🍙 👨🏽‍🍳 🧛 كتابة عملية تجارية في Bitrix24 مع إيداع للمستقبل 👊🏿 👤 🏸

في العمل ، أنا منخرط في دعم المستخدم وصيانة النسخة المعبأة من Bitrix24 CRM ، بما في ذلك كتابة العمليات التجارية. وتجدر الإشارة إلى أنني لست متخصصًا في Bitrix "بحتًا" ، ولكن هذه إحدى مسؤولياتي. في الواقع ، لدي الكثير من المسؤوليات ، لذا يتعين علي دائمًا ألا أفعل ذلك كما أريد ، ولكن بسرعة وأن أعمل ، لأنني أقصر وقتًا بشكل كارثي (أنا متأكد من أنني لست الوحيد الذي يعمل في مثل هذه الظروف). لدي حاليًا خبرة لمدة عامين في العمل مع إدارة علاقات العملاء هذه (لقد عرفت Bitrix لأكثر من 10 سنوات) وأود أن أخبرك عن بعض الأخطاء التي ارتكبتها أثناء الكتابة والاختبار وخدمة العمليات التجارية ، مما جعلني عليك مساعدة المستخدمين باستمرار ، وإجراء التغييرات ، وحتى إعادة كتابة عمليات الأعمال بالكامل من البداية.

بادئ ذي بدء ، نحتاج إلى الاعتقاد بأن أي استقرار نسبي ، وأن تكون في منطقة راحة أمر مؤقت. سيأتي الموظفون ويذهبون (حتى أولئك الذين يجلسون في مكان جيد جدًا) ، وسيتم إعادة تنظيم الأقسام ، وسيزداد الموظفون وينخفضون ، وستفتح الإدارات وتغلق ، وما إلى ذلك. عندما كنت أدرس في المعهد ، أخبرنا مدرس المعلومات التوافقية أنه عند دراسة copromat في روسيا ، يتم أخذ الحالة الثابتة كقاعدة ، ثم نتعلم الديناميكيات ، ولكن في بعض البلدان الأخرى يتم أخذ الديناميكية كقاعدة ، وتعتبر الإحصائيات حالة خاصة مكبرات الصوت. أنا شخصياً أحب هذا النهج أكثر من ذلك ، فهو لا يعطي الفرصة لتسلية نفسي بحقيقة أن "كل شيء قد استقر الآن ولن يتغير شيء". صدقوا ذلك ، سيكون الأمر أسهل بالنسبة لك فيما بعد.

الانحدار الغنائي: قبل أن تتحدث عن كيفية كتابة العمليات التجارية "بصنع المستقبل" ، يجب عليك تقدير التسلسل الهرمي لشركتك لنفسك لفهم من يمكنه أن يطلب أو يطلب منك كتابة أو تغيير عملية تجارية. بمجرد أن جاء إلي رئيس إحدى الوحدات وقال: نحن بحاجة إلى عملية عمل للتفاعل مع الوحدات الأخرى ، وإلا فإن كل شيء سيئ معنا. وكان لديهم كل شيء سيئ في ذلك الوقت ، لمدة ثلاثة أو أربعة أيام عمل ، كتبت هذا BP ، وفعلت ذلك بشكل مثالي تقريبًا ، وأخذته الوحدات الأخرى وقلت أن عملية العمل هراء ، وهي ليست مريحة ولن تعمل معها على الإطلاق. أنا جالس ، لست قلقا (هذه ليست مشكلتي ، كان يجب أن يستقروا فيها على مستوى المدير العام) ، ثم يأتي إلي ذلك القائد ويقول: شكرا لك على العمل ،يمكنك حذف العملية ، وقد تم قبول الموقف العام لتلك الوحدات. وهكذا كانت عدة مرات حول مجموعة متنوعة من القضايا والتغييرات. منذ ذلك الحين ، أكتب العمليات التجارية فقط عندما يوافق المدير على ذلك.

