🐗 🔒 💆🏼 نترجم بوابة الشركات في Microsoft Teams 💪🏼 📂 🐏

مرحبا يا هابر!

فرق مايكروسوفت للشركات رسول جمهور تجاوز 20 مليون مستخدم يوميا، و شركة قالت يوم 19 نوفمبر 2019.

لا تزال الفرق متقدمة على منافسها - رسول الشركات Slack ، الذي يضم الآن 12 مليون مستخدم.

في رأيي المتواضع ، هذه فجوة منطقية إلى حد ما ، والتي سوف تنمو فقط. لقد صنعت Microsoft منتجًا ممتازًا يسمح لك بالعمل بشكل فعال في فريق ، خاصة عندما يتم توزيعه جغرافيًا.

لقد كنا نستخدم Teams تقريبًا من اليوم الأول من وجودها في السوق الروسية ، ومؤخرًا في شركتنا ، تم ضغط البوابة المحبوبة بشكل تقليدي على SharePoint Server ، وتم تخفيض عدد محادثات البريد بمتوسط 5-7 مرات.

هذا الموضوع كبير جدًا لدرجة أنه لا يمكن أن يتناسب مع مقال أو مقالين ، لذلك سأبدأ بنهج عام لاستخدام Microsoft Teams كنقطة دخول واحدة لموظفينا. أخطط أيضًا في المستقبل القريب لإصدار سلسلة من المقالات الفنية إذا كان الموضوع محل اهتمامك.

كيف كانت البوابة القديمة؟

تم إنشاء بوابتنا القديمة على Microsoft SharePoint Server ولم تكن مجرد بوابة ، بل هي نظام متكامل تمامًا لموظفي الشركة ، والذي يتضمن الكتل الرئيسية التالية:

الموظف الجديد هو كل ما يحتاج الموظف الذي يبدأ العمل معنا أن يعرفه. في الواقع ، هذه قاعدة معرفية صغيرة تتضمن مهمة الشركة والروابط المفيدة والوصول إلى المجتمعات الداخلية والمزايا الأخرى للتكيف السلس للموظفين.
– , , , . , , , , , .
– «» . , , , . 40 -.
. - : , , , HR. – .

دعوني أريكم مثالاً عن كيف بدا مجتمع المحللين.

أدى إدخال بوابة الشركة إلى زيادة كفاءة الشركة بنسبة 15٪ وجعل الحياة أكثر سهولة للمكاتب البعيدة.

كانت العيوب الرئيسية هي:

انقطاع مع قناة الاتصال الرئيسية في الشركة (في ذلك الوقت كان البريد + الظل تكنولوجيا المعلومات في شكل مجتمعات في سكايب).
للمشاركة في المناقشة أو الاطلاع على الأخبار أو إجراء استطلاع ، تحتاج إلى الانتقال إلى البوابة.
عدم وجود عميل متنقل ملائم.
التصميم المتواضع.

مفهوم البوابة في Microsoft Teams

بدأنا في تطوير مفهوم مساحة الشركات الجديدة في Microsoft Teams وفقًا لمنهجية Microsoft (تقييم الفرق) ، والتي تتضمن اجتماعات مع فرق رئيسية ، والعمل على سيناريوهات تفاعل نموذجية وتكييف هذه السيناريوهات مع إمكانات Office 365.

وعقدت الاجتماعات الأولى مع مديري الشركات (إدارة المديرين ، الموارد البشرية ورؤساء الأقسام والمجتمع ومديري المشاريع). ونتيجة لذلك ، أصبحت الاتجاهات العامة للتغييرات واضحة:

انقل جميع الأعمال الروتينية (تكييف الموظفين ، وتذكير المهام ، وإرسال المعلومات والمزيد) إلى برامج الروبوت للدردشة.
قم بتطبيق موجز أخبار على موقع أخبار SharePoint Online الذي يتصل بسلاسة Teams ويرسل خلاصات الأخبار بشكل استباقي دون الحاجة إلى تسجيل الدخول إلى SharePoint.
قم بتوزيع خدمات الشركة الشعبية عن طريق القنوات والبوتات بحيث تتناسب مع سيناريوهات العمل الجماعي. على سبيل المثال ، امنح مديري المشاريع إمكانية الوصول إلى حجوزات غرف الاجتماعات والأفعال وخطط الإنتاج والتقاويم ؛ إدارة علاقات العملاء وقاعدة المعرفة والعقود - للبائعين ، إلخ.
اشرك الأدوات الأخرى التي يمكن أن تزيد من فعالية الاتصالات (Planner و Stream و GitHub وغيرها).

موظف جديد

في السابق ، على بوابة الشركة ، كان لدينا صفحة مبتدئ ، تسرد الخدمات الرئيسية للشركة ، والوصول المشترك ، والمسؤولة عن العمليات التجارية.

مع تقديم Microsoft Teams ، ذهبنا إلى أبعد من ذلك. تقرر إجراء عملية تكيف كاملة باستخدام برامج الروبوت للدردشة.

