🍖 😿 🚦 كيفية زيادة إنتاجية الفريق (وتقليل الأخطاء) باستخدام المسيرات 🧑🏾‍🤝‍🧑🏾 🏉 👨‍🏭

"لا يمكنك ارتكاب نفس الخطأ مرتين: في المرة الثانية لا يكون خطأ ، بل خيار
" ، ستيفن دين

إذا كنت الشخص الوحيد المسؤول عن الخطأ ، فلا يمكنك أن تجادل في هذا البيان. ولكن ماذا لو ارتكبت مجموعة من الناس خطأ؟

على سبيل المثال ، هل من السهل عليك العثور على الأخطاء التي يرتكبها فريقك في عملهم وإصلاحها؟ اعتمادًا على مستوى الأمان النفسي ، قد تبدو أحيانًا حتى المناقشة المفتوحة لهذه المشكلات مع الزملاء أمرًا مستحيلاً.

وماذا لو ارتكب خطأ في شركة من 10000 شخص؟ هل تكرار هذا الخطأ هو الاختيار حقًا ، كما يلي من الاقتباس؟ أم أن هذه المشاكل خارجة عن إرادتك؟

نعم ، تصحيح الأخطاء التي ارتكبتها مجموعة من الناس أصعب بكثير من إصلاح أخطائهم (وهو أمر واضح تمامًا).

لكن هناك أخبار جيدة: من الممكن تمامًا إصلاح أخطاء الفريق النموذجية ، ويمكن القيام بذلك في المسيرات. دعنا نكتشف كيف يحدث هذا.

ترجم إلى Alconost

لإصلاح أخطاء المجموعة ، يجب عليك العثور عليها أولاً

ارفع يدك إذا استغرق فريقك بعض الوقت بانتظام لمناقشة مثل هذه الأسئلة: "ما الذي ينجح ؟ ما لا يعمل؟ أين ننتقل بشكل أفضل؟ "

إذا لم تستسلم بعد ثلاثة أسئلة ، فمن المرجح أن فريقك يعمل على تقنية مرنة بأثر رجعي منتظم . العروض الاسترجاعية هي اجتماعات عامة يمكنك التفكير فيها ومناقشة ما يمكن تحسينه وتحديد العمليات التي يجب مواصلة تطويرها.

الهدف الرئيسي هو تشجيع التحسين المستمر بناءً على ردود فعل صادقة من الفريق. (بالمناسبة ، 80٪ من جميع الفرق التي تعمل وفقًا لمنهجية مرنة تجري عمليات استرجاعية ، لذلك إذا كنت لا تزال لا تفعل ذلك ، انضم إلينا!)

حتى إذا كنت لا تعمل وفقًا لطريقة مرنة ، فقد تصبح عادة التوقف مؤقتًا للتحقق من تقدم العمل والتفكير في ما يمكن تحسينه في المستقبل عاملاً سيسمح للفريق باستمرار ارتكاب نفس الأخطاء للبدء في التغيير للأفضل جانب.

ولكن هناك الصيد: حتى لو كنت تحمل بانتظام مثل هذه الاجتماعات - عدد المرات التي لم فريقك حقا تغير شيئا في نهاية المطاف؟ في معظم الحالات ، نقول فقط أننا سنحل المشكلة ، لكن كل شيء يبقى كما كان.

تتحدث العديد من الفرق فقط عن التغييرات ولا تفعل شيئًا - لأنهم خائفون ، وليس لديهم اهتمام ورغبة في تغيير شيء ما. نعم ، قد يكون من الصعب تنفيذ العمليات والقواعد الجديدة ، ولكن هذا لا يعني أنك بحاجة إلى التخلي عن هذه الخطوة. كما قال أحد الشخصيات الشهيرة ذات مرة : "لا تحاول. فعل. أم لا. لا تحاول. "

لذلك ، فإن السؤال هو: إذا كانت التجمعات المخصصة للتحسين هي أفضل طريقة لتحديد وتصحيح أخطاء الفريق ، وكيفية استخدامها بفعالية حتى تحدث التغييرات حقًا ؟

مثلث النجاح

التجمعات التي تهدف إلى التحسين المستمر وتؤدي إلى تغييرات حقيقية هي نتيجة لثلاثة عوامل: الناس ، العملية والتنفيذ.

الناس: دعوة الأشخاص المناسبين إلى التجمعات.

