية ، فإن الاستماع إلى المحاور من موقف "لماذا يعتقد ذلك" بدلاً من "الآن سأثبت العكس" سيؤدي أكثر إلى السبب الحقيقي لآراء الطرفين وإلى حل المشكلة أكثر من النزاع والانقطاع.

كيف هو الطقس الخاص بك؟

الدردشة في Slack ، حيث تتم مناقشة نهج الخطأ أو التطوير في وضع بطيء واحدًا تلو الآخر - وهذا أمر رائع. لكن مفهوم "الفريق" هو التقارب بين الناس والتواصل خارج نطاق مهام العمل. لا تخجل من قول أنك سيلان الأنف ، اسأل "ماذا يجب أن أراه في المساء؟" أو تخبرنا كيف أحرقت عجة للتو. أبسط الأشياء الصغيرة تجمع الزملاء معًا ويصبح من السهل عليهم سماع بعضهم البعض واتخاذ وجهات نظر مختلفة. ضع لنفسك قاعدة: رسالة واحدة وسؤال واحد في اليوم ، والذي لا ينطبق على قضايا العمل.

مطبخ افتراضي

بعض الشركات لديها زووم غرف مفتوحة "للاستراحات". يأتي الناس إلى هناك في أي لحظة للدردشة مع فنجان قهوة على الشاشة لمناقشة قضايا العمل (الخطوط الجانبية) وأحدث سلسلة من البرامج التلفزيونية المفضلة.

عادات أو كيفية خداع الدماغ

الكتابة باليدين

ارجع إلى لوح الكتابة أو اصنع لوحة فعلية من Kanban. أي عمل باليدين يتضمن المزيد من مناطق دماغك ، الزخم من الاستراحة ، على سبيل المثال ، عندما تغسل كوبًا قذرًا في المطبخ أو تكتب قائمة مهام بيدك ، سيعطي التأثير المطلوب. لا تذهب المهمة؟ ارسم ، اكتب المشكلة على الورق. أشار العديد من الزملاء من Surf بشكل متواضع "نحن على الطراز القديم مع دفتر ملاحظات في الصباح" وكانوا خجولين للغاية حيال ذلك.

سترة ثروة

ستعمل بشكل فعال ، تعرف ماذا تفعل الآن ، مليئة بالطاقة. اختر ملابس مريحة ومفضلة أو سمة واحدة فقط ، ارتديها وابدأ في أداء المهام. في نهاية يوم العمل - قم بتغيير الملابس. يتم تطبيق مبدأ NLP - "مرساة" بنجاح على نفسه. بعد عدة تكرارات ، مجرد تغيير الملابس إلى "فعالة" سيعطي ركلة تحفيزية كبيرة.

الحالة

في إحدى الشركات ، حيث يوجد عدد كبير جدًا من الموظفين البعيدين ، حاولوا تغيير الحالة في Slack والكتابة باختصار ما هي المهمة ، سواء أحببت ذلك أم لا ، ما هي الفرص. على سبيل المثال ، "أنا أخطئ في إدخال كلمة مرور ، مما يثير حنق وغضب ، وسأنهيها على العشاء". أي بيان "عام" حول النتيجة يبرمج الدماغ على تنفيذه ويجبره على تولي المهمة للعمل.

لا مآثر فائقة ، تحرك بخطوات صغيرة

فشل "النشاط البدني المخطط له من يوم الاثنين إلى ساعتين" في فشل الأغلبية. الحل الأمثل هو شيء بسيط ومفيد على شكل ماراثون لمدة 30 يومًا. يعتبر القرفصاء أفضل ممارسة للموظفين الذين يعملون في المنزل. التمرين هو في أعلى 3 على تسريع عملية التمثيل الغذائي. اطبع الطاولة وعلقها في مكان العمل. شطب يوميًا وفي نهاية المسار قدم لنفسك هدية ، شجع نفسك. يمكن أن تفعله للفريق بأكمله. عدد الطرق لا يهم - الشيء الرئيسي هو إكمال المبلغ في اليوم. الشهر المقبل نجد طاولة على الشريط وإضافتها إلى سطح المكتب. الميزة الإضافية هي أن ذلك ليس سهلاً في المكتب ، ولكنه سهل عليك. ابدأ بكمية صغيرة جدًا تستغرق 10 ثوانٍ حتى تشتت انتباهك ، وفي اليوم الخامس ستظهر الإثارة لتحقيق الخطة ،وبحلول اليوم الثلاثين - ستصبح عدة فترات راحة يوميًا للإحماء عادة.

