🚵🏽 🔼 🤦🏿 أتمتة صحفي. الجزء الأول: المهام والتقاويم 📊 🚉 🙅🏼

أعمل منذ أكثر من 15 عامًا كصحفي فني. أساعد في الحديث عن المنتجات والتقنيات ، وما الذي يمكنني إخفاؤه هنا ، وأندمج في استراتيجية الصيد.

هناك طلب بالنسبة لي ، لذلك كانت المهمة بالنسبة لي لسنوات عديدة هي تحسين كفاءة عملي. كما يقولون ، هناك الكثير من المهام المثيرة للاهتمام ، وأنا وحيد ...

لست على "الحدود القصوى" من حيث التكنولوجيا. ولكن إذا ظهرت بعض أدوات الأتمتة الشائعة في السوق ، فسيخبروني عاجلاً أم آجلاً عن ذلك سواء أردت ذلك أم لا. لذلك ، على مدى سنوات العمل ، جربت العشرات من "الأشياء التي تجعل الحياة أسهل". ولكن في النهاية ، تم استخدام القليل منها فقط. اريد التحدث عنهم.

(وهذا هو زوجي مرسوم على قميص) ؛

باختصار ، من المستحيل التحدث عن مجال كامل من النشاط ، لذلك سنغوص على مراحل. سأدلي على الفور بملاحظة: هذه ليست مراجعة للخدمات (يمكن تقريبًا استبدال أي منها بنظير) ، ولكن فقط قصة عن نهجي الشخصي. علاوة على ذلك ، سأتحدث "بكلماتي الخاصة" ، متجاهلة جميع السياسات التحريرية المطلوبة للعمل وتبسيط عملية إنتاج النص.

الجزء 1. المهام والتقاويم

إن عمل الصحفي التقني ليس فقط المحادثات التي لا تنتهي وكتابة المقالات ، ولكن أيضًا طبقة ضخمة من الروتين. بمجرد أن بدأ كل شيء بأوامر لمرة واحدة لمراجعة المقالات على المصادر المفتوحة. الآن عملي هو عملاق متحرك باستمرار ، حيث لا يمكنك تفويت المواعيد النهائية لطلب التعليقات ، والموافقة على الاقتباسات ، وإرسالها للتدقيق ، حيث توجد التزامات للمنشورات المنتظمة ، وما إلى ذلك.

الطريقة الوحيدة للحد من الفوضى التي تحدث في الحياة الواقعية هي التنظيم والتصنيف.

لدي ثلاثة أنواع من المهام

الأول هو الأحداث المرتبطة بالوقت - المقابلات والاجتماعات والاجتماعات. يمكن نقلها ، ولكن ليس بشكل فردي ، ولكن فقط بعد المناقشة مع المشاركين.

مثل هذه المهام أكثر ملاءمة لإنشاء على التقويم. يستخدم معظم شركائي في العمل تقويم Google ، وكذلك أنا. في إحدى المرات ، جربت جميع أنواع Outlook ، ولكن ربط مكان عمل واحد أو الرقص مع الدف للمزامنة مع الإصدارات المحمولة كان عقبة كبيرة.

النوع الثاني هو المهام واسعة النطاق ، حيث تحتاج إلى الكثير من الوقت المتبقي لتنفيذها. يجب أولاً تحميل المهمة في الدماغ ، ثم توليد النتيجة. مثال: إنشاء نص مقال بناءً على معلومات تم جمعها مسبقًا. هذا أمر يصعب القيام به مع النهج الصغيرة.

والثالث هو الروتين الكامل الذي يحيط بالمهمتين الأوليين. ثمانية مكالمات تتعلق بترتيب وقت المقابلة ، وخمس رسائل تذكير للمتحدث بشأن الموافقة على عروض الأسعار ، والموافقة على المواعيد النهائية والخطط المواضيعية ، وكتابة الأسئلة والمناقشة الأولية مع عميل النص ، وطلب صور المتحدثين إلى المقالات الجاهزة ، إذا كان المحررون يطلبون ذلك ، إلخ. وهذا يشمل أيضًا فئة المهام التي ظهرت منذ وقت ليس ببعيد لإضفاء الطابع الرسمي على أنشطة رواد الأعمال الأفراد (العقود ، الأفعال ، الحسابات ، دفع الضرائب). إلى جانب ذلك ، هناك أمور عائلية - لوجستيات الأطفال ، وإمدادات المنازل: المنتجات والمواد الاستهلاكية وأكثر من ذلك بكثير.