في الصباح ، تعليمات ، في المساء مخطط انسيابي ، وعملية غدًا

الآن نعود إلى عملياتنا التجارية. في بعض الأحيان تكون صغيرة جدًا ، فقط نقرة أو نقرتين ، فقط لإصلاح حقيقة أن شخصًا ما طلب الإذن للقيام بشيء ما ، وسمح لشخص ما بعدم الجري بالأوراق (وعدم فقدانها). يبدو الأمر واضحًا: المرؤوس يسأل القائد ما إذا كان ذلك ممكنًا أم لا ، ويضغط القائد على الأزرار المناسبة. ببساطة؟ لا شيء من هذا القبيل! وإذا لم يكن هناك قائد؟ وإذا كان عليك الآن اختيار آخر؟ وإذا كان وترك وترك دون تأكيد؟ وإذا ملأتها بشكل خاطئ؟ وإذا كان هناك شيء آخر؟ وإذا ... وهذه هي جميع القضايا التي نكافح معها باستمرار ونجعل العملية أفضل ، ولكن فقط حتى وصول موظف جديد. كما يأتي ، يبدأ كل شيء من جديد: نفس الأسئلة ونفس الأخطاء وما إلى ذلك. مديري يوبخني باستمرار لعدم إبداء تعليقات وتعليمات كافية ،لكني أحب أن أخطو على أشعل النار ، وأحيانًا يمكنك القفز عليها. مجرد مزاح :-) الآن سوف أتصرف بشكل مختلف: أولاً ، ليس رسم تخطيطي (كما هو مقترح في دليل المستخدم) ، ولكن التعليمات المعتادة. إذا فهمها الجميع واتفق معها الجميع ، فعندئذٍ نرسم مخططًا انسيابيًا وإذا اتفقنا معها ، فإننا نكتب عملية تجارية. يمكن أن يكون صغيرًا الآن ، وبمرور الوقت يمكن أن ينمو إلى حد أنك ستناقش حقًا شراء تلفزيون 4K بقطر "أكبر" لرؤية العملية بالكامل ومعرفة ما إذا كان هناك أي أخطاء ، حتى في المنطق. بالمناسبة ، قبل البدء في الكتابة ، سيكون من الجيد تأمين توقيعات جميع المديرين الذين ستستخدم وحداتهم هذه العملية ، بحيث لا تكون هناك في وقت لاحق أي شكاوى حول العمل غير الملائم ، والمنطق غير الصحيح ، وما إلى ذلك.وأحيانًا يمكنك القفز عليها. مجرد مزاح :-) الآن سأتصرف بشكل مختلف: أولاً ، ليس رسم تخطيطي (كما هو مقترح في دليل المستخدم) ، ولكن التعليمات المعتادة. إذا فهمها الجميع واتفق معها الجميع ، فعندئذ نقوم برسم مخطط انسيابي وإذا اتفقنا معها ، فإننا نكتب عملية تجارية. يمكن أن يكون صغيرًا الآن ، ومع مرور الوقت يمكن أن ينمو إلى حد أنك ستناقش حقًا شراء تلفزيون 4K بقطر "أكبر" لرؤية العملية بالكامل ومعرفة ما إذا كان هناك أي أخطاء ، حتى في المنطق. بالمناسبة ، قبل البدء في الكتابة ، سيكون من الجيد تأمين توقيعات جميع المديرين الذين ستستخدم إداراتهم هذه العملية حتى لا تكون هناك في وقت لاحق أي شكاوى حول العمل غير الملائم ، والمنطق غير الصحيح ، وما إلى ذلك.وأحيانًا يمكنك القفز عليها. مجرد مزاح :-) الآن سأتصرف بشكل مختلف: أولاً ، ليس رسم تخطيطي (كما هو مقترح في دليل المستخدم) ، ولكن التعليمات المعتادة. إذا فهمها الجميع واتفق معها الجميع ، فعندئذٍ نرسم مخططًا انسيابيًا وإذا اتفقنا معها ، فإننا نكتب عملية تجارية. يمكن أن يكون صغيرًا الآن ، ومع مرور الوقت يمكن أن ينمو إلى حد أنك ستناقش حقًا شراء تلفزيون 4K بقطر "أكبر" لرؤية العملية بالكامل ومعرفة ما إذا كان هناك أي أخطاء ، حتى في المنطق. بالمناسبة ، قبل البدء في الكتابة ، سيكون من الجيد تأمين توقيعات جميع المديرين الذين ستستخدم وحداتهم هذه العملية ، بحيث لا تكون هناك في وقت لاحق أي شكاوى حول العمل غير الملائم ، والمنطق غير الصحيح ، وما إلى ذلك.