تبدو هكذا:

SharePoint Online . , – 1, SAP .
HR , -.
. , . – Microsoft Teams. ( -).
HR , ( , , ).
بعد الوصول إلى العمل ، يقوم برنامج التتبُّع وفقًا لعملية العمل المعلنة بإرسال الموظف تدريجيًا إلى جميع المعلومات الضرورية: من هو رئيسك في العمل ، وروابط إلى الموارد ، وقواعد الشركة ، وما إلى ذلك.
بمرور الوقت ، يجمع البوت ملاحظات حول ما إذا كان الموظف راضياً عن كل شيء في الشركة.

أخبار وأحداث الشركة

لتنفيذ قنوات الاتصال الرئيسية من قبل الموظفين ، قمنا بإنشاء فريق منفصل.

في الوقت الحالي ، يمتلك الفريق عدة قنوات:

مشترك.
وظائف
حياتنا.
موظف جديد.
خدمات.

سنواصل تحسين هذا المفهوم. في الوقت الحالي ، لا يمكن لجميع الموظفين المدرجين في الفريق الكتابة إلى القناة المشتركة. للمتحدثين هناك قناة حياتنا . يجتمعون في رحلة تزلج ، ويشتريون أجهزة غراموفون قديمة ويأخذون أطفالهم إلى أكواب معًا.

تم إنشاء فرق منفصلة مع المشاركين والفروع للمتحدثين الفريدين مثل مجلس المرأة أو تبادل القرصنة الحياة السياحية.

تحتوي القناة العامة على العديد من علامات التبويب.

يعتمد تكوين علامات التبويب على اتجاه القناة. في حالتنا ، تستحق علامة التبويب الأخبار أقصى قدر من الاهتمام . عندما تذهب إليها ، تفتح صفحة الأخبار من SharePoint Online على الفور.

خدمات الشركة

يستحق موضوع تقديم الخدمات لموظفي الشركة وظيفة منفصلة. لا يمكن ويجب أتمتة جميعهم في O365 لأسباب مختلفة. غالبًا أيضًا لأن الشركة قد استثمرت بالفعل في حلول أخرى لأتمتة عمليات الأعمال (في ذاكرتي ، كانت هناك شركات يجب أن يعمل فيها موظف واحد في 10 أنظمة مختلفة أو أكثر).

لم نرحل بعد جميع خدماتنا إلى SharePoint Online. ومع ذلك ، أردنا حقًا أن يكون لموظفينا نافذة واحدة للحصول على المستندات والشهادات والخدمات اللازمة على الفور.

كانت هذه النافذة روبوت الدردشة في Microsoft Teams.

ننتقل إلى الروبوت مع حوار عشوائي أو ببساطة اختيار الخدمة المطلوبة من القائمة وحل مشاكلنا دون مغادرة التطبيق.

يتم العمل في وضع حوار بسيط وفي البطاقات المدمجة لعمليات أكثر تعقيدًا.

على سبيل المثال ، عملية طلب القرطاسية.

يمكن للبوت إرسال الموظفين في رحلات العمل ، وإنشاء المهام ، وطلب المعلومات اللازمة ، وإرجاع نماذج الملاحظات ، ومهام التنسيق ، وما إلى ذلك. علاوة على ذلك ، في الخلف يمكن أن يكون لديه أي نظام يحتوي على واجهة برمجة تطبيقات.

وبالتالي ، أصبحت Microsoft Teams نقطة الدخول الرئيسية للإطلاق السريع للعمليات التجارية. وفي هذا الصدد ، بطبيعة الحال ، فإن قيمته الرئيسية هي وجود عميل متنقل.

مجتمعات

قمنا بتطبيق المجتمعات على نفس مبدأ الفرق. سأريكم مثال فريق التسويق كيف يمكن تنظيم هذه المساحة.

القناة المشتركة هي العمل الرئيسي للفريق. يتم إجراء جميع المناقشات في موضوعهم ، وهو أمر مريح للغاية.

والأكثر ملاءمة أن تتمكن من تحرير أي مستندات (خاصة العروض التقديمية) بشكل مباشر من علامة التبويب " المستندات" .

يمكن وضع قاعدة معارف المجتمع بالكامل في علامة تبويب منفصلة كمكتبة مستندات وفي أدوات أخرى.

في قنوات المجتمع ، نقوم بتشغيل Planner بنشاط. في علامات التبويب الأخرى ، هناك كل ذاكرة الوصول العشوائي للمؤتمرات والمحتوى والعمل مع الموردين.

بدلا من الاستنتاج

ما زلنا بصدد نقل كل ما تم تجميعه في الشركة إلى النظام البيئي O365 ، لكننا نشهد الآن نتائج إيجابية في مكاننا وشركائنا وعملائنا.

قرأت في مكان ما عبارة "الابتكار رياضة جماعية". وفي Microsoft Teams ، تنعكس هذه العبارة بالكامل.

نترجم بوابة الشركات في Microsoft Teams