بالنسبة للنوع الأول من المهام ، تحتاج إلى تقويم ، أما الباقي - فهو بطلان (رأيي فقط). لا يمكن خلط مهام النوع الثاني والثالث في قائمة واحدة ، لأن وهذا يعطي فكرة خاطئة عن إجمالي الوقت المتاح للعمل ، ولكن من الأفضل "استبدال" المهام الأولى في القائمة بالمهمة الثانية. بشكل عام يتم فصل الشؤون العائلية بشكل أفضل عن العمل ... وكيف يتم تنفيذ ذلك؟

قبل 10 سنوات ، دون وجود مثل هذا التصنيف الواضح في رأسي ، فكرت في الكفاءة وبدأت مع قرص Excel والمهام في Thunderbird ومحاولات تخصيص Outlook الوحش. لكن في عام 2011 ، اتخذت قرارًا مهمًا بترك 100٪ بعيدة. في البداية ، لم أتمكن من تولي المهام بنسبة 100٪ من وقت العمل واستخدمتها لإجراء دراسة شاملة وإعداد عملية العمل. وشملت تتبع الوقت ، وقراءة الكتب عن الفعالية الشخصية وإدارة الحالات ، واختبار مختلف الأدوات الموصى بها. انتهى وقت الفراغ بسرعة - ظهرت المهام مقابل المال - ولكن عادة RTM (تذكر الحليب) ، التي كانت لا تزال بالتزامن مع أجهزة الكمبيوتر المحمولة Evernote ، خرجت من كل هذا النشاط. في وقت من الأوقات كان لدي حساب مدفوع لكليهما ...

في عام 2015 ، إلى جانب الانخفاض في عملهم بسبب ولادة طفلهم الأول ، كان عليهم إعادة النظر في جدوى استخدام حسابات مدفوعة للخدمات الأجنبية - من المفهوم لماذا. منذ تلك اللحظة ، تجاوزت الأحجام وتجاوزت المؤشرات السابقة. ولكن الآن نفس الشيء ، أفضل فقط ، متاح مجانًا.

كيف يبدو كل شيء الآن. RTM

مركز كل شيء هو RTM ، مع إصدار ويب. أستخدمه كـ "مركز التحكم في الفوضى" الخاص بي. على الرغم من أهمية التنقل بالنسبة لي (جهاز كمبيوتر يعمل - كمبيوتر محمول / جهاز لوحي - هاتف ذكي من أجل "سد الثقوب" بسرعة على الطريق) ، فإن التطبيق على الهاتف الذكي لم يعمل معي. في البداية تداخل نموذجهم مع المزامنة مرة واحدة يوميًا على حساب مجاني ، ثم على النموذج المدفوع "لم يفعل" ببساطة. ما زلت أستخدم التطبيق فقط في حالات الطوارئ عندما أحتاج إلى تسجيل نشاط تجاري ، وبعيدًا عن أي من أماكن العمل.

أستخدم القوائم (حسب العميل) والعلامات (حسب الوظيفة) والقوائم الذكية:

جميع مهام العمل ذات الصلة (أي جميعها باستثناء قائمة "يومًا ما") ،
. , , - ( ), “” , ;
( / / ). , . , , , . .. , “” ;
- ( — , - , , ). , - , — . , “ ”, , . , “” ( -), — , . ;
. , , — “” (). / . , “” ( — Time_error). , - , , .