أولاً ، ليس مخطط كتلة (كما هو مقترح في دليل المستخدم) ، ولكن التعليمات المعتادة. إذا فهمها الجميع واتفق معها الجميع ، فعندئذ نقوم برسم مخطط انسيابي وإذا اتفقنا معها ، فإننا نكتب عملية تجارية. يمكن أن يكون صغيرًا الآن ، ومع مرور الوقت يمكن أن ينمو إلى حد أنك ستناقش حقًا شراء تلفزيون 4K بقطر "أكبر" لرؤية العملية بالكامل ومعرفة ما إذا كان هناك أي أخطاء ، حتى في المنطق. بالمناسبة ، قبل البدء في الكتابة ، سيكون من الجيد تأمين توقيعات جميع المديرين الذين ستستخدم وحداتهم هذه العملية ، بحيث لا تكون هناك في وقت لاحق أي شكاوى حول العمل غير الملائم ، والمنطق غير الصحيح ، وما إلى ذلك.أولاً ، ليس مخطط كتلة (كما هو مقترح في دليل المستخدم) ، ولكن التعليمات المعتادة. إذا فهمها الجميع واتفق معها الجميع ، فعندئذ نقوم برسم مخطط انسيابي وإذا اتفقنا معها ، فإننا نكتب عملية تجارية. يمكن أن يكون صغيرًا الآن ، وبمرور الوقت يمكن أن ينمو إلى حد أنك ستناقش حقًا شراء تلفزيون 4K بقطر "أكبر" لرؤية العملية بالكامل ومعرفة ما إذا كان هناك أي أخطاء ، حتى في المنطق. بالمناسبة ، قبل البدء في الكتابة ، سيكون من الجيد تأمين توقيعات جميع المديرين الذين ستستخدم وحداتهم هذه العملية ، بحيث لا تكون هناك في وقت لاحق أي شكاوى حول العمل غير الملائم ، والمنطق غير الصحيح ، وما إلى ذلك.يمكن أن يكون صغيرًا الآن ، وبمرور الوقت يمكن أن ينمو إلى حد أنك ستناقش حقًا شراء تلفزيون 4K بقطر "أكبر" لرؤية العملية بالكامل ومعرفة ما إذا كان هناك أي أخطاء ، حتى في المنطق. بالمناسبة ، قبل البدء في الكتابة ، سيكون من الجيد تأمين توقيعات جميع المديرين الذين ستستخدم وحداتهم هذه العملية ، بحيث لا تكون هناك في وقت لاحق أي شكاوى حول العمل غير الملائم ، والمنطق غير الصحيح ، وما إلى ذلك.يمكن أن يكون صغيرًا الآن ، وبمرور الوقت يمكن أن ينمو إلى حد أنك ستناقش حقًا شراء تلفزيون 4K بقطر "أكبر" لرؤية العملية بالكامل ومعرفة ما إذا كان هناك أي أخطاء ، حتى في المنطق. بالمناسبة ، قبل البدء في الكتابة ، سيكون من الجيد تأمين توقيعات جميع المديرين الذين ستستخدم إداراتهم هذه العملية حتى لا تكون هناك في وقت لاحق أي شكاوى حول العمل غير الملائم ، والمنطق غير الصحيح ، وما إلى ذلك.حتى لا تكون هناك شكاوى لاحقًا بشأن العمل غير الملائم والمنطق الخاطئ وما إلى ذلك.حتى لا تكون هناك شكاوى لاحقًا حول العمل غير الملائم والمنطق الخاطئ وما إلى ذلك.

