🥈 💖 🏇🏾 كيف يحسن "البعيد" التعاون 👩🏼‍🎓 😝 🦈

إذا حاولت وضع قائمة بكل ما يمكن قوله "أفضل ، أقل أفضل" ، فمن غير المحتمل أن تتضمن التواصل في العمل بشكل مباشر: في العديد من الشركات ، يعتبر عنصرًا أساسيًا في تنظيم تبادل الأفكار وحل المشكلات وتحليل المجموعة.

ولكن ماذا لو كان الاتصال عن بعد المطبق بشكل صحيح يجعل تبادل الأفكار وحل المشكلات والتحليل الجماعي أكثر فائدة؟

في تقرير Buffer لعام 2019 ، قال 99٪ من حوالي 2500 مشارك أنهم يرغبون في العمل عن بُعد من وقت لآخر على الأقل ، ولم يعد هذا مرادفًا للعمل بمفرده - بفضل الانتشار السريع لأدوات التعاون الرقمي.

من خلال تعلم استخدام هذه الأدوات ، يمكنك بالفعل إزالة بعض العقبات في الاتصال (وبالتالي الإنتاجية) التي يجب عليك التعامل معها في بيئة مكتبك المعتادة.

ترجم إلى Alconost

كيف يساعد الاتصال عن بعد التعاون

تم تقليل الحافز للثرثرة والتوحد في "العصابات"

غالبًا ما تكرر المجموعات الاجتماعية المغلقة في المكتب - دعونا نطلق عليها "عصابات" - بنية اجتماعية غير صحية مألوفة للكثيرين من الحياة المدرسية. في استطلاع CareerBuilder ، أشار 43٪ من المجيبين إلى أن لديهم الكثير من هذه المجموعات المتعارضة الشريرة في مكاتبهم أو أماكن عملهم.

لاحظ البعض أنه بسبب هذه الديناميكيات الاجتماعية للمكتب ، فإنهم يشعرون بخوف. اعترف الكثيرون أنهم يتكيفون مع السلوك غير المعتاد لتلبية توقعات "العصابة". ولا يتعلق الأمر فقط بالتظاهر بحب لعبة الجولف أو برامج الواقع: قال 19 ٪ أنهم سخروا من الآخرين أو تظاهروا أنهم لا يحبون شخصًا ما - ليتناسبوا بشكل أفضل.

مثل هذه الجماعات لا تعزز الاندماج والسلوك الاجتماعي. بل على العكس: إنهم يجعلونك تشعر بأنك خارج المكان ، وغالباً ما تسبب جنون العظمة. تحرض "العصابات" على الاستياء ، ولا يعتقد المشاركون أن العداء الشخصي بأي شكل من الأشكال لا يساعد في الاجتماعات ، في تقييم الزملاء ، وعمليات العمل ، والعمل الجماعي والإنتاجية الإجمالية.

عند العمل عن بُعد ، لا ترى من يذهب لتناول العشاء مع شخص ومن سيخرج معًا للدردشة في مكان ما بشكل غير رسمي. بالإضافة إلى ذلك ، ليس لديك سبب للتفكير في لماذا تقضي فولوديا وكاتيا الكثير من الوقت بمفردها أو لماذا تمتلك داشا ثقبًا يشبه الإبرة على ساعدها ، مما يعني أنه لا توجد طريقة لمشاركة استنتاجاتها الزائفة مع الآخرين ومشاهدة كيف تنتشر الشائعات حولها.

نعم ، من الناحية الفنية ، في ظروف العمل عن بعد ، من الممكن الانخراط في العصابات والثرثرة ، ولكن العناصر الأساسية التي تحفز مثل هذا السلوك مفقودة في الواقع. وبدون العداوة التي تؤدي إليها الثرثرة والتجميع ، يمكنك التركيز أكثر على التعاون المهم.

أسهل لتحديد أولويات التواصل

نشرت منصة Udemy في عام 2018 تقريرًا حول الانحرافات في مكان العمل ، والذي أظهر أن الزملاء الشاذين هم أكبر عقبة أمام تحسين الإنتاجية في العمل. وهذا ليس مفاجئًا - نظرًا لأن 70٪ من المكاتب تستخدم خطة مفتوحة بدون مكاتب منفصلة. علاوة على ذلك ، أظهر الباحثون أنه لا يوجد دليل تجريبي على أن أنماط التفاعل بين الأشخاص يمكن أن تتغير نتيجة للتغيرات في هندسة المكاتب. يأتي الرئيس ويقول: "هذا أمر عصري - سنفعله بهذه الطريقة" - ولكن للأسف ، فإن مثل هذه القرارات الاستبدادية غير المعقولة لا تؤدي فقط إلى تكاليف باهظة - بسبب نقص السرية والحدود الشخصية ، يجب على الموظفين أيضًا الدفع.

دعنا نقول ليس لدينا متحدثين. ولكن في الوقت نفسه ، يمكن أن يصبح التحدث عن العمل أقل فعالية إذا لم يكن لدى الموظفين الموارد اللازمة لوضع حدود شخصية. عندما يقاطع الآخرون باستمرار مهامنا ومحادثاتنا ذات الأولوية العالية ، فإن هذا يسمح للمهام ذات الأولوية الأقل بالتدخل في سير العمل. في الواقع ، غالبًا ما يكون زميلًا شعر عن غير قصد بمصلحتنا ، ويأتي دون سابق إنذار ويتوقع أنه سيحصل على اهتمام فوري.

ونتيجة لذلك ، تم تأجيل المناقشات الأكثر أهمية والعاجلة التي يجب إجراؤها أو حتى إلغاؤها.

في محاولة لأن نكون مهذبين ومتجاوبين ، نفضل الانتباه إلى الشخص الذي يطلبه هنا والآن ، بدلاً من المهمة التي يجب معالجتها.

يجعل العمل عن بعد من الممكن تحديد الأولويات وفصل المناقشات العاجلة وغير العاجلة والمهمة وغير المهمة. يمكن أن تنتظر الرسالة بضع ساعات. لا حاجة للرد على كل مكالمة - يمكنك الكتابة ردًا: "لا يمكنني التحدث الآن. دعونا نتصل الساعة الثانية؟ " حتى المحادثات الجماعية ، مثل Slack و MS Teams ، توفر فرصة لتقييم أولوية المناقشات الجماعية المختلفة والمشاركة فيها وفقًا لذلك. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت تناقش موضوعًا بأولوية عالية ، ويتطلب هذا التركيز ، يمكنك تعيين حالة "مشغول" أو "في اجتماع" لنفسك.

أقل دسيسة مكان العمل

غالبًا ما كنت تقابل أشخاصًا لا يستطيعون الانتظار لرفع أكمامهم ولف سروالهم للتسلق في مستنقع مؤامرات المكتب؟ بالكاد. معظمهم يبذلون قصارى جهدهم للتخلص من هذه الضجة ، على الرغم من أنه في كثير من الأحيان يبدو لا مفر منه.

يتم تسهيل خلق جو متوتر في المكتب من خلال عوامل مثل النضال من أجل الاحترام والسلطة ، والحاجة إلى الحصول على زيادة أو زيادة ، وسرقة الأفكار ، وخيانة الزملاء ، والسلوك على أساس "الخدمة مقابل الخدمة" و "العين بالعين".

كقاعدة ، تعد المنافسة حافزًا رئيسيًا للمؤامرات المكتبية. كما كتبت البروفيسور كاثلين ريردون في مجلة هارفارد بيزنس ريفيو ، "عندما تكون هناك منافسة ، خاصة على الموارد المحدودة ، لا بد من ظهور المؤامرة"

لا يعد العمل عن بعد بدون منافسة بأي حال من الأحوال ، ولكن في ظل هذه الظروف ، لا يمكن تحفيز السلوك الضار والمؤامرات كما يحدث في بيئة مكتبية.

على سبيل المثال ، العمل مع المواد الرقمية هو بطبيعته موثق جيدًا ويمكن تتبعه لشخص معين - والذي لا يمكن أن يقال ، على سبيل المثال ، عن العمل ، والذي سيكون جزءًا منه هو التفاعل الشخصي. هذا يجعل من السهل تحديد مساهمتك الخاصة في المشروع وتأكيد التأليف الخاص بك في الحالات التي يمكن فيها للزملاء المبالغة في مشاركتهم أو الحصول على اعترافك المستحق مباشرة.

في ظروف العمل عن بُعد ، ليس من السهل التظاهر بأنك "تعمل بجد وتقدم تضحيات لا تنتهي من أجل مصلحة الفريق" - مثل هذا الخداع يكون أسهل كثيرًا عند وجود المتفرجين. ولكن إذا كنت تجلس في غرفتك بنفسك ، فمن الطبيعي أن تصبح جهودك ومساهماتك أكثر ارتباطًا بالجدارة من القدرة على وضع نفسك في ضوء أفضل.

يصبح التواصل أكثر تركيزًا

في صباح يوم الاثنين ، الشيء المعتاد هو أن نسأل كل من يلتقي في المكتب كيف كانت عطلة نهاية الأسبوع. لدى البعض ما يقولونه ، ولمدة نصف ساعة يسكبون الوحي على كل من سأل. عند العمل عن بعد ، يمكن طرح نفس السؤال عبر الهاتف أو عبر سكايب ، ولكن في هذه الحالة ستتم الإجابة عليك بشكل أكثر إيجازًا.

لا أريد التقليل من الحاجة إلى روح الصداقة ، أو فهم تعقيدات الاتصال أو القول أنك لست بحاجة إلى الخوض في حياة الأشخاص الذين تعمل معهم عن كثب كل يوم - أعتقد أنه كلما تعرفنا بشكل أفضل على زملائنا ، زادت مشاركتنا وثقتنا.

ومع ذلك ، أريد أن أؤكد على أهمية اختيار الوقت والمكان المناسبين. نحاول التركيز وقضاء الصباح على الاستخدام الجيد ، ولكن في كل مرة في طريقنا إلى المرحاض ، لتناول القهوة ، بمجرد لقاء محبي الدردشة ، نجد أنفسنا متورطين في محادثة "مدى الحياة" ، ونحن غير قادرين تمامًا على تحديد نوع الاتصال الأفضل هدفنا الحالي.

إذا كان الهدف هو التعرف على بعضهم البعض بشكل أفضل ، فإن كل شيء على ما يرام. ولكن غالبًا ما يكون الهدف الحقيقي هو إلقاء نظرة أخرى على التصميم ، والتحقق من بعض الأرقام ، والتحضير للاجتماع ، أو شيء من هذا القبيل.

يصبح من السهل السيطرة على نفسك

يتيح لك التواصل عبر البريد الإلكتروني ، على سبيل المثال ، التوقف مؤقتًا والتفكير ، وعندئذٍ فقط الرد. يحدث ، بالطبع ، أننا نضغط على زر "إرسال" قبل أن يكون لدينا الوقت لتهدئة وإعادة قراءة ما كتب في غضب ، ثم نأسف لذلك. ولكن عندما تتاح للعواطف فرصة لتحقيقها على الفور ، يكون لدينا فرصة أقل للتفكير والهدوء.

حتى في الدردشات الشخصية والجماعية ، يمكنك أن تفكر وتصحح ما هو مكتوب - وفي النهاية ، تخفف من عباراتك وتظهر التعاطف. بالإضافة إلى ذلك ، تمنحك الدردشات الفرصة للتفكير في أسباب رد فعلك تجاه بعض العبارات أو أحد زملائك.
على سبيل المثال ، إذا قام شخص ما بتعليق يبدو عدوانيًا ، فأنت تريد بشكل غريزي المضي قدمًا في موقف دفاعي. ولكن عند التفكير ، قد يستيقظ التعاطف فيك ، لأنك سترى أن هذا العدوان هو مجرد مظهر من شكوك الزميل في نفسه.

إذا كان الجميع في نفس الغرفة وبدأوا في صب المشاعر على بعضهم البعض ، يمكن أن يتراكم التوتر بسرعة كبيرة. ولكن في الواقع ، على الأرجح ، كل هذا سيحدث على طاولة واحدة أو ببساطة لن تكون هناك فرصة لتغيير المقاعد. في مثل هذه الحالة ، سيبدو الأمر غريبًا إذا أغلقت عينيك لاستعادة رباطة جأشك ، أو قمت ببعض تمارين الضغط لإخراج البخار - ومن المستحيل تمامًا الخروج خارجًا لاستنشاق الهواء النقي ومواصلة المحادثة عندما ينضم الجميع. ومع ذلك ، يمكن استخدام جميع هذه الأساليب لتهدئة مشاعرك عندما تكون وسيلة الاتصال هي الهاتف.

غالبًا ما تكون المحادثات الخاصة (بما في ذلك محادثة الفيديو) هي الطريقة الأكثر فاعلية لحل التناقضات المعقدة. لكن الاتصال عن بعد يوفر فرصة فريدة لاختيار الكلمات بعناية وتطبيق أساليب ضبط النفس بشكل متعمد.

العمل عن بعد ليس حلا سحريا لمشاكل الاتصال. وإذا لم تتعامل مع منظمتها بوعي ووعي ، فسوف يصبح كل شيء أسوأ.

عندما يوظف المديرون فرقًا بعيدة أو يوفرون للعاملين في المكاتب فرصة للعمل من المنزل ، تقع المسؤولية على عاتق جميع أعضاء الفريق: يجب أن يجاهدوا لتنظيم العمل الجماعي والعمل حول المزالق المعروفة.

ترتبط نقاط الألم المتكررة بالمؤتمرات ، والتي لا يمكن أن تمنع بشكل فعال الرغبة في القيام بشيء آخر بالتوازي. إذا لم يركّز شخص ما أثناء المحادثة ، لكنه قرر بدلاً من ذلك التحقق من بريده الإلكتروني أو التحضير للاجتماع التالي ، سيؤدي ذلك إلى الارتباك وسوء الفهم وإطالة المحادثة والشعور بالاختيارية.

من أجل التعاون عن بعد ، من المهم أن يكون لديك مهارات اتصال كتابية وشفوية جيدة. في المكتب ، لا يمكنك غالبًا محاولة التعبير عن نفسك في الاتصال الرقمي ، لأن الآخرين سيرونك ويسمعونك مباشرة. ولكن إذا كان عليك التحدث في الدردشات ، عبر الهاتف والبريد الإلكتروني ، فأنت بحاجة إلى أن تكون قادرًا على التعبير عن عواطفك بشكل فعال وظلال مختلفة من خلال هذه القنوات. إذا لم تحقق إتقانًا في ذلك ، فهذا أمر طبيعي - ولكن يجب عليك بالتأكيد تطوير هذه المهارات وأن تصبح أفضل.

الحديث عن قنوات الاتصال. تبالغ العديد من الفرق البعيدة في ذلك: إذا تعرض شخص ما لقصف مستمر بالرسائل في البريد الإلكتروني وغرف الدردشة وغيرها من وسائل الاتصال ، فيمكن أن يتحول يوم عمله إلى تيار لا نهائي من ردود الفعل الخاطئة ، حيث لا يوجد مكان للتواصل المدروس.

علاوة على ذلك ، عند العمل عن بعد ، يحتاج الزملاء إلى بذل جهود إضافية للتعرف على بعضهم البعض وفهمهم بشكل أفضل. وإذا كان شخص ما يفتقر إلى الدافع أو القدرة على القيام بذلك ، فلن يشعر الفريق بالوحدة.

إليك بعض الطرق التي يمكن أن تساعدك في العمل معًا وتجنب الأخطاء المذكورة أعلاه:

ضع القواعد الأساسية للمكالمات الجماعية (وتوصل إلى تدابير لأولئك الذين لن يتبعوها).
حدد استراتيجية اتصال واختر الأدوات التي سيتم استخدامها للأغراض (على سبيل المثال ، البريد الإلكتروني - للتواصل بين الفرق ، مع العملاء والمقاولين ، Slack - للتواصل داخل فريق وبشكل شخصي ، هاتف - للمكالمات الهاتفية الأسبوعية ، وما إلى ذلك).
Slack ( MS Teams, ), , . .
- , , , .

حول المترجم تم

ترجمة المقال في Alconost.

Alconost يموضع الألعاب ، التطبيقات والمواقع في 70 لغة. مترجمون أصليون ، اختبار لغوي ، منصة سحابية مع واجهة برمجة تطبيقات ، تعريب مستمر ، مدراء مشاريع 24/7 ، أي تنسيق لموارد السلسلة. ننشئ

أيضًا مقاطع فيديو إعلانية وتعليمية - للمواقع التي تبيع ، والصور ، والإعلانات ، والتعليمية ، والتشويقية ، والشرح ، والمقطورات لـ Google Play و App Store.

→ اقرأ المزيد