🔲 🤷🏿 🐍 ترتيب المهام ذات الأولوية - تطبيق IL TEMPO 🥊 👨🏾‍💻 👨

لقد اهتمتني تقنيات إدارة الوقت وأنظمة المحاسبة المختلفة للمهام اليومية منذ الأيام الأولى للعمل في المكتب. أصبحت مصفوفة أيزنهاور خلاصًا من مستنقع الشؤون الروتينية ، وفي البداية أنقذتها من الاستخدام غير الفعال لوقت العمل. ولكن ، بعد عدة أشهر ، زاد عدد المهام كثيرًا لدرجة أن التقنية الرباعية أظهرت نقاط ضعفها. من أجل النظر فيها بشكل أفضل ، نتذكر مبدأ بناء مصفوفة أيزنهاور. محورين: الاستعجال والأهمية ، و 4 أرباع ، على التوالي:

عاجل وهام
عاجل وغير مهم
ليست عاجلة وهامة
ليست عاجلة وغير مهمة

من المفترض أن يقوم الشخص نفسه بتقييم مهامه وفقًا لمعايير الاستعجال والأهمية ، ثم وضع النتائج في الأرباع المناسبة.

ثم هناك تعليمات بسيطة: يتم تنفيذ المهام العاجلة والمهمة بشكل مستقل وفوري ، ويتم تفويض الاستعجال وغير المهم لشخص ما. ليست عاجلة ، ولكن يمكن تأجيل المهام المهمة ، ولكن من المؤكد أنه يمكن القيام بها بشكل مستقل ، ولكن المهام العاجلة وغير المهمة تعادل بشكل عام حمولة لا معنى لها - يُنصح بتأجيلها إلى أجل غير مسمى أو تفويض بلا رحمة ، بشكل عام - عدم منحها أي قيمة كبيرة لعملية العمل .

إذا لم يكن تقييم إلحاحية المهام صعبًا للغاية - في وجود أو عدم وجود مواعيد نهائية ، فكيف يمكن تقييم الأهمية؟ علاوة على ذلك ، فهي قاطعة للغاية: فهي مهمة وليست مهمة. على سبيل المثال ، لم يكن لدي أي مهام غير مهمة تقريبًا - فأنا ببساطة لا أقوم بتعيينها لنفسي في البداية. جميع المهام مهمة بدرجة أو بأخرى ، وتقييم هذه الدرجة فقط هو الصعوبة الرئيسية في التخطيط. ومتى تكون هذه المهام 10 قطع في كل ربع؟ من أين أبدا؟ وهؤلاء العشرة المهمون ، لكن ليسوا عاجلين ، يتحولون بهدوء إلى 10 لا يقل أهمية ، ولكن بالفعل عاجل تمامًا إلى 10 متاحين بالفعل! وهؤلاء العشر عاجلين ، لكن ليس المهم؟ ما تفويضهم؟ كما لو أن كل شخص لديه طاقم من المساعدين والمساعدين ، على استعداد لتولي كومة من مهامه ومهامه. عادة لا يتعلق الأمر بالتفويض - عندما يتم نقل التحكم في التنفيذ إلى الشخص المفوض ، ولكن إلى تحديد المهمة - و ،في بعض الأحيان ، يتطلب المزيد من الموارد لرصد التنفيذ أكثر من قرار مستقل.

كما تظهر تجربة العديد من المؤلفين ، بما في ذلك على GTD Hub - أحد الأسباب الرئيسية للتسويف هو وجود مهام مكافئة. الصراع الداخلي بسبب عدم وجود ترتيب واضح حسب الأولوية يمنع الاستخدام الفعال لوقت العمل.

منهجية التقييم الخاصة

لقد كنت في حيرة من البحث عن نظام يمكنه تحديد المهام نفسها ، ويجب أن أقوم فقط بتنفيذ المهام في القائمة - من الأعلى إلى الأسفل. لا تحليل ABC ، ولا باريتو ، ولا الطرق الأخرى جعلت من الممكن إزالة هذا الحمل وفقًا لتصنيف المهام - في كل مكان كان على الشخص أن يختار بشكل مستقل أولوية المهمة.

