هل تحل قائمة cheklists اللوائح؟

في العمل ، كان عليّ تنفيذ إدارة المشاريع في شركة واحدة كبيرة وناعمة ، من حيث الإدارة ، الشركة. "كسرت" القديمة وحاولت بدء عمليات تجارية جديدة. كتبت القواعد ، وأجريت تقييمات الناس في المصفوفات التحفيزية.
وقع الرئيس التنفيذي على أوامر لم يتبعها أحد تقريبًا. لقد قمت بإشراك قمم الشركة في العملية ، لكنهم لم يجدوا الوقت للنظر في مستند واحد أو آخر. أراد بعض مديري المشاريع بصدق أن يعيشوا وفقًا للقواعد الجديدة ، لكنهم لم يفهموها. حاولت أن أجعل المستندات بسيطة ومفهومة قدر الإمكان ، لكن هذا لم يؤد إلى نتائج.

أدركت أن التنظيم هو وثيقة مملة لا تهمني إلا ، فالفهم الدقيق للتنظيم يتطلب مثابرة ورغبة خاصة وعقلية فضوليّة. لا يمكن أن يكون الترتيب أو المستند أو كتلة نصية أخرى أداة تشرح قواعد الحياة وتنشرها. لا يمكن أن يلهم النص الجاف ، والنص الإبداعي غير مقبول في بيئة الشركة.

ثم قررت استبدال اللوائح بقوائم المراجعة. ساعدت قوائم المراجعة الشخص على عدم نسيان الأكثر أهمية في مرحلة ما ، لكنها لم تقدم فهمًا للعملية ككل. لم تتمكن قوائم المراجعة من وصف العمليات التجارية ، وهذا هو بالضبط ما هو مطلوب.

ثم ذهبت لتجربة ودمجت وصف عملية الأعمال وقائمة المراجعة العادية المعتادة. أطلق أحد المديرين هذه الطريقة على مترو موسكو ، وأطلق عليها اسم تدفق أو عملية اختبار.

لقد كسرت متطلباتي لمديري المشاريع في كل مرحلة في شكل قوائم مرجعية هرمية وصممتها في شكل مخطط شجرة. اتضح نوعًا من التحلل في قوائم المراجعة للمراحل المهمة من المشروع.

يمكن لكل مدير رؤية جميع المتطلبات على ورقة A4 واحدة واستخدام هذه الأداة في عمله اليومي.

من خلال مربعات الاختيار ، حددت الخطوات التي يجب إكمالها. إذا كانت خانات الاختيار تحتوي على أرقام ، فهذا يعني أن الإجراءات يجب تنفيذها في هذا الترتيب.



إذا لم يكن هناك أرقام ، فيجب على المدير تنفيذ جميع الخطوات على الفرع ، ولكن التسلسل لا يهم.



إذا أردت الإشارة إلى الخطوات أو الأدوات الاختيارية التي يمكن استخدامها ، فقد قمت بتعيينها بنقطة على سطر قائمة التحقق.



في وقت لاحق بدأت في إضافة عصي راديو حتى أتمكن من تفرغ قوائم المراجعة حسب الظروف. في حالتي ، كان مثل هذا الشرط في الغالب هو نوع المشروع: نموذجي أو فريد (كما أطلقنا عليه)

تم تفكيك الفروع التي ابتعدت عن قوائم التحقق الجذرية ، كما كانت ، وقائمة المراجعة وعلى مستوى أقل تشرح ما يجب القيام به.



والمثير للدهشة أن هذا النموذج أصبح مفهومًا تمامًا لمعظم مديري المشاريع والإدارة. نظرة واحدة كانت كافية لفهم المتطلبات والعملية ككل. أعطت النسخة المطبوعة من القائمة المرجعية الرأس أداة ضبط النفس. يمكن للشخص وضع علامة على الخطوات المتخذة ، كما هو الحال في قائمة التحقق العادية.

كما أصبحت مواءمة عمليات إدارة المشروع مع الإدارة العليا أسهل. اتفقنا للتو على قائمة المراجعة ، ولم تهتم اللوائح بأي شخص. لقد اقتصروا على خط مثل: "يجب على مدير المشروع الامتثال لمتطلبات قائمة مراجعة إدارة المشروع".

أدركت لاحقًا أنه يمكنني استخدام هذه الأداة لأغراض شخصية. قرأت الكثير من كتب الأعمال واعتدت على استخدام خرائط العقل لبناء طرق جديدة. لكن خرائط العقل لا تساعد على تصور تغييرات العملية. عندما تقرأ الكتاب ، فأنت تريد تغيير مبادئ العمل الخاصة بك في منطقة معينة ، ولا تنس أن تتخذ خطوات مهمة لم تكن قد اتخذتها من قبل.



لقد بدأت في استخدام تدفقات الاختبار (قوائم المراجعة الرسومية) لتغيير مبادئ عملي في منطقة معينة ، وفي رأيي ، هذه أداة مناسبة إلى حد ما. بعد قراءة الكتاب ، أقوم بصياغة قواعد جديدة لنفسي في شكل قائمة تحقق ، ثم أشارك هذه القواعد مع الأشخاص الذين رأيهم مهم بالنسبة لي. أرسل إليهم قائمة تحقق بالبث وأقول شيئًا مثل: "مهلاً ، ما رأيك إذا تصرفت بهذه الطريقة في مثل هذه المواقف؟" أتلقى تعليقات ، ومن المدهش أنه لا توجد أسئلة حول ماهية هذا الشيء وكيفية فهمه.

هذه تجربة شائكة ناجحة! كيف تعاملت مع مثل هذه المهام؟ تؤمن بكفاءة الوثائق!؟