التغذية

إفطار كبير القلبية

في الصباح ، تعظيم استخدام الكربوهيدرات والجلوكوز لتحسين نشاط الدماغ.

غداء خفيف متواضع

بعد تناول وجبة دسمة ، سيوجه جسمك معظم طاقته لعملية الهضم ، مما يؤدي إلى شعورك بالتعب والنعاس ، ولن تكون قادرًا على القيام بالعمل الشاق.

ماء

اشترِ زجاجة رياضية بسعة 1 لتر وضعها في مكان العمل. اشرب كل ساعة حتى تصبح الزجاجة فارغة أو بالقرب منها بحلول منتصف اليوم. أظهرت العديد من التجارب المختلفة والتجارب العلمية علاقة "النشاط" لكل من الجسم والدماغ بكمية المياه المستهلكة. هناك توصية إلزامية لسائقي الشاحنات لشرب كوب واحد كل ساعة. إذا لم يشرب السائق الماء خلال 4 ساعات ، فإن نسبة النوم أثناء القيادة ستزيد 10 مرات أو أكثر.

تناول وجبات خفيفة

بعد الفطور ، اقطع شرائح رقيقة من الخيار والتفاح والخضروات الأخرى ، وضع طبق في مكان العمل. إذا كنت تريد شحذ شيء ما - خذ قطعة. سيساعدك هذا على تجنب الانسداد السيئ مع الكربوهيدرات ، مما يزيد بشكل حاد من مستوى السكر ، وبعد سقوطه تشعر بالضعف.

الشبع لفترة طويلة

إذا كنت بحاجة إلى الجلوس لفترة طويلة للعمل وعدم تشتيت انتباهك بالطعام ، يجب أن تتكون وجبتك الخفيفة أو غدائك من الأطعمة البروتينية الخالية من الكربوهيدرات (البيض المسلوق واللحوم والجبن).

أدوات

المعلومات الواردة في هذه المجموعة ليست جديدة بالنسبة للموظفين ذوي الخبرة ، لقد أجريت التحليل لنفسي ، ولكن إذا كان هناك أي "منتجات جديدة" للقراء ، فسأكون سعيدًا.

مواقع تشتيت الانتباه

التطبيقات والإضافات التي تساعدك على إعداد الحواجز وتقييد الوصول من خلال إعداد وقت عملك دون تشتيت الانتباه. عند كسر المهام وإكمالها ، يمكنك التبديل إلى السلسلة بجدارة.

اذهب إلى العمل اللعين (نصح أحد موظفي Surf في الاستطلاع - شكرا لك ، صديق سري!)
فوكوسمي
بلوكايت

الاجتماعات والدردشات

Zoom هي الأداة الأكثر استخدامًا لل سكروم والاجتماعات الأخرى ، بالإضافة إلى "الغرف المفتوحة" للموظفين عن بُعد. في العديد من الشركات ، مكالمات الفيديو مطلوبة. بدائل إدارة الاجتماعات الأخرى المثيرة للاهتمام: Soapboxhq و Clickmeeting و Google Hangouts و Join.me
Slack - الدردشة الأكثر شيوعًا للفرق الموزعة حول العالم. و هنا في "كتاب" مثيرة للاهتمام حول شركات الاتصالات في سلاك بسيط وبأسعار معقولة.
دردشات بديلة: Basecamp ، Fleep ، HipChat .
Worldtimebuddy - خدمة تتيح لك تحديد الوقت الذي يناسب جميع أعضاء الفريق الآن وبسرعة ، وحفظ الإعدادات واتخاذ قرار سريع بشأن وقت المكالمة.