وبدأت في تصنيفها بنفسي. حسب الأهمية ، قسمت المهام إلى 4 أنواع - شفافة ومتاحة. يمكن تعيين كل مهمة بسهولة إلى واحدة من أربع فئات. عند اختيار فئة ، استرشدت بالمبدأ من العكس: ليس "ما الذي يؤدي إلى حل المهمة" ، ولكن "ماذا سيحدث إذا فشلت المهمة ولم تكتمل في الوقت المحدد؟" لذا ، درجات الأهمية:

. - . ( ), , . . «» , .
. , , . .
. . . , - . , — .
. . : , , . , , : « — », ..

هذا النظام لتصنيف المهام حسب الأهمية سهّل بشكل كبير عملية توزيع المهام ، لكنه لم يساهم في تحقيق الهدف الرئيسي - إعطاء الأولوية للتنفيذ المتسلسل. أدركت أنه كان من الضروري تعقيد عملية حساب الأولوية وإضافة معايير جديدة لتقييم المهام.

لذلك ، منذ سنوات عديدة ، ظهر نظام تصنيف المهام الأول الخاص بي في شكل قرص Excel. كانت معايير التقييم معلمات كلاسيكية:

أهمية
الاستعجال

الأهمية التي أخذناها بعين الاعتبار بالفعل ، 4 فئات (من 1 إلى 4). على سبيل الاستعجال ، حددت أيضًا 4 فئات مع تعيين كل مؤشر للطوارئ بترتيب متزايد:

الوقت لإكمال أكثر من 48 ساعة
مدة تنفيذ 8-48 ساعة
مدة 2-8 ساعات
الوقت لإكمال أقل من ساعتين

وسأشرح الآن كيف حاولت حساب هذا المؤشر السحري ، والذي بموجبه يجب بناء المهام نفسها مع الأولوية المثلى للتنفيذ.

في البداية ، من أجل الحصول على مؤشر الأولوية ، قررت ببساطة أن ألخص قيم الأهمية والإلحاح ، لكنني أدركت بسرعة أن أهميتها ليست متساوية. كانت المهمة الأقل أهمية ، ولكن الأكثر إلحاحًا لها نفس مؤشر المهمة الأكثر أهمية ، ولكنها أقل إلحاحًا (1 + 4 = 4 + 1). على الرغم من أنه حتى من حيث الأرباع ، فإن هذا ليس صحيحًا. من الواضح أن الأهمية لها وزن أكثر من الإلحاح ، لذا يجب مضاعفة أهمية الأهمية ، عند حساب الأولوية ، بعامل متزايد.

لقد جربت هذا النظام في العمل لعدة أسابيع وحصلت على النتيجة التالية: مع عدد كبير من المهام ، بدأ الناقل في التعطل - صغير ، مهم بشكل معتدل وليس مهام عاجلة متراكمة ، تحول إلى عاجل وانتهت صلاحيته بشكل منهجي ، حيث كانت ذات أولوية أقل مقارنة بأكثر المهام المهمة التي تصل باستمرار. أدى انتهاك شروط هذه المهام إلى تأثير سلبي ملموس للغاية على عملية العمل بأكملها. على سبيل المثال: 3 ساعات قضاها في مشروع كبير لم تسمح بخمس مكالمات لمدة دقيقتين لمشاريع أقل أهمية. وأصبحت هذه المكالمات الخمسة الفائتة ، في النهاية ، مشكلة أكثر خطورة من انتهاك الموعد النهائي لمهمة رئيسية لمدة 10 دقائق.

يتطلب النظام مقدمة جديدة. وأدخلت معلمة التعقيد. هذا هو عدد الساعات المطلوبة لإكمال المهمة. التعقيد هو معلمة لا غنى عنها لحساب الأولوية.

هذا فقط ، على عكس الأهمية والإلحاح ، كلما انخفض التعقيد - كلما زادت الأولوية! لذلك ، لم أضيف قيمة معلمة التعقيد إلى مجموع المتغيرين الأولين ، ولكن الكسر العكسي لهذا الرقم.