قبل عام ، حددت المهام على الطريق (بغض النظر عن العميل وطبيعة النشاط). عاشت في الضواحي ، للخروج من المنطقة ، استغرق الأمر بعض الوقت. حاولت التخطيط لجميع الشؤون الميدانية لمدة أسبوع في يوم واحد. ونتيجة لذلك ، تم الحصول على تحسين غير حمضي للوقت. ولكن مع الانتقال إلى المركز ، فقد هذا "فنغ شوي" معناه - يمكن الآن إجراء جزء من الأمور بشكل عام في الوصول لمدة 10 دقائق على سكوتر كهربائي.

بالمناسبة ، قمت أيضًا بفرز الأشياء في القوائم حسب مكان التنفيذ من قبل ، ولكن اتضح أن هذا يؤثر في مكان ما في 5 ٪ من السجلات ، وبالتالي فإن التأثير الكلي قريب من الصفر. لقد حددت أيضًا الحالات المتعلقة بالدفع (عندما يتم الاتفاق على المستندات أو توقع الأموال). في بعض الأحيان احتاجت عائلة شابة إلى المال بشكل عاجل - أردت أن أفهم ما يمكن لأفعالي تسريع شيء ما. تأتي هذه الممارسة وتذهب ، اعتمادًا على نسبة الدخل إلى النفقات.

لتسليط الضوء على المهام الصغيرة من المهام الكبيرة ، بالإضافة إلى المكالمات والرحلات من أي شيء آخر ، أستخدم ملاحظات إضافية في رأس المهمة.

"0 -" ألاحظ الأشياء القصيرة التي يمكنك القيام بها أثناء فترات الراحة (تحقق سريعًا ، أرسل ، تذكير بالبريد) ،
يتم استخدام "CALL:" و "EXIT:" ، على التوالي ، للمكالمات الهاتفية والحالات خارج المنزل.

يمكن تنفيذ الشيء نفسه مع العلامات ، ولكن منهجي يجعل من السهل التأثير على تفاصيل الفرز حسب الموعد النهائي ولا يتطلب رسم اشتراك شهري.

بالكاد أستخدم أولويات RTM المضمنة - أفتقد درجاتها الأربعة. في الواقع ، أستخدم أولويتين - أعلى ولا شيء - مضيفا منطقتي:

المهام القصيرة ذات الأولوية القصوى تصل تلقائيًا إلى أعلى القائمة (كما كتبت أعلاه ، لديهم فهرس "0-").
قمت بتعيين المهام الطويلة ذات الأولوية القصوى في صباح يوم العمل في قائمة الانتظار يدويًا ، وقم بتعيين الأسماء "1-" ، "2-" ، وما إلى ذلك أولاً. في بعض الأحيان يتم الحفاظ على هذا التصنيف لمدة 2-3 أيام دون تغيير.
المهام بدون أولوية في نهاية القائمة.

مثل هذا المخطط مناسب ، لأن لدي مهام واسعة النطاق من النوع الثاني (2 - 5 ساعات) ، أي كل هذا لا يجب إعادة بنائه عدة مرات في اليوم.

في الملاحظات الخاصة بالمهمة في RTM ، أقوم عادةً بتخزين الارتباطات للمستندات الضرورية: ملف يحتوي على المقابلة ، نص فك التشفير ، رسائل على المهمة في البريد. في السابق ، كان كل هذا يندرج في ملاحظات Evernote ، التي كانت مرتبطة بالمهام. لكن الممارسة أظهرت أنه من الأسهل عدم اختراع خدمة إضافية لتخزين النصوص والارتباطات التشعبية للمشاريع الحالية. الأرشيف هو أمر آخر ، لكني سأخبرنا عنه مرة أخرى.

طريقة عرض التقويم

RTM لديه عيب واحد مهم - لا يوجد عرض التقويم. يمكن فرز المهام حسب الوقت ، وما إلى ذلك ، ولكن إليك "الشهر" الكلاسيكي ، كما هو الحال في تقويم Google ، لا يمكنك رؤيته هنا. لذلك ، يتم استخدام تقويم Google المذكور بالفعل لتسجيل معلومات حول المقابلات والاجتماعات. هناك حافز إضافي في اتجاه هذه الأداة هو حقيقة أن العديد من عملائي يستخدمونها أيضًا. شارك المواعيد المجدولة بسهولة عبر البريد.

