🧑🏽 🐈 👴🏻 كيف نقلنا إلى SAAS فريقًا موزعًا يضم عدة مئات من الأشخاص 💪 🛫 🧛🏿

التعاون هو مكان مؤلم للأدوات المكتبية التقليدية. عندما يعمل عشرة أشخاص على ملف في نفس الوقت ، لم يعد يتم بذل المزيد من الوقت والجهد في التحرير ، ولكن في البحث عن التغييرات ومؤلفيها. هذا معقد بسبب العديد من التطبيقات التي لا تتوافق دائمًا. تتمثل إحدى طرق حل هذه المشكلة في الترقية إلى مجموعات المكاتب المستندة إلى مجموعة النظراء. لا يوجد الكثير منهم ، وسنخبرك كيف تغلبنا على المحافظة على موظفي Forex Club وتمكنا من نقل شركة موزعة إلى G Suite مع مئات المكاتب في غضون شهرين فقط.

لماذا قررت الذهاب

عادة ما يتم تذكر Forex Club في سياق التداول عبر الإنترنت بأسعار الصرف. لكن هذه الشركة تعمل مع عدة أنواع من أدوات العملة في بلدان مختلفة من العالم. وبسبب هذا ، لديها بنية تحتية لتكنولوجيا المعلومات معقدة للغاية مع منصتها الخاصة للعملاء.

في وقت معرفتنا ، استخدم المكتب الخلفي للشركة العديد من المنصات والتطبيقات المختلفة. كانت أداة العمل الرئيسية لمعظم الموظفين هي مجموعة Microsoft office والبريد على Zimbra. قبل كل شيء ، إضافة من المخازن الإضافية ، والنسخ الاحتياطية ، ومكافحة الفيروسات ، والعديد من الموصلات والتكاملات ، بالإضافة إلى إدارة ترخيص Microsoft و Zimbra مع عمليات المراجعة الدورية.

كان قسم تكنولوجيا المعلومات في Forex Club غير مربح لدعم هذا النظام. تتطلب البنية التحتية المتطورة استئجار عدد كبير من الخوادم ، خطط DRP في حالة انقطاع هذه الخوادم أو فشل الاتصال بالإنترنت ، النسخ الاحتياطية. لضمان التشغيل الخالي من المشاكل ، تم تشكيل قسم خاص من المديرين بمرور الوقت ، والتي كانت لا تزال لديها مهمة مراجعة حسابات الترخيص.

بسبب وفرة البرامج المختلفة ، واجه موظفو نادي الفوركس العاديون أيضًا مشاكل. بدون وسائل تتبع إصدارات المستندات ، كان من الصعب العثور على مؤلف بعض التصحيحات والنسخة النهائية من النص أو الجدول.

في محاولة لتقليل تكاليف الصيانة ، كان Forex Club يبحث عن طريقة لحل نفس المشاكل بشكل أسهل. هنا بدأ تفاعلنا.

ابحث عن بديل

لتنفيذ تعاون كامل ، كان من الضروري تغيير النهج نفسه - للانتقال من التخزين المحلي إلى السحابة. بدأ Forex Club في البحث عن حل سحابي مشترك لجميع تطبيقات المكتب. كان هناك اثنان من المرشحين: Office 365 و G Suite.

كان Office 365 أولوية حيث تم شراء العديد من تراخيص Forex Club من Microsoft. لكن Office 365 يقوم فقط بترحيل بعض ميزات مجموعة المكتب إلى السحابة. لا يزال المستخدمون بحاجة إلى تنزيل التطبيق من حساباتهم الشخصية واستخدامه للعمل مع المستندات وفقًا للمخطط القديم: إرسال النسخ وإعادة حفظها باستخدام فهارس الإصدارات.

يحتوي Google Cloud G Suite على المزيد من ميزات التعاون ، وهو أرخص. في حالة منتجات Microsoft ، يجب علي استخدام اتفاقية Enterprise ، وهذا مستوى مختلف تمامًا من النفقات (حتى مع مراعاة البرنامج الذي تم شراؤه). وتم تنفيذ G Suite بمساعدتنا من خلال برنامج Google ، والذي عوض العملاء الكبار عن تكلفة التحول إلى خدمات الشركة.

تم التخطيط لنقل معظم الخدمات التي يستخدمها الموظفون إلى G Suite:

التقويم والبريد الإلكتروني (Gmail وتقويم Google) ؛
ملاحظات (Google Keep) ؛
الدردشة والمؤتمرات عبر الإنترنت (Chat ، Hangouts) ؛
مجموعة Office ومنشئ الاستطلاع (مستندات Google ، نماذج Google) ؛
التخزين المشترك (GDrive).