,

هذه العبارة التي سأضعها الآن في المقدمة عند كتابة العمليات التجارية. في الواقع ، تظهر الممارسة أن هناك موقف ، والناس يتغيرون عليه فقط. كما كان منصب المدير المالي ، فهو كذلك. كما كان كبير المحاسبين ، بقي. ولم يذهب رئيس المحاسبة الإدارية إلى أي مكان. وأنا صامت بشكل عام بشأن رؤساء أقسام المبيعات. شيء آخر هو أن المنشورات لم تذهب إلى أي مكان. عادة ما يكون الأمر مثل: الجلوس ، والعمل ، ثم تتلقى الأخبار: "ماشا تغادر ، تانيا قادمة". من الضروري أن نتذكر على الفور بشكل محموم أي العمليات التجارية التي يشارك فيها الشخص ، وحيث يحتاج المرء إلى استبداله بآخر ، إلخ. أو يمكنهم القول خلاف ذلك ، فقط من سلسلة "أوراق ماشا". قمت بإزالة شخص من كل مكان ، وجلست في المنزل في إجازة مرضية / في إجازة ، أو ذهبت إلى مكان ما ، ثم اتصلت بـ "تانيا جاءت هنا ، ولكن لسبب ما لا يوجد وصول في أي مكان."حسنًا ، لم يضيفوه إلى Bitrix بعد ، ناهيك عن الأدوار في العمليات التجارية.

لذلك من الأسهل حقًا إذا كنت لا تفكر في أشخاص معينين ، ولكن حول المنشورات التي يشغلونها حاليًا. نعم ، سيكون هناك 1-2 كتل إضافية في عملية الأعمال ، ولكن عندما يتغير شخص ما ، لا تحتاج إلى تذكر مكانه وما هو مسؤول عنه ، ما عليك سوى استبدال القيمة المتغيرة من شخص لآخر وهذا كل شيء.

الأذونات الصحيحة من قبل القسم مهم جدا

من الناحية الافتراضية ، فإن هيكل الشركة عمودي بالكامل: المالك - المدير - رئيس المحاسبين - رئيس القسم - الموظف (أو شيء من هذا القبيل). ويمكن أن يكون أفقيًا: المالك - المدير - العديد من الأقسام. وربما أكثر.

اعتدت على تعيين الحقوق لكل موظف محدد. على سبيل المثال: هناك محاسب لينا ، يجب أن ترى جميع المدفوعات والشحنات. نذهب في العمليات التجارية ذات الصلة ونصف لينا لدينا هناك. ماذا لو تم نقلها أم ستستقيل؟ إذن فإن أسهل طريقة هي إتاحة الوصول الضروري لجميع أولئك الذين هم في مجموعة "القادة" ، لكن هذا خطأ ، لأن عمليات وملفات الموظفين ستكون متاحة ليس فقط لمديريهم ومحاسبتهم ، ولكن أيضًا لرؤساء الأقسام الأخرى.

هناك العديد من الخيارات هنا ، لقد توقفت شخصيًا مؤخرًا عن العمل مع المجموعات. نقوم بإنشاء مجموعة ، ونضيف إليها موظفين (أو موظفًا واحدًا) ، وبذلك تكون قد انتهيت. لم يعد لديك ما يدعو للقلق بشأن حقيقة أن الموظف القديم يرى الكثير ، والموظف الجديد لا يرى: فقط أضف إلى المجموعة أو استبعدها. سريع وسهل.

حفظ جميع البيانات والتعليقات والملاحظات

إذا ذهبت إلى شخص يحمل مذكرة ورقية ، فلا يمكنه الموافقة عليها شفهيًا ، فهو يضع توقيعًا. ولكن يمكن أن يعطي تعليقًا شفهيًا مفصلاً ، بما في ذلك وضع شرط مثل "سأوقع ، ولكن إذا اتضح مثل هذا ، فلا تفعل / لا تشتري". وإذا كنت بحاجة إلى التوقيع باستخدام اثنين ، فيمكنك ، من حيث المبدأ ، إعادة البيع. هذا هو السبب في أنك تحتاج إلى حفظ كل شيء ، والأهم من ذلك ، لا تصف أبدًا "من الصعب" من وضع التعليق ، ولكن دائمًا ما تأخذه من متغير. في البداية ، أخطأت حقًا هذا: أين يجب أن يؤكد المدير التعليقات نيابة عنه ، حيث يكون كبير المحاسبين نيابة عنه. ثم يُسأل الناس عن سبب حظرهم أو ملاءمتهم لإعادة صنعهم ، لكنهم هم أنفسهم لا يعرفون أنهم منعوا أي شخص من القيام بشيء ما :-)