المجالس والمهام وإدارة الوقت وغيرها

Trello ، Favro ، أسانا ، Redbooth ، Paymo لتشكيل وتوزيع ومراقبة المهام؛ يوصى باستخدام
Scoro كلوحة تحكم مثيرة للاهتمام ومثالية للغاية. إنه مناسب عند العمل مع عدد كبير من المشاريع الصغيرة. سوف يربط
Zapier أدواتك والبرامج المستخدمة في نظام واحد.
Toggl هو مسار زمني مناسب وسهل لنفسك.
Timely and Time Doctor هي أدوات تتبع وقت فريق بسيطة وسهلة مع تنبيهات وإعدادات مرنة.

برامج متخصصة متعددة الوظائف

Sococo - جميع الأدوات ، بما في ذلك المكتب الافتراضي وغرف الاجتماعات الافتراضية. مثال مثير للاهتمام لتلميع الفرق الموزعة

Hubstaff - نظام لإدارة الفرق البعيدة مع التكامل مع المحاسبة ، Jira ، إلخ. نظام مفصل للمحاسبة عن وقت العمل والهامش.

المحتوى والملاحظات والنماذج

Pocket هو "محفظة" جيدة لجميع أنواع المحتوى التي تحتاج إلى تحديدها في موضوع معين (غالبًا ما يستخدمه محللو الأعمال). وكذلك Evernote. يعد
رسم Google بديلاً جيدًا لـ draw.io عندما تحتاج إلى رسم مخططات بسيطة والعمل معًا عليها. يعلم الجميع عن المستندات ، الرسم تجاوزها دون تحفظ.
InVision هي الأداة الأكثر شيوعًا للتعاون في المحتوى والمشروع ومناقشته. في المدونات حول العمل عن بعد ، بدائلها هي: Marvel ، Webflow ، Framer ، Kite Compositor .

مذكرة سطح المكتب

من نفسي

خبرة مكتبي تزيد عن 20 عامًا في مجال إدارة المشاريع. بشكل دوري ، عملت من المنزل ، ولكن بشكل عام ، احتلت الاتصالات اللفظية 70 ٪ من الوقت. قبل ستة أشهر ، تحولت إلى العمل عن بعد. كانت الصعوبة الرئيسية التي واجهتها في الأشهر الأولى مشتتة بشكل مستمر دون الاستماع النشط إلى المحاور والتصور والتواجد الشخصي. مسكت نفسي على المكالمة على الهاتف ثم أسأل مرة أخرى. أول شيء فعلته هو ضبط وضع الطائرة وإبعاد الهاتف ؛ تعلمت تدوين الملاحظات أثناء قصة المحاور. هذا الأخير مهم للغاية ، لأننا نركز على ما نريد الاعتراض عليه ولم نعد نسمع أي شيء يقال لنا أكثر. بعد أن لاحظت لنفسك أن تسأل بعد ذلك لا تبدأ في التحدث حتى تستمع إلى النهاية. وغالبًا ما يزول اعتراضك من تلقاء نفسه إذا لم "تستمع ، بل" تسمع ". أفهم صعوبات المهنيين الشباب ،الذين ليس لديهم ما يكفي من حفلات المكتب (لا ترفضهم مبكرًا إذا كنت منفتحًا). كان لدي الكثير منهم ، تم استبدال هذه المرحلة باجتماعات أكثر هدوءًا مع الأصدقاء والآن لديهم المزيد من القوة.

لكل شخص طريقته الخاصة في الحفاظ على الدافع والفعالية ، وليس الجميع مناسبين ، بما في ذلك ما سبق. الشيء الرئيسي هو أن تكون قادرًا على الانتباه في الوقت المناسب إلى حقيقة أن "التراكم" قبل أن تصبح المهمة الكبيرة مهمة طويلة ، فقد تم مسح الحدود بين وقت العمل والوقت الشخصي ولا تنس تجربة طرق جديدة لتنظيم يوم العمل.

كيف تعمل من المنزل. قائمة مراجعة Deletedman

زمن