وهكذا ، سمح لنا إدخال معلمة التعقيد بعدم إغفال المهام البسيطة التي لا تتطلب الكثير من الوقت لإكمالها. إذا استغرق الأمر بضع دقائق لكتابة خطاب أو مكالمة هاتفية ، فمن الأسهل القيام بذلك على الفور ، دون تأخير ، ثم المتابعة فقط للمهام الصعبة والمهمة.

لعدة سنوات ، تغيرت صيغة حساب الأولوية وتحديثها عدة مرات ، متضخمة مع معاملات إضافية لتحسين النتيجة. على سبيل المثال ، بدأ حساب قيمة الاستعجال بالصيغة ، وليس بتطبيق القيم من 1 إلى 4 وفقًا للظروف المحددة.

التشغيل الآلي

كل شركة لديها بعض الوسائل لتخطيط ومراقبة المهام اليومية. يمكن أن يكون CRM أو جدولة أو منظم. تبدأ زوجتي ، على سبيل المثال ، يوم العمل لسنوات عديدة على التوالي من خلال كتابة المهام على ورقة. يستخدم شخص ما ملصقات على الشاشة ، ويستخدم البعض الآخر أنظمة إدارة المشاريع التجارية أو الخاصة ، ويستخدم البعض الآخر تذكيرات في Outlook. كل هذا ، بدرجة أو بأخرى ، مفيد وضروري. ولكن ، نظرًا لأن نظام تحديد الأولويات الخاص بي تم على ركبتي في Excel ، كان علي استخدام عدة أنظمة في وقت واحد للعمل مع المهام: واحد لإنشاء قائمة مرتبة حسب الأولوية ، والثاني لتتبع الحالة والموعد النهائي. لم يتم ترسيخ Trello و Megaplan وغيرها من المنتجات ، على الرغم من أنها وظيفية للغاية ، على هاتفي الذكي - الواجهة مشوشة للغاية.للجدولة والتذكيرات والتتبع ، استخدمت تطبيقات iOS القياسية: التذكيرات والتنبيه / المؤقت والتقويم. بالمناسبة ، فاجأني التقويم كثيرًا عندما نظرت إليه بالتفصيل. لا يعرف العديد من مستخدمي iPhone أنه مخطط يومي أيضًا لتخطيط الأحداث. كانت وظيفة "السفر عبر الزمن" ذات أهمية خاصة بالنسبة لي. إذا كنت تخطط لاجتماع بعيدًا - يقوم النظام بحساب المسار سيرًا أو بالسيارة وفقًا للمواقع الجغرافية الأولية والنهائية ، ثم احجز هذه المرة قبل الاجتماع مباشرة. سيذكرك أيضًا عندما يحين وقت بدء التجمع أو وقت التقدم إلى هذا الاجتماع.كما أنها يوميات لتخطيط الأحداث. كانت وظيفة "السفر عبر الزمن" ذات أهمية خاصة بالنسبة لي. إذا كنت تخطط لاجتماع بعيدًا - يقوم النظام بحساب المسار سيرًا أو بالسيارة وفقًا للمواقع الجغرافية الأولية والنهائية ، ثم احجز هذه المرة قبل الاجتماع مباشرة. سيذكرك أيضًا عندما يحين وقت بدء التجمع أو وقت التقدم إلى هذا الاجتماع.كما أنها يوميات لتخطيط الأحداث. كانت وظيفة "السفر عبر الزمن" ذات أهمية خاصة بالنسبة لي. إذا كنت تخطط لاجتماع بعيدًا - يقوم النظام بحساب المسار سيرًا أو بالسيارة وفقًا للمواقع الجغرافية الأولية والنهائية ، ثم احجز هذه المرة قبل الاجتماع مباشرة. سيذكرك أيضًا عندما يحين وقت بدء التجمع أو وقت التقدم إلى هذا الاجتماع.