نسجل جميع الملفات على الإطلاق

في السابق ، سجلنا الملفات "النهائية" فقط ، ولكننا لم نقم بذلك كثيرًا ، ولكن مع ذلك ، نواجه حقيقة أن الناس بدأوا يتجادلون حول "لم أقم بتنزيله" ، "عندما تأكدت من أن الملف مختلف" ، إلخ. أو ، بشكل عام ، بدأوا في العودة إلى عملية الأعمال بعد 2-3 أشهر من الإغلاق.

يمر الاختبار - بأكبر قدر ممكن ، ولكن ليس لفترة طويلة

سأكون صادقًا وأقول أنه عندما تطلب من الموظفين اختبار العمليات التجارية ، فإنهم لا يبالون. شخص كسول (على الرغم من أن الجلوس لا يفعل شيئًا) ، شخص ما ليس لديه وقت ، وشخص أخرس بصراحة ولا يفهم ما يجب القيام به. لقد بدأت في اختبار واحد - بشكل غير مريح. لقد بدأت الاختبار مع المشرف - إنه أسهل وأكثر ملاءمة ، ولكن من الواضح أنه ليس لديه آخرين (كما كتبت من قبل ، لا توجد تعليمات ، على الرغم من أنها تبدو واضحة). ونتيجة لذلك ، قرروا ذلك: أراجع كل فرع من فروع عملية الأعمال مرة واحدة ، ثم أختبر مع المديرين ما إذا كان كل شيء واضحًا لهم. إذا كان كل شيء واضحًا وشرحت ليتمكنوا من إعادة بيعه لموظفيهم ، فإننا نأخذ موظفًا من كل قسم ونبدأ بالقوة (على الرغم من أنه من الممكن عادةً العثور على متطوع من كل قسم). إذا كان كل شيء على ما يرام هنا ،ثم تذهب عملية العمل إلى العمل وتعلن عنها على الفور لجميع الموظفين.

عمليات النسخ والاستنساخ

في بعض الأحيان ، لتسريع العمل في عملية تجارية ، آخذ القالب القديم وأعدله. أسرع ، ولكن في النهاية أحصل على:

تعليقات غير صحيحة
متغيرات اضافية
أوصاف المهام غير صحيحة
كسر الروابط؛
تحميل الملفات إلى المكان الخطأ ؛
حقوق الوصول الخطأ ؛

والمزيد من هذه الأشياء التي لا أريد الحصول عليها في النهاية. حاولت أن أكتب من الصفر - طويلة وغير مريحة. بصفتي أقل الشرور ، اخترت نسخ العملية والمشي بسلاسة وقراءة كل كتلة لمعرفة ما إذا كنت أفعلها بشكل صحيح. عادة ، يتم الكشف عن جميع الأخطاء الفنية التي تم ارتكابها في هذه المرحلة عندما أختبر العملية وحدها. نجد أخطاء منطقية مع القادة.

قم بإجراء تغييرات كبيرة

حول حقيقة أنه قبل إنشاء عملية تجارية جديدة تحتاج إلى الحصول على موافقة جميع المشاركين ، كتبت في وقت سابق. من حيث المبدأ ، نفس الشيء هنا ، باستثناء أنه في النهاية من المهم قبل البدء في إصدار جديد من عملية الأعمال ، إصدار "بيان صحفي" حيث من المهم ليس فقط التحدث عن التغييرات ، ولكن أيضًا لإجراء مقارنة على العناصر "كانت" و اصبح."

من المحتمل أنني لم أخبرك بأي شيء جديد ، لقد عرفت كل هذا من قبل ، ولكن سأكون سعيدًا إذا ساعد شخصًا ما على عدم السير على أشعل النار. إذا كان لديك أسئلة ثم طرحها في التعليقات.

كتابة عملية تجارية في Bitrix24 مع إيداع للمستقبل