تغلب على السلبي

دائمًا ما يواجه تنفيذ أي أداة ، حتى الأكثر ملاءمة ، سلبيات المستخدمين النهائيين. السبب الرئيسي هو المحافظة ، لأن الناس لا يريدون تغيير أي شيء والتعود على أساليب جديدة في العمل. كان الوضع معقدًا بسبب الإدراك المحدد للوجود على الويب على أنه مجرد الذهاب إلى المواقع (ولكن لا يعمل على هذه المواقع) ، الشائعة بين الموظفين من غير موظفي تكنولوجيا المعلومات. هم ببساطة لم يفهموا كيفية العمل مع هذا.

على جانب نادي الفوركس ، كان ديمتري أوستروفيرخوف مسؤولاً عن تنفيذ المشروع. كان يتحكم في مراحل التنفيذ ، وجمع مراجعات المستخدمين والمهام ذات الأولوية. التدريب المشترك واستطلاعات الموظفين وتفسيرات قواعد الشركة سهلت علينا البدء.

كان الهدف الرئيسي من Softline في هذا المشروع هو تدريب المستخدمين ومسؤولي النظام والدعم الفني في المرحلة الأولى. شرحنا كيف يجب أن يعمل المنتج من خلال سلسلة من التدريبات. في المجموع ، أجرينا 15 دورة تدريبية كل 4 ساعات. الأول - قبل الإصدار التجريبي - لمسؤولي النظام الذين مهدوا الطريق للتحول. وما يليها بالفعل للموظفين العاديين.

كجزء من برنامج التدريب الرئيسي ، أكدنا على المزايا التي عوضت المستخدمين النهائيين عن صعوبة التعود على الأداة الجديدة. وفي نهاية كل تدريب ، يمكن للموظفين أن يطرحوا أسئلتهم ، والتي أزالت المزالق في بداية العمل.

على الرغم من أن نادي الفوركس يعقد ندوات تدريبية لعملائه ، إلا أن الشركة لم تستطع بدء التدريب على G Suite بمفردها بسبب نقص المعلمين ذوي الكفاءات اللازمة. لتقييم تأثير دوراتنا التدريبية ، أجرى Forex Club استطلاعات للطلاب قبل التدريب وبعض الوقت بعده. أظهر المسح الأول في الغالب تصورات سلبية للتغيرات المستقبلية. الثاني - على العكس من ذلك ، صعود إيجابي. بدأ الناس يدركون أن هذا ينطبق على عملهم.

مكتب تجريبي

بدأ المشروع في نهاية عام 2017 ، عندما تحول عشرة من مسؤولي النظام إلى G Suite. كان على هؤلاء الأشخاص أن يصبحوا روادًا حددوا إيجابيات وسلبيات الحل ومهدوا الطريق للتحول. أخذنا في الاعتبار ملاحظاتهم وتوصياتهم ، وفي يناير 2018 ، اخترنا فرعًا متوسط الحجم مع مسؤول نظام محلي لإجراء أول اختبار تجريبي للموظفين من غير موظفي تكنولوجيا المعلومات.

تم الانتقال في وقت واحد. نعم ، من الصعب على الأشخاص التبديل إلى أدوات جديدة ، لذلك إذا كان بإمكانك الاختيار بين حل السحابة وتطبيق سطح المكتب ، فسيميل المستخدمون إلى سطح مكتب أكثر دراية ويبطئون خطط التحديث العالمية. لذا ، بعد الانتهاء من التدريب للمكتب التجريبي ، قمنا بنقل الجميع بسرعة إلى G Suite. في الأسبوعين الأولين ، كانت لا تزال هناك بعض المقاومة ؛ تعامل معها مسؤول النظام المحلي ، الذي شرح وأظهر كل اللحظات الصعبة.

بعد المكتب التجريبي ، قمنا بنقل قسم تكنولوجيا المعلومات في Forex Club بالكامل إلى G Suite.

نغير شبكة الفروع

بعد تحليل تجربة المشروع التجريبي ، قمنا ، بالتعاون مع قسم تكنولوجيا المعلومات في نادي فوركس ، بتطوير خطة انتقالية لبقية الشركة. كان من المخطط أصلاً أن تتم العملية على مرحلتين. في المرحلة الأولى ، أردنا تدريب فقط معظم موظفي نادي فوركس الأكثر ولاءً للمنتج ، والذين سيروجون للمشروع في مكاتبهم - سيساعدون الزملاء على الانتقال إلى منصة جديدة في المرحلة الثانية. لاختيار "المبشرين" في الشركة ، أجرينا مسحًا تجاوزت نتائجه جميع التوقعات: رد حوالي نصف نادي الفوركس بالكامل. ثم قررنا عدم تمديد العملية وتفويت مرحلة "التنفيذ من خلال الموظفين".