العملية: مساعدة الآخرين - تشجيع مشاركة الفريق والتركيز على أهم الموضوعات. من المهم بشكل خاص تشجيع الناس على التحدث بصراحة إذا تم توزيع الفريق جغرافيًا .

التنفيذ: متابعة تنفيذ القرارات المتخذة. بعد المسيرة ، بدأ العمل للتو! من أجل تغيير شيء ما ، عليك أن تفعل شيئا.

يعد تنظيم التجمعات لمناقشة التحسين المستمر مهمة صعبة ، لأن العوامل الثلاثة ضرورية للنجاح.

سوف أعطي مثالا على ذلك. تخيل أنك دعوت الأشخاص المناسبين واتبع العملية حتى يتمكن الجميع من التحدث ، ولكن بعد المسيرة لا أحد يتحكم في تنفيذ القرارات المتخذة. هل سيؤدي هذا النهج إلى النجاح؟ بالكاد.

أو تخيل أنك قمت بدعوة الأشخاص المناسبين والتحكم في العمل على الأخطاء ، لكنك لم توفر فرصة للتحدث إلى الزملاء بأسلوب أكثر اعتدالًا في التواصل . هل سيدعم الفريق بأكمله التغيير؟ من غير المحتمل أيضًا.

خمس نصائح للتطوير المستمر

سأقدم خمس نصائح عملية ستساعد على دعوة الأشخاص المناسبين ، وضمان التواصل الفعال وتشجيع تنفيذ القرارات المتخذة.

1. دعوة الحد الأدنى من الأشخاص المسؤولين

يعتقد البعض أنه لا يمكنك دعوة أكثر من سبعة أشخاص إلى مسيرة . من الناحية العملية ، قد يكون تنفيذ مثل هذه القاعدة أمرًا صعبًا ، ومع ذلك ، حاول قصر قائمة المدعوين على أولئك الذين يتخذون القرارات مباشرة أو الذين سيتأثرون بالقرارات المتخذة.

راجع قائمة المدعوين واسأل نفسك في كل نقطة: "إذا لم يكن هذا الشخص حاضرًا ، فهل سنتمكن من تحديد مشاكل الفريق وتحليلها بشكل فعال؟" إذا كانت الإجابة بنعم ، فمن المرجح أن يتم حذف هذا الشخص من القائمة: إذا لم يتمكن من الاستفادة من المناقشة ، فستكون دعوته مضيعة للوقت لك وله .

ضع في اعتبارك: هذا قد يعني أنه حتى المدير يجب أن يتم استبعاده من القائمة!على المدى الطويل ، تعمل الفرق ذاتية التنظيم بشكل أفضل ، لذلك في بعض الأحيان يكون الحل الأفضل هو تمكين الفريق من العمل دون تدخله.

2. تذكر أن الزملاء العاملين عن بُعد هم أيضًا جزء من الفريق.

هل لديك موظفين يعملون عن بعد ؟ قد لا تكون الإجابة على هذا السؤال بسيطة كما تبدو للوهلة الأولى.

وفقًا لمارك كيلبي ، مستشار تقنيات التطوير الرشيق ، هناك ثلاثة أنواع من الفرق الموزعة : الأقمار الصناعية والتكتلات والسدم.

الأقمار الصناعية هي فرق لديها مجموعة مركزية تقع في مكان واحد ويعمل شخص أو أكثر عن بعد.
— , , .
— , .

وبحسب كيلبي ، في جميع هذه الحالات ، يعتبر الفريق موزعًا. في حالتنا ، لا يهم أي نوع من الفرق الموزعة التي تنسبها لنفسك - من المهم التأكد من أن كل شخص لديه فرصة متساوية للمشاركة في المسيرة.

إذا كنت الشخص الوحيد الذي شارك في مكالمة جماعية ، فأنت تعرف مدى صعوبة ذلك!

أحد الحلول هو تعيين كل مشارك بعيد ليعمل موظف واحد في المكتب كـ "رفيق" ، وسيكون مسؤولاً عن التأكد من أن جناحهم مسموع.

الحل الآخر هو تحويل الفريق إلى "سديم" خلال المسيرة . من الناحية العملية ، هذا يعني أنه إذا كان هناك شخص واحد متصل عن بُعد ، فيجب على الجميع فعل الشيء نفسه: الاتصال بمكالمة جماعية أو محادثة فيديو ، حتى لو كان فعليًا في نفس المكتب. سيساعد هذا على مساواة المحاورين وسيمكن الآخرين من الشعور بأنفسهم في مكان زميل يعمل عن بعد.