اعتقدت أنه سيكون من الرائع أن يكون لديك تطبيق يجمع بين القدرة على صياغة وترتيب جميع المهام ، بالإضافة إلى التخطيط للاجتماعات والأحداث مع الإشارة إلى فترة زمنية محددة في اليوميات ، مع حساب وقت السفر على أنواع مختلفة من المركبات مع مراعاة الاختناقات المرورية . بدأت المهمة الفنية تتشكل في رأسي.

تطوير تطبيقات IOS للاستخدام الشخصي

أردت التطبيق أولاً لنفسي. تجاوز عدد المهام اليومية 30 ، من الواضح أن الموارد لم تكن كافية. عندما تقضي معظم اليوم على الطريق ، فأحيانًا تكون مشكلة بالفعل - ليس عليك فقط أن تنسى إصلاح المهمة بين المحادثات الهاتفية في الطريق من اجتماع إلى آخر. من الصعب أيضًا تفويض أو تحديد المهام لأطراف ثالثة - كانت هناك تجربة سلبية. عندما لا تقوم بنقل مهمة واحدة فقط ، ولكن مجموعة من المهام إلى وظيفة في وقت واحد ، يختار المنفذ الجديد عادةً أبسطها وأقلها أولوية للتنفيذ ، ونتيجة لذلك ، يجب إكمال المهام الأكثر أهمية في "وضع الاستغلال" نفسه. تحديد نقطة المشكلة يحل المشكلة ، ولكن لا يوجد وقت أو أدوات لذلك.

جلست وكتبت ما أريد من هذا التطبيق العالمي:

. . — . , .
, . — , , — .
. , .
. .
. .
تخطيط الأحداث في اليوميات . القدرة على حساب وحجز وقت السفر ، نظام تذكير.

مع هذه الرغبات ، تمت كتابة النسخة الأولى من تطبيق Il Tempo ، والتي أقدمها للاختبار في ظروف القتال.

IL TEMPO V1.2

الإصدار الأول بسيط للغاية ، ولكنه يؤدي الوظيفة كل يوم. أولاً ، توقفت عن تفويت لحظة إصلاح المهمة - يستغرق الأمر عدة ثوان لبدء مهمة في Tempo. وثانيًا ، اختفى عذاب اختيار مهمة للقيام بها - أنا أنقر على الجزء العلوي دون النظر وأذهب إلى العمل!

وتنقسم واجهة البرنامج إلى نافذتين:

المنظم . هذا هو المكان الذي تسقط فيه جميع المهام التي ليس لها ارتباط واضح بوقت التنفيذ. لديهم أولوية التنفيذ ، يحسبها البرنامج تلقائيًا.

— , — , — .
. — - .

, . maps.sputnik.ru, — .

عند إضافة مهمة إلى المنظم ، يجب عليك تحديد الموعد النهائي للتنفيذ ، وتحديد درجة أهمية المهمة من قائمة الخيارات ، وتحديد الوقت المقدر المطلوب لإكمالها.

بالمناسبة ، معلمة التعقيد هي الوحيدة التي يجب أن تفكر فيها. يتطلب تقييمًا موضوعيًا لقدراتهم والموارد المتاحة لإنجاز المهمة. ولكن حتى إذا فاتتك هذه المعلمة بشكل منهجي ، فلا يهم ، يمكنك استخدام أرشيف المهام للمعايرة.

يعرض الأرشيف الوقت الفعلي الذي يقضيه في التنفيذ - حتى تتمكن من فهم سبب ميلك إلى: المبالغة في تقدير قدراتك أو التقليل من شأنها.

يمكن أن تؤخذ المهام للعمل ، والانتهاء منها وتحريرها. يمكن تغيير جميع المعلمات ، بما في ذلك الأهمية.

في العمل ، يمكنك القيام بعدة مهام في وقت واحد ، إذا لزم الأمر. توجد جميع المهام في العمل في أعلى القائمة ويتم تمييزها برمز مثلث.

تحدث إضافة حدث إلى اليوميات بالطريقة نفسها كما في التقويم العادي.

وقت البدء ووقت الانتهاء ووقت السفر إذا لزم الأمر. إذا كان وقت السفر معروفًا (مسار مثبت) - حدد قيمة رقمية من القائمة. إذا لم يكن معروفًا ، فستحتاج إلى الإشارة إلى تحديد الموقع الجغرافي لبداية ونهاية المسار لحساب الوقت الذي يقضيه على الطريق سيرًا على الأقدام أو بالسيارة.