كما هو الحال في المشروع التجريبي ، هاجرت المكاتب الرئيسية أولاً ، حيث يوجد مدير نظام محلي - ساعد في التعامل مع الصعوبات الناشئة. في كل مكتب ، سبق التدريب على الأدوات الجديدة التدريب. يجب تخطيط التدريب وفقًا لجدول زمني مرن ، يأخذ في الاعتبار مناطق زمنية وجداول عمل مختلفة. على سبيل المثال ، بالنسبة للمكاتب في كازاخستان والصين ، كان يجب أن تبدأ الدورات التدريبية في الساعة الخامسة صباحًا بتوقيت موسكو (بالمناسبة ، تعمل G Suite بشكل جيد في الصين ، بغض النظر عن أي شيء).

بعد المكاتب الرئيسية ، تحولت شبكة الفروع إلى G Suite - حوالي 100 نقطة. كانت خصوصية المرحلة الأخيرة من المشروع أنه في هذه الفروع هناك بشكل رئيسي من مندوبي المبيعات الذين يعملون كثيرًا مع جداول البيانات. بالنسبة لهم ، أجرينا التدريب لمدة أسبوعين للمساعدة في نقل البيانات.

في الوقت نفسه ، عمل المتخصصون لدينا من وراء الكواليس لدعم نادي فوركس نفسه ، حيث أنه بعد الانتقال مباشرة إلى G Suite ، زاد عدد المكالمات إلى الدعم الفني كما هو متوقع. تراجعت ذروة التطبيقات عند انتقال شبكة الفروع ، ولكن تدريجياً بدأ عدد الطلبات في الانخفاض. تم تخفيض تطبيقات المنتجات المكتبية والبريد الإلكتروني ، وإدارة تراخيص البرامج ، والعمل مع الخوادم ومعدات الشبكة ، وكذلك قنوات الاتصال الاحتياطية بشكل خاص. أي أن التنفيذ قلل الحمل على خط الدعم الأول والمكتب الخلفي.

في المجموع ، استغرق نقل المكاتب حوالي شهرين: في فبراير 2018 ، تم الانتهاء من العمل في المكاتب الرئيسية ، وفي مارس - عبر شبكة الفروع.

صخور تحت الماء

كانت المشكلة الرئيسية هي سرعة ترحيل البريد الإلكتروني. استغرق الأمر ثانية واحدة لنقل بريد إلكتروني واحد من Zimbra إلى Gmail باستخدام IMAP Sync. يعمل حوالي 700 موظف في مئات مكاتب Forex Club ، ولكل منهم آلاف الرسائل (في المجمل ، يخدمون أكثر من 2 مليون عميل). لتسريع عملية الترحيل ، استخدمنا أداة ترحيل G Suite ، حيث كانت عملية نسخ الرسائل أسرع.

لم يكن مطلوبا نقل البيانات من التقاويم والمهام. على الرغم من وجود بعض الحلول في البنية التحتية القديمة ، إلا أنها لم تستخدم بالكامل من قبل الموظفين. على سبيل المثال ، تم تنفيذ تقاويم الشركات في شكل بوابة على Bitrix ، وهو أمر غير مريح ، وبالتالي ، كان للموظفين أدواتهم الخاصة ، وكان الموظفون يشاركون في نقل البيانات بشكل مستقل.

أيضًا ، تم نقل المستخدمين لنقل المستندات التشغيلية (نحن نتحدث فقط عن البيانات حول العمل الحالي - يتم استخدام حل مختلف لقاعدة معارف الشركة). لم تنشأ أي أسئلة هنا. كان الأمر فقط أنه في مرحلة ما تم رسم خط إداري - المسؤولية عن المعلومات المخزنة محليًا تنتقل إلى المستخدمين أنفسهم ، بينما كان قسم تكنولوجيا المعلومات يراقب بالفعل سلامة وأمن البيانات على Google Drive.

للأسف ، لم تتمكّن جميع عمليات سير العمل من التقاط نظائرها في G Suite. على سبيل المثال ، لا تحتوي فلاتر البريد العامة التي يستخدمها موظفو Forex Club في Gmail على فلاتر ، لذا يصعب العثور على حرف معين. كانت الصعوبة نفسها تتمثل في تفويض الدخول الموحَّد (SSO) في Google Chat ، ولكن تم حل هذه المشكلة من خلال طلب لدعم Google.

كانت المشاكل الرئيسية للمستخدمين تتعلق بحقيقة أن خدمات Google ليس لديها حتى الآن جزء من وظائف المنافسين ، على سبيل المثال ، نفس Skype أو Office 365. تسمح لك Hangouts فقط بإجراء المكالمات ، ويفتقر Google Chat إلى الاقتباس ، وتدعم Google Sheets وحدات ماكرو Microsoft Excel.