3. استخدام تقنيات التنظيم الفعال

هل سبق لك أن نظمت مسيرة اضطررت فيها لإجبار شخص على التحدث بصراحة؟ * يرفع يده * من

غير المحتمل أن يسعد أي شخص أن يسمع صمت الرنين في المسيرة ، والغرض منه هو التفاعل الفعال.

هذا هو المكان الذي تأتي فيه التقنيات التنظيمية القديمة الجيدة إلى الإنقاذ. ووفقًا لسام كاينر ، المؤلف المشارك لدليل الميسر ، فإن منظم التجمع لديه أربع مسؤوليات:

شجع المشاركة الكاملة: ساعد في خلق بيئة محترمة وآمنة تشجع الجميع على مشاركة أفكارهم.
: , .
: , .
: , .

ماذا يفعل المنظمون المتمرسون عمليًا؟

سوف أعطي مثالا على ذلك. للسماح للانطوائيين بالتحدث بصراحة (انظر الواجب رقم 1 أعلاه) ، يمكن للمنظمين استخدام تقنية الرسم التخطيطي .

هذه تقنية العصف الذهني التي تسمح للمجموعة بتوليد الأفكار بسرعة. يختلف الأمر عن العصف الذهني في أنه يُطلب من المشاركين بشكل فردي تدوين أفكارهم ، ثم مشاركتها مع المجموعة فقط. هذا لا يسمح فقط بموازاة وتسريع عملية تطوير الأفكار ، ولكن أيضًا يشجع الجميع على المشاركة على قدم المساواة.

في ما يلي مثال آخر لكيفية تسهيل المناقشة المفتوحة بفعالية .

لضمان أخذ مجموعة واسعة من الآراء في الاعتبار (الالتزام رقم 3 أعلاه) ، قد يسأل المنظم مثل هذه الأسئلة: "هل هناك أي وجهات نظر أخرى في هذا الصدد؟" أو "ربما شخص ما يراه بشكل مختلف؟"

وهذا يجعل من الممكن تضمين المناقشة الذين قد يشعرون بعدم الارتياح في المناقشة.

4. اتبع "الطاقة"

تخيل أنك تمكنت من تحديد مشكلة تحتاج إلى عناية ، ولكن كانت هناك خلافات حول حلها. ماذا كنت ستفعل؟

في بعض الفرق ، يتم اتخاذ القرار من قبل الأقدم.

في الفرق الأخرى ، لا يتم اتخاذ القرار حتى يتوصل الجميع إلى اتفاق.

كيف يقرر فريقك ما يجب فعله بعد ذلك؟

إذا كنت لا تستطيع الإجابة على هذا السؤال على الفور ، ربما يجب عليك النظر في ثمانية نماذج لصنع القرار ، من الاستبداد (شخص واحد يقرر) إلى توافقي (يجب على الجميع الموافقة).

هناك طريقة أخرى لاتخاذ القرار عن طريق "الاتفاق" . في هذه الحالة ، توافق المجموعة على اتخاذ قرار "جيد بما فيه الكفاية". بدلا من الانتظارالخيار الأفضل ، انتظر حتى لا تكون هناك اعتراضات خطيرة - واختر هذا المسار.

إحدى الطرق لتطبيق هذا النهج تسمى Follow Energy. قدمت لي الاختصاصية بأثر رجعي ديانا لارسن هذه التقنية .

المبدأ كما يلي.

أدرج كل الخيارات التي يفكر فيها الفريق.
اطلب من الفريق تقييم التأثير النسبي لكل منهم (في الصورة أدناه ، يتم استخدام أحجام القمصان للتقييم ).
اطلب من الفريق تقييم الجهد النسبي المطلوب لإكمال كل إجراء.
أخيرًا ، والأهم من ذلك ، اطلب من الجميع وضع حد للنقطة التي سيتناولها - للعمل الذي لديه الطاقة.

من المرجح أن يتم تنفيذ النقطة التي بها أكبر عدد من "أصوات الطاقة". حتى إذا فضل شخص ما سيناريو آخر ، فسيتبع الاتفاقية للعمل على ما هو أكثر "طاقة".