خطة التطوير الوظيفي في النسخة الثانية من البرنامج

يساعد التشغيل في العالم الحقيقي على تحديد احتياجات وظيفة تطبيق Il Tempo الجديدة .

في الوقت الحالي ، نضيف معلمة جديدة إلى المنظم - "حان الوقت لبدء التنفيذ". لماذا هو مطلوب؟ مثال: هناك مهمة - تستغرق المكالمة إلى العميل بضع دقائق. نظرًا للأهمية العالية والتعقيد المنخفض للمهمة ، هناك فرصة كبيرة للوصول إلى المهام ذات الأولوية القصوى. ولكن هناك شرط - طلب العميل الاتصال في موعد لا يتجاوز 3 أيام. وكل هذه الأيام الثلاثة ستعلق المهمة في أعلى القائمة ، في البداية بعدد كبير من الساعات قبل الموعد النهائي. إكماله ليس صحيحًا ، أخذه إلى العمل مستحيل أيضًا. يبقى تجاهل الوقت المحدد وانتظاره ، لكن هذا ليس مناسبًا جدًا. ستسمح معلمة "وقت البدء للتنفيذ" بمهام التلوين التي لم تصل إلى هذا الموعد النهائي باللون الرمادي وإزالتها من تصنيف الأولوية إلى أسفل القائمة تمامًا حتى بداية المهمة.

نفكر أيضًا في تنفيذ "يوم العمل " الوظيفي. ستساعد هذه المعلمة على حل فكرتين في وقت واحد:

خذ بعين الاعتبار الوقت المخطط للأحداث في اليوميات ، في حساب توظيف المهام من المنظم.
احسب المهام المحكوم عليها بالفشل في المواعيد النهائية.

كيف يتم التخطيط لتطبيقه؟

تشير في إعدادات التطبيق إلى فترة نشاطك على المهام من المنظم - قل 9:00 - 19:00. وبالتالي ، يعرف البرنامج أن لديك 10 ساعات في اليوم لإكمال المهام من المنظم. من هذا الوقت الحر ، يجب عليك طرح الوقت الذي تقضيه في الأحداث المخطط لها - نحصل على المعلومات من السجل اليومي. نحصل على قدر معين من الساعات المجانية ، ولكن بالإشارة إلى تواريخ وفترات زمنية محددة.

هناك قائمة بالمهام مرتبة حسب الأولوية. يعلم الجميع التعقيد والضرورة. من خلال إضافة تعقيد جميع المهام بالتسلسل ، سيملأ النظام كل وقت الفراغ بهذه الطريقة إذا كنت ستنفذها بدورها كناقل. نتيجة للحسابات ، يكون الموقف مسموحًا به عندما يصل الموعد النهائي للمهمة في وقت أبكر مما يمكنك بدءها ، نظرًا للمهام المتراكمة والأحداث وقيود يوم العمل.

يجب تتبع مثل هذه "الجثث" سيئة السمعة في الوقت الحقيقي وتسليط الضوء على هذه المهام بالألوان. سيسمح هذا ، دون انتظار الفشل ، بتفويض المهمة في تاريخ سابق.

إن ظهور مثل هذه المهام أمر لا مفر منه إذا كان هناك عمل أكثر مما يمكنك القيام به. وستسمح لك هذه الوظيفة بتخطيط الموارد بكفاءة أكبر والتنبؤ بالازدحام.

نخطط أيضًا لجعل تخزين قاعدة البيانات في السحابة والمزامنة والوصول إلى الويب والتفويض.

حسنًا ، الخطوة المنطقية هي إصدار الإصدار لنظام Android .

فى الختام

من الذي سيقوم بتنزيل التطبيق واختباره في ظروف قتالية في مهام حقيقية - يرجى تقديم الملاحظات.

أطلب منك أيضًا مشاركة رأيك في التعليقات والمشاركة في الاستطلاعات.

شكرا للانتباه!