بالإضافة إلى ذلك ، تمتلك منتجات Microsoft و Google Cloud أساليب مختلفة لتحرير أدوات الجدول. يتم أحيانًا فتح ملفات Word التي تحتوي على جداول بيانات بتنسيق غير صحيح في محرر مستندات Google.

مع اعتيادنا على البنية التحتية الجديدة ، تم حل بعض الصعوبات من خلال مناهج بديلة. على سبيل المثال ، بدلاً من وحدات الماكرو ، تستخدم جداول البيانات نصوصًا تبدو أكثر ملاءمة لموظفي Forex Club. فشل في العثور على نظير فقط للقسم المالي في Forex Club ، الذي يتعامل مع تقارير 1C (مع النصوص ، التنسيق المعقد). لذلك ، انتقل إلى ورقة Google فقط من حيث التعاون. بالنسبة للمستندات الأخرى ، لا تزال مجموعة المكتب (Excel) مستخدمة.

في المجموع ، ترك فوركس كلوب حوالي 10 ٪ من تراخيص Microsoft Office. بالنسبة لمثل هذه المشاريع ، هذه ممارسة عادية: يستخدم عدد أقل من الموظفين الميزات المتقدمة للأجنحة المكتبية ، لذلك يمكن للبقية قبول الاستبدال بسهولة.

وتجدر الإشارة إلى أنه لم يتم إجراء تحولات واسعة النطاق على بقية البنية التحتية. لم يتخلى Forex Club عن Jira و Confluence ، على الرغم من أنه قدم Google Keep للمهام التشغيلية. لدمج Jira و Confluence مع G Suite ، قمنا بنشر مكونات إضافية تسمح لك بنقل البيانات بسرعة. تم الحفاظ على نظام المراقبة ، بالإضافة إلى العديد من الأدوات الإضافية: Trello و Teamup و CRM و Metrics و AWS وما إلى ذلك. وبطبيعة الحال ، ظل مسؤولو النظام في الفروع.

تجربة Chromebook

بحثًا عن طريقة لخفض التكاليف ، كان Forex Club ينوي نقل الجميع إلى محطات العمل المحمولة المستندة إلى Chromebook. الجهاز نفسه رخيص للغاية ، وباستخدام الخدمات السحابية عليه ، يمكنك نشر محطة عمل بسرعة.

اختبرنا وظائف الجوّال على مجموعة صغيرة من 25 مستخدمًا في قسم المبيعات. لم يكن لدى موظفي هذا القسم مهام من شأنها أن تمنع العمل من خلال الويب فقط ، لذلك بالنسبة لهم كان يجب أن يمر هذا الترحيل دون أن يلاحظه أحد. ولكن وفقًا لنتائج الاختبار ، اتضح أن أجهزة Chromebook غير المكلفة لا تعمل بشكل صحيح لجميع تطبيقات Enterprise Club. وتبين أن النماذج الأكثر تكلفة التي تناسب المعلمات التقنية تتناسب مع قيمتها مع أجهزة الكمبيوتر المحمولة الكلاسيكية القائمة على Windows. ونتيجة لذلك ، قرروا التخلي عن المشروع.

ما الذي تغير مع ظهور G Suite

على الرغم من جميع الأحكام المسبقة وعدم الثقة ، بعد 3 أشهر بالفعل من التدريب في استطلاعات الرأي ، قال 80 ٪ من الموظفين أن G Suite قد سهل عليهم العمل مع المستندات. بعد الفترة الانتقالية ، زادت حركة الموظفين الذين بدأوا في العمل بشكل أكبر مع الأجهزة القابلة للارتداء: اكتسبت

إحصاءات استخدام الأجهزة المحمولة وفقًا لـ Forex Club

نماذج Google شعبية كبيرة. داخل الأقسام ، تتيح لك إجراء الاستطلاعات التي كان عليك استخدام البريد من أجلها ، وجمع النتائج يدويًا. نتجت معظم الأسئلة والشكاوى عن الانتقال إلى Google Chat و Hangouts Meet ، نظرًا لأنهما يمتلكان وظائف أقل عمومًا ، ولكن استخدامهما سمح بالتخلي عن العديد من الرسائل داخل الشركة.

تم صياغة نتائج المشروع من قبل دميتري أوستروفرخوف ، الذي عملنا معه: "قلل المشروع تكاليف نادي الفوركس على البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات وبسّط دعمه. اختفت طبقة كاملة من مهام صيانة العملية ، حيث يتم معالجة هذه المشكلات بواسطة Google. الآن يمكن تهيئة جميع الخدمات عن بُعد ، ويدعمها اثنان من مسؤولي Google ، وقد وفر قسم تكنولوجيا المعلومات الوقت والموارد لأشياء أخرى. "

كيف نقلنا إلى SAAS فريقًا موزعًا يضم عدة مئات من الأشخاص