Get best of the week

كيفية تقديم الملاحظات وعدم بدء الحرب العالمية الثالثة

في عالم مثالي ، يحافظ الموظفون على المواعيد النهائية ، ويأتون إلى الاجتماعات في الوقت المحدد ويتلقون التعليقات من الزملاء بفهم. لكن العالم ليس كاملاً. في بعض الأحيان يتعين عليك طرح أسئلة غير سارة وإبداء التعليقات التي قد تزعجك. كيف يمكن إجراء حوار بطريقة تجعل الزميل لا ينتقد ليس إهانة شخصية ، بل كمنطقة للنمو؟ يشارك ديمتري مالينوتشكا ، وهو مدرب وأخصائي تدريب وتطوير في مكتب EPAM الأوكراني ، توصياته .

صورة


في المجموع ، هناك ثلاث خطوات لتطوير التغذية المرتدة: التحضير ، في الواقع ، التغذية المرتدة نفسها ، سيرة ذاتية. فكر في هذه الخطوات بمزيد من التفصيل.

تدريب


أثناء التواصل ، سوف تكون هناك حاجة إلى الحقائق والمؤشرات القابلة للقياس والملاحظات الدقيقة. لذلك ، يجب التفكير في المحادثة مسبقًا. للتحضير للحوار ، يوصي الخبير باستخدام نماذج TO ASK و TO TELL LIST.

إلى قائمة - نضع قائمة بالأسئلة التي نريد أن نطرحها لتوضيح وضع ودوافع زميل. عندما يقدم الناس ملاحظات ، غالبًا ما يميلون إلى استخلاص نتائج سابقة لأوانها ، وأحيانًا يفكرون في موقف ، وبناءً على ذلك ، يقدمون المشورة. لذلك ، أولاً وقبل كل شيء ، من الضروري التوضيح مع الزميل ما يعتقده أو كيف يمكن أن يشرح أفعاله في حالة معينة.

هناك 4 أسباب تجعل الناس لا يفعلون أي شيء:

  • () -: , , . .
  • / : .
  • .
  • . — .

سيساعد فهم دوافع الموظف على صياغة الرسالة بطريقة تسمعها وتقبلها في العمل. بالإضافة إلى ذلك ، في عملية الإجابة على أسئلتك ، يمكن للزميل أن يتوصل إلى حل للمشكلة بمفرده.

لإخبار القائمة - نضيف في هذه القائمة كل ما هو مهم لتقوله. عندما يتعلق الأمر بالتغذية الراجعة ، فمن المستحسن تسجيل حقائق محددة ، مؤشرات وإجراءات قابلة للقياس من قبل الموظف. من الأخطاء الشائعة استخدام الكلمات الشائعة في عملية الملاحظات. على سبيل المثال: "تجري المقابلات بشكل جيد ، ولكن لا تسمع أن المرشح يجيبك." السؤال "ماذا يعني" جيد "و" لا يمكن سماع "يعني؟ لا تجعلك تنتظر.

في مرحلة التحضير لـ TO TELL LIST ، حدد بنفسك معنى إجراء المقابلات بشكل جيد وعدم سماع إجابات المرشح. تدوين ملاحظات حول هذا ، على سبيل المثال:

+ . , , , , , .

− , . , .


من المستحسن أيضًا إضافة تفاصيل مهمة للحوار إلى القائمة ، والتي يسهل نسيانها. والأهم من ذلك ، الهدف الذي تريد تحقيقه من خلال تقديم التعليقات.

استعد لتكوين تعليق بحيث يكون مرتبطًا بالحالة وليس بالانطباعات الذاتية. استخدم عبارة "يؤثر على الفريق بهذه الطريقة ..." ، "سيسمح للزملاء الآخرين ..." ، إلخ. تجنب عبارات مثل "افعلها لأنك تحتاجها" أو "أريدها بهذه الطريقة".

فكر في سلوكك أثناء التحضير للمحادثة. خاصة إذا كنت مشحونًا عاطفيًا بسبب نتائج تصرفات زميلك. استمع لخلق جو مريح لفهم كلماتك. تذكر أن الاستماع إلى النقد يمكن أن يكون مؤلمًا للغاية.

عند الدعوة إلى اجتماع ، سيكون من الصحيح الإعلان عن محتوياته ، على سبيل المثال: "دعونا نجتمع ونناقش المقابلة التي أجريناها". من المهم أن الموظف آمن. لا تخف مسبقا مع التعليقات السلبية. إذا كان الزميل على علم بمحتوى الاجتماع ، فسيكون قادرًا على التحضير وفقًا لذلك.

ردود الفعل


في التواصل ، التزم ببنية المحادثة هذه:

صوت السياق. السياق العام: "أريد أن أتحدث معك عن المقابلة التي أجريناها بالأمس".

سياق الاتصال مع المحاور: كيف يرتبط هذا بزميلك؟ "عندما نجري مقابلة مع مرشح ، من المهم لنا أن نفهم أفكاره ونكتشف مدى توافر الصفات اللازمة. يمكنك المساعدة في هذا على النحو التالي ... ".

صوت الملاحظة. "إنني معجب بكيفية اتصالك بالمرشح. عندما تقول في البداية أنك قابلت من أجل التعرف على بعضكما البعض وليس من أجل التقييم - فهذا يزيل الضغط غير الضروري. لكنني لاحظت أنه في منتصف المقابلة ، غالبًا ما تطرح أسئلة لا يجد المرشح الوقت الكافي للإجابة عنها ".

صف العواطف."أخشى أن المرشح يغلق ولا يمكننا تقييمه بالكامل." في هذه والخطوات السابقة ، يتم استخدام رسالة I: "لقد لاحظت / أنا قلق". من المهم استخدام الرسالة الذاتية طوال الحوار لاستبعاد لوائح الاتهام.

معرفة موقف الموظف. "قل لي ، من فضلك ، هل تلاحظ ذلك بنفسك؟" لماذا تسأل الأسئلة في كثير من الأحيان؟ " امنح المحاور الفرصة لوصف الموقف ، واسأل أسئلة إضافية لمعرفة لماذا لا يتخذ الإجراءات المتوقعة.

تذكر أن هناك 4 أسباب: أنا لا أفهم ، لا أستطيع ، لا أستطيع ، لا أريد. خلال الحوار ، يمكنك معرفة أن زميلًا واثق من براءته - في رأيه ، يفعل ما هو مطلوب منه ، يرى شيئًا لا تلاحظه. عندما تحصل على الإجابة ، يمكنك المتابعة إلى الخطوة التالية.

اطلب الحل. لا تتسرع في تقديم المشورة للتدريب على الاتصالات أو الاستماع النشط. اسأل ، على سبيل المثال: "هل يمكنك إعطاء المرشح الفرصة للتحدث واتخاذ موقف أكثر ملاحظًا؟" بالنسبة للحالات الأخرى ، يكون السؤال العام مفيدًا: "ما الأفكار التي لديك حول ما يمكنك القيام به ...".

امنح الزميل الفرصة للتعبير عن أفكاره وافتراضاته. بناءً على ذلك ، يمكنك صياغة حل مقبول للجميع.

معًا ، قم بتشكيل قرار مؤقت أو نهائي بناءً على توقعاتك ودوافعك وقدرات زميلك ، وحدد التواريخ واتفق على الاجتماع التالي ، إذا لزم الأمر.

يمكن تطبيق خوارزمية لتقديم التعليقات في أي حالات عمل. استنادًا إلى 4 أسباب تجعل الأشخاص لا يفعلون شيئًا ، قد تتغير بعض جوانب هذه الخطوة:

  • "أنا لا أفهم" - اكتشف ما هو غير مفهوم ، وساعد في ربط الهدف بالمهمة. بيّن كيف تؤثر تصرفات الزميل على تحقيق الأهداف.
  • "لا أستطيع" - ربما يمكنك التدريس أو تنظيم الدورات أو تفويض هذه المهمة إلى شخص آخر. ميزة هذا الحل هو عدم وجود صراع محتمل خفي ، وهو مفيد لمزيد من العلاقات.
  • "لا يمكن" - حاول إيجاد خيار مقبول للجميع.
  • "لا تريد" - من المهم للغاية معرفة دوافع عدم الرغبة. ربما يريد الشخص الحصول على مهام أكثر إثارة للاهتمام ، ويمكنك ربط احتياجاته باحتياجاتك. على سبيل المثال ، حدد المهام التي تلبي بشكل أفضل اهتمامات واحتياجات الأعمال وتساعد الزملاء الآخرين على التطور.

احصل على تأكيد. في نهاية الحوار ، اطلب من زميلك أن يلخص الحل النهائي للموقف ونطقه مرة أخرى. سيساعد هذا العنصر على فهم ما إذا كنت أنت والمحاور يفهمان بعضكما البعض ، مما يعني تجنب التوقعات غير الصحيحة.

متابعة


بعد الاجتماع ، من المهم استكمال العملية ، وتلخيص المحادثة والقرارات المتخذة أثناءها. من المهم أن يقوم متلقي التعليقات بذلك. وبالتالي ، يتحمل مسؤولية القرارات المتخذة والاتفاقات التي تم التوصل إليها.

استخدم هذه القواعد العامة لتقديم ملاحظات وتذكر أنه يجب تطوير الحوار ، وليس دفعه إلى إطار عمل.

لمزيد من المعرفة المتعمقة حول هذا الموضوع ، يمكنك أن تأخذ دورة " إعطاء تعليقات مفيدة" في Coursera أو قراءة كتاب Sloan R. Weitzel ، "تعليقات فعالة". كيفية تشكيل أفكارك ونقلها ".

عمل منتج وعلاقات فريق قوية!

تم نشر أصل هذا النص على بوابة ProHR باللغة الأوكرانية

More articles:


All Articles