5. التركيز على شيء واحد.

دعونا نواجه الأمر: التغيير صعب ، حتى لو كنا نتحدث عن بعض الأشياء الصغيرة. كم مرة قلت لنفسك: "سأجلس لكتابة تقرير شهري!" - وبعد ذلك اتضح أنه كان بالفعل نهاية الشهر ، وعليك أن تحاول بجهد أن تكون في الوقت المناسب؟

والسبب هو أنك ، مثلنا جميعًا ، تقاوم التغيير بشكل طبيعي . من الضروري التغلب على العادة السيئة المتمثلة في تأجيل الأمور ، ولكن قول ذلك أسهل من فعله.

أما المسيرات من أجل التحسين المستمر ، ونتيجة لذلك ، فإن الكثيرين يفاقمون الوضع ، محاولين إصلاح الكثير من الأشياء في وقت واحد. نناقش أهم 5-10 مشاكل ، ونجد الحلول الممكنة لكل منها ونعتقد أن المهمة قد تمت.

لا عجب أي شيء يتغير في النهاية!

لذلك ، بدلاً من مناقشة سطحية للعديد من المشاكل ، ركز على واحد: تحليل أسبابه الرئيسية بعمق - على سبيل المثال ، باستخدام طريقة "لماذا" الخمسة .

كجزء من هذا النهج ، تسأل السؤال "لماذا؟" خمس مرات ، وبالتالي معرفة الأسباب الرئيسية للمشكلة.

مثال على هذا الأسلوب في العمل:

السؤال 1: "لماذا تم تقديم التقرير في وقت متأخر؟"
الجواب: "لأنه لم يكن هناك من يتحمله".
السؤال 2: "لماذا لم يكن هناك من يأخذ؟"
الجواب: "لأن الشركة لديها معدل دوران مرتفع: استقال الموظفون أسرع من وصول الموظفين الجدد".
السؤال 3: "لماذا معدل الدوران مرتفع؟"
إجابة:"لأن الشركة تفتقر إلى ثقافة قوية".
السؤال 4: "لماذا لا تمتلك الشركة ثقافة قوية؟"
الجواب: "لأنه لا يوجد فريق أو شخص مسؤول عن تطوره".
السؤال الخامس: "لماذا لا يعهد إلى تطوير ثقافة؟"
الجواب: "الفريق الرئيسي لم يعتبر ذلك أولوية".

باستخدام طريقة "لماذا" الخمسة ، من الممكن ربط الفشل في الوفاء بالمواعيد النهائية للمشروع مع مشاكل في ثقافة الشركة.

بالطبع ، لا أحد يعتقد أن الرقم 5 هو رقم سحري: اطرح السؤال "لماذا؟" حتى تصل إلى السبب الرئيسي.

وبعد ذلك فقط يبدأ البحث عن الحلول الممكنة الممكنة التي يمكن للفريق البدء في العمل عليها على الفور.

تحديد موضوع المناقشة ،أنت تقلل من كمية العمل الجاري (WIP) ، وبالتالي تزيد من احتمالية تغيير شيء ما.

المضي قدما - تحسين!

لا توجد فرق مثالية. وبصراحة ، لا ينبغي أن يكون الهدف هو الكمال. لكن عدم وجود مسيرات منتظمة تهدف إلى التحسين المستمر هو الخطوة الأولى لضمان تكرار الفريق للأخطاء نفسها أكثر فأكثر.

لذا لا تخف من مثل هذه المناقشات - بل على العكس: شجعها على أن تعقد ، وسوف ترى كيف يبدأ الفريق في تحقيق النجاح - معًا.

حول المترجم تم

ترجمة المقال في Alconost.

Alconost يموضع الألعاب ، التطبيقات والمواقع في 70 لغة. مترجمون أصليون ، اختبار لغوي ، منصة سحابية مع واجهة برمجة تطبيقات ، تعريب مستمر ، مدراء مشاريع 24/7 ، أي تنسيق لموارد السلسلة.

نحن أيضامقاطع فيديو إعلانية وتدريبية - للمواقع التي تبيع ، وبناء الصور ، والإعلان ، والتدريب ، والتشويق ، والمطردون ، والمقطورات لـ Google Play و App Store.

→ اقرأ المزيد

كيفية زيادة إنتاجية الفريق (وتقليل الأخطاء) باستخدام المسيرات