كانت المشكلة الكبيرة حتى وقت قريب هي المزامنة المنحنية لـ RTM وتقويم Google. افتراضيًا ، كانوا مستعدين لإرسال قوائم المهام الكاملة ذهابًا وإيابًا. ومؤخرًا ، توقفت Google بشكل عام عن دعم أي وظيفة تم من خلالها تنفيذ هذه المزامنة في الإصدار المجاني. أحتاج إلى الاحتفاظ بسجلات للمقابلات المخططة من التقويم في RTM (وفقط في هذا الاتجاه). اتضح أنه يمكن القيام بذلك من خلال IFTTT. عند إنشاء أو تغيير حالة في التقويم ، ترسل لي الخدمة بريدًا إلكترونيًا إلى حساب RTM ، وبالتالي إضافة مهمة مع معلمات معينة. لذلك عند التخطيط لأسبوع ، أرى في طريقة عرض التقويم (الشهر) ما تم إصلاحه في أي يوم. وفي كل صباح ، عند فتح RTM ، أحصل على الجزء العلوي من قائمة المعلومات حول الأشياء المخطط لها لفترة معينة.

التكامل حيث يتم فقدان المهام

يستخدم IFTTT أيضًا لجمع المهام من حسابات مختلفة. لدي عملاء يستخدمون Trello و Asana. عندما يتم تعيين مهمة لي هناك ، تقع المعلومات المتعلقة بها من خلال IFTTT في قائمة المهام الخاصة بي. أستجيب للعميل في المشروع في نظامه ، ولكن يمكنني تنفيذ التخطيط الخاص بي في نافذة واحدة. هذا قيم للغاية.

وبالمثل ، قمت ببناء مهام إضافية عبر برقية برقية.

في وقت الزيادة الحادة في الحمل بعد المرسوم ، لاحظت أنه يمكن أن أفقد المهمة بسهولة عندما أتلقى الكثير من المكالمات المختلفة على قنوات مختلفة. لكن هذه الخسارة تحدث فقط في وقت التبديل بين التطبيقات. أولئك. كتبوا لي ، على سبيل المثال ، في السلة ، أن النص يجب تصحيحه. من المرجح أن أنسى الأمر إذا دخلت إلى تطبيق RTM للجوال لإضافة مهمة ، وفي هذه اللحظة سيتصل شخص ما. بعد المكالمة ، أرى واجهة RTM ، لكنني لا أتذكر سبب الحاجة إليها ...

المخرج هو إصلاح حقيقة المهمة نفسها قبل مغادرة التطبيق. لذا تتم إضافة المهام الخاصة بي من خلال برنامج telegram bot (من IFTTT) وعبر Gmail (خيار "إضافة إلى المهام" ودمج المهام مع RTM عبر Zapier) - في حالتي ، هاتان القناتان الرئيسيتان لتلقي المهام.

Trello للمهام العائلية

وصفت النوع الثالث من المهام ، ذكرت شؤون الأسرة. لكي لا نخلط بينها وبين كل شيء آخر ، اخترت خدمة مختلفة بشكل أساسي - Trello. لشخصين مع زوجي ، لدينا لوحة حيث يتم التخلص من جميع الأشياء المتعلقة بالإصلاحات ، ورياض الأطفال ، والخدمات اللوجستية المنزلية ، وما إلى ذلك. على وجه التحديد لا يوجد أتمتة. من لوحة "المنزل" في RTM أو مهام التقويم يتم الحصول عليها فقط في حالات الطوارئ. وفقط باليد.

هذا كل شيء لهذا اليوم. في المرة القادمة سأتحدث عن العمل مع المتحدثين. في هذا الجزء ، ليس كل شيء واضحًا جدًا ، لذلك ، سيتم مناقشته ليس فقط حول ما أستخدمه بالفعل ، ولكن أيضًا حول كيفية ظهور هذا النوع من النشاط بشكل أساسي ولماذا لا يمكن استخدام الأدوات الموجودة لذلك. ربما سيقول لي العقل الجماعي